Guia metodológica para la evaluación del Plan de Desarrollo Institucional

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Guia metodológica para la evaluación del Plan de Desarrollo Institucional

  1. 1. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de Desarrollo ®DIRH 2012© 0 ©2012
  2. 2. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloPRESENTACIÓNSolo se puede asegurar el éxito de una empresa cuando la valoración de sus acciones muestran elimpacto en las cifras de productividad, ventas y utilidades.El propósito de la presente metodología es facilitar el proceso de evaluación y seguimiento del Plande Desarrollo Institucional, así como establecer criterios que logren homologar los reportes, losinformes, y la obtención de información en general para ser compatible en la descripción de losresultados logrados en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. El presente documentodescribe los procedimientos y las actividades que habrán de realizarse para llevar a cabo estasimportantes tareas, considerando un enfoque integral de evaluación que identifique los resultados yel cumplimiento de los objetivos institucionales.|Conocer el alcance, impacto y beneficio de las acciones realizadas, e identificar los cambios que cadaárea o persona requiere, es un gran acierto, ya que genera elementos esenciales para la toma dedecisiones, utilizando herramientas que orienten las políticas institucionales.Para lograr efectivamente nuestro objetivo será necesario evaluar los resultados que se obtienen concada una de las grandes acciones, no sin antes comenzar con las siguientes preguntas y establecernuestros lineamientos básicos de evaluación ¿qué se evalúa?, ¿para qué se evalúa?, ¿cómo se evalúa?,¿quién tiene que evaluar? y ¿a quiénes se evalúa?; interrogantes que forman parte del procesoefectivo de nuestra evaluación, que como sabemos, forma parte del proceso de la planeaciónestratégica y presupuestal, en la que se valora la aplicación de los recursos y su aprovechamiento.Un verdadero proceso de evaluación está dirigido a lograr una administración integral de recursoseficientes, eficaz y de alta calidad, que es la que permitirá a nuestra organización mantenernoscompetitivos y exitosos. Isela Hernández Mata Directora General ®DIRH 2012© 1
  3. 3. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloÍNDICE PRESENTACIÓN 2 INDICE 3 INTRODUCCIÓN 4 I. AMBITO DE LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL 6 II. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE REPORTES E INFORMES DE 8 EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL A) Descripción de la Metodología 8 B) Conceptos y Procedimientos para Integración de los Indicadores de 9 Evaluación C) Identificación de Tipos de Indicadores 11 III. INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN 12 IV. A N E X O S 14 ®DIRH 2012© 2
  4. 4. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloI NTRODUCCIÓN Para la óptima administración de cualquier organización, deben considerarse la Planeación,Programación, Presupuestación y Evaluación, bajo un enfoque estratégico e integral, buscando así,fortalecer la capacidad de gestión de las áreas ejecutoras para la obtención de resultados favorables.Para ello, se necesita consolidar los procesos del sistema planeación-evaluación, en los que predomineuna visión de carácter estratégico, centrada en resultados, esto implica:  Orientar los esfuerzos de cada área y del personal hacia los propósitos y objetivos claros, cuantificables, concretos y alcanzables, plasmados en el Plan de Desarrollo Institucional;  Vincular la asignación de los recursos necesarios con la identificación de logros y la oferta de productos y servicios de calidad;  Desarrollar herramientas y técnicas administrativas que ayuden a conocer, y en la medida de lo posible, reducir el costo de las acciones y de las políticas de la organización para mejorar el control del gasto desde una perspectiva estratégica.  Estimular la formación de auténticos empleados-asociados, cuya responsabilidad sea prioritariamente la obtención de resultados y la optimización de recursos; y  Simplificar los proceso administrativos, estandarizándolos en la medida de lo posible y según las necesidades de las organizaciones. Lo anterior, nos habla de la necesidad de implementar un sistema de evaluación del desempeño,mediante el cual, cada organización se enfoca y se responsabiliza del cumplimiento de los objetivos ylas metas institucionales, así como de generar los elementos a través del seguimiento y verificacióndel uso eficiente de los recursos que se administran, para la toma de decisiones, permitiendo ladetección de desviaciones en la etapa de ejecución, y la implementación de medidas correctivas, quepermitan retomar el camino correcto. En este sentido, la presente Guía contiene un enfoqueespecífico para llevar a cabo el seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo Institucional. Contempla, la implantación de instrumentos, que ayudarán a la generación de indicadores quefaciliten y den certidumbre a la evaluación y el seguimiento, pero sobre todo que den certeza alcumplimiento de objetivos y a los resultados del alcance de metas. La presente Guía contiene trescapítulos. En el primero de ellos se describe el marco conceptual de la evaluación y la importancia de suejercicio en el ámbito de la mejora de procesos y gestión. En el segundo capítulo se señalan losmecanismos y herramientas requeridas para valorar los avances de las acciones de seguimiento ycontrol que se realizan para facilitar la fase de ejecución del Plan de Desarrollo. En el tercer capítulose describe el esquema y los procedimientos recomendados para la elaboración de los reportes deavance trimestral y su integración para presentar, en su caso, a las áreas directivas, los avances decada área. ®DIRH 2012© 3
  5. 5. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloCapítulo I. ÁMBITO DE LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL Es importante iniciar con la definición e identificación de los conceptos, instrumentos ymecanismos que son herramientas imprescindibles para el seguimiento y evaluación de las acciones aevaluar. Para ello se presentan algunas reflexiones y conceptos sobre el ámbito técnico del procesode evaluación.Concepto de la Evaluación: Es la búsqueda de resultados para verificar si ésta cumple con losobjetivos, metas y acciones planteados. Esto mediante un análisis cualitativo y cuantitativo de losresultados obtenidos como producto de la aplicación de estrategias, la realización de acciones y laaplicación de recursos.Importancia de evaluar: La importancia radica en la necesidad de conocer el impacto y generarelementos de toma de decisiones, y debido a que la evaluación proporciona información sustantiva,es el elemento básico para la orientación de las políticas empresariales corporativas, por tanto darespuesta a las siguientes preguntas:  ¿Qué impacto o resultado se ha obtenido en cierta área con las acciones implementadas?  ¿Es suficiente lo que se hizo, cubre los requerimientos de la organización?  ¿Qué tan bien o mal se hizo?  ¿Qué se necesita hacer para mejorar los resultados hasta ahora obtenidos?La evaluación por tanto permite valorar y calificar el desempeño de las diferentes áreas y del personalen términos de los resultados obtenidos y del cumplimiento de los objetivos. La existencia de información cualitativa y cuantitativa soporta el proceso de elaboración delreporte de avance trimestral, pero sobre todo da rumbo al planteamiento de políticas, nuevosobjetivos o metas, atendiendo a que el mercado o los procesos tanto de producción, como de ventaso cualquier otro puede ser cambiante y por tanto los procesos de planeación deben ser dinámicos.Enfoque de la Evaluación: Se propone que la evaluación, se realice bajo el enfoque de la EvaluaciónEstratégica, es decir la evaluación de logros e identificación de resultados. La evaluación estratégica estará orientada a identificar el nivel de cumplimiento de losobjetivos y las metas globales establecidas (logros, productos e impacto de las acciones) por cadauno de los programas y proyectos establecidos y que surgen del Plan de Desarrollo institucional, parade esta manera medir el desempeño de las áreas y del personal de cada una de ellas. Esta actividad se desarrollará de manera trimestral, mediante la implementación deindicadores de evaluación del desempeño y con la operación del Sistema de Evaluación de la GestiónInstitucional (SEGI). ®DIRH 2012© 4
  6. 6. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloESQUEMA DE LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL INFORMES AVANCE TRIMESTRAL DE INDICADORES EVALUACIÓN ESTRATÉGICA PUNTOS CLAVE Determinar el cumplimiento de objetivos, logros e impactos del Plan de Desarrollo Institucional, a través de la identificación de resultados. Contribuir a conocer el grado de eficiencia del uso de los recursos utilizados. ®DIRH 2012© 5
  7. 7. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloCapítulo II. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE REPORTES E INFORMES DE EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Una de las razones más importantes de medir el cumplimiento de un plan es evitar que existay, en su caso, se repita el desperdicio de fuerzas y recursos, verificando que se alcance y contribuya alos objetivos planteados, permitiendo a la organización alcanzar un alto nivel de eficiencia, unaarraigada cultura institucional y satisfacer cabalmente las necesidades del servicio o producto. En este sentido es necesario el seguimiento, control y evaluación del conjunto de actividadesencaminadas a la ejecución de los programas, proyectos y acciones derivadas del Plan de Desarrollo.Situación que puede prevenir la oportuna detección y corrección de las desviaciones, insuficiencias eincongruencias que se puedan presentar.A) Descripción de la Metodología Para llevar a cabo el control y la evaluación del plan, y operar un mecanismo permanente deseguimiento de las acciones que éste genere con una periodicidad adecuada en cuanto a lainformación cualitativa y cuantitativa relativa al avance en el cumplimiento de los objetivos, metas eindicadores definidos en cada uno de los programas del plan, se han considerado tres procesos paracontar con la información necesaria y poder tener la certidumbre del alcance de las accionesemprendidas. El primero, a través del Sistema de Evaluación de la Gestión Institucional (SEGI), el cual operamediante la construcción, alimentación y análisis de los indicadores alineados a cada uno de losprogramas y proyectos de la estructura programática, basado en el establecimiento de indicadoresde desempeño que permitan evaluar los resultados en términos de calidad, costos y pertinencia delas acciones; así como medir sus efectos; y asegurar que se dé el cumplimiento a los objetivosinstitucionales propuestos. El segundo facilita el conocimiento del avance de las acciones comprometidas en las metasdel programa anual. La valoración del avance de acciones se realiza comparando las cantidades de lasmetas alcanzadas con los programas utilizando el formato de registro de avance de metas, el cualrefleja la cantidad avanzada y la proporción de avance respecto a lo programado. El último y no menos importante, corresponde a la elaboración de los reportescorrespondientes, que integren de manera clara, concisa y sustentada los datos arrojados, sucomparación por periodos, observando los indicadores respectivos y permitan tener accesoinmediato a esta información en cualquier tiempo. ®DIRH 2012© 6
  8. 8. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de Desarrollo Es importante referir que la unidad administrativa responsable del proceso de evaluacióndebe tener un carácter globalizador y sus funciones deberán estar orientadas a la integración,instrumentación, seguimiento, aplicación y análisis de la información obtenida. Por tanto, es el áreaencargada de operar el Sistema de Evaluación de la Gestión Institucional.B) Conceptos y Procedimientos para Integración de los Indicadores de Evaluación Como se menciona en párrafos anteriores, uno de los procesos para valorar logros y avances,es a través de los indicadores del SEGI. Mediante este sistema se garantiza una valoración real de loslogros, productos y beneficios alcanzados con las acciones realizadas. Por ello, es necesario darseguimiento al comportamiento de los parámetros (índices) que operan en dicho sistema, por lo quees necesario analizar el valor o resultado que arroja cada indicador, para valorar su impacto ycumplimiento en los objetivos propuestos. Por lo anterior, el monitoreo de los resultados de los indicadores de desempeño en lasdistintas fases del proceso, es sumamente útil para la toma de decisiones y asegurar calidad en losresultados, prevenir desviaciones y corregir tempranamente el rumbo de las acciones en aras delograr los objetivos formulados. Con la finalidad de apoyar esta tarea se incluye el siguiente apartado el cual auxiliará en larevisión y valoración de los indicadores y metas. Los indicadores para medir el desempeño, pueden ser relacionados a partir de hechosesperados por cada proyecto o a partir de parámetros institucionales. Los resultados de losindicadores ayudarán a:  Identificar el alcance espacial y temporal de las acciones emprendidas (cobertura);  Medir el grado de beneficio de las políticas institucionales en las condiciones actuales de la organización (impacto); y  Captar el nivel de satisfacción del público usuario respecto a los servicios y productos que recibe (calidad). Algunas razones para valorar los resultados del sistema de evaluación del desempeño son:  Ayuda a identificar los progresos, logros, obstáculos y resultados de los programas y el beneficio que estos generan para la organización;  Clarificar y reforzar aspectos clave en los cuales deben centrar su atención los administradores de los programas;  Otorgar elementos de apoyo a quienes toman las decisiones corporativas, con el uso y análisis de información sobre el desempeño de los programas; ®DIRH 2012© 7
  9. 9. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de Desarrollo  Desarrollar mecanismos de verificación de los programas para detectar aciertos y desviaciones y, de esta forma poder repetir experiencias exitosas y corregir fallas en el corto plazo; y  Ayudar a formular y justificar la asignación presupuestal con causas precisas que determinen porqué los requerimientos son indispensables para mejorar resultados o bien continuar con los niveles favorables de desempeño. De esta manera, la evaluación por formar parte del sistema general de planeación estratégicacierra e inicia las cinco etapas en las cuales se planea, programa, opera, evalúa y controla el gasto enun programa y que, para cada una de ellas, el SEGI constituye una herramienta de apoyo para mejorarlos logros de la misión y los objetivos bajo los cuales se crea un programa.Planeación.- Esta fase requiere de los resultados para diseñar las estrategias y objetivos de lasacciones siguientes, es un proceso que se inicia con la formulación de diagnósticos para reflejar lasituación en que se encuentran los programas.Programación.- En esta etapa, la evaluación apoya para dimensionar con mayor certidumbre laprogramación o compromiso que se tomará mediante el establecimiento de metas de cada uno delos indicadores e identificar el costo que con ello se requiere.Operación.- En esta etapa la evaluación contribuye a dar flexibilidad a la operatividad de losprogramas y a fomentar el cambio de la cultura organizacional hacia resultados, la satisfacción debeneficiarios y la evaluación de costos. Esto se logra al incluir un acuerdo de flexibilización y mayorautonomía operativa de los programas como parte de los convenios o acuerdos de desempeño y alutilizar indicadores como parámetros básicos de evaluación de los mismos.Evaluación.- La perspectiva o enfoque de la evaluación, provoca un cambio de edición de losvolúmenes de actividad a resultados alcanzados, donde es posible visualizar: impacto, eficacia,eficiencia y calidad.Control.- Finalmente, el proceso de evaluación representa un cambio de fondo en la función delcontrol, donde se utilicen eficazmente los indicadores y sus resultados para prever desviaciones delas metas y en su caso, incorporar sanciones con base en auditorias por la falta de cumplimiento ygarantizar que la información sea confiable, y por tanto se logre transparencia y objetividad en laevaluación de los programas.Cumpliendo con las fases de la Evaluación, con el SEGI se propicia que los programas mantengan unaalineación entre objetivos y metas ligadas a resultados concretos, siempre referidas a estándaresdeseables y que logren concentrarse en resultados, identificando la calidad de los procesos, así como,identificar las debilidades operativas de éstos, y determinar las acciones a tomar para mejorar losresultados. ®DIRH 2012© 8
  10. 10. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloC) Identificación de Tipos de IndicadoresIndicadores Estratégicos. Parámetros de medición que deberán utilizarse para medir el cumplimientode los objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo y de sus programas, sus resultados se identificancon base en el impacto o beneficio directo que se produce en el ámbito administrativo y operativo.Indicadores de Gestión y de Proyecto (de Desempeño). Son de utilidad para medir el alcance de losobjetivos y metas de las acciones, permitiendo identificar la contribución que el proyecto aportará acada programa, teniendo como base cada una de las acciones programadas.El clasificar y utilizar adecuadamente los tipos de indicadores, permiten a las distintas áreas de laorganización, valorar la aplicación correcta y oportuna de los recursos respecto a los logros onecesidades a la que se atiende, o en su caso, detectar y/o prevenir desviaciones que puedan impedirel logro de los objetivos. ®DIRH 2012© 9
  11. 11. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloCapítulo III. INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓNIntegración del Reporte de Avance Trimestral Las unidades ejecutivas deberán presentar al área correspondiente un reporte de evaluaciónsobre el comportamiento del avance de logros y resultados. A partir de estos reportes, se tiene lanecesidad de integrar un reporte trimestral, que señale los avances de las acciones relevantes y de losindicadores de cada uno de sus programas. Para la integración de este reporte se recomienda actualizar los esquemas del diagnósticosobre todo en lo que a fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) se refiere, en loscuales se identifique la situación en la que se encuentra el entorno Institucional y se señalen losavances de las acciones relevantes y los resultados que generan los indicadores.Para dar cumplimiento a lo anterior se recomiendan los siguientes apartados:Presentación Apartado en el que se señalan el porqué de la elaboración del informe que norma el ejerciciode la evaluación trimestral de la gestión institucional, donde se destaca la importancia que revistepara la administración corporativa llevar a cabo la evaluación del avance en el cumplimiento delprograma anual e informar sobre los resultados y los avances de su ejecución.Introducción Para este capítulo es necesario describir los propósitos y alcances que el gobierno corporativopretende lograr mediante el seguimiento, control y evaluación del plan de desarrollo institucional,asimismo se deberá describir de manera general el contenido de cada uno de los apartados queintegran el Informe Trimestral de Avance del programa anual.Actualización del esquema FODA En este apartado se requiere retomar el diagnóstico FODA del Plan de y actualizar sucontenido de acuerdo a las condiciones actuales del entorno institucional clasificando la descripción anivel de programa. ®DIRH 2012© 10
  12. 12. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloDescripción del avance de las metas programadas y resultado de los indicadores La descripción de avances, logros o beneficios deberá agruparse por área, con un desglosepor programa, siguiendo el orden que se marca en la estructura programática de acuerdo a losproyectos. El contenido que aquí se describa deberá ser cualitativo y cuantitativo sobre el avance físico,administrativo y operativo de cada trimestre, señalando la proporción de alcances según loprogramado, tanto de las acciones relevantes, como de los logros e impactos generados,identificando las principales áreas corporativas que se vieron beneficiados. Los resultados, aparte de su descripción deberán contenerse en los formatos que se anexan yque corresponden a los FE-01, FE-02 y Seguimiento de los indicadores. ®DIRH 2012© 11
  13. 13. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de DesarrolloANEXOSEste apartado se integrará por los formatos: Registro de Avance de Metas e Indicadores (FormatosFE-01 y FE-02); que serán los datos utilizados como soporte en el desarrollo de los diferentes capítulosdel informe.Asimismo, deberán incluirse todos aquellos apoyos estadísticos que se consideren de utilidad para lamejor comprensión del informe.Finalmente, es conveniente incorporar a este apartado los elementos gráficos (fotografías,diagramas, matrices, gráficas etc.), que permitan una mayor precisión sobre las características de losproyectos y/o acciones que incluye el informe. ®DIRH 2012© 12
  14. 14. Guía metodológica para la evaluación y seguimiento del Plan de Desarrollo RESPONSABLE DE LA PUBLICACIÓN DIRECCIÓN COMERCIAL COORDINACIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DIRH® MÉXICO ©2012

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