2. Anexo
Sistemas Electrónicos de Administración de Documentos en
Imágenes
Concepto
La información de la humanidad ha sido almacenada, desde la biblioteca de
Alejandría hasta nuestros días, principalmente en formato de documentos. Como es
sabido, los documentos tienen características bien definidas tales como: ser
autocontenidos y referenciados internamente y con otros documentos; combinar
texto, cifras e imágenes –actualmente sonido y video– y; tener una estructura de
libros, secciones, capítulos, párrafos, palabras, etc.; entre otras.
La información contenida en computadores –hasta ahora una fracción muy
reducida del total existente– ha sido almacenada utilizando el formato heredado de
las tarjetas perforadas que utilizaron sus antecesores electromecánicos, es decir, el
formato de archivos, registros y campos. Este formato, útil para contener la
información de tipo estructurada a la que se ha reducido, hasta ahora,
principalmente, la información contenida en computadores, no es suficiente, sin
embargo, para contener a enorme masa de información que en la actualidad está
siendo ingresada a medios computacionales, a un ritmo vertiginoso.
Se ha hecho necesario volver a adoptar, ahora al interior de los computadores, el
tradicional formato de documentos.
Los sistemas electrónicos de administración de documentos e imágenes proveen el
HW y SW adecuado para manejar información computacional en formato de
documentos.
Historia
Los sistemas electrónicos de administración de documentos e imágenes han
evolucionado rápidamente en el curso de los tres o cuatro últimos años, pasando
sucesivamente desde sistemas basados en mainframes a sistemas basados en redes
de estaciones de trabajo UNIX luego a sistemas propietarios de tipo cliente/servidor
basados en redes de PC, hasta llegar, actualmente, a sistemas abiertos en ambiente
Intranet/Internet.
Cada una de las etapas indicadas ha significado reducir los costos por estación de
trabajo y por lo mismo, aumentar el número de usuarios de este tipo de sistemas,
3. en al menos un orden de magnitud, en cada oportunidad. Sólo el advenimiento
reciente de los sistemas abiertos de administración de documentos e imágenes
basados en intranet/internet, sin embargo, ha permitido, por vez primera, extender
este tipo de sistemas a un número de usuarios verdaderamente masivo.
Un simple PC de hogar actual, conectado a Internet y con SW abierto y
estandarizado, posee una capacidad de manipulación y administración electrónica
de documentos e imágenes infinitamente superior a la que poseían, hace apenas tres
o cuatro años, estaciones de trabajo de muy elevado costo. En cuanto a su facilidad
de uso, nuestros hijos nos muestran a cada momento como, con simples ‘clicks’,
realizan las más complicadas manipulaciones de documentos e imágenes a lo ancho
de una red que abarca el mundo entero.
Las empresas han visto la enorme potencialidad que ofrecen las nuevas tecnologías
para su propio manejo interno de documentos y las están adoptando a un ritmo
muy acelerado, aumentando con ello su eficiencia y capacidad competitiva y a la
par reduciendo sus costos de operación.
Componentes de un sistema electrónico de administración de
documentos e imágenes
Ambiente General: Intranet
El ambiente general que se impone para la manipulación electrónica de documentos
e imágenes es, como se ha mencionado, el ambiente intranet. Es éste el ambiente
que ofrece a los diferentes usuarios una interfaz única, estandarizada, abierta y de
gran facilidad de uso, cual es el ‘browser’ intra/internet. El mismo SW posee el
correo electrónico que permite comunicar a los distintos puestos de trabajos y
usuarios entre sí.
Sin perjuicio de lo anterior, los elementos componentes de un sistema de
administración eletrónica de documentos e imágenes que se indicarán a
continuación pueden utilizar, alternativamente, un ambiente de red LAN normal.
El primer paso: Sub-sistema de archivo y recuperación masivo de
documentos
La mayor parte de los documentos electrónicos de una empresa están constituidos,
actualmente, por miles de archivos creados en procesadores de texto y planillas
electrónicas. A ellos se están agregando masivamente imágenes de documentos que
se incorporan a formato electrónico escaneando documentos en papel. El resultado
es la aparición, en los sistemas computacionales de la empresa, de cientos de miles
y rápidamente millones de archivos, cada uno de los cuales contiene un documento
o parte de un documento, por ejemplo una página de un contrato escaneado, o un
4. cheque o una letra de banco, o los comprobantes de pagos de servicios recaudados
por un banco, o los listados computacionales con las cartolas de clientes..
Los sistemas operativos actuales, sin embargo, a pesar de su enorme capacidad,
simplemente no fueron diseñados para manejar una multiplicidad tal de archivos,
sino los números más bién moderados de los antiguos sistemas estructurados.
De lo anterior se desprende que el primer paso al instalar un sistema electrónico de
administración de documentos e imágenes consiste en incorporar un SW capaz de
almacenar en unos pocos archivos millones de documentos, cada uno de los cuales
es en sí un archivo. Estos verdderos repositorios de documentos electrónicos son
capaces de almacenar toda la variedad de documentos existentes en la empresa,
como se ha dicho, aquellos creados por procesadores de texto o planillas
electrónicas, imágenes escaneadas, planos CAD, etc., etc. La información
contenida en estos sub-sistemas queda fuertemente comprimida, usualmente en una
razón de cuatro a ocho veces respecto al tamaño original.
Al mismo tiempo. los sub-sistema de almacenamiento histórico son capaces de
recuperar los documentos deseados mediante diversos campos indexados,
preferentemente el texto –incluyendo números– completo de los mismos, mediante
búsquedas inteligentes y de gran velocidad.
Lo anterior se refiere a un sistema basado en SW. Desde el punto de vista del HW,
puede guardar físicamente la información en discos magnéticos u otros medios,
tales como dispositivos magneto-ópticos, ópticos u otros. El medio que se impone
en la actualidad es el CD (y pronto el DVD, compatible con el CD), el que presenta
ventajas de costo y especialmente, de estandarización que resultan decisivas en la
mayoría de las aplicaciones, aunque no en todas. Muchos de los sistemas
tradicionales, en cambio, dependían de los sistemas operativos para manejar
documentos electrónicos en discos ópticos y de otro tipo. Los sub-sistemas de
indexación y los sub-sistemas de administración de documentos en sentido
estrecho, que se mencionarán a continuación, siguen dependiendo de los sistemas
operativos para la administración de los documentos.
Los sistemas de archivo y recuperación masivos de documentos actuales permiten
el acceso desde intanet/internet.
La primera pregunta que un usuario enterado debe hacer a un sistema de manejo
documentario es, por lo tanto ¿quién maneja los archivos?. Si la respuesta es “el
sistema operativo”, entonces falta el primer paso: el sub-sistema de archivo y
recuperación masiva de documentos.
5. Sub-sistema de captura de imágenes
En la actualidad se puede deir que todos los documentos se producen
electrónicamente, sin embargo, la mayor parte los documentos existentes están
todavía en papel. Asimismo, siempre se seguirá utilizando el papel en el original de
un gran número de documentos. Por lo tanto, tienen gran importancia en la
actualidad los sub-sistemas dedicados a la captura de estos documentos a formato
electrónico.
Los mismos están compuestos por HW de captura y aceleración, usualmente
escaners, cámaras digitales y tarjetas de video y SW de captura. Este último
incluye usualmente subconjuntos especializados tales como tratamiento de
imágenes, reconocimiento de caracteres (OCR/ICR), o digitación a partir de
imágenes, indexación, revisión y completación etc.
Existen sistemas industriales de gran capacidad, así como otros de nivel personal y
departamental
Sub-sistema de indexación de documentos manejados por los sistemas
operativos
No todos los documentos pueden ser guardados en los repositorios de documentos
antes mencionados, sin embargo. Un gran número de ellos deberá seguir
manteniéndose en los discos de la LAN o WAN, manejados simplemente por los
diferentes sistemas operativos que residen en la misma, los de los servidores y los
de los PC conectados a la red. Estos son todos aquellos documentos que están en
proceso de elaboración o que sufren contínuas modificaciones. Por la misma razón,
no es práctico almacenarlos en el sub-sistema de archivo histórico, el cual es
adecuado a los documentos que sufren escasas modificaciones o que ya no sufren
más modificaciones.
Se han desarrollado sistemas de indexación de los documentos que residen en los
sistemas operativos de la red, que leen estos documentos, indexan el texto o los
números que encuentran en los mismos y luego permiten accesar los documentos
originales desde una búsqueda realizada sobre los índices y leerlos con la aplicación
original..
Los documentos pueden ser de cualquier tipo, nuevamente, aquellos creados por
procesadores de texto o planillas electrónicas, documentos Portable Document
Format (PDF), imágenes escaneadas, planos CAD, etc., etc. y pueden estar en
cualquier parte de una red LAN o WAN.
Los mejores subsistemas de indexación son capaces, a su vez, de indexar el
contenido de la inrmación estructurada, almacenada generalmente en bases de datos
6. relacionales o con acceso ODBC y accesar directamente el registro
correspondiente.
Típicamente un índice ocupará un espacio aproximado de un tercio del que ocupan
los documentos originales.
Los sistemas de indexación actuales permiten el acceso desde intranet/internet.
Sub-sistema de administración de documentos ‘“críticos” y otros sub-
sistemas
En toda empresa existe un conjunto de documentos ‘misión críticos’ que son
aquellos sobre los cuales es necesario mantener un control muy estricto, controlar
el acceso a los mismos, sus modificaciones, sus movimientos, lecturas etc. Es el
caso típico de las listas de precios en una empresa comercial, por ejemplo.
Para administrar en forma estrecha este tipo de documentos existen SW
especializados, que van generando un registro en una base de datos SQL por cada
movimiento al que se ven sometidos estos documentos, guardando así la histora
completa de los mismos.
Como en los otros sub-sistemas mencionados, se imponen actualmente en estos
SW aquellos diseñados específicamente para ambientes intranet/internet,
programados en Java, etc.
Algunos de estos sistemas propietarios han ido incorporando otros componentes,
tales como capacidad de indexación, visualización de diversos tipos de
documentos, etc. La tendencia, sin embargo, es que los diversos componentes e
mantengan abiertos y sean accesados no desde uno de ellos en particular, sino que
dede la intranet.
Otro error común ha sido ‘sobrevender’ las potencialidade de los sub-sistemas de
administración de documentos críticos, pretendiendo administrar con los mismos
los documentos de gran número – adecuados para el sub-sistema de archivo
histórico– o los no críticos, – adecuado para el sub-sistema de indexación.
El sistema de administración de documentos se completa con otros sub-sistemas
tales como workflow y otros que no son tratados acá.
