Ciclo vital de los documentos (1)

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Ciclo vital de los documentos (1)

  1. 1. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ACTIVIDAD No 3 PRESENTADO POR: KELLY J. CANO SUAREZ DIANA MARCELA TONUZCO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA TEORIA ARCHIVISTICA
  2. 2. OCTUBRE 2010 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ACTIVIDAD No 3 PRESENTADO POR: KELLY J. CANO SUAREZ DIANA MARCELA TONUZCO TUTORA: MARIA CLEMENCIA RIVERA CRUZ UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA- TEORIA ARCHIVISTICA
  3. 3. GRUPO 06 OCTUBRE 2010 INTRODUCCION Al realizar una visita a entidad que cuenta con los procedimientos que se deben aplicar a los documentos, se destaca la importancia de aplicarlo pues esto permite un control sobre los documentos, facilidad de consulta, organización en los documentos los cuales permiten la toma de decisiones para el ente. Entender la importancia de cumplir el ciclo vital aplicada a los documentos los cuales requieren de un trámite, hasta culminarlo y su conservación para soporte, consulta o como patrimonio histórico del ente.
  4. 4. ACTIVIDAD CONSULTAR CICLO VITAL EN UNA ORGANIZACIÓN Entidad Visitada: Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA Barrancabermeja. Dependencia: Archivo y Correspondencia Funcionario: Ricardo Díaz Cargo: Responsable de Archivo y Correspondencia Funciones: Recepción, verificación y Despachos de la información. Procedimiento Ciclo Vital de los Documentos en la Entidad Según información dada por el funcionario cuentan con unas disposiciones dadas por el comité de archivo de la ciudad de Bogotá, la cual indica el procedimiento del ciclo vital de los documentos.
  5. 5. En las cuales se aplican los 3 ciclos de los documentos es decir: Archivo de Gestión: Recepción de los documentos para su respectivo trámite. Archivo Central o Intermedio: Series y subseries procesadas o en trámite, ejemplo: contratos y órdenes de compra. Archivo Histórico: Es aplicado a los documentos que su tiempo de conservación, según Tablas de Retención Documental indican conservación total o permanente. Ejemplo: Contratos
  6. 6. VISITA En nuestra visita realizada el pasado 27 de septiembre del año en curso, a las 8:30 a.m. se puedo evidenciar que la entidad SENA-BARRANCABERMEJA cuenta con un sistema de gestión de archivos vistos en la unidad 3 de teoría archivística UNIQUINDIO programa CIDBA. Además también se evidencia que se rigen por unos parámetros archivísticos elaborados y comunicados en el año 2005 a lo que se refieren están en proceso de actualización debido a los avances tecnológicos en Archivo digital que reduce el tiempo de conservación de los documentos.
  7. 7. SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO Area de Archivo y Correspondencia 1. Transferencia 2. Recepción 3. Verificación 4. Clasificación
  8. 8. 5. Formato de Inventario por dependencia 6. Despacho o Distribución APLICACIÓN TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD Son aplicadas a través de una guía elaborada por el Comité de Archivo de Bogotá y distribuida a la Regional SENA-Barrancabermeja, la cual especifica: Dependencia
  9. 9. Concepto Tiempo de conservación Elaborado por Aprobado por Responsable Ejemplo de uno de los documentos custodiados por la entidad. Dependencia: Área de Compras Serie 46 CONTRATOS Subseries 01 ORDENES DE COMPRA TIEMPO DE DISPOSICIÓN
  10. 10. Archivo de Gestión: 1 año Archivo Central o Intermedio: 19 años Disposición Final: Uso de microfilm para copia de conservación o soporte, el papel se elimina. CONCLUSION Fue de gran ayuda realizar esta investigación para reforzar los conocimientos teóricos adquiridos en el material de estudio dejado en la plataforma por la Tutora; poder estar en un centro de documentación y profundizar en el archivo
  11. 11. en las funciones de este, conocer la metodología e identificar cada concepto en cada labor física es gratificante, contamos con el apoyo de personal encargado en distintas funciones en el archivo para resolver los interrogantes y de manera clara, breve y concisa obtuvimos las respuestas. BIBLIOGRAFIA - GUIA INSTRUCCIONAL -
  12. 12. - Sena Barrancabermeja

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