Aspectos básicos

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Aspectos básicos

  1. 1. Aspectos básicos de los sistemas de archivo Capítulo 2 Profa. Carmen Maldonado
  2. 2. Clasificación de Documentos <ul><li>Las organizaciones usan diferentes sistemas para clasificar y ordenar sus documentos. </li></ul>Asunto Numérico Geográfico Alfabético
  3. 3. <ul><li>Alfabético- los documentos se clasifican y se archivan por los nombres de los correspon-sales; éstos son individuos o instituciones. </li></ul><ul><li>Numérico- los documentos se organizan de acuerdo con los números asignados a los corresponsales, los asuntos o las zonas geográficas. </li></ul>
  4. 4. <ul><li>Geográfico- los documentos se clasifican, en primer término, por las zonas geográficas de donde procecen los corresponslaes y, en segundo término por los nombres de los corresponsales. </li></ul><ul><li>Asunto- los documentos se clasifican por tema o tópico que tratan. </li></ul>
  5. 5. Sistema Manual de Archivo <ul><li>Conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen para la clasificación, uso, manejo y conservación de los documentos, principalmente papeles, y de acuerdo con un plan establecido. </li></ul><ul><li>Requiere gabinete de archivo o estanterías y materiales que correspondan al tamaño, tipo de documento y uso que se le dará a éste. </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Los documentos no </li></ul><ul><li>deben exceder el máximo </li></ul><ul><li>de la capacidad del </li></ul><ul><li>Expediente. </li></ul>El expediente consta de un dobles a tres partes lo cual provee para convertirlo en una especie de libro.
  7. 7. <ul><li>Expediente-conjunto de todos los documentos correspondientes a un individuo, asunto o negocio. El expediente puede contener cartas, memorandos, formularios, órdenes de compra y facturas, entre otros. </li></ul><ul><li>Rótulo-identificación de cada expediente. </li></ul><ul><li>Base de datos- es una compilación de información de una misma naturaleza que se puede organizar en tablas por filas y columnas. </li></ul>
  8. 9. Rotulación de los Expedientes <ul><li>Alfabético—con los nombres de los individuos o las instituciones. </li></ul><ul><ul><li>DEL PUEBLO JUAN </li></ul></ul><ul><ul><li>HOSPITAL METROPOLITANO </li></ul></ul><ul><li>Asunto—corresponden a nombres de temas </li></ul><ul><ul><li>SUBASTA EQUIPO DE OFICINA </li></ul></ul><ul><ul><li>SOLICITUDES DE EMPLEO SECRETARIAS </li></ul></ul><ul><li>Numérico—el rótulo corresponde al número asignado al individuo, organización o asunto </li></ul><ul><ul><li>23498 </li></ul></ul><ul><ul><li>583-34-9812 </li></ul></ul><ul><li>Geográfico—indica el nombre de las localidades y luego el nombre del corresponsal </li></ul><ul><ul><li>PUERTO RICO BAYAMON SUPERMERCADO ALBA </li></ul></ul>
  9. 10. DEL PUEBLO JUANA ROTULO-siempre se escribe en mayúscula DEL PUEBLO JUAN Se colocan en estricto orden alfábetico
  10. 11. Sistema Electrónico <ul><li>Es aquel en el que se procesa maneja, conserva y comunica la información, de forma lógica, por medio de máquinas electrónicas o computadoras. </li></ul><ul><li>Las computadoras están dotadas de gran memoria y capacidad para tratar la información y resolver problemas aritméticos y lógicos por medio de programas. </li></ul>
  11. 12. Componentes Archivo Electrónico <ul><li>Escáner(digitalidor)-dispositivo que permite transferir a un formato digital los documentos que se reciben en forma escrita, en fotográficas o en diseños, para que la computadora los almacene y procese. </li></ul>
  12. 13. <ul><li>Se procesan los datos y la información par que usuaruo pueda utilizarla haciendo uso del los dispositivos de salida, que son el monitor, la impresora y el altavoz. </li></ul><ul><li>Conectarse en red comunicarse con otras computadoras para intercambiar datos e información. (módem) </li></ul><ul><li>Guardar o archivar las instrucciones, los datos y la información qu se pueda acceder luego. </li></ul>
  13. 14. Medios electrónicos para guardar información
  14. 15. Programas de Aplicación usados para crear y guardar información <ul><li>Tipo de Programa </li></ul><ul><li>Procesamiento de Palabras- crear docuemntos de naturaleza narrativa, como cartas, memo-randos, informes y leteratura de productos o servicios. Se utilizan para crear tablas. </li></ul><ul><li>Administración de Bases de Datos -almacenar datos organizados por filas y columnas. Facilitan la clasificación y obtención de datos de un gran número de récords, así como organizarlos de diferentes formas. </li></ul><ul><li>Hojas de cálculo electrónicas- hacer cálculos con números que se organizan por filas y columnas como presupues-tos, inventarios, nóminas y análisis de ventas. Preparar estadísticas. Diseñar diferentes tipos de gráficas. </li></ul>
  15. 16. <ul><li>Tipo de programa </li></ul><ul><li>Presentaciones y aplicaciones gráficas -preparar material visual de forma atractiva y en color para proyectarlo en una pantalla o monitor en presentaciones orales y en el diseño de publicaciones. </li></ul><ul><li>Organizador personal- guardar datos para organizar la agenda, los compromisos y las actividades de un individuo. Generalmente incluyen calendario de citas, libretas de direcciones y teléfonos, calculadoras, libreta para tomar notas y recordatorios. </li></ul>Programas de Aplicación usados para crear y guardar información
  16. 17. Ley de Derechos de Autor <ul><li>En cada oficina se deben tener bien protegidas las licencias que autorizan el uso de los programas. Es necesario contar con un índice o registro con información de las licencias de los programas que tienen. </li></ul><ul><li>Partes del índice </li></ul><ul><ul><li>Número de cada licencia </li></ul></ul><ul><ul><li>Nombre del suplidor </li></ul></ul><ul><ul><li>Fecha de adquisición </li></ul></ul><ul><ul><li>En qué equipo se instaló el programa </li></ul></ul><ul><ul><li>Dónde se conservan las licencias </li></ul></ul>
  17. 18. Las Bases de Datos Electrónicas facilitan <ul><li>Registrar, localizar y reorganizar datos en orden alfabético, numérico, por asunto o por zona geográfica. </li></ul><ul><li>Actualizar, añadir o eliminar información. </li></ul><ul><li>Preparar informes con los datos de una base de datos o integrando la información de varias bases de datos. </li></ul>
  18. 19. Uso de las bases de datos <ul><li>Mayormente estadísticos e informes. </li></ul>
  19. 20. Visiten el siguiente enlace para más información sobre la conservación de documentos electrónicos <ul><li>http://comparteconmigo.wordpress.com/2008/08/31/conservacion-de-los-documentos-digitales/ </li></ul>

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