Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 1 de 10Clase 1IdentidadLa identidad mostrada por una organización pro...
Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 2 de 10Clase 2EventoToda actividad sistemáticamente planificada, metó...
Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 3 de 10Ley de acefalia: ordenamiento de cargos: Presidente, Vicepresi...
Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 4 de 10- Conferencia: es una actividad donde un expositor desarrolla ...
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Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 6 de 10Clase 5Método IPCEInvestigaciónPlanificaciónComunicación + imp...
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Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 8 de 10b) Lugar y sedec) Temática generald) Quienes y cuantos ponente...
Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 9 de 10EVALUACIÓNProceso de medición, análisis y observación del cump...
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Eventos ceremonial y protocolo - Apuntes de clase UNLaM Lic.Monasterio

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Eventos ceremonial y protocolo - Apuntes de clase UNLaM Lic.Monasterio

  1. 1. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 1 de 10Clase 1IdentidadLa identidad mostrada por una organización provoca la generación de la Imagen, como una nube, asíde difusa, así de volátil.La imagen es una idea, una valoración que los públicos se hacen de la organización; permite larepresentación isomórfica; esto permite a su vez que cuando visualizamos solo una parte del isologolo completamos mentalmente. Esto último se explica a través de la Teoría de la GestaltTeoría de la Gestalt1La psicología de la Gestalt es una corriente de la psicología moderna, surgida en Alemania aprincipios del siglo XX, y cuyos exponentes más reconocidos han sido los teóricos Max Wertheimer,Wolfgang Köhler, Kurt Koffka y Kurt Lewin. Es importante distinguirla de la Terapia Gestalt, terapiaexponente de la corriente humanista, fundada por Fritz Perls, y que surgió en Estados Unidos.El término Gestalt proviene del alemán y fue introducido por primera vez por Christian von Ehrenfels.No tiene una traducción única, aunque se lo entiende generalmente como "forma". Sin embargo,también podría traducirse como "figura", "configuración" e, incluso, "estructura" o "creación".La mente configura, a través de ciertas leyes, los elementos que llegan a ella a través de los canalessensoriales (percepción) o de la memoria (pensamiento, inteligencia y resolución de problemas). Ennuestra experiencia del medio ambiente, esta configuración tiene un carácter primario por sobre loselementos que la conforman, y la suma de estos últimos por sí solos no podría llevarnos, por tanto, ala comprensión del funcionamiento mental. Este planteamiento se ilustra con el axioma el todo esmás que la suma de sus partes, con el cual se ha identificado con mayor frecuencia a esta escuelapsicológica.El IcebergIDENTIDADPERSONALIDAD CORPORATIVA/ DE CADA INDIVIDUOCULTURA (forma de ser y de hacer,lo que nos distingue)FILOSOFÍAPERSONALIDAD: rasgos innatos, huellas dactilares, adn, grupo sanguíneo + rasgos adquiridosCULTURA: Visión: ¿Qué queremos ser? Objetivo a largo plazoMisión: ¿Qué estamos haciendo para ser lo que queremos llegar a ser?FILOSOFÍA: Valores: ¿Cómo hacemos lo que hacemos para ser lo que queremos ser?1Psicología de la Gestalt. Wikipedia. http://es.wikipedia.org/wiki/Psicolog%C3%ADa_de_la_Gestalt
  2. 2. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 2 de 10Clase 2EventoToda actividad sistemáticamente planificada, metódicamente implementada, estratégicamenteevaluada cuyo objeto se funda en lograr un desarrollo de posicionamiento favorable en nuestrospúblicos objetivos (stake holders).Posicionamiento de imagen, de producto, de servicio, de marca.Método I investigaciónP planificaciónC comunicación + implementación (día D o día del evento)E evaluación: es fundamental tomarse el tiempo de evaluar la repercusión delevento. Hay buscadores de repercusión por nombre que aportan resultadoscuantitativos. El tratamiento noticioso como base de información cualitativaen aras de obtener resultados comparables.A mayor información menor posibilidad de contingencias inmanejables. La información nos permiteplanificar escenarios de contingencia (plan B y C).Contingencia: como acontecimiento imprevisto que se presenta en cualquiera de las etapas de laorganización de nuestra actividad. Puede darse en todo escenario como por ejemplo la Ceremonia delColegio de Abogados donde el coro en el escenario derrumbó al mismo por exceso de peso.CeremoniaEs todo acto el cual por sus participantes u objetivos, se transforma en una actividad protocolar.Ejemplos:El ingreso de la banderaEl canto del himno todas ceremoniasEl corte de la cintaLos discursos de personalidadesEn todo evento, con seguridad, tendremos ceremonias.Las normas protocolares: decreto 2072/93Un evento, en sus diferentes partes, contendrá ceremonias en la medida que dichas partesrespondan a ciertos objetivos y con la presencia de determinadas personalidades.La precedencia puede darse si el invitado al evento es invitado de honor; si bien no está incluido en eldecreto 2072/93, su condición de invitado de honor le otorgan la precedencia.Una norma protocolar incluye a personas y cargos con la misma igualdad jurídica. Ante esta igualdadel ordenamiento se hará según la antigüedad de las cartas credenciales presentadas ante elgobierno. Estas cartas credenciales aprobadas por el gobierno otorgan la precedencia.
  3. 3. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 3 de 10Ley de acefalia: ordenamiento de cargos: Presidente, Vicepresidente, Vicepresidente del Senado,Presidente de la Cámara de Diputados, Presidente de la Corte Suprema.Ante varios ex Presidentes constitucionales la precedencia se otorga según la antigüedad delmandato.Tipos de eventosEventos internos: proceso de inducción, proceso de calidad, etc.Eventos externos:Actividades técnico académicas- Congreso: una reunión científica e institucional de integrantes de un mismo espacio concualidades y características reglamentadas y trabajo sistematizado que se reúneperiódicamente.- Jornada: similar al congreso pero que se realiza con formato diario y no con idénticaperiodicidad. Ej.: jornadas docentes, deportivas, etc. Son para una vez, no exigenperiodicidad. Con el tiempo pueden convertirse en congresos o convenciones.- Convención: es una actividad formal cuyo objetivo se funda en promover y proveerinformación o puntos de vista luego de una deliberación, hasta arribar a un consenso. Eldocumento final se compone con el acuerdo de opiniones. Una convención concluye con eldocumento final. La convención tiene periodicidad como el congreso.- Seminario: es una reunión de estudio y trabajo de un grupo, en cuanto a cantidad departicipantes, definido con anterioridad. Es un grupo de aprendizaje activo donde se da unarelación directa entre el especialista y los participantes. Es una modalidad netamenteintensiva. También un seminario es el trabajo de un pequeño grupo que investiga o estudiaexhaustivamente un tema en el marco de sesiones planificadas- Conferencia de prensa (evento de actualidad): conferencia programada para la promociónde un hecho noticiable que despierte el interés de los medios y la opinión pública- Conferencia de prensa por asalto:En una conferencia de prensa debemos saber que necesita saber el hombre de los medios.Las cinco W del periodismo:o ¿Qué? (what) Es decir, explicar lo acontecido.o ¿Quién? (who) Los involucrados en el hecho noticioso.o ¿Cómo? (how) La manera en que se dio el acontecimiento.o ¿Cuándo? (when) El día, la hora y el momento en que se presentaron los hechos.o ¿Dónde? (where) El lugar de los hechos.Toda esta información deberá estar en la gacetilla; el informe contiene un abstract del temaen cuestión; el dossier contendrá el informe final de lo que sucedió en la conferencia.- Simposio: es una actividad basada en la reunión de personas especializadas en determinadotema donde se da la exposición de expertos. Los integrantes exponen individual ysucesivamente por un lapso de tiempo predeterminado y cada expositor desarrolla unatemática y lo hace en profundidad.- Coloquio: reunión de carácter informal entre especialistas que debaten sobre un tema enespecial sin necesidad de arribar a un acuerdo, consenso o conclusión.
  4. 4. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 4 de 10- Conferencia: es una actividad donde un expositor desarrolla un tema en particular. Cuando sepronuncian varias conferencias con idénticos ciclos de tiempo entre una y otra se denominaciclo de conferencias.- Mesa redonda: los expositores mantienen posiciones diversas u opuestas entre sí otorgandopor parte de un moderador un breve tiempo de debate entre ellos. Este tipo de intercambiopermite una información ecuánime con el desarrollo y defensa de los distintos puntos devista. Para este tipo de evento es fundamental la participación de un moderador.- Panel: en este evento varias personas exponen sus ideas pero sin hacer uso de la palabra ensentido exacto. Los participantes dialogan y evitan superposiciones entre sí mediante laparticipación de un moderador. La diferencia entre un panel y un simposio se basa en que losexpositores no exponen sino que dialogan entre sí en base al tema propuesto.- Foro: es una reunión donde se presenta la libre expresión de ideas moderadas por uncoordinador. En un foro participan todos los presentes en la reunión. Generalmente el foropuede darse en la clausura de un simposio o de una mesa redonda. No es necesario que hayapanelistas.Eventos expositivos o demostrativos1. Exposición: es una reunión de varios expositores que exhiben en forma pública su arte, suservicio o su producto sin que se dé la posibilidad de comercialización directa con losvisitantes. Su fin es divulgar, exhibir sin comercializar.2. Muestra: a diferencia de una exposición, en la muestra, se trata una temática única, tanto enlo referido al artista, al tema, a la institución, etc.3. Feria: es donde existe la posibilidad de comercializar lo expuestoObjetivos de las actividades protocolaresQué diferencias existen entre:EVENTO CEREMONIASuceso importante… (1ra definición).Acontecimiento o eventualidad que puedeafectar el desarrollo de nuestra actividad.Son reuniones / actividades coordinadas,planificadas, implementadas y dirigidas a unpúblico objetivo.- Establecidos para con propósito uobjetivos específicos- Cuya realización se fija en espacio ytiempo predeterminadosUna ceremonia que respete una secuenciaestablecida por tradiciones, las cual poseesignificación simbólica.Una ceremonia por su significado y/o por susparticipantes, respeta las leyes, normas, usos ycostumbres establecidas por el protocolo.Ej: la igualdad jurídica, el orden de precedencia,la ley de la derecha, las leyes de proximidad yalternancia, el orden por antigüedad, el ordenalfabético y la organización in-out.Si en el evento participa una personalidad que figura en el decreto 2072/93 pasa a ser una ceremonia.
  5. 5. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 5 de 10Clase 4Las actividades pueden estar orientadas tanto a públicos internos como a externos.La sociedad, donaciones, colegiosArreglo de espacios públicos, eventosDeportivos, etc.Publico MixtoGrupos accionistas Semi Público Semi ProveedoresInternos externosFamiliaFidelizadosFactores de Público Externo Clientes ActivoPoder Ex clientePrensa Conferencia de prensaGrupos de presiónPlanificada Por asalto[Libro recomendado: Sociología Política: Mourice Douverger]
  6. 6. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 6 de 10Clase 5Método IPCEInvestigaciónPlanificaciónComunicación + implementaciónEvaluaciónINVESTIGACIÓNLa investigación es la búsqueda orientada mediante un método válido y fiable de los principiosprioritarios necesarios para adquirir un nuevo conocimiento. La investigación en el campo de las RRPPes una muy valiosa herramienta para la toma de decisiones dado que proporciona datos cuali-cuantificables sobre la realidad.Una definición de investigación: un proceso cuidadosamente planificado, organizado y complejo, elcual permite descubrir hechos e identificar los intereses expuestos por la opinión pública.¿Qué se investiga?Antecedentes propios y ajenos. Se debe ser estratégico en la investigación; conseguir apoyo osponsor dependerá de cómo sustentemos nuestra propuesta con una investigación que demuestre laimportancia de la misma. Se requieren programaciones de actividades extras para canalizar lostiempos muertos de los participantes y el de sus acompañantes. Todas estas actividades implicannegocios (desde una fábrica de chocolate que contribuye al sponsoreo.Investigación: indagar a partir de un vestigio, huella, rastro o indicio para descubrir algo.La investigación científica es la búsqueda orientada mediante un método válido y fiable para adquirirun nuevo conocimientoMétodo: meta = con oddos = camino; adquirir conocimiento con un camino.La investigación de campo institucional es una valiosa herramienta para la toma de decisiones dadoque proporciona datos cuali-cuantificables sobre la realidad.John Marston: Investigación: “Un proceso planeado, cuidadosamente organizado y complejo paradescubrir hechos y escuchar la opinión de las personas”Raymond Simon enumera una serie de características de la investigación (5)1) Proporciona información acerca de las actitudes y la opinión pública.2) Facilita información objetiva para la programación y planificación3) Que actúa como sistema de alarma preventiva4) Permite asegurar el apoyo interno para la función5) Acrecienta la eficacia de la comunicaciónSe segmenta en tres grande fases:1. Secundaria: las fuentes existen previamente al estudio2. Primaria: profundiza sobre un aspecto genérico3. Ad hoc: es pormenorizada, específica. El investigador la promueve en su ejercicio.
  7. 7. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 7 de 10PLANIFICACIÓNUn plan hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticosde la actividad.El plan tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo del tema elegido.La planificación implica trazar un mapa del camino a seguir para alcanzar los objetivos. Es importantetener siempre presente que un mapa no es igual “al camino”, es este podemos encontrar alteracioneso modificaciones que no habíamos tenido en cuenta pero al considerar su posible existencia yaestamos obrando en forma planificada.Un programa, en sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado deactividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinadosentre sí.Un programa está constituido por un conjunto de proyectos donde cada uno hace referencia a todaslas actividades concretas específicas, interrelacionadas y coordinadas entre sí que se realizan con elfin de alcanzar objetivos de corto mediano y largo plazo, satisfacer necesidades o resolver problemas.PLAN PROGRAMA PROYECTOLa planificación de un evento1) Definición de los objetivos2) Políticas generales3) Temática de la actividad / evento4) El perfil del grupo organizador4.1 El perfil del grupo de conferencistas4.2 El perfil del grupo de participantes5) La estructura de la organización5.1 la distribución de funciones6) La formación, organización y programa de los equipos de trabajo7) La mecánica de trabajo y su realización8) Formas de financiamiento, presupuesto y flujo de fondos9) La contratación de lugares y servicios10) .11) Asignación de responsabilidades y fechas de ejecución12) Proyecciones y beneficios13) Estrategia de comunicación14) Control de aplicación de recursos por actividad15) Planificación de contingenciasA considerar:a) Las fechas más convenientes para realizar el evento
  8. 8. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 8 de 10b) Lugar y sedec) Temática generald) Quienes y cuantos ponentes y participantes seráne) Definición de ponentes magistrales y de mesas de trabajof) Invitados especialesg) Pronóstico de los participantes esperadosPlanificación de contingenciasTiene por finalidad agilizar las respuestas adecuadas a toda situación que afecte o pueda afectar lacontinuidad de la actividad llegando a influir directamente sobre la imagen o la reputación de lainstitución.Disponer de un plan de contingencias facilitará brindar respuestas eficientes con el objetivo principalde disminuir las consecuencias de los impactos producidos por la anomalía.Esta propuesta de planificación comunicacional proactiva posee una ventaja superadora ytrascendente; prevenir que la organización o institución se vean superadas por una determinadasituación o coyuntura no prevista, tanto en lo humano, en lo técnico, en lo político como en loinstitucional.Valor crítico: el punto más trascendente para atender en la actividadClase 6 3 escenarios1- Incidente: no produce heridos, no afecta al medio ambiente, no despierta la atención de losmedios; solo requiere tratamiento de rutina2- Emergencia: más significativo; puede haber heridos, daños de importancia. Puede involucrarexplosión, fuego o cualquier otra acción que impacte seriamente en el ambiente y despierteel interés de los medios y la opinión pública local.3- Crisis: es el evento más importante a ser contemplado por la organización. Puede habermuertes, daños serios a la instalación, al medio ambiente provocando el interés de los medioslocales, regionales y nacionales, conmocionando a la opinión pública.ComunicaciónInterna informativaInterna formativa (capacit. propia del área)Comunicación Interna Como proceso culturalImagenComunicación Comunicación MixtaEstratégica(En el marco de Ext. Operativa: comunicación diariaActividades Comunicación Externa Ext. Estratégica: área de prensa, publicidadProtocolares) Ext. de notoriedad: envío de informes alíderes de opinión. Sin esperarretroalimentación inmediata. Es unaestrategia de sedimento a largo plazo.
  9. 9. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 9 de 10EVALUACIÓNProceso de medición, análisis y observación del cumplimiento de los resultados totales o parciales y/ogenerales, promovidos, esperados mediante la observación y análisis de la actitud y comportamientodel público objetivo después de que ha recibido los estímulos previstos.Etapa fundamental para la retroalimentación del límite IPCE.Planos de evaluación: interna externaHerramientas de evaluación- Encuestas de satisfacción- Sondeos de opinión INTERNOS- Análisis de repercusión, tratamiento mediático: Géneros periodis. Informat.HíbridosOpinativos- Informes finales- Notas generales y cartas de agradecimiento EXTERNOSClase 7En íntimo contacto con la cortesía. La cortesía incluye al ceremonialCEREMONIALEs un conjunto de procedimientos normativos y formales a considerar en todas las acciones y actospúblicos y solemnes de las instituciones oficiales y privadas.PROTOCOLOEs aquella regla del ceremonial o la diplomacia establecida por decreto o por costumbre que define elaccionar de una organización en el marco de determinada instancia de una actividad formal.REGLA DE PROTOCOLO (decreto 2072/93)1) Igualdad jurídica de los estados2) Ley de la derecha3) Ley de precedencia4) Proximidad y alternancia5) Orden de antigüedad6) Ordenamiento alfabético7) Organización in-outETIQUETAEl ceremonial de los estilos usos y costumbres que se deben observar en todo acto protocolar.
  10. 10. Taller de Eventos, Ceremonial y Protocolo 2010Página 10 de 10La etiqueta son normas de tratamiento entre otras consideraciones que servirán para dar definición afunciones o personas.LEYES DE CEREMONIAL1) Igualdad jurídica: todos los estados tienen igualdad jurídica. Posee jerarquía de proyección;transfiere a personas, entes de iguales cualidades y carácter el principio de igualdad.2) Orden de precedencia: es el punto crucial de la base del ceremonial. Sobre el reconocimientoy respeto de las jerarquías y rangos preestablecidos por el decreto 2073/93 y susmodificaciones decretos 644 y 655 del 6/93. Ciudad Autónoma de Buenos Aires.3) Ley de la derecha: establece que el lugar principal para el invitado de honor o para el primerinvitado en el ordenamiento de precedencia es a la derecha del anfitrión.4) Ley de proximidad: las precedencias se otorgan en base a la proximidad. Sobre la prioridad deproximidad hay técnicas de ordenamiento:Lateral: cuando varias personas están en una misma hilera, sentados, parados o caminandoen idéntica dirección. El anfitrión cede su derecha al invitado de honor. La precedenciaintercalada hacia la izquierda luego hacia la derecha y así sucesivamente.Lineal: cuando varias personas van caminando una detrás de la otra, encabeza la línea el demayor jerarquía; el anfitrión lo hará levemente desplazado sobre la izquierda. Los demás enbase a la precedencia que corresponda.5) Orden de antigüedad: El Marqués de Pombal con motivo de las nupcias de la Princesa deBrasil comunico la precedencia para evitar los habituales conflictos entre soberanos y reyes.Se estipularía de acuerdo con la fecha de llegada al país de cada realeza o mandatario.6) Orden alfabético: tras el principio de igualdad cuando no prime otra normativa para elordenamiento de los invitados, se empleará el ordenamiento alfabético en el idioma,generalmente, del anfitrión. En primer término la letra del nombre del país.7) In-Out: las actividades protocolares requieren de una organización especial; la misma debeproducirse estableciendo todo tipo de ordenamiento y precedencia de adentro hacia afuera,desde el centro mismo del estrado o espacio central hacia el auditorio. De adentro haciaafuera.

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