Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Hrm digitalisering

365 views

Published on

Op uw HR-afdeling komt dagelijks een enorme hoeveelheid papieren documenten binnen. Vaak worden deze documenten (nog) opgeslagen in archiefkasten, die ruimte kosten en niet overal en altijd zijn in te zien.
Met uw HR-systeem heeft u de basis voor het digitale HR-dossier staan. Maar hoe komen deze documenten digitaal in het juiste medewerkersdossier?

Published in: Recruiting & HR
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Hrm digitalisering

  1. 1. Klant XXX Naam XXX Datum & Plaatsnaam XXX Digitalisering HR-documenten
  2. 2. Huidige werkwijze  Documenten bij leidinggevende en/of HRM  Scannen dit naar eigen e-mailbox of scan naar folder  Vanuit e-mailbox handmatig documenten in HR systeem “hangen”  Nadeel: – Handmatig werken – fout gevoelig – Geen directe controle van afdeling HRM
  3. 3.  Wat wilt u bereiken? – Verkorte zoektijd – Kostenreductie – Documentautenticiteit – Beveiliging van documenten – Gebruiksgemak  Welke functionaliteiten hebt u daarvoor nodig? – Input (op welke manier komen documenten binnen en op welke manier voeg ik die toe aan een digitaal dossier) – Proces (welke bewerkingen zijn er benodigd op een binnengekomen document en hoe manage ik dat proces) – Output (wat is de bestemming van het document en op welke manier kan ik het document presenteren) Optimalisatie van het proces
  4. 4. Control & Compliance Kosten besparing Organizational Efficiency Geen controle op uniforme werkwijze Geen “audit trail” beschikbaar voor documenten Veel verschillende wetgevingen en vertrouwelijkheid classificaties Hoge kosten van Document Beheer en Archivering Veel arbeidsintensieve handelingen op dossiervorming Risico bij onvolledige of niet tijdige informatie Centraal archief vs decentrale organisatie Documenten zoek niet bij de hand niet beveiligd Schaduwarchieven verschillen tov centrale archief Uitdagingen
  5. 5. – Beter, sneller en accurater – Samenwerken – Overzicht & transparantie – Toegankelijkheid – Versnellen – Het Nieuwe Werken – Kostenreductie Doelstelling E-HRM
  6. 6. naar gestructureerdvan ongestructureerd
  7. 7. Bestaand fysieke archief digitaliseren Aanwas nieuwe documenten Opzetten Archief Elektronische Dossiers Autorisatie inrichten Workflow inrichten Systemen integreren (Financieel, ERP, HRM, etc.) Elementen en fasering
  8. 8. Het correct, veilig en snel digitaliseren van documenten
  9. 9. Input Sorteer ExtraheerControleer Connecteer Overzicht van de oplossing
  10. 10. Alle documenten worden automatisch gesorteerd en data wordt uitgelezen Controle Informatie beschikbaar Documenten met barcode Payroll Loonbelasting verkl. ID Bewijzen Documenten van derden (bv UWV) Systeemoutput Dossiers Contracten Datum personeelsnummer documenttype Etc.. * DMS of HR-systeem Overzicht van de oplossing
  11. 11. Email Papier Bestaand digitaal archief Decentraal gescand Alle documenten worden automatisch gesorteerd en data wordt uitgelezen Controle Informatie beschikbaar Datum personeelsnummer documenttype Etc.. * Overzicht van de oplossing DMS of HR-systeem
  12. 12. Documenten (bijvoorbeeld) • Loonbelastingverklaring • Arbeidsovereenkomst • Curriculum vitae • ID bewijs Digitaliseren via scanner De fysieke documenten worden gescand 1 De gescande documenten worden door de software herkend. Medewerker-nr (evt via voorblad) wordt herkend, alsmede het soort document 2 Na controle komen de documenten automatisch beschikbaar in uw systeem 3
  13. 13. Soortgelijke oplossing bij
  14. 14.  Hoge toename productiviteit medewerkers P&O afdeling  Personeelsdossiers digitaal centraal opgeslagen  Razendsnelle doorstroom van personeelsdocumenten  Dossiers altijd actueel  Dossiers zonder zoektijd toegankelijk  Schaduwdossiers overbodig  Uniformiteit in opslag  Sneller reageren op vragen van managers en derden  Besparing archiefkosten en -ruimte  Verlaging afdruk en vervoerskosten  Milieuvriendelijker verloop documentprocessen Conclusies na digitalisering Bekijk hier de video van Jumbo op Youtube

×