Onboarding. Czy to początek końca pracownika w organizacji?

No notes for slide

Dzisiaj chciałabym porozmawiać z Państwem o onboardingu. Nie tak dawno pomagałam mojemu przyjacielowi w przejściu przez proces rekrutacyjny. Niestety już na ostatni etapie wybrany został inny kandydat (kwestie dopasowania kulturowego). I kiedy rozmawiałam o tym z Piotrkiem starałam się go pocieszyć, mówiąc, że to ważne doświadczenie, że co nie zabije to nas wzmocni on powiedział do mnie „Daj spokój Maja, przynajmniej nie muszę przechodzić tego wszystkiego. Pierwszy dzień, te jedna wielka niewiadoma, okropność”
A później przypomniałam sobie o wynikach amerykańskich badań nt. 10 najbardziej stresujących momentów w życiu – z kwestii zawodowych znalazła się tam utrata pracy. Ale w komentarzach pod postem było mnóstwo komentarzy, że z poziomu zawodowego jest jeszcze jeden bardzo stresujący moment – pierwszy dzień w pracy.
I jest w tym sporo prawdy - pierwszego dnia, przychodzimy do pracy, a nasz mózg wygląda tak, jak przeglądarka z 1000 otwartych okienek. Od wejścia same pytania – czy będą mili, czy mnie polubią, gdzie łazienka, czy ta mina to był uśmiech, czy grymas, gdzie kuchnia, czy już mogę iść na kawę, co w ogóle mam robić…

Przygotowując się do tej prezentacji postanowiłam sprawdź wśród mojej sieci kontaktów jak jest naprawdę. Zadałam więc to samo pytanie – na Linkedin – mojej sieci kontaktów zawodowych – są tam osoby głównie związane z szeroko rozumianą branżą HR i na Fb – gdzie utrzymuję relacje ze znajomymi. Pytanie było proste – czym jest dla Was onboardingu, czym jest dla Was pierwszy dzień pracy.
HR – pisali o tym jak ważny jest to element – że relacje, że przełożenie na biznes, że utrzymanie kandydata.
Pracownicy skupili się na 3xB:
Brak narzędzi do pracy (biurko, telefon, komputer, karta dostępu)
Brak benefitów (oczekiwanie na samochód służbowy, ubezpieczenie zdrowotne, karta sportowa)
Brak menedżera, który przedstawi nowego pracownika zespołu
NUDA
Bardzo podobało mi się sformułowanie jednego z uczestników dyskusji, który onboarding porównał do feedbacku – wszyscy wiedzą, ze powinien być al. Enikt w niego nie inwestuje.

. No i wtedy przeczytałam komentarz Ani Walickiej, ze Spartaz „Pierwszy dzień pracy, to jest coś co się pamięta”. Tak! Pamięta się niezależnie czy jest dobry, czy zły. I ta wiedza zostaje z nami na długo, bardzo długo. W kontekście tej myśli bardzo zastanawiając i niepokojące są liczby (a jak wiemy liczby nigdy nie kłamią)

Ponad ¼ firm nie ma w żadne sposób ustrukturyzowanego procesu onboardingu. I nie mówię tu tylko welcome packach, tylko jakimkolwiek pomyśle na to, co powiedzieć kandydatowi pierwszego dnia.

W efekcie 1 na 4 pracowników deklaruje, że w procesie onboardingu został pozostawiony sam sobie. Doskonale ilustruje to m.in. kreskówka Dilberta, który przychodzi do nowego biura, szef prowadzi go do jego pustego kubiku, mówi, że komputer będzie w ciągu tygodia po czym dodaje, że za godzinę przyjdzie sprawdzić jak sobie radzi.

I pewnie moglibyśmy te dane zostawić ot tak sami sobie, gdyby nie fakt, że efekt jest tak, że 1/3 pracowników decyzje o poszukiwaniu nowej pracy podejmue w ciągu pierwszych 6 miesięcy pracy. Albo i szybciej. A dla firmy są to tylko straty związane z:
- kosztami rekrutacji
- stratą czasu na poszukiwanie pracownika, oczekiwania jak przyjdzie i ponowne poszukiwanie
- stratami biznesowymi związanymi z brakiem osoby odpowiedzialnej za konkretne zadania
- stratami wizerunkowymi (ciągła rekrutacja na to samo stanowisko – to podejrzane!)

O 50% większa efektywność nowych pracowników, wdrożenie szybsze o 30% i o 20% większe zadowolenie menedżerów

Pamiętajmy też, że onboarding nie jest już sprawą wewnętrzną organizacji. Pokusiłam się o sprawdzenie czy i ile pracownicy piszą o swoim pierwszym dniu w pracy. Skorzystałam z narzędzia brand24 (pro tip – polecam, monitoring trendów to tylko jeden ze sposób z którego można z niego korzytsać, równie dobrze pomoże w sourcingu kandydatów, szczególnie o nietypowych kwalifikachach). Monitorowałam bardzo ogólne hasło „pierwszy dzień w pracy” i tylko na przestrzeni ostatniego miesiąca otrzymała ponad 2 tys wyników których zasięg wyniósł prawie 200 000 odsłon. A przecież ludzie pisząc o swoim pierwszym dniu nie zawsze używają tego konkretnego hasła…

Fajnym źródłem informacji o podejściu pracowników do nowej pracy i ekscytacji im towarzyszącej jest Instagram. Wystarczy wejść i wpisać tam hashtag onboarding czy fistdayatwork – pierwszy ma ponad 15 000 wpisów, drugi prawie 30 000. Każdemu towarzyszą emocje, nadzieja, ekscytacja, radość.

I nie są to informacje, które po prostu nikogo nie będą obchodzić. Jak pokazują ostatnie badanie „Candidate Experience 2017” przeprowadzone przez eRecruitera prawie 60% kandydatów deklaruje, że klucze dla ich decyzji o udziele w rekrutacji są opinie pracowników nt. pracy w danej firmie. Więc niezależnie czy się z komentarzami w sieci zgadzamy, czy nie nie możemy być wobec nich obojętni 😊

Każda negatywna opinia pracownika może przełożyć się na rezygnację z udziału z procesu rekrutacyjnego. W dzisiejszych czasach nie wystarczy, że kandydat zna procownika. Jego opinię może łatwo przeczytać na GoWork, Goldenline, czy na portalu Glassdoor. Wybitnie kryzysową sytuacją jest ta, w których pracownicy zwracają się przeciwko pracodawcy – jak było w przypadku tegorocznego kryzysu AVONu czy indaHASH.

OK. Wiemy już, że onboarding jest ważny. Zastanówmy się zatem co powinniśmy powiedzieć pracownikowi pierwszego dnia pracy prócz tego gdzie jest kuchnia i łazienka.
- CO MA ROBIĆ? własne zadania praca, zespół – po pierwsze co człowiek ma robić w organizacji
- JAKIE MA TO ZNACZENIE W KONTEKŚCIE BIZNESU? misja, wizja, cele, otoczenie konkurencyjne – podstawowe informacje o firmie
- CO MU W TYM POMOŻE? wartości i wzory zachowań. Z jakich narzędzi korzystamy, jak wyglądają procesy, jakie mamy kanały komunikacji?
- W JAKIM OTOCZENIU BĘDZIE PRACOWAĆ? kultura korporacyjna – w jakim stylu to robimy 😊

Określ cały proces, stwórz jego mapę. Niech będzie to bardzo dobrze naoliwiona maszyna. Dobrze, jest zprosić do udziału w procesie przedstawicieli innych działów.

Np. w Twitterz proces onboardingu składa się z aż 75 kroków!

W dobie Internetu, komunikacji w czasie rzeczywistym otrzymanie kartki pocztowej z kilkoma ciepłymi słowami od swojego przyszłego pracodawcy to spore zaskoczenie i gwarantowany efekt WOW. Bo kto nie lubi dostawać pocztówek? Swoim nowym pracownikom wysyła je m.in. firstborn. Oprócz pocztówki otrzymują oni mapę z najlepszymi knajpami w okolicy biura firmy na Manhattanie.

Twitter’s employee onboarding program focuses on making the ‘Yes to Desk’ period as productive and welcoming as possible. This period is from when a new hire says ‘Yes’ to an offer, all the way through to arriving at their ‘Desk’.
Getting new employees onboard and ramped-up can require tons of HR time in preparation and onboarding workflows without the right technology.
At Twitter, they have over 75 steps and handoffs between Recruiting, HR, IT, and Facilities.
Before the employee sits down, they have their email address, a T-shirt, and bottle of wine waiting. New employee desks are strategically located next to key teammates they will be working with.

Dlaczego nie! Pracownik w jednym miejscu może otrzymać wszystkie informacje – linki do ważnych formularzy, odnośniki do wewnętrznych kanałów komunikacji, a nawet wskazówki, w jakich kanałach social media firma jest obecna. A to pierwszy krok do zbudowania programu Social Media Employee Advocacy z prawdziwego zdarzenia.

Szkolenie onboardingowe (np. z BHP) nie musi być nudne. Wykorzytsanie elementów grywalizacji, pozwolenie pracownikom na udział w quizzsch, zdobywanie poziomów, odznak, dzielenie się informacjami o tym z pozostałymi uczestnikami jest super

Człowiek jest tu kluczowy. W czasach, gdy coraz więce firm zwraca uwagę na wagę dopasowania kulturowego, czas jaki członkowie zespołu poświęcą nowej osobie staje się priorytetem. Jak to zrobić? Chciałabym pokazać Wam przykład ekstremalny. Czy znacie firmę Buffer? To firma zatrudniająca obecnie ponad 50 osób, wszystkie w systemie no office. Spora część pracuje z San Franciso i w ramach benefitów mają opłacaną przestrzeń coworkingową, ale generalnie pracują z całego świata. Czy onboarding w takim procesie jest w ogóle możliwy?

We’ll still provide the same amount of coaching, feedback, and open communicationWe’ll still set up new teammates with buddies to help them learn the most about Buffer’s culture and values.
During these six weeks, the new hire has a one-on-one chat every two weeks with either a team lead or our CEO Joel to discuss how things are going.
Bootcampers get 3 “buddies” to help them along their journey: A Leader Buddy, a Role Buddy and a Culture Buddy.
LIDER – doświadczony pracownik Buffera, który pełni funkcję mentora dla nowego pracownika i pozostałych buddy. Dba o przekazanie nowemu pracownikowi furmowych wartości
ROLE – buddy, które rozumie (i najczęściej pełni tę samą funckję) rolę nowego pracownika. Pomaga mu w ogarnięciu zadań, celów, KPI itp.
CULTURE – buddy, który dba o culture fit. Pomaga zrozumieć wyjątkowe aspekty kultury pracy w Buffer.

Cały proces rozpisany jest na 45 dni, w czasie których nowy pracownik odbywa kilka regularnych i rozpisanych z góry w harmonogramie rozmów / chatów z każdnym z buddych. Cały czas są oni również do jego dyspozycji mailowej, telefonicnej i internetowej.

A co, jeśli w powitanie nowego pracownika uda się zaangazować nie tylko dział HR i jego bezpośredniego przełożonego, ale więcej osób. To dopiero powitanie, obok którego ciężko przejść obojętnie.

Onboarding. Czy to początek końca pracownika w organizacji?

Maja Gojtowska

Onboarding. Czy to początek końca pracownika w organizacji?