Zarządzanie procesami - Cele, metodyka, role... - Manage or Die Inspiration

17,231 views

Published on

Praktyczne wskazówki dotyczące wdrażania zarządzania procesami w firmie.

Published in: Leadership & Management

Zarządzanie procesami - Cele, metodyka, role... - Manage or Die Inspiration

  1. 1. inspirations ZARZĄDZANIE PROCESAMI - cele, metodyka, role… PROSTO O TRUDNYCH SPRAWACH…Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster
  2. 2. inspirations „Restrukturyzacje i działania naprawcze nie przynoszą często oczekiwanych efektów, ponieważ firmy nie dostrzegają, że problemy tkwią w rozczłonkowaniu logicznych, kompleksowych procesów między różne, wyspecjalizowane działy funkcjonalne.” Renata Gabryelczyk, ARIS w modelowaniu procesów biznesu. , Difin, Warszawa 2006Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 2
  3. 3. inspirations Co to jest proces?Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 3
  4. 4. inspirations Co to jest proces? Proces biznesowy lub metoda biznesowa – seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują określony problem firmy lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. Źródło: Wikipedia : http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces_biznesowyWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 4
  5. 5. inspirations Typy procesów biznesowych Typy procesów biznesowych: - Proces zarządczy, który kieruje działaniem systemu. Typowym przykładem może być proces zarządzania przedsiębiorstwem lub zarządzania strategicznego, np. w firmie XXX: Zarządzanie finansami, Planowanie budżetu, Zarządzanie personelem, Zarządzanie Jakością i Środowiskiem. - Proces operacyjny, który stanowi istotę biznesu i jest pierwotnym źródłem wartości dodanej, np. w firmie XXX: Zarządzanie Produkcją. -Proces pomocniczy, który wspiera procesy główne, np. w firmie XXX: Utrzymanie infrastruktury, Zarządzanie nieruchomościami, Zarządzanie zakupami, Zarządzanie marketingiem. . Źródło: Wikipedia : http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces_biznesowyWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 5
  6. 6. inspirations Co to jest proces? Proces biznesowy wynika z potrzeb klientów, a jego wynikiem jest zaspokojenie tych potrzeb. W organizacji zorientowanej procesowo powinny przełamywać bariery jednostek organizacyjnych i zapobiegać funkcjonalnym silosom Źródło: Wikipedia : http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces_biznesowyWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 6
  7. 7. inspirations Co to jest proces? Wymagane cechy procesu biznesowego: Definiowalność: Proces musi mieć jasno zdefiniowane granice, wejście i wyjście. Porządek: Proces musi składać się z działań uporządkowanych według ich usytuowania w czasie i przestrzeni. Klient: Musi być świadomy odbiorca rezultatów procesu. Zwiększanie wartości: Transformacja w trakcie procesu musi dawać odbiorcy dodatkową wartość (wyższą niż na wejściu). Osadzenie: Proces nie może egzystować samodzielnie - musi być wbudowany w strukturę organizacyjną. Wielofunkcyjność: Proces może, ale niekoniecznie musi, obejmować wiele funkcji. Właściciel procesu: Osoba odpowiedzialna za jego działanie i ciągłe ulepszanie.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 7
  8. 8. inspirations „Wewnątrz organizacji tylko trzy zjawiska występują naturalnie: spory, chaos i nieefektywność – cała reszta wymaga przywództwa” i zorganizowanego uporządkowania.(A.S.) Peter DruckerWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 8
  9. 9. inspirations Co to znaczy zarządzać procesami? Zarządzać procesami, znaczy lepiej rozumieć funkcjonowanie organizacji.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 9
  10. 10. inspirations Cele zarządzania procesami Jakie cele stawiamy przed zarządzaniem procesami?Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 10
  11. 11. inspirations Cele zarządzania procesami 1. Skrócenie czasu realizacji czynności/zadań. 2. Redukcja kosztów funkcjonowania firmy. 3. Zapewnienie powtarzalności realizacji zadań. 4. Poprawa efektywności i jakości pracy i jej efektów. 5. Wzrost produktywności pracowników. 6. Wzmocnienie przewagi konkurencyjnej firmy.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 11
  12. 12. inspirations Cele metodyki procesowej Jakie cele stawiamy przed metodyką procesową dla poprawy funkcjonowania organizacji?Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 12
  13. 13. inspirations Cele metodyki procesowej 1. Usprawnienie komunikacji wewnątrz Firmy XXX. 2. Identyfikacja parametrów procesu i ich monitorowanie w celu kontroli efektywności procesu. 3. Ujednolicenie sposobu identyfikacji i opisu procesów oraz obszarów biznesowych funkcjonujących w Firmie XXX. 4. Pełna dokumentacja procesów – wiedza zostaje w firmie.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 13
  14. 14. inspirations Cele metodyki procesowej 5. Dostarczenie wiedzy o tym, za co odpowiadają Działy, Obszary w Firmie XXX. 6. Przypisanie odpowiedzialności za role w procesach. 7. Sprawniejszy dostęp do regulacji obowiązujących w Firmie XXX – przypisanie ich do poszczególnych obszarów/procesów. 8. Stworzenie centralnej bazy wiedzy o procesach i obszarach odpowiedzialności - rejestru.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 14
  15. 15. inspirations Ja i procesy Co zarządzanie procesami i stosowanie metodyki procesowej oznacza dla mnie?Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 15
  16. 16. inspirations Ja i procesy 1. Lepsza kontrola nad podległymi procesami (wiem za co odpowiadam, wiem jak mierzyć moją pracę i ją monitorować). 2. Jasne zasady odpowiedzialności i uprawnień (wiem kto jest właścicielem procesu, wiem kto jest jego klientem, wiem do kogo się zwrócić w razie występujących problemów).Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 16
  17. 17. inspirations Ja i procesy 3. Znajomość w którym miejscu kończy się jeden proces, a zaczyna drugi (wiem gdzie mogą wystąpić konflikty i zawczasu je eliminować). 4. Posługujemy się tym samym językiem – jednakowe rozumienie zdefiniowanych pojęć i określeń.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 17
  18. 18. inspirations Samo opracowanie metodyki i logiki zarządzania procesami, to nie wszystko. W procesach kluczową rolę odgrywają ludzie i to oni decydują o ostatecznym kształcie procesu.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 18
  19. 19. inspirations Role w procesie Jasne określenie kompetencji i odpowiedzialności w procesach, sprawia, że funkcjonowanie procesów staje się przejrzyste i efektywne.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 19
  20. 20. inspirations Role w procesie Kluczowe role w procesie: 1. Właściciel procesu. 2. Klient procesu. 3. Uczestnik procesu.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 20
  21. 21. inspirations Rola Właściciela procesu - Odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie i efekty procesu, monitorowane poprzez system wskaźników, wyznacza cele i role w procesie, - Posiada uprawnienia do koordynowania jego realizacji z wykorzystaniem wszystkich zasobów przypisanych do procesu, - Ma za zadanie w zakresie przydzielonych uprawnień, do podejmowania działań optymalizacyjnych, które wpływają na poprawę efektywności procesu.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 21
  22. 22. inspirations Rola Klienta procesu - Jest odbiorcą końcowym celów, efektów i wyników -Określa wymagania dotyczące produktów/efektów - Ma uprawnienia do angażowania się w tworzenie i -Oczekuje na produkty procesu w określonym terminieWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 22
  23. 23. inspirations Rola Klienta procesu Wyróżniamy klienta wewnętrznego i zewnętrznego: - Wewnętrzny – inny Dział, Wydział lub pojedyńcza osoba, która oczekuje na produkt procesu, stanowiącego pewien etap przy realizacji procesu na rzecz klienta zewnętrznego, - Zewnętrzny – inny podmiot gospodarczy dla którego realizowany jest proces w celu osiągnięcia przychodu lub realizacji wymagań prawnych np. Urząd skarbowy, itp.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 23
  24. 24. inspirations Rola Uczestnika procesu - Osoba/jednostka organizacyjna współrealizująca proces lub wykonująca jeden z jego etapów. - Odpowiada za realizację zdefiniowanych i przypisanych do niego czynności w procesieWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 24
  25. 25. inspirations Rola Uczestnika procesu Wyróżniamy uczestnika wewnętrznego i zewnętrznego: - Wewnętrzny – inny Dział, Wydział lub pojedyncza osoba, która współrealizuje proces lub jego część, - Zewnętrzny – inny podmiot gospodarczy, instytucja itp. która bierze udział przy współrealizacji procesu lub jego części. (poddostawca, jednostka badawcza).Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 25
  26. 26. inspirations Kluczowe elementy procesu Jakie są pozostałe, kluczowe elementy w procesie?Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 26
  27. 27. inspirations Kluczowe elementy procesu - Cel procesu/produkt procesu - Wejście/Wyjście do/z procesu - Procesy powiązane (punkty styku) - Wskaźniki, mierniki procesu - Dokumenty regulujące procesWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 27
  28. 28. inspirations Jak ustalić i wyznaczyć cel procesu? - Cel procesu - to efekt, który ma zostać zrealizowany w czasie przebiegu procesu, - Cel powinien być mierzalny i rozumiany przez wszystkich uczestników procesu.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 28
  29. 29. inspirations Jak zidentyfikować produkty procesu? - Produkt procesu jest efektem końcowym zrealizowanego procesu, - W procesie może być określony jeden produkt główny (np. komplet dokumentacji lub rozliczona usługa), można również zidentyfikować kilka produktów, jeżeli chcemy wyodrębnić poszczególne elementy. (np. pojedynczy dokument, faktura itp.)Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 29
  30. 30. inspirations Jak określić co jest wejściem do procesu, a co wyjściem z niego? - Należy ustalić jaka czynność, działanie, dokument a nawet cały inny proces, rozpoczyna, a co kończy proces, - Elementem wejścia do procesu mogą być także, wszystkie zasoby używane w czasie realizacji procesuWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 30
  31. 31. inspirations Jak określić co jest wejściem do procesu, a co wyjściem z niego? - Elementem wyjścia z procesu najczęściej określany jest produkt procesu. - Zarówno elementów wejścia jak i wyjścia z procesu, może być kilka.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 31
  32. 32. inspirations Co to jest proces powiązany i punkt styku oraz dlaczego identyfikacja tego jest taka ważna? Zarząd PUNKTY STYKU Proces - windykacja należności Proces C Proces – zatrudnienie pracownika na produkcję Dział Dział Dział Dział Spółki Sprzedaży i Personalny Finansów Produkcji zależne Marketingu Proces - sprzedaż towarów i usługWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 32
  33. 33. inspirations Co to jest proces powiązany i punkt styku oraz dlaczego identyfikacja tego jest taka ważna? - Proces powiązany jest to proces, który poprzedza rozpoczęcie analizowanego procesu (stanowi wejście do niego) jest jego następstwem (stanowi wyjście z niego), lub taki, który oddziałuje na niego w trakcie funkcjonowania (procesy wspomagające)Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 33
  34. 34. inspirations Co to jest proces powiązany i punkt styku oraz dlaczego identyfikacja tego jest taka ważna? - Punktami styku w procesie mogą być osoby, zasoby, dokumenty lub czynności, którymi przenikają się dwa procesy lub realizowane są jeden po drugim, - Na punktach styku najczęściej dochodzi do nieefektywności, konfliktów, i niewystarczająco sprecyzowanych granic odpowiedzialności itp.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 34
  35. 35. inspirations Co to są wskaźniki i mierniki procesu i jak mierzyć? - Są parametrami procesu, które pozwalają na ocenę skuteczności i efektywności procesu, - Mierzenie procesu za pomocą wielkości takich jak: czas, koszt, ilość czy jakość, pomaga szybciej reagować na zakłócenia w procesie i je efektywniej modyfikować.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 35
  36. 36. inspirations Trójkąt ograniczeń w procesie monitorowania procesu Optymalne parametry procesu Koszt Czas JakośćWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 36
  37. 37. inspirations O czym należy pamiętać, wykorzystując dane z monitorowania parametrów procesu?Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 37
  38. 38. inspirations Załóżmy, że chcemy skrócić czas trwania procesu: Rosną koszty i spada jakość Koszt Czas JakośćWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 38
  39. 39. inspirations Załóżmy, że chcemy zmniejszyć koszty funkcjonowania procesu: Wzrasta czas i spada jakość Koszt Czas JakośćWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 39
  40. 40. inspirations A co, jeśli chcemy poprawić jakość procesu? Wzrasta koszt i czas Koszt Czas JakośćWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 40
  41. 41. inspirations Jak je dobierać i gromadzić? - W celu zapewnienia prawidłowej kontroli nad parametrami procesu, należy wyznaczyć kilka wskaźników i mierników, najlepiej opisujących charakterystyczne wielkości dla procesu, - Wyznaczony wskaźnik lub miernik musi być rejestrowany, zapisywany ręcznie lub automatycznie, (cykliczne raportowanie wskaźników)Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 41
  42. 42. inspirations Jak je dobierać i gromadzić? - Należy stworzyć czytelną formę ich prezentacji (wykresy, tabele), - Zapewnić regularny monitoring oraz dostęp do archiwalnych zapisów, celem możliwości odniesienia się przy porównywaniu wyników.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 42
  43. 43. inspirations Co to są dokumenty regulujące proces? Wszystkie uregulowania prawne wewnętrzne i zewnętrzne, na podstawie których może lub musi funkcjonować proces. Mogą to być: procedury, instrukcje, regulaminy, zarządzenia wewnętrzne/zewnętrzne, akty prawne, decyzje, pozwolenia itp..Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 43
  44. 44. inspirations Czy ustalenie tych, wszystkich elementów jest wystarczające?Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 44
  45. 45. inspirations Procesami trzeba zarządzać na bieżąco, czyli należy określić nieefektywności występujące w poszczególnych etapach procesu i być przygotowanym na ich eliminację. Ponadto ważną kwestią jest zidentyfikowanie kluczowych ryzyk i czynników wpływających na możliwość modyfikacji procesu.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 45
  46. 46. inspirations Jakie narzędzia wspomagają metodykę procesową?Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 46
  47. 47. inspirations Narzędzia wspierające zarządzanie procesami - Opracowany standard procesowy zawierający m.in. Kartę obszaru, procesu, schemat zadań, mapę procesu, formatkę dokumentu regulującego proces. - Systemy do zbierania danych o parametrach procesu – prezentacja wskaźników procesu. - Standard zarządzania projektami oraz zarządzania ryzykiem.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 47
  48. 48. inspirations Karta obszaru i procesu Co to jest karta obszaru i procesu? Karta obszaru – charakteryzuje wybrany obszar ze struktury organizacyjnej, zawiera zakres zadań i uprawnień oraz identyfikuje funkcjonujące w nim procesy Karta procesu – opisuje wszystkie najważniejsze kluczowe elementy procesuWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 48
  49. 49. inspirations Mapa procesu Co to jest mapa procesu i do czego służy? Jest to graficzne przedstawienie przebiegu procesu wraz z czynnościami, występujących dokumentów na poszczególnych etapach oraz powiązań między procesami. Może stanowić element uzupełniający do dokumentu regulującego proces.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 49
  50. 50. inspirations Zarządzanie danymi Co to jest system do zbierania danych o parametrach procesu ? Wykorzystanie dostępnych narzędzi informatycznych do gromadzenia szczegółowych danych z procesu oraz możliwość prezentacji wyników.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 50
  51. 51. inspirations Podsumowanie Czego się dowiedzieliście? 1. Co to jest proces. 2. Po co nam wiedza na temat procesów 3. Jak EPPIDO wspiera zarządzanie procesami. 4. Jakie są jego kluczowe elementy i jak je definiować. 5. Jakie korzyści dla każdego uczestnika procesu daje podejście procesowe.Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 51
  52. 52. inspirations Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. Zdjęcia i ilustracje: www.microsoft.comWyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die Opracował: Łukasz Koster 52

×