Opleiding crisiscommunicatie in de noodplanning - Dag 2

1,133 views

Published on

Presentatie bij dag 2 van de opleiding crisiscommunicatie in de noodplanning van Kortom, vereniging voor overheidscommunicatie

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,133
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
11
Actions
Shares
0
Downloads
24
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Opleiding crisiscommunicatie in de noodplanning - Dag 2

  1. 1. Crisiscommunicatie in de noodplanning Bart Bruelemans Bert Brugghemans Marc van Daele Paul VerbraekenCrisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  2. 2. Menumaandag 10 september donderdag 20 september• Crisiscommunicatie als • Revisie onderdeel van de crisiscommunicatieplan noodplanning • Communicatie oefenen• Sociale media in de • Omgaan met de pers noodplanning• Crisiscommunicatieplan Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  3. 3. 20‟ in groepjes van tweeREVISIE VAN HETCOMMUNICATIEPLAN Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  4. 4. Inhoud van een communicatieplan• Communicatiedoelstellingen – Hoofddoelstellingen – Subdoelstellingen• Doelgroepen• Communicatiemiddelen en –acties per doelgroep• Interne organisatie• Actiefiches• Wie heeft er specifieke risico‟s opgenomen? Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  5. 5. COMMUNICATIE OEFENENCrisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  6. 6. OEFENDOELEN 6Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  7. 7. Waarom oefendoelen?1. Je oefent niet “zomaar”, maar om lacunes vast te stellen2. Je kan niet “alles” oefenen/evalueren3. De oefendoelen kunnen het type van de oefening en het scenario beinvloeden Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  8. 8. Soorten oefendoelen1. Hoofdoefendoel : De samenwerking tussen de overheid en een sevesobedrijf testen2. Algemene of globale De uitwisseling van informatie over chemische producten testen3. Specifieke of disciplinegebonden • Geeft het bedrijf informatie over de risico‟s van een product? • Houdt de politie bij het instellen van een perimeter rekening met de windrichting? • Kan D5 op een verstaanbare manier communiceren over chemische risico‟s? Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  9. 9. SMART principe• Specifiek Duidelijk en ondubbelzinnig?• Meetbaar Onder welke voorwaarde is het doel bereikt?• Acceptabel Is het doel aanvaardbaar?• Realistisch• Tijdsgebonden Wanneer moet het doel bereikt worden? Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  10. 10. Te voorziene oefendoelen:1. Per discipline: 1-5, bestuurlijke overheid, gerechtelijke overheid, evt bedrijf/instelling2. Per locatie: CP-Ops, GCC Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  11. 11. Vervolg1. Opstellen “Lessons learned”2. Opstellen Algemene debriefing3. Tekortkomingen verhelpen4. Vastgestelde tekortkomingen herhalen in volgende oefening Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  12. 12. SOORTEN OEFENINGENCrisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  13. 13. Mono- of multidisciplinair?Monodisciplinair: Eén discipline oefent één of meer deelaspecten van de haar toegewezen taken  oefendoelen worden zelf bepaald bijsturen kan zelf kan met een korte voorbereiding  enkel rekening met eigen discipline geen communicatie tussen verschillende diensten Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  14. 14. Mono- of multidisciplinair?Multidisciplinair: Verschillende disciplines oefenen één of meer deelaspecten van de hen toegewezen taken. Accent ligt op de onderlinge samenwerking. Kan zowel operationeel als bestuurlijk zijn.  interactie wordt bevorderd en gemeten hiaten in rampenplannen kunnen sneller opduiken  vergt meer voorbereiding kostprijs zal hoger liggen Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  15. 15. Soorten1. Alarmeringsoefening: a. toetsing alarmeringsprocedures toetsing bereikbaarheid sleutelfiguren reactiesnelheid? toetsing communicatiegegevens en –lijnen b.  minimum aan in te zetten personeel en tijd lage kostprijs c.  omvat slechts een beperkt (maar niet onbelangrijk) deel van het noodplan Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  16. 16. Soorten2. Zandbakoefening/Tabletop: a. men vertrekt van een mogelijk incident wordt uitgebeeld op een maquette/plan vooral voor verantwoordelijken. oefenleiders injecteren incidenten en sturen bij. b.  weinig praktische beperkingen lage kostprijs onafhankelijk van de weersomstandigheden c.  niet alle elementen worden getest geen operationele inzet er is voldoende inlevingsvermogen nodig weinig interactiviteit Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  17. 17. Soorten3. Virtuele oefening: a. nabootsing realiteit via een computersysteem interactie gebeurt via de computer b.  veel dynamischer dan een zandbakoefening men kan, anders moeilijk bereikbare plaatsen simuleren c.  eerder geschikt voor leidinggevenden opstartkosten zijn relatief hoog hoe meer omgevingen men aankoopt, hoe duurder Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  18. 18. Soorten4. Terreinoefening: Beperkte (CPX) of algemene inzetoefening (FTX) interactie gebeurt via de computer Vb: grootschalige evacuatieoefening waarbij alle hulpdiensten en de pers betrokken zijn  er worden vele oefendoelen geoefend onderlinge communicatie en samenwerking komen aan bod zichtbaar voor de bevolking  vraagt veel voorbereiding hoge kostprijs bij overdaad kan oefenmoeheid ontstaan Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  19. 19. Oefening• Het is woensdagochtend 11 u.• Hevige regenval heeft het centrum van het dorp onder water gezet.• De gemeenteschool , het woonzorgcentrum van het OCMW en het gemeentehuis zijn niet met de auto te bereiken.• Door de overstroming van de kelders van het • Bepaal voor D5 woonzorgcentrum is de elektriciteit er uitgevallen. Er zijn – 1 hoofddoelstelling geen noodgeneratoren.• Om 12.05 u. gaat de bel in de – 2 subdoelstellingen gemeenteschool. • Kies een type oefening Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  20. 20. NieuwskrantOverheidswebsites: gemeente en crisiscentrumTwitterONLINE MEDIASIMULATIE Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  21. 21. Oefendoelstellingen 1.0Versturen van eengevalideerd persberichtOrganisatie van eenpersconferentieOpzetten van een call center Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  22. 22. Crisiscommunicatie 2.0 Ooggetuigen berichten op Twitter,Alarmering Facebook …Overleg (GCC – operationele coördinatie –monodisciplinair) Ooggetuigen plaatsen filmpjes op YoutubeVerzamelen van informatie Online nieuwssite starten (bijna) live verslaggevingSchrijven van een persbericht Online nieuwssites nemen twitterValidering van het persbericht berichtenstroom op Pers doet nieuwsgaring op socialeVerzenden van het persbericht mediaOverige kanalen Validering bestaat niet meer Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  23. 23. Simulatie nieuwssiteCrisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  24. 24. Nieuwskrant Simulatie van een nieuwssite Simulatie van reacties van lezers Verrassende insteken in de oefening • Persoonlijk verhaal • Actiegroepen • Tegenspreken van officiële info Illustraties en video Onmiddellijke interactie met de officiële communicatie Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  25. 25. Simulatie van een gemeentelijke websiteCrisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  26. 26. Simulatie van website crisiscentrumCrisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  27. 27. Simulatie overheidswebsitesMeer realiteit dan persbericht op papierMogelijkheid om afbeeldingen (bv. kaarten tegebruiken)Meer interactie tussen D5 en mediasimulantenNieuwsberichten op website overheid kunnengelinkt worden op sociale media.Geen printer nodig Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  28. 28. IngrediëntenLAMP hosting• Linux (of Windows of Mac)• Apache Nederlandse Drupal• MySQL taalmodule• PHP Template Eén module: CKEditor Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  29. 29. Simulatie van Twitter www.yammer.comCrisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  30. 30. Twittersimulatie tijdens een oefeningCrisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  31. 31. Twittersimulatie met YammerGesloten omgevingVerschillende rollen mogelijkGroepen per oefeningDirecte interactieSteeds meer mogelijkheden Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  32. 32. Vragen? Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  33. 33. Case• Donderdag 18/12 - 10u37• Weersomstandigheden: – Zware sneeuwval tijdens de nacht, nu droog en helder – - 3°C – Oostenwind Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  34. 34. Case Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  35. 35. CaseOp de laatste dag voor de kerstvakantiegaan alle schoolkinderen van het St-Jansinstituut naar de mis. Om 10u komenalle kinderen de mis binnen en nemenplaats. Om 10u35 hoort men plots gekraakin de kerk. De leraren en de pastoorshebben de juiste reflex en starten met deevacuatie van de kerk. Tijdens de evacuatie,om 10u37 stort het dak van de kerk in. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  36. 36. Case Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  37. 37. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  38. 38. CaseOm 10u39 krijgt het HC112 een eerstenoodoproep (vele anderen volgen). Eenleerkracht in paniek meldt de instorting vaneen kerk. Ze weet niet of er nog kinderen inhet gebouw zijn. Het HC112 stuurt de lokalebrandweer (1 autopomp, 1 ladder en 1commandowagen), de ziekenwagen en deMUG. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  39. 39. CaseDe commandowagen van de brandweer isals eerste ter plaatse om 10u45. De officiergeeft door aan het HC112 dat er eenincident is met meerdere slachtoffers envraagt afkondiging van de gemeentelijkefase en het MIP. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  40. 40. CaseDe DIR-MED geeft om 10u57 een eerstebriefing aan het HC112: er is een instortinggebeurd van de kerk, er zijn meerderekinderen gekwetst en nog enkele kinderenvermist. Zijn voorlopige balans is 15gewonden en 22 vermisten. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  41. 41. CaseU komt om 11u07 toe in het administratiefcentrum van de gemeente (CC) en neemtde rol op van verantwoordelijke D5. Devolgende personen zijn aanwezig in het CC:- Burgemeester- Brandweercommandant- Korpschef politie- Ambtenaar noodplanning Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  42. 42. Opdracht 1U zal moeten communiceren dat er noggeen zicht is op het aantal gewonden envermisten en dat dit de eerste uren nog nietduidelijk zal zijn. Bepaal binnen 5‟ eenkernboodschap rond de gewonden envermisten. Deze boodschap moet ookworden gecommuniceerd aan de DIR INFO Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  43. 43. De pers, een rampbij een ramp?Criteria, media en contacten Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  44. 44. Algemeen plan• Persoonlijke voorstelling• Criteria „nieuws‟• De 4de macht ?• Wie zijn de media ?• De rampzone, contacten: persbericht en persconferentie• Besluit Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  45. 45. Journalistieke criteria1. Betrokkenheid, nabijheid2. Emotionaliteit3. Beeldwaarde4. … de „rampendrempel‟ Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  46. 46. De vierde macht?- Geen constitutioneel begrip- Media zijn slechts een „medium‟- Rechtstreekse info kan via provinciale en gemeentelijke websites met korte, gepersonaliseerde info Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  47. 47. Duidelijke data in elkecommunicatie = weekdag Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  48. 48. Mails…val op in de tsunami• Een zorgvuldig uitgekiende perscampagne of een plotseling te verspreiden persmededeling, geraken vaak niet voorbij de allereerste kaap: Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  49. 49. Wie zijn ‘de’ media?- Commerciële bedrijven: winst, sensatie, controverse. Technische redenen van druk: maquette, internet, etc.- Redacties: verzamelingen van individuen- Alles moet snel, ongenuanceerd, kort- Vooringenomenheid- Onwetendheid: journalisten moeten zich snel inwerken. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  50. 50. De ramp is begonnen…- Niet de lokale correspondent, wel redacteurs centrale redacties = niet vertrouwd met lokale situatie- Gsm-tijdperk: we pogen bij u én uw entourage binnen te geraken- Delegeer uw gsm- Foto van boegbeeld!! Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  51. 51. Voorzie ERNSTIGE foto’sL: Burgemeester Jan Frans Mulders (Hulst)R: Hoofddélégué Luc Van Grinsven (Opel, ACV)M: Marianne Vandenberghe (Veva) Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  52. 52. Het persbericht• Kort en bondig „copy-paste‟-gedeelte met hapklare info.• Apart: praktische info alleen voor pers Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  53. 53. De rampzone- Journalisten‟kraal‟ tussen binnen- en buitenperimeter- Doden of gewonden = AFSCHERMEN- De perimeter is uw zwakste contactlijn Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  54. 54. Direct contact- Durf tijd te vragen- Durf te zeggen dat je iets niet weet- De journalist moet een verhaal hebben = benut dit moment om uw kernboodschap in het gesprek te loodsen.- De PLICHT kwakkels te voorkomen- Hou „kluifjes‟ achter de hand Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  55. 55. De persconferentie- Geen batterij sprekers- Wanneer?- Bij langere termijnplanning: 10u-10u30- Zet schrijvende pers niet voor het blok- Begin met empathie-betuiging Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  56. 56. BESLUIT- Angst voor de media is, zeker in onvoorbereide situaties (rampen), veelal onterecht.- Je kan journalisten sturen: zij hebben een verhaal nodig. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  57. 57. CaseDe pers is massaal ter plaatse en de eerstebeelden verschijnen op youtube om 12u01 Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  58. 58. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  59. 59. CaseEr wordt een opvangcentrum opgestart in deparochiezaal. Om 12u03 wordt er een tellinggedaan van de aanwezige kinderen. Van de256 leerlingen worden er 213 geteld in hetOC. Er wordt een namenlijst overgemaaktaan het CC. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  60. 60. CaseOm 12u16 krijgt het CC van de DIR MEDeen eerste slachtofferlijst. – U1: 5 – U2: 10 – U3: 12 – Overleden: 3Er zijn dus nog 13 kinderen vermist. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  61. 61. CaseOm 12u48 wordt in samenwerking met hetrode kruis een TIC opgestart.Het nummer is 031/123456Alle lijnen van de gemeente en HC112 zijnoverbelast door verontruste ouders die nietweten waar hun kinderen zijn. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  62. 62. Opdracht 2De burgemeester geeft u een korte briefingen vraagt u binnen 20‟ een voorstel te doenvan een perstekst, een eerste bericht optwitter en een bericht op facebook. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  63. 63. Bespreking persteksten Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  64. 64. CaseOm 14u56 laat de technische dienst in hetCC weten dat vorig jaar reeds een rapport isopgemaakt over het dak van de kerk. Erwerd gemeld dat het dak bij zware neerslaglekt en moet hersteld worden. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  65. 65. CaseDe burgemeester geeft aan dat er toen geensprake was van instabiliteit in het rapport endat de gemeenteraad heeft gekozen voor debouw van scholen en kinderopvang om detoestroom van jonge gezinnen in het dorpniet af te remmen. Hij vraagt zich nu af ofhet rapport wel voldoende duidelijk was overde risico‟s van het uitstel van deherstellingen Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  66. 66. Opdracht 3De pers is massaal ter plaatse en wil meerinformatie over het incident. Ze zijn volopbezig met de buurt en omstaanders teinterviewen, maar vragen ook een officiëlereactie. De burgemeester vraagt u ombinnen 30 minuten een persconferentie teorganiseren en hem voor te bereiden. Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  67. 67. Opdracht 3• Geef aan wie u aan tafel zet bij de persconferentie• Brief de burgemeester over een aantal te verwachten “moeilijke vragen” en bereid een kernboodschap voor voor deze vragen• Geef aan wat de praktische noden zijn Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012
  68. 68. Uitvoeren persconferentie Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 10 en 20 september 2012

×