Preparación de Origen y Preparación de los Documentos

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Preparación de Origen y Preparación de los Documentos

  1. 1. ORIGEN Y PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS CAPITULO 10
  2. 2. OBJETIVOS DEL CAPITULO <ul><li>identificar los métodos de dictado que se usan en las oficinas </li></ul><ul><li>definir las formas variadas de originar las palabras </li></ul><ul><li>dictar efectivamente </li></ul>
  3. 3. … CONTINUACION DE LOS OBJETIVOS <ul><li>usar las destrezas apropiadas al transcribir </li></ul><ul><li>usar los procedimientos apropiados al procesar los documentos </li></ul><ul><li>preparar los documentos para el correo </li></ul>
  4. 4. DOCUMENTO <ul><li>Un documento es cualquier escrito impreso o preparado electrónicamente, que comunica una información </li></ul>
  5. 5. TIPOS DE CORRESPONDENCIAS MAS COMUNES cartas memorandos informes formas tablas con estadísticas sobres
  6. 6. RESPONSABILIDADES QUE LA ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEBE CUMPLIR ANTES DE TOMAR DICTADO <ul><li>preparar un listado de los asuntos para tomar acción </li></ul><ul><li>suplir de materiales de oficina al jefe </li></ul><ul><li>reunir materiales del archivo que se necesiten de referencia para el dictado </li></ul>
  7. 7. ASUNTOS PARA TOMAR ACCION <ul><li>Son los asuntos que se tienen en agenda para ese día. Algunos requieren del dictado (informes, cartas retrasadas, cartas con fecha límites); y otros que no requieren dictado pero afectan el tiempo disponible para el mismo (citas, conferencias y reuniones). </li></ul>
  8. 8. PARA MEJORAR Y AMPLIAR SU VOCABULARIO <ul><li>debe familiarizarse con el vocabulario de la empresa mediante la lectura de cartas realizadas y material técnico del trabajo </li></ul><ul><li>hacer una lista de palabras nuevas para usted </li></ul><ul><li>aprender el significado, deletreo y pronunciación de las palabras nuevas </li></ul>
  9. 9. … continuación para mejorar y ampliar tu vocabulario <ul><li>En otras palabras debes hacer tu propio glosario. </li></ul><ul><li>Algunos textos de campos especializados como leyes, contabilidad, medicina y bienes raíces, tienen listas de palabras para ayudar en el aumento del vocabulario. </li></ul>
  10. 10. FORMAS DEL DICTADO <ul><li>dictado a máquina (machine dictation) </li></ul><ul><li>dictado en escritura abreviada o taquigrafía (manual shorthand) </li></ul><ul><li>escritura rápida electrónica </li></ul><ul><li>reconocimiento de voz (voice recognition system) </li></ul>
  11. 11. CATEGORIAS DEL DICTADO <ul><li>comunicaciones </li></ul><ul><ul><li>cartas, memorandos, informes, bosquejos, borradores, comunicaciones electrónicas (buzón de voz y los sistemas de mensajes por computadora) </li></ul></ul><ul><li>instrucciones </li></ul><ul><ul><li>al transcribir </li></ul></ul><ul><ul><li>para redactar </li></ul></ul><ul><ul><li>específicas y generales </li></ul></ul><ul><li>material confidencial </li></ul><ul><li>dictado por teléfono </li></ul><ul><li>dictado “en el acto” </li></ul>
  12. 12. … CONTINUACIÓN CATEGORÍAS DEL DICTADO <ul><li>directo al teclado o a la máquina </li></ul><ul><li>formas impresas (se debe sacar copia de la forma antes del dictado) </li></ul>
  13. 13. APRENDER A DICTAR EN LA MAQUINA <ul><li>organizar las ideas y los materiales antes de comenzar a grabar </li></ul><ul><li>conocer el equipo (dar hacia adelante, hacia atrás o detenerlo) </li></ul><ul><li>hablar pausadamente y con lógica </li></ul><ul><li>leer instrucciones del equipo antes de usarlo </li></ul>
  14. 14. … CONTINUACION APRENDER A DICTAR EN LA MAQUINA <ul><li>practicar antes de grabar palabras confusas o números </li></ul><ul><li>verificar que se esté grabando bien </li></ul><ul><li>hacer un bosquejo de lo que se va a comunicar </li></ul>
  15. 15. DESTREZAS QUE SE DEBEN DOMINAR PARA PRODUCIR UNA TRANSCRIPCION DE CALIDAD <ul><li>deletreo </li></ul><ul><li>puntuación </li></ul><ul><li>uso de las palabras </li></ul><ul><li>fuentes de referencia </li></ul><ul><li>instrucciones de transcripción </li></ul>
  16. 16. … CONTINUACION DESTREZAS QUE SE DEBEN DOMINAR PARA PRODUCIR UNA TRANSCRIPCION DE CALIDAD <ul><li>orden de la transcripción </li></ul><ul><li>número y clase de copia </li></ul><ul><li>fecha de la transcripción </li></ul><ul><li>estilo de cartas y sobres </li></ul>
  17. 17. LIBROS DE REFERENCIA UTILES AL TRANSCRIBIR <ul><li>diccionarios </li></ul><ul><li>manuales de áreas especializadas </li></ul><ul><li>manual de referencia para la oficina </li></ul><ul><li>manual para dividir palabras </li></ul><ul><li>directorio de zonas postales </li></ul>
  18. 18. PROCEDIMIENTOS AL PROCESAR UN DOCUMENTO <ul><li>crear el documento </li></ul><ul><li>dar forma al documento </li></ul><ul><li>editarlo </li></ul><ul><li>cotejarlo </li></ul><ul><li>anotar referencias </li></ul><ul><li>sobres </li></ul><ul><li>anexos </li></ul><ul><li>someter para la firma </li></ul><ul><li>archivar </li></ul>
  19. 19. ORDEN A SEGUIR CUANDO TENEMOS VARIOS DOCUMENTOS PARA TRANSCRIBIR <ul><li>material con prisa </li></ul><ul><li>(rush and top-priority items) </li></ul><ul><li>comunicaciones electrónicas </li></ul><ul><li>cartas que se enviarán por correo expreso </li></ul><ul><li>memorandos internos </li></ul>
  20. 20. PRECAUSION <ul><li>Cuando se transcribe con fecha diferente a la del dictado, se debe usar la del día de la transcripción. Hay que actualizar el dictado de acuerdo a esa fecha. </li></ul>
  21. 21. TECNICAS DE COTEJO DE DOCUMENTOS ESCRITOS A MAQUINA O A COMPUTADORA <ul><li>cotejar el documento en pantalla antes de imprimirlo. </li></ul><ul><li>verificar errores tipográficos (de máquina), de deletreo, y de gramática </li></ul><ul><li>uso de diccionario de sinónimos (Teshaurus) </li></ul>
  22. 22. ANOTACIONES DE REFERENCIA <ul><li>iniciales de referencia </li></ul><ul><li>anexos </li></ul><ul><li>copias </li></ul><ul><li>códigos de archivo </li></ul>
  23. 23. ORDEN QUE DEBEN SOMETERSE LOS DOCUMENTOS PARA LA FIRMA DEL JEFE Y COMO COLOCARLOS <ul><li>… en primer lugar, la correspondencia y el sobre, luego los anexos y otras copias; la copia de archivo y las anotaciones. </li></ul><ul><li>Si el ejecutivo está en la oficina se colocan los documentos hacia arriba; sino está, hacia abajo. También se deben colocar en un cartapacio para mantener el trabajo limpio y confidencial. </li></ul>
  24. 24. PREGUNTAS QUE DEBE CONTESTARSE ANTES DE PRESENTAR LOS DOCUMENTOS PARA LA FIRMA O ENVIARSE POR CORREO <ul><li>¿Están firmados? ¿Están los anexos incluidos? </li></ul><ul><li>¿Es la dirección del sobre la misma que la de la carta? </li></ul><ul><li>¿Tiene la cantidad de sellos correcta? </li></ul><ul><li>¿Están bien pegados los sellos? </li></ul>
  25. 25. <ul><li>TECNICA CORRECTA PARA DOBLAR DOCUMENTOS PARA SOBRES PEQUEÑOS, LARGOS, Y CON VENTANILLA </li></ul>
  26. 26. CAPITULO 10 <ul><li>MDA 2000 </li></ul>

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