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Gerenciamento de Projetos - Aula03 - Termo de abertura, EAP e cronograma

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1 sem 2016 - Gerenciamento de Projetos - Curso de Sistemas de Informação
Prof. Maigon Pontuschka

Published in: Leadership & Management
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Gerenciamento de Projetos - Aula03 - Termo de abertura, EAP e cronograma

  1. 1. GERENCIAMENTO DE PROJETOS AULA 03 – TERMO DE ABERTURA, EAP, CRONOGRAMA E KICK-OFF PROF. MAIGON NACIB PONTUSCHKA maigonp@gmail.com 1 semestre 2016 Adaptado de apresentação do Prof. Alessandro Almeida - FIEO
  2. 2. CONTEÚDO • Introdução • Retomar trabalho de grupo da aula passada • A fase de iniciação do projeto • 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto • 2. Criar versão inicial da EAP • 3. Criar versão inicial do Cronograma • 4. Realizar Kick-off do Projeto • Introdução à fase de planejamento
  3. 3. TRABALHO EM GRUPO: INICIANDO UM PROJETO • Em grupos de até 4 alunos, definam para um projeto escolhido pelo grupo... • Escopo do projeto • Premissas • Restrições • Riscos positivos e riscos negativos • Stakeholders • Sponsor • Gerente do Projeto
  4. 4. ORGANIZAÇÃO DO PROJETO E STAKEHOLDERS • Quem fará o trabalho? • Quem é o Gerente de Projeto? • Quem pagará pelo projeto? • Quem consumirá o produto ou serviço? • Quem são as pessoas que serão afetadas pelo projeto (stakeholders)? Iniciação Identificar Stakeholders Juntar informações Identificar a missão de cada stakeholder Determinar forças e fraquezas Predizer o comportamento dos stakeholders Implementar estratégia de gerenciamento de stakeholders
  5. 5. Ciclo de vida genérico de um projeto Iniciação Planejamento Execução Encerramento Definir escopo Identificar tarefas, dependências e cronograma Planejar recursos Esclarecer princípios de tomada de decisão Desenvolver um plano de riscos Estabelecer organização Definições dos objetivos e parâmetros de sucesso: escopo, prazo de entrega, orçamento Monitorar Comunicar e relatar Corrigir e controlar Finalizar contratos Conduzir um “postmortem” formal Fonte: Grushka-Cockayne, Y. , 2015
  6. 6. AS FASES GENÉRICAS DE UM PROJETO Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  7. 7. Iniciação Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  8. 8. Iniciação • Neste momento, normalmente é criado o Termo de Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do projeto) Iniciação
  9. 9. Planejamento Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  10. 10. Planejamento Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos. Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Não realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto Planejamento
  11. 11. Execução Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  12. 12. Execução Planos criados, equipe alocada e o cliente aguardando o resultado. Chegou a hora de executar o que foi planejado Execução
  13. 13. Execução Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!
  14. 14. Encerramento Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  15. 15. Encerramento Tudo foi entregue conforme o combinado? O cliente aprovou todas as entregas? O Termo de Encerramento do Projeto foi assinado? As lições aprendidas foram registradas? A equipe foi reconhecida? Encerra- mento
  16. 16. • Após o encerramento do projeto, é importante avaliar se o retorno esperado foi obtido • Por exemplo: O retorno do investimento feito no projeto de implantação do sistema para CRM deve ocorrer após 12 meses de operação • Raramente as empresas fazem a avaliação do resultado do projeto... • A implantação pode ter sido um sucesso, mas o retorno do investimento pode demorar anos Encerramento Encerra- mento
  17. 17. Importante • Mesmo que sua empresa não possua uma metodologia definida e institucionalizada para a gestão dos projetos, é importante todos estarem alinhados sobre o ciclo de vida e as entregas de cada fase • Talvez nem todos tenham o mesmo entendimento sobre o que é, por exemplo, a Iniciação, Planejamento ou Execução de um projeto
  18. 18. Atividades da fase de Iniciação 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto 2. Criar versão inicial da EAP 3. Criar versão inicial do Cronograma 4. Realizar Kick-off do Projeto Iniciação
  19. 19. Atividades da fase de Iniciação 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto 2. Criar versão inicial da EAP 3. Criar versão inicial do Cronograma 4. Realizar Kick-off do Projeto Iniciação
  20. 20. PREENCHER O TERMO DE ABERTURA DO PROJETO • Termo de Abertura do Projeto – Também conhecido como Project Charter – Documento que formaliza a existência do projeto, o seu escopo e outras definições
  21. 21. ESCOPO • “gama ou limite de operações” – Fonte: Dicionário Houaiss • Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto – Fonte: PMBOK, 5ª Edição
  22. 22. ESCOPO DO PROJETO • O trabalho que deve ser realizado para entregar um produtos, serviços ou resultados com as características e funções especificadas – Fonte: PMBOK, 5ª Edição • Não basta definir o que faz parte do escopo, mas, principalmente, o que está fora do escopo.
  23. 23. ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
  24. 24. ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO • Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado Fonte: PMBOK, 5ª edição • Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas Fonte: PMBOK, 5ª edição
  25. 25. 1. Preencher o Termo de Abertura do Projeto • O Termo de Abertura fornece informações básicas sobre o projeto, entre elas podemos citar: • Objetivo do projeto • Papéis e responsabilidades • Stakeholders • Cronograma macro • Premissas e restrições • Escopo e principais entregas
  26. 26. Atividades da fase de Iniciação 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto 2. Criar versão inicial da EAP 3. Criar versão inicial do Cronograma 4. Realizar Kick-off do Projeto Iniciação
  27. 27. Atividades da fase de Iniciação 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto 2. Criar versão inicial da EAP 3. Criar versão inicial do Cronograma 4. Realizar Kick-off do Projeto Iniciação
  28. 28. 2. Criar a versão inicial do EAP (WBS) • EAP... • Estrutura Analítica do Projeto • Também conhecida como WBS: Work Breakdown Structure • Decomposição das entregas que compõem o projeto
  29. 29. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS) Como seria a estrutura analítica de uma bicicleta?
  30. 30. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
  31. 31. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
  32. 32. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS) • Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o escopo do projeto! • Também facilita a estruturação do cronograma • É muito mais fácil gerenciar as “partes menores”! (especialmente em grandes projetos)
  33. 33. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
  34. 34. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
  35. 35. Atividades da fase de Iniciação 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto 2. Criar versão inicial da EAP 3. Criar versão inicial do Cronograma 4. Realizar Kick-off do Projeto Iniciação
  36. 36. 3. Criar versão inicial do cronograma • Linha do tempo com as datas planejadas para realização das atividades • Atividades para realizar cada entrega prevista na EAP • É desta forma que os dois se complementam...
  37. 37. 3. Criar versão inicial do cronograma
  38. 38. Por que começar a EAP e o cronograma na iniciação do projeto? • Mesmo sendo versões iniciais, ajudam a organizar os próximos passos e identificar os pontos de atenção que requerem atuação imediata...
  39. 39. Atividades da fase de Iniciação 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto 2. Criar versão inicial da EAP 3. Criar versão inicial do Cronograma 4. Realizar Kick-off do Projeto Iniciação
  40. 40. 4. Realizar o Kick-off do Projeto • “Ritual” para formalizar o início do projeto • Reunião ou evento • Todos os stakeholders podem participar • Talvez seja necessário um kick-off específico para cada público
  41. 41. CONTINUAÇÃO DA ATIVIDADE EM GRUPO: Escrever o termo de abertura de projeto • Uma estrutura básica para um termo de abertura.
  42. 42. O QUE É UMA ENTREGA?  É qualquer produto, serviço ou resultado, ou suas partes, que devem ser realizadas ou produzidas, obrigatoriamente, para conclusão do projeto ou de parte dele.  É tangível, verificável e está sujeita à aprovação. Exemplos de entrega: Estudo de viabilidade, manual do sistema, projeto básico, especificação do módulo web, obra da sala, reunião de partida, etc.
  43. 43. + Entregas relativas ao GP (exemplos): Planos, Relatórios, Reuniões, etc. Entrega 3 Entrega N Entrega 1 Entrega 2 Escopo do Projeto 1-A soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos (“entregas”) pelo projeto. 2- Descrição das características e funções para cada entrega (“escopo do produto”). O QUE É O ESCOPO DE PROJETO?
  44. 44. ENTREGA E CARACTERÍSTICAS (EXEMPLO) Item Nome da Entrega Características 1.1 Relatório Mensal • Relatório deve informar o valor agregado, desvio de tempo, desvio de custo, problemas e riscos. • Apresentado em formato PDF, letra helvética, tamanho 12.
  45. 45.  Documentar as motivações, os objetivos e a descrição do produto, serviço ou solução que irá atender a esses requisitos;  Autorizar formalmente o início de um projeto (ou fase) e a organização responsável;  Constituir-se como o documento base para o planejamento do projeto. O Termo de Abertura: Finalidades Básicas
  46. 46. Fluxo de “Nascimento” de um Projeto (Exemplo de Projeto Interno) PROPONENTE DECISORES GERENTE do PROJETO Termo de Abertura 1 Aprovado e Priorizado 2 Alocado o Ger. do Projeto 3 Plano de Projeto 4  Proposta de Projeto através de um Termo de Abertura: sinaliza e define uma necessidade (projeto) e apresenta as condições que a norteiam.  Termo de Abertura (Proposta) deve ser aprovado/autorizado (recursos comprometidos).  Plano de Projeto – GP/equipe refina (detalha) o projeto autorizado.
  47. 47.  Escopo: documentação das necessidades de negócio, objetivos e requisitos.  Custo/finanças: orçamento. Estudo de viabilidade técnica e econômica.  Tempo: cronograma de marcos.  Premissas e restrições.  Recursos Humanos.  Etc. O conteúdo depende do contexto do projeto. O Termo de Abertura Exemplo de Conteúdo

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