Manual de funcones nternas

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Manual de funcones nternas

  1. 1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA0ÍNDICEPáginaINTRODUCCIÓN 021. OBJETIVOS DEL MANUAL 031.1 OBJETIVO GENERAL1.2 OBJETIVO ESPECIFICO2. MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS 042.1 MISIÓN2.2 VISIÓN3. ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS 054. AUDITORIA INTERNA 064.1 MISIÓN4.2 VISIÓN5. FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA 076. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 087. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 10DIRECCION7.1 DIRECTOR 127.2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL DIRECTOR 157.3 SUBDIRECTOR 177.4 ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL SUBDIRECTOR 20UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS7.5 JEFE UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS 237.6 ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 277.7 AUXILIAR DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 31
  2. 2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA17.8 ENCARGADO DE COMPRAS 337.9 ENCARGADO DE ALMACÉN DE SUMINISTROS7.10 ENCARGADO DE INVENTARIO 377.11 ENCARGADO DE INFORMÁTICA 407.12 ENCARGADO DE INFORMACIÓN Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 437.13 ENCARGADO DE ARCHIVO 457.14 MENSAJERO 487.15 CONDUCTOR DE VEHÍCULO 50DEPARTAMENTO DE AUDITORÍAS FINANCIERAS7.16 JEFE DE DEPARTAMENTO 537.17 SECRETARIA 567.18 JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS FINANCIERAS 587.19 AUDITOR INTERNO 617.20 JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS ESPECIALES 647.21 AUDITOR INTERNO 67DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVOS Y DE PROCESOS7.22 JEFE DE DEPARTAMENTO 717.23 SECRETARIA 747.24 JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS 767.25 AUDITOR INTERNO 797.26 JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORIAS DE GESTIÓN 837.27 AUDITOR INTERNO 868. NÓMINA DE PUESTOS 89
  3. 3. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA2INTRODUCCIONEn cumplimiento a lo establecido en el Artículo 77, del Reglamento Orgánico Interno delMinisterio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo No. 394-2008, se presenta el Manualde Organización y Funciones de la Auditoría Interna, que contiene la organización yfunciones de la dependencia; así como, la descripción de funciones y requisitos del puesto delos funcionarios y empleados, con el objeto de suministrar un instrumento de consulta yorientación para el desarrollo de las actividades.En tal sentido, en el desarrollo del Manual se tomó en consideración la visión y misión de ladependencia, sus objetivos, marco jurídico, estructura organizacional y descripción de puestos.Este Manual debe contribuir de manera sustantiva, a mejorar los procesos de gestión de lainstitución, a través de su contribución en aspectos como los que se mencionan a continuación:1. Determinar las funciones y estructura organizacional de la dependencia, para cumplireficientemente con las atribuciones que le competen;2. Establecer las atribuciones, grado de autoridad y responsabilidad de los puestos de trabajo;3. Determinar los requisitos de calificación, cualidades y habilidades personales, técnicas yprofesionales para cada puesto de trabajo;4. Proporcionar las bases para el establecimiento y desarrollo de un sistema de salarios;5. Reclutar y seleccionar al personal idóneo para la dependencia, en coordinación con laDirección de Recursos Humanos del Ministerio;6. Fomentar la formación, capacitación y adiestramiento para cumplir con el perfil delpersonal de esta dependencia;7. Propiciar la productividad del personal y su respectivo puesto de trabajo, para alcanzar laeficacia y eficiencia en los resultados de los trabajos asignados;8. Proporcionar las bases para la evaluación del funcionamiento y desempeño del quehacerde la dependencia; así como, los diversos puestos de trabajo; y,9. Contar con un instrumento técnico y legal, de uso y aplicación obligatoria para losfuncionarios y empleados de esta dependencia.El Manual de Organización y Funciones se desarrolla a partir del puesto oficial de las distintasáreas que conforman la estructura organizacional, identificando adicionalmente al puestofuncional, las actividades que deben realizarse, conocimientos y experiencia requeridos paracada puesto, con el propósito que una persona pueda desarrollar las funciones del puesto detrabajo con eficacia y eficiencia; sumando sus conocimientos, cualidades, y destrezas alequipo de trabajo que integra la Institución.En la medida que se contribuya a mantener una estructura organizacional adecuada y secumplan con los requisitos contenidos en la descripción de las funciones y puestoscorrespondientes, este Manual facilitará la misión y visión de la Auditoría Interna, obteniendoresultados concretos del servicio prestado, tanto a entidades del Sector Público, como al paísen general.
  4. 4. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA31. OBJETIVOS DEL MANUALGENERALPoner a disposición de los funcionarios y empleados de la Auditoría Interna, unadescripción ordenada y sistemática de las funciones, responsabilidades y requisitos decalificación y destrezas del personal de acuerdo a las especificidades del trabajo arealizar en cada actividad; complementarias a las establecidas en el ReglamentoOrgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.ESPECÍFICOS1. Disponer de un compendio que reúna la estructura organizacional y funciones; asícomo, descripción de funciones de cada puesto de trabajo de esta dependencia, quepermita su conocimiento, comprensión y aplicación;2. Proveer al personal de auditoría, de un instrumento técnico que utilice como guía enla ejecución de sus labores, coadyuvando con ello a establecer condicionesuniformes de administración, comportamiento laboral, entendimiento operativo y deadecuación funcional de conformidad con las leyes vigentes;3. Que este Manual se aplique bajo criterios técnicos, legales, prácticos yestandarizados para que los funcionarios y empleados de esta dependencia, ejecutensus actividades en cumplimiento con lo que se establece en el mismo, y lasdesarrollen con eficacia y eficiencia;4. Uniformar en un sólo documento las funciones que deben desarrollar losfuncionarios y empleados, identificando las vinculaciones entre los diferentesdepartamentos y unidad, para facilitar la coordinación y evitar las posiblesduplicaciones;5. Que se cumpla con la misión, visión y funciones de la dependencia; así como, lasatribuciones y requisitos que requiera el puesto correspondiente;6. Apoyar la inducción de personal contratado para que tenga información exacta yclara de sus atribuciones y desarrollo de las actividades que debe realizar;7. Sentar las bases para una evaluación de desempeño en cumplimiento de lo descritoen el Manual para cada puesto; y,8. Presentar un documento práctico de consulta, para las personas que necesiten tenerconocimiento sobre la organización y funciones de la dependencia y atribuciones decada puesto.
  5. 5. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA42. MISIÓN Y VISIÓN DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS2.1 MISIÓNGenerar y administrar los recursos financieros y patrimoniales del Estado,de manera eficaz, equitativa y transparente, para alcanzar el bien común.2.2 VISIÓNSer ejemplo de administración y gestión pública, que por sus resultados,impacta positivamente en el desarrollo de Guatemala.
  6. 6. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA53. ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS
  7. 7. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA64. AUDITORIA INTERNA4.1 MISIÓNAsesorar a las Autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas y susdependencias, evaluando el control interno y verificando que lasactividades, registros y operaciones, se ajusten a las disposiciones legalesy reglamentarias internas y externas, mediante la realización de auditoríasfinancieras, administrativas, especiales, de gestión y otras específicas, conbase en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental,Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; presentando elcorrespondiente informe que debe contener hallazgos, recomendaciones ycomentarios.4.2 VISIÓNSer el ente que preste apoyo a las Autoridades del Ministerio de FinanzasPúblicas y sus dependencias, mediante la evaluación permanente delcontrol interno, que permita evidenciar que la información financiera yadministrativa, se realiza con eficacia, eficiencia, economía ytransparencia.
  8. 8. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA75. FUNCIONES DE AUDITORÍA INTERNALa Auditoría Interna es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas, responsablede verificar y analizar permanentemente los registros contables y financieros querealizan las dependencias del Ministerio, con el propósito de promover un procesotransparente y efectivo de rendición de cuentas de la administración de los recursos.FUNCIONESDe conformidad con lo establecido en el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio deFinanzas Públicas, son funciones generales de Auditoría Interna, las siguientes:1. Realizar periódicamente, auditorías financieras, administrativas, especiales y degestión en las distintas dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, deconformidad con los planes de trabajo del Ministerio y otras específicas querequiera el Despacho Ministerial, con el fin de fortalecer el desempeño de lasfunciones que se desarrollan;2. Elaborar el plan anual de trabajo, estipulando tiempos y prioridades, de conformidadcon las Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa emitidas por laContraloría General de Cuentas, previendo la ejecución de auditorías especialesordenadas por el Despacho Ministerial;3. Elaborar programas de trabajo para evaluar los procedimientos de control interno,de conformidad con las funciones de cada dependencia del Ministerio, con el fin deobtener resultados eficientes;4. Realizar las actividades con estricto apego a las Normas Generales de ControlInterno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa,leyes, acuerdos y normas que rijan la organización y actividad de cada dependenciadel Ministerio, así como las de ejecución del gasto público;5. Prestar apoyo a las diferentes dependencias del Ministerio, relacionado conintervenciones, tales como: entrega y recepción de cargos de funcionarios públicosy otros que lo ameriten; impresión de formularios que conlleven recepción defondos y otros con características especiales, todas a solicitud de dichasdependencias y visto bueno del Despacho Ministerial;6. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas,que afectan los intereses del Estado;7. Practicar auditorías a los Fideicomisos, Deuda Pública, Préstamos, Donaciones yObligaciones del Estado a cargo del Tesoro, de conformidad con el Plan Anual deAuditoría;
  9. 9. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA88. Realizar auditorías oportunas de Control Interno, con el objetivo de fortalecerlo,recomendando la implementación de nuevos sistemas, de conformidad con lasnecesidades y avances tecnológicos;9. Presentar informes al Despacho Ministerial con respecto a los hallazgosdeterminados en las dependencias auditadas, formulando las recomendacionesrespectivas;10. Evaluar el proceso productivo, practicar auditorías a la producción y existencias deespecies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; así como, participaren la destrucción de las mismas que se encuentren fenecidas, según mandato para laExdirección de Inspecciones Fiscales, establecido en el Reglamento de la Ley delImpuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, AcuerdoGubernativo No. 737-92;11. Desarrollar las funciones que la Contraloría General de Cuentas establezca para lasunidades de Auditoría Interna de las entidades públicas; y,12. Desarrollar otras funciones que le asigne la Ley y el Despacho Ministerial.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONALPara el cumplimiento de sus atribuciones, la Auditoría Interna se estructura de la manerasiguiente:1. Dirección2. Subdirección3. Unidad de Servicios Administrativos Internos4. Departamento de Auditorías Financieras5. Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos
  10. 10. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA9MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEE FFIINNAANNZZAASS PPÚÚBBLLIICCAASSAAUUDDIITTOORRIIAA IINNTTEERRNNAADESPACHO MINISTERIALAUDITORIA INTERNADIRECCIÓNSUBDIRECCIÓNUNIDAD DE SERVICIOSADMINISTRATIVOSINTERNOSDEPARTAMENTO DEAUDITORIASFINANCIERASDEPARTAMENTO DEAUDITORIASADMINISTRATIVAS Y DEPROCESOSSección de AuditoríasEspecialesSección de AuditoríasFinancierasSección de AuditoríasAdministrativasSección de Auditoríasde Gestión
  11. 11. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA107. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
  12. 12. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA11DIRECCIÓN
  13. 13. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA127.1 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Director Técnico IINombre Funcional del Puesto: Director de Auditoría InternaUbicación Administrativa: DirecciónJefe Inmediato Superior: Ministro de Finanzas PúblicasSubalternos: SubdirectorSecretaria de DirecciónJefes Departamento de AuditoríasJefes Sección de AuditoríasJefe Unidad de Servicios AdministrativosInternosPersonal que conforma la Auditoría InternaFUNCIONESEl Director es el funcionario superior de la dependencia y responsable ante el DespachoMinisterial de la administración de la misma.Sus funciones son las siguientes:1. Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de Auditoría Interna;2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría, Plan Operativo Anual, Memoria Anual deLabores, Informes de Auditoría y otras actividades;3. Elevar a consideración del Despacho Ministerial para su aprobación, el Plan Anualde Auditoría;4. Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del Plan Anual deAuditoría y Plan Operativo Anual, conjuntamente con el Subdirector;5. Presentar al Despacho Ministerial para su aprobación, el presupuesto anual degastos, para la realización de sus actividades durante el siguiente año fiscal;6. Promover un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas sobre el uso yadministración de los recursos de las dependencias del Ministerio;7. Promover la observancia de la legislación, normas y políticas a las que esté sujeto elMinisterio; así como el cumplimiento de sus objetivos, metas y presupuestoaprobado;8. Autorizar las comisiones y aprobar los nombramientos de auditoría;9. Informar a la dependencia auditada, los resultados de las auditorías practicadas;
  14. 14. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA1310. Informar al Despacho Ministerial, los hallazgos determinados en las dependenciasauditadas, las recomendaciones correspondientes y su implementación;11. Resolver las consultas que en materia de su competencia, le formule el personal deAuditoría Interna y dependencias de este Ministerio;12. Mantener comunicación y coordinación con el Despacho Ministerial y con laContraloría General de Cuentas, en asuntos relacionados con su competencia;13. Aprobar los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de AuditoríaInterna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, quesean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de AuditoríaInterna y del Ministerio, y elevarlos a la consideración del Despacho Ministerialpara su aprobación;14. Promover y aprobar la actualización y modificación de los Manuales de Procesos yProcedimientos de Auditoría Interna;15. Autorizar documentalmente los Comprobantes Únicos de Registro de Pago.16. Velar y fomentar la capacitación y profesionalización del recurso humano deAuditoría Interna;17. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, para garantizar elfuncionamiento eficiente de Auditoría Interna;18. Desarrollar las funciones que la Contraloría General de Cuentas establezca para lasUnidades de Auditoría Interna de las entidades públicas; y,19. Realizar otras tareas asignadas por el Despacho Ministerial.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Contador Público y Auditor, Colegiado Activo.• Un año de experiencia como Subdirector Técnico II o Asesor ProfesionalEspecializado IV.• Conocimientos de Auditoría Gubernamental.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.
  15. 15. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA14• Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.• Capacidad de análisis.• Liderazgo.• Don de mando.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  16. 16. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA157.2 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional IVNombre Funcional del Puesto: Asistente Administrativo del Despacho deAuditoría InternaUbicación Administrativa: DirecciónJefe Inmediato Superior: Director de Auditoría InternaSubalternos: NingunoFUNCIONESEs la responsable de brindar apoyo secretarial al Director de Auditoría Interna, enpreparación de la agenda diaria, coordinación de reuniones de trabajo y otras actividadesconcernientes al puesto.Sus funciones son las siguientes:1. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia de la Dirección;2. Coordinar las reuniones de trabajo que realice el Director de Auditoría Interna;3. Elaborar diariamente la agenda de trabajo;4. Redactar y elaborar oficios, providencias, memorandos, circulares y otrosdocumentos que sean requeridos;5. Archivar la documentación que se genera en el Despacho del Director;6. Llevar registro y control del archivo permanente de la Auditoría Interna;7. Tomar dictados taquigráficos para la elaboración de la correspondencia y otrosdocumentos relacionados;8. Actualizar el directorio de los funcionarios del Despacho Ministerial, dependenciasdel Ministerio de Finanzas Públicas, de los Ministerios y Secretarías de Estado;9. Atender al público en general que requiera información;10. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina al Director;11. Realizar otras actividades secretariales que le sean asignadas;12. Atender al Subdirector de Auditoría Interna, en ausencia de su AsistenteAdministrativo;
  17. 17. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA1613. Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información relacionadacon publicaciones legales;14. Atender y efectuar llamadas telefónicas para el Despacho del Director; y,15. Asistir a reuniones y sesiones de trabajo para tomar notas taquigráficas y hacer lascorrespondientes transcripciones.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Secretaria Bilingüe.• Acreditar el séptimo semestre de la Carrera de Administración de Empresas ocarreras afines.• Dos años de experiencia como Asistente Profesional II o puestos similares.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office.• Discreción en el desempeño de sus funciones.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para redactar.• Puntualidad en el cumplimiento de sus labores.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Honesta, accesible y honrada.• Ordenada y disciplinada.• Entre otras.
  18. 18. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA177.3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Subdirector Técnico IINombre Funcional del Puesto: Subdirector de Auditoría InternaUbicación Administrativa: DirecciónJefe Inmediato Superior: Director de Auditoría InternaSubalternos: Secretaria de SubdirecciónJefes Departamento de AuditoríasJefes Sección de AuditoríasJefe Unidad de Servicios AdministrativosInternosPersonal que conforma la Auditoría InternaFUNCIONESEl Subdirector sustituye al Director en caso de ausencia temporal, ocupa la jerarquíainmediata inferior a la del Director, por lo que debe apoyarlo en las actividades querealiza.Sus funciones son las siguientes:1. Coordinar con los Jefes de Departamento la elaboración del Plan Anual deAuditoría y con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el PlanOperativo Anual y elevarlos a consideración del Director;2. Elaborar la Memoria Anual de Labores con base en los Informes de Auditoría,intervenciones y otras actividades, presentados por los Departamentos de Auditoríay Unidad de Servicios Administrativos Internos, y elevarla a consideración delDirector;3. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, laelaboración del presupuesto anual de gastos, para la realización de las actividades dela Auditoría durante el siguiente año fiscal;4. Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del Plan Anual deAuditoría y Plan Operativo Anual, conjuntamente con el Director;5. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de Auditoría y otras intervenciones,considerando los criterios de importancia relativa, revisión selectiva, administracióndel riesgo, relación costo- beneficio y estándares técnicos desarrollados;6. Coordinar las Auditorías Internas en las diferentes dependencias del Ministerio,tomando en consideración las normas internas, Normas Generales de ControlInterno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa;
  19. 19. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA18así como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar el uso adecuado de losrecursos y su administración;7. Verificar selectivamente la documentación y papeles de trabajo que respalde losInformes de Auditoría;8. Mantener el registro y control de la ejecución de las auditorías practicadas, parainformación oportuna a las autoridades competentes que la soliciten;9. Velar y fomentar conjuntamente con el Director por la capacitación yprofesionalización del recurso humano de la Auditoría Interna;10. Velar que el personal cumpla debidamente sus obligaciones, a través del Plan Anualde Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas,Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de AuditoríaGubernamental Interna y Externa;11. Velar porque los Auditores Internos observen el Código de Ética del Ministerio deFinanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas ylos de carácter general que rigen la profesión de Auditoría;12. Asistir en representación del Director, a comisiones y actividades que se ledeleguen;13. Autorizar documentalmente los Comprobantes Únicos de Registro de Pago, pordelegación del Director.14. Elaborar Informes Gerenciales de Auditoría Interna;15. Coordinar con los Jefes de Departamento, la elaboración de los proyectos deManuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas,procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios paraincrementar en forma sostenida la eficiencia de Auditoría Interna y del Ministerio, yelevarlos a consideración del Director, para su aprobación;16. Promover y coordinar con los Jefes de Departamento y de Unidad, la actualizacióny modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna;17. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, para garantizar elfuncionamiento eficiente de Auditoría Interna; y,18. Realizar otras tareas asignadas por el Director.
  20. 20. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA19PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Contador Público y Auditor, Colegiado Activo.• Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado IV.• Conocimientos de Auditoría Gubernamental.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.• Capacidad de análisis.• Liderazgo.• Don de mando.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  21. 21. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA207.4 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional IINombre Funcional del Puesto: Asistente Administrativo del Despacho de laSubdirecciónUbicación Administrativa: DirecciónInmediato Superior: Subdirector de Auditoría InternaSubalternos: NingunoFUNCIONESEs la responsable de brindar apoyo secretarial al Subdirector de Auditoría Interna, enpreparación de la agenda diaria, coordinación de reuniones de trabajo y otras actividadesconcernientes al puesto.Sus funciones son las siguientes:1. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia de la Subdirección;2. Coordinar las reuniones de trabajo que realice el Subdirector de Auditoría Interna;3. Elaborar diariamente la agenda de trabajo;4. Redactar y elaborar oficios, providencias, memorandos, circulares y otrosdocumentos que sean requeridos;5. Archivar la documentación que se genera en el Despacho del subdirector;6. Apoyar a la Asistente Administrativo de la Dirección, para llevar el registro ycontrol del archivo permanente de la Auditoría Interna;7. Tomar dictados taquigráficos para la elaboración de la correspondencia y otrosdocumentos relacionados;8. Actualizar el directorio de los funcionarios del Despacho Ministerial, dependenciasdel Ministerio de Finanzas Públicas, de los Ministerios y Secretarías de Estado;9. Atender al público en general que requiera información;10. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina al subdirector;11. Realizar otras actividades secretariales que le sean asignadas;12. Atender al Director de Auditoría Interna, en ausencia de su AsistenteAdministrativo;
  22. 22. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA2113. Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información relacionadacon publicaciones legales;14. Atender y efectuar llamadas telefónicas para el Despacho del subdirector; y,15. Asistir a reuniones y sesiones de trabajo para tomar notas taquigráficas y hacer lascorrespondientes transcripciones.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Secretaria Bilingüe.• Acreditar el quinto semestre de la Carrera de Administración de Empresas ocarreras afines.• Dos años de experiencia como Secretaria Ejecutiva IV o puestos similares.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office.• Discreción en el desempeño de sus funciones.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para redactar.• Puntualidad en el cumplimiento de sus labores.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Honesta, accesible y honrada.• Ordenada y disciplinada.• Entre otras.
  23. 23. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA22UNIDAD DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS INTERNOS
  24. 24. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA237.5 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado IIINombre Funcional del Puesto: Jefe de la Unidad de ServiciosAdministrativos InternosUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosJefe Inmediato Superior: Director / Subdirector de Auditoría InternaSubalternos: Personal que conforma la Unidad de ServiciosAdministrativos InternosFUNCIONESEs el responsable de coordinar las actividades logísticas de los Despachos de Dirección ySubdirección, Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditoría Interna;así como las funciones que desempeña el personal a su cargo, relacionadas con laejecución presupuestaria, financiero contables, compras, suministros, mantenimiento deequipo, entre otras; velando por el máximo aprovechamiento de los recursos asignados ala Auditoría Interna.Sus funciones son las siguientes:1. Elaborar el anteproyecto del presupuesto de egresos y el Plan Operativo Anual, dela Auditoría Interna;2. Supervisar las actividades del personal de la Unidad a su cargo;3. Velar porque los procedimientos y registros contables, financieros, administrativosy computarizados, se realicen en forma eficiente y con apego a las leyes que losrigen;4. Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, bienes muebles, equipo deoficina, cómputo y vehículos automotores al servicio de la Auditoria Interna;5. Ejercer control sobre la correcta ejecución del presupuesto y aplicación de losprocesos relacionados a los gastos financieros, compras, contratación de servicios,administración de los Fondos de Caja Chica y Rotativo Interno, de conformidadcon la normativa que lo regula y amparados con la documentación respectiva;6. Coordinar la administración del Fondo Rotativo Interno;7. Controlar el registro de cheques emitidos a través de conciliaciones bancariasmensuales;8. Coordinar que los pagos autorizados por el Director, se realicen oportunamente ycumpliendo los requisitos legales;
  25. 25. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA249. Velar porque exista un adecuado registro de entrada, trámite y salida de lacorrespondencia y expedientes a cargo de la Auditoría Interna;10. Velar porque en la Auditoría Interna, se atiendan únicamente llamadas telefónicasde índole oficial; así como del buen funcionamiento de la planta y los teléfonosinternos;11. Coordinar y supervisar las tareas de mensajería, conductor de vehículos paratransportar a los Auditores Internos o personal autorizado para realizar comisionesoficiales;12. Velar por el uso racional de las máquinas fotocopiadoras y su mantenimiento,implementando para el efecto los controles correspondientes;13. Supervisar que el Encargado de Informática, asegure el buen funcionamiento, yactualización de programas y vacunas del sistema computarizado al servicio de laAuditoría Interna;14. Certificar las fotocopias que se reproducen de la documentación oficialresguardada en los archivos de la Auditoría Interna y, otros documentos nooficiales que puedan servir de prueba o evidencia a los Auditores Internos, en larealización de las auditorías que se practican de acuerdo al Plan Anual deAuditorías;15. Velar por el buen funcionamiento de los sistemas y fortalecimiento de los controlesinternos, financieros, administrativos, informáticos e implementarlos cuando noexistan;16. Velar porque la Caja Fiscal se elabore correctamente y se presente oportunamente ala Contraloría General de Cuentas;17. Elaborar cuatrimestralmente la programación presupuestaria de la AuditoríaInterna, coordinar y supervisar el proceso de compras y contrataciones autorizadaspor la Dirección;18. Atender y velar para que el personal de contabilidad, atienda y cumpla lasinstrucciones emanadas de la Dirección Financiera, relacionadas a la ejecución ycontrol del presupuesto;19. Velar porque se elabore y actualice el inventario de los activos fijos y fungibles, laelaboración de tarjetas de responsabilidad y resguardos por cada empleado de laAuditoría Interna, debiendo presentar anualmente a las Direcciones deContabilidad del Estado y Bienes del Estado el informe correspondiente;
  26. 26. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA2520. Aprobar y velar porque se ingrese en la Aplicación de Inventarios de Activos Fijosdel Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB- (Inventario) los registroscorrespondientes a los Activos Fijos de la Auditoría Interna;21. Ordenar y supervisar que en forma semestral, se realice el inventario de los activosfijos y bienes fungibles, así como de los CDS que contienen los programas,software, antivirus y licencias;22. Velar porque el Encargado del Almacén de Suministros, realice inventario enforma mensual de la existencia de útiles de oficina y materiales; así como, que elregistro y control de los mismos por medio de tarjeta kardex, se encuentrenactualizados, con base a las facturas, Constancias de Ingresos a Almacén y aInventario y Requisiciones;23. Ingresar y aprobar dentro del Sistema de Gestión –SIGES- las distintas Órdenes deCompra que se generen para el pago por la adquisición de bienes y/o serviciosefectuadas por la Auditoría Interna;24. Ingresar y aprobar en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, elComprobante Único de Registro -CUR- con Clase de Registro Comprometido yDevengado (Pago Nómina Mensual de Sueldos, Tiempo Extraordinario,Proveedores, FR03, Reintegros de Sueldos o Devoluciones);25. Proponer los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de la Unidad; asícomo normas, procedimientos administrativos y técnicos que sean necesarios paraincrementar la eficiencia y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; y,26. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos yProcedimientos de la Unidad a su cargo;27. Velar porque el personal de la Unidad a su cargo, observe el Código de Ética delMinisterio de Finanzas Públicas y Decreto No. 1748 del Congreso de la República,Ley de Servicio Civil y su Reglamento;28. Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con el personal de la Unidad; asícomo, la inducción correspondiente;29. Aplicar las medidas disciplinarias en los caso que proceda, al personal de laUnidad, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna; y,30. Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector, y todas aquellas que ala Unidad de Servicios Administrativos Internos corresponda;
  27. 27. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA26PERFIL DEL PUESTO:a) Educación y Experiencia:• Licenciado en Administración de Empresas o carreras afines, Colegiado activo.• Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I.• Conocimientos en Administración Financiera y Sistema de ContabilidadIntegrada -SICOIN WEB-.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.• Capacidad de análisis.• Liderazgo.• Don de mando.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  28. 28. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA277.6 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado INombre Funcional del Puesto: Encargado de Contabilidad y PresupuestoUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosJefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios AdministrativoInternosSubalternos: Auxiliar de Contabilidad y PresupuestoFUNCIONES:Es el responsable de planificar, coordinar, dirigir, supervisar y ejecutar las actividadesfinanciero contables de la Auditoria Interna.Sus funciones son las siguientes:1. Supervisar las actividades que tiene asignadas el Auxiliar de Contabilidad yPresupuesto, para un mejor desempeño de sus funciones;2. Realizar la actualización de las Tarjetas de Ejecución Presupuestaria, y del SistemaComputarizado, con relación a las modificaciones presupuestarias, estableciendopara el efecto los saldos reales del Presupuesto asignado a la Auditoría Interna;3. Llevar el control y registro analítico del Presupuesto, Fondo Rotativo Interno yCaja Chica;4. Codificar los artículos que vienen detallados en las facturas de las comprasrealizadas por medio de cheques, de acuerdo al Manual de ClasificacionesPresupuestarias;5. Elaboración de cheques para pago a proveedores y de las compras autorizadas porel Despacho de la Dirección;6. Recibir facturas, Constancias de Ingreso a Almacén y a Inventario;7. Apertura del Fondo Rotativo Interno asignado a la Auditoría Interna, por medio delas Tarjetas de Ejecución Presupuestaria autorizadas por la Contraloría General deCuentas;8. Elaboración y presentación ante la Contraloría General de Cuentas de la forma200-A-3, Caja Fiscal;9. Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto y Plan Operativo Anual, -POA-;10. Elaborar la Forma FR03 Documento de Rendición de Fondo Rotativo, parasolicitar el reintegro ante la Dirección Financiera;
  29. 29. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA2811. Elaboración de Nóminas y Ordenes de Compra, pago de tiempo extraordinario;12. Actualizar el archivo de los reintegros recibidos del Fondo Rotativo Interno, asícomo de los documentos de soporte debidamente foliados de las Cajas Fiscales;13. Programar y coordinar con el Encargado de Almacén y Suministros y el Jefe de laUnidad de Servicios Administrativos Internos, las distintas compras autorizadaspor los Despachos de la Dirección y Subdirección de Auditoría Interna;14. Elaborar listado de retenciones del Impuesto Sobre la Renta (I.S.R.) de lostrabajadores de la Auditoría Interna afectos, para remitirlos al Departamento deNóminas y Salarios de la Dirección de Recursos Humanos;15. Liquidar el Fondo Rotativo Interno, ante la Dirección Financiera y cierre de lasTarjetas de Ejecución Presupuestaria;16. Participar en las reuniones que promueven las Direcciones de este Ministerio, enrelación a normas y lineamientos para la Ejecución Presupuestaria;17. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el pagode la habilitación de libros, hojas movibles, tarjetas Kardex, Tarjetas deresponsabilidad, de Activos Fijos, Tarjetas de Control Presupuestario, ante laContraloría General de Cuentas;18. Proporcionar a los proveedores, el Comprobante de Retención del Impuesto Sobrela Renta por los servicios prestados a la Auditoría Interna, los cuales son generadosen el Sistema de Gestión –SIGES-; (RETEN IVA-SAT);19. Elaborar transferencias dentro del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- ygestionarlas ante la Dirección Financiera, para su respectiva aprobación;20. Colaborar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, en lapráctica del Inventario de Activos Fijos, Fungibles y Suministros de Almacén;21. Rendir informes sobre la Ejecución Presupuestaria (Programación FinancieraIndicativa Anual, Cuatrimestral, Mensual y Cuota no Devengada), a la DirecciónFinanciera;22. Previa autorización del Director o Subdirector, realizar los trámites necesarios paraincrementos, transferencias y creaciones de renglones presupuestarios, dentro delSistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-;23. Solicitar ante El Crédito Hipotecario Nacional, la chequera para el manejo de lacuenta monetaria de la Auditoría Interna;24. Emitir cheques para la reposición del Fondo de Caja Chica;
  30. 30. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA2925. Ordenar y distribuir los documentos de soporte, según renglón de gastos para laelaboración del listado para reintegro del Fondo Rotativo, previo a la solicitud dereintegro;26. Elaborar oficios para el acreditamiento en cuentas bancarias personales, de losempleados de la Auditoría Interna, para el pago de tiempo extraordinario;27. Elaborar en forma mensual, la Ejecución de la Producción de Bienes y Servicios ypresentarla ante la Dirección Financiera;28. Elaborar y solicitar Comprobante Único de Registro –CUR- con Clase de RegistroComprometido y/o Devengado; así mismo, generar reportes para la obtención delas firmas respectivas;29. Generar y aprobar el Comprobante Único de Registro –CUR- con Clase deRegistro Comprometido y Devengado (Pago Nómina Mensual de Sueldos, TiempoExtraordinario, Proveedores, FR03, Reintegros de Sueldos o Devoluciones);30. Elaborar otros informes requeridos por la Dirección Financiera del Ministerio deFinanzas Públicas;31. Archivar ordenadamente la correspondencia que ingresa y egresa a la Sección deContabilidad y Presupuesto;32. Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de ServiciosAdministrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección;PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Contador Público y Auditoría, Colegiado activo.• Tres años de experiencia en puestos similares.• Conocimientos en el área de Presupuesto, Administración Financiera, SistemaIntegrado de Administración Financiera -SIAF-, Sistema de ContabilidadIntegrada -SICOIN WEB-, Sistema de Gestión -SIGES-, GUATECOMPRASy Contabilidad Gubernamental.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Capacidad de análisis.• Iniciativa.
  31. 31. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA30• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  32. 32. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA317.7 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional INombre Funcional del Puesto: Auxiliar de Contabilidad y PresupuestoUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosJefe Inmediato Superior: Jefe de Contabilidad y PresupuestoSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de apoyar en el desarrollo de actividades relativas a la prácticapresupuestaria, financiera y contable de la Auditoría Interna.Sus funciones son las siguientes:1. Llevar en forma eficiente el control y registro del Fondo de Caja Chica;2. Efectuar pagos por medio del Fondo de Caja Chica, de los compromisos de laAuditoría Interna;3. Registrar en el Libro Auxiliar, las facturas pagadas con cargo al Fondo de CajaChica;4. Dar seguimiento al trámite de las órdenes de compra, fondo rotativo, tiempoextraordinario y transferencias en la Dirección Financiera;5. Archivar ordenadamente copia de las órdenes de compra a proveedores, otrasremuneraciones por tiempo extraordinario al personal y Listados de (FR-03) cuyotrámite ha sido concluido;6. Apoyar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto y plan operativo anual-P.O.A.;7. Listar los comprobantes de gastos pagados con cargo al Fondo de Caja Chica y,solicitar al Contador el reintegro correspondiente;8. Apoyar en la liquidación del Fondo Rotativo Interno ante la Dirección Financiera ycierre de tarjetas presupuestarias;9. Apoyar en la apertura del Fondo Rotativo Interno, asignado a la Auditoría Interna,por medio de las tarjetas presupuestarias autorizadas por la Contraloría General deCuentas;10. Mantener actualizado el archivo de los listados de los reintegros del Fondo de CajaChica;
  33. 33. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA3211. Codificar los artículos que vienen detallados en las facturas por compras realizadaspor medio del Fondo de Caja Chica, de acuerdo al Manual de ClasificaciónPresupuestaria;12. Participar en las reuniones que promuevan las autoridades de este Ministerio enrelación a normas y lineamientos para la ejecución presupuestaria;13. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el pagoen concepto de habilitación de libros y hojas movibles, tarjetas kardex, tarjetas deresponsabilidad de activos fijos, tarjetas de ejecución presupuestaria de laAuditoría Interna ante la Contraloría General de Cuentas;14. Apoyar al Jefe de Contabilidad y Presupuesto en la elaboración de formularios deretenciones del Impuesto Sobre la Renta, por los servicios prestados a la AuditoríaInterna;15. Realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas registradas en El CréditoHipotecario Nacional; y,16. Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de ServiciosAdministrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Quinto semestre de la Licenciatura de Contador Público y Auditor.• Perito Contador.• Un año de experiencia como Técnico Profesional III en la especialidad que elpuesto requiera.• Conocimientos en el Área de Presupuesto, Administración Financiera, SistemaIntegrado de Administración Financiera -SIAF-, Sistema de ContabilidadIntegrada –SICOIN WEB-, Sistema de Gestión -SIGES-, GUATECOMPRAS yContabilidad Gubernamental.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Capacidad de análisis.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  34. 34. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA337.8 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional IIINombre Funcional del Puesto: Encargado de ComprasUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosJefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios AdministrativosInternosSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de realizar actividades relacionadas con la atención de todoslos requerimientos de compras autorizados por el Despacho de la Dirección ySubdirección de la Auditoría Interna.Sus funciones son las siguientes1. Revisar, clasificar y programar las compras autorizadas en la FormaSCMCS/MFP/005 Solicitud de Compra de Materiales, Suministros y/oContratación de Servicios, autorizadas por los Despachos de la Dirección ySubdirección de la Auditoría Interna;2. Presentar a la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, elsumario de cotizaciones de las empresas participantes en el evento, cuando lacompra sea mayor de Q. 500.00. Cuando el costo del producto o servicio a adquirirsea menor a dicha cantidad, la compra será directa;3. En compras directas, solicitara el efectivo al Auxiliar de Contabilidad yPresupuesto, a quien le firmara el vale correspondiente, el cual liquidara en el plazoestablecido, presentando la factura correspondiente; así mismo, realizará el mismoprocedimiento con el Jefe de Contabilidad y Presupuesto, cuando la compra seefectué por medio de cheque;4. Efectuada la compra, trasladará fotocopia de la factura juntamente con el bien osuministro, al Encargado de Almacén de Suministros para el ingreso respectivo;5. Cuando la adquisición sea un Activo Fijo o un Bien Fungible, deberá de informaral Encargado de Inventario para que se proceda a la asignación del número deinventario correspondiente;6. En los casos que el costo del bien o servicio a adquirir exceda la cantidad deQ. 3,000.00, procederá a realizar la Orden de Compra correspondiente, dentro delSistema de Gestión, -SIGES-; y,
  35. 35. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA347. Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad deServicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección ySubdirección.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Séptimo semestre aprobado o su equivalente en cursos de una carrerauniversitaria en el campo de la Administración;• Acreditar un año de experiencia como Técnico Profesional III;• Acreditar cuatro años de experiencia en labores de programación y análisis desistemas que incluya un año de supervisión de personal;• Sólidos conocimientos en el Área de Presupuesto, AdministraciónFinanciera, Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF-,Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- , Sistema de Gestión –SIGES-,GUATECOMRPAS y Contabilidad Gubernamental; y• Dos años de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Capacidad de análisis.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  36. 36. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA357.9 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional IIINombre Funcional del Puesto: Encargado de Almacén deSuministrosUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosInmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios AdministrativosInternosSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de realizar tareas o actividades relacionadas con laadministración, registro y control de los suministros, mobiliario de oficina yequipo de cómputo que adquiera la Auditoría Interna.Sus funciones son las siguientes1. Recibir los suministros, verificando las especificaciones de los mismos con base alas facturas y requerimientos, así como almacenarlos adecuadamente;2. Elaborar la Forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario y recabarlas firmas respectivas;3. Registrar en las tarjetas de control de existencias (Kardex), la adquisición de lossuministros, mobiliario y equipo, realizando para el efecto una tarjeta por cadaproducto;4. Revisar tarjetas Kardex, para establecer saldos de existencias físicas y determinarnecesidades de compra;5. Archivar facturas, requisiciones, formularios de ingreso a almacén y tarjetaskardex, para mantener en orden dichos documentos;6. Efectuar limpieza a los suministros existentes en el almacén;7. Mantener actualizado el control y registro de los suministros existentes en elalmacén, tanto en tarjetas Kardex como del Sistema Computarizado;8. Verificar el estado de las estanterías donde se ubican los suministros, para laseguridad y preservación de los mismos, procurando su buen estado yfuncionamiento;9. Practicar inventario físico a los suministros existentes en el almacén, encoordinación con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos;
  37. 37. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA3610. Atender el despacho de las requisiciones de suministros presentadas por el personalde la Auditoría Interna, previa autorización del Jefe de la Unidad de ServiciosAdministrativos Internos;11. Registrar en las tarjetas de control de existencias, los descargos de los materiales ysuministros despachados;12. Solicitar la compra de suministros para mantener niveles de existencia adecuadosen el almacén, en coordinación con los Jefes de Contabilidad y Presupuesto y de laUnidad de Servicios Administrativos Internos;13. Coordinar con el Encargado de Inventario, la grabación del código correlativo delcontrol de Activos Fijos y Bienes Fungibles que ingresan a Almacén;14. Participar en reuniones de trabajo con personal de otras dependencias, para unificarcriterios, tendentes a implantar mejores controles de existencias de materiales ysuministros; y,15. Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de ServiciosAdministrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección.PERFIL DEL PUESTO:a) Educación y Experiencia:• Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al sexto semestre de lacarrera de Contaduría Pública y Auditoria.• Un año de experiencia como Asistente Profesional II o Jefe TécnicoProfesional II, en la especialidad que el puesto requiera.• Sólidos conocimientos en el manejo y registro de suministros.• Dos años de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto.• Acreditar cursos de capacitación y adiestramiento en aspectos contables ycontrol de suministros.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Capacidad de análisis.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  38. 38. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA377.10 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional IIINombre Funcional del Puesto: Encargado de InventarioUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosJefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios AdministrativosInternosSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de realizar actividades relacionadas con la administración,registro y control de los Activos Fijos y Fungibles de la Auditoría Interna.Sus funciones son las siguientes1. Revisar físicamente los activos fijos y fungibles, asignados al personal de laAuditoría Interna;2. Mantener actualizados los libros generales de inventario de Activos Fijos y BienesFungibles;3. Mantener actualizadas las tarjetas de responsabilidad y resguardos de cada uno delos colaboradores de la Auditoría Interna;4. Presentar anualmente el informe de Activos Fijos a las Direcciones de Bienes delEstado y Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas;5. Practicar semestralmente inventario físico, de todos los bienes al servicio de laAuditoría Interna;6. Revisar la codificación de los Activos Fijos y Fungibles de la Auditoría Interna,con el fin de mantenerla visible, para su fácil localización;7. Realizar las alzas y bajas en el libro auxiliar de los Activos Fijos y reportarlas a laDirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas;8. Atender los cargos y descargos de los Activos Fijos que solicitan los colaboradoresde la Auditoría Interna;9. Coordinar con el Encargado de Almacén de Suministros, la asignación del ó losnúmeros de inventario que le corresponden a los Activos Fijos, previo a que el Jefede la Unidad de Servicios Administrativos Internos, autorice el despacho en elformulario de Requisición de Utiles de Oficina y Suministros;
  39. 39. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA3810. Coordinar con el Encargado de Informática los cargos y descargos del equipo decómputo;11. Reportar al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, los ActivosFijos y Fungibles que se encuentran en mal estado, para su pronta reparación, ó sies el caso, gestionar la baja correspondiente;12. Participar en las actas de entrega, cuando algún colaborador de la AuditoríaInterna, se retira del Ministerio de Finanzas Públicas;13. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, losmovimientos internos de los Activos Fijos y Fungibles, para mejorar su ubicación;14. Realizar gestiones inherentes al cargo ante la Contraloría General de Cuentas;15. Extender finiquitos, cuando los colaboradores de la Auditoría Interna, se retiren delMinisterio de Finanzas Públicas;16. Asistir a las reuniones de trabajo programadas por las Direcciones: de Contabilidaddel Estado, Financiera, Bienes del Estado y Sistema Integrado de AdministraciónFinanciera (SIAF);17. Mantener debidamente archivados todos los documentos que se formularon en lasgestiones de alzas, bajas y adquisición de los Activos Fijos al servicio de laAuditoría Interna;18. Resguardar y controlar el equipo de cómputo que se encuentra en bodega;19. Mantener control cruzado con el Encargado de Informática, sobre el equipo decómputo;20. Resguardar físicamente y controlar las licencias originales de software;21. Realizar inventario físico del equipo de cómputo en coordinación con el Encargadode Informática;22. Mantener actualizadas las leyes que se relacionan con la administración de ActivosFijos;23. Previo a que el Sistema de Inventario en el SICOIN-WEB, proporcione el númerode inventario, este se le asignará al resguardo de los colaboradores de la AuditoríaInterna, y luego se marcará en los Activos Fijos asignados; y,24. Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad deServicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección ySubdirección.
  40. 40. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA39PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Poseer el séptimo ciclo aprobado o su equivalente en cursos de una carrerauniversitaria en el campo de la Administración;• Acreditar un año de experiencia como Técnico Profesional III;• Acreditar cuatro años de experiencia en labores de programación y análisis desistemas que incluya un año de supervisión de personal;• Sólidos conocimientos en el Área de Presupuesto, AdministraciónFinanciera, Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF-,Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- , Sistema de Gestión –SIGES- yContabilidad Gubernamental; y• Dos años de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Capacidad de análisis.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  41. 41. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA407.11 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Jefe Técnico Profesional en InformáticaNombre Funcional del Puesto: Encargado de InformáticaUbicación Administrativa: Unidad de Servicios AdministrativosInternosJefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios AdministrativosInternosSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de brindar asesoría y apoyo al personal de la Auditoria Interna, sobrela utilización de Sistemas Informáticos.Sus funciones son las siguientes1. Brindar soporte a los usuarios del Sistema Informático, en cuanto a instalación,configuración y mantenimiento del software instalado en el equipo al servicio de laAuditoría Interna;2. Asesorar al personal en aspectos relacionados al uso del software y hardware;3. Supervisar el uso y manejo del equipo de cómputo;4. Dar mantenimiento preventivo al equipo de cómputo de la Auditoría Interna;5. Realizar copias de seguridad (BACKUP) de las bases de datos instaladas;6. Instalar antivirus al equipo de cómputo que resulta con daños;7. Diagnóstico, reparación o reemplazo del equipo de cómputo dañado;8. Mantener actualizadas las bases de datos de control de equipo de cómputo;9. Apoyar a los Departamentos de Auditorias Financieras y Administrativas y deProcesos de acuerdo al Plan Anual de Auditoría;10. Elaborar bases de datos para controles administrativos y de auditorías;11. Participar en juntas de cotización integradas para la compra de equipo de cómputo;Realizar actualizaciones de software instalados en los equipos de cómputo;12. Coordinar con el Encargado de Inventario los cargos y descargos de equipo decómputo;
  42. 42. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA4113. Mantener control cruzado con el Encargado de Inventario, sobre el equipo decómputo;14. Realizar inventario físico del equipo de cómputo en coordinación con el Encargadode Inventario;15. Solicitar y coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios AdministrativosInternos la compra de accesorios internos y externos para el equipo de cómputo;16. Colaborar en el desarrollo de presentaciones, creación de diapositivas ypreparación de herramientas de apoyo;17. Llevar control de usuarios de acceso a las diferentes aplicaciones instaladas enlos sistemas: Integrado de Administración Financiera –SIAF-, de ContabilidadIntegrada –SICOIN-, de Nóminas, entre otros;18. Capacitar o instruir al usuario final en la utilización de algunasherramientas informáticas;19. Analizar, diseñar, elaborar e implementar programas y/o sistemassolicitados;20. Brindar apoyo a los distintos Departamentos y Secciones que conforman laAuditoría Interna, cuando el servicio lo requiera; y,21. Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de laUnidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Direccióny Subdirección.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Poseer el séptimo ciclo aprobado o su equivalente en cursos de una carrerauniversitaria en el campo de la informática o computación;• Acreditar un año de experiencia como Técnico Profesional en Informática IV;• Acreditar cuatro años de experiencia en labores de programación y análisis desistemas que incluya un año de supervisión de personal;b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.
  43. 43. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA42• Capacidad de análisis.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  44. 44. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA437.12 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Técnico IIINombre Funcional del Puesto: Encargado de Información y Recepción deDocumentos.Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios AdministrativosInternosJefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios AdministrativoInternosSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de ejecutar tareas que requieren la aplicación de conocimientostécnicos generales en recepción, manejo de documentos, expedientes oficiales y otrosdocumentos que son remitidos a la Auditoria Interna, llevando para el efecto un estrictocontrol de su ingreso, traslado y egreso.Sus Funciones son las siguientes:1. Brindar atención al público resolviendo consultas relacionadas con documentos yexpedientes que se encuentran en trámite o fueron resueltos en la Auditoria Interna;2. Aceptar los expedientes y documentos oficiales y otros que son remitidos a laAuditoria Interna, sellando de recibido y anotando número de control interno;3. Registra los expedientes y documentos en el Sistema Computarizado, previo a sutraslado para el trámite respectivo, de acuerdo a la naturaleza del asuntoidentificado en los mismos;4. Analizar el contenido de los expedientes, documentos y correspondencia remitidosa la Auditoría Interna, para la elaboración de la boleta de traslado interno a losdiferentes Departamentos, Secciones y Unidad que corresponda;5. Archivar la documentación generada por el trámite de los expedientes ingresados ala Auditoría Interna;6. Numerar y controlar el correlativo de providencias para evacuar documentos yexpedientes; asimismo, elaborar los conocimientos en el libro autorizado por laContraloría General de Cuentas, para el traslado de los mismos a otrasDependencias de este Ministerio;7. Controlar en el Sistema Computarizado y dar seguimiento a oficios, providencias yotros documentos que se elaboran en la Auditoría Interna, remitidos a otrasDependencias, Ministerios, Instituciones, etc;
  45. 45. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA448. Llevar registro y archivo de informes de auditorías técnicos y gerenciales, emitidospor los Departamentos de Auditorías Financieras y Administrativas y de Procesos;9. Emitir informes mensuales relacionados con el ingreso y egreso de expedientes ycorrespondencia;10. Brindar apoyo a los distintos Departamentos, Secciones y Unidad, que conformanla Auditoría Interna, cuando el servicio lo requiera;11. Atender la planta telefónica; y,12. Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de ServiciosAdministrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Acreditar título o diploma de una carrera de nivel medio.• Seis meses de experiencia como Técnico II, en la especialidad que el puestorequiera.• Un año de experiencia en tareas relacionadas con el manejo de documentacióntécnica.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Capacidad de análisis.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  46. 46. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA457.13 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional IIINombre Funcional del Puesto: Encargado de ArchivoUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosJefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios AdministrativosInternosSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de llevar control y custodia de la documentación oficial que seencuentra archivada y proporcionar información oportuna que requiera el personal de laAuditoría Interna, así como atender solicitudes de otras Dependencias del Ministerio deFinanzas Públicas.Sus funciones son las siguientes:1. Recopilar, revisar y clasificar las Leyes que son publicadas en el Diario de CentroAmérica;2. Recibir y archivar la documentación remitida por los Departamentos, Secciones yUnidad, que conforman la Auditoría Interna;3. Clasificar la documentación que ingresa al archivo de acuerdo al ordenamientoestablecido;4. Llevar el registro y control de la documentación archivada, a efecto de disponer dela misma en el menor tiempo posible, cuando ésta sea solicitada;5. Elaborar oficios, providencias y reportes para trasladar la información solicitadapor los Despachos y Departamentos de la Auditoría Interna;6. Trasladar documentos para fotocopiar, de acuerdo a los requerimientos dereproducción;7. Coordinar la encuadernación de los documentos que quedarán archivados parafuturas consultas;8. Revisar y foliar los archivadores, que contienen documentos oficiales quepertenecen a los Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la AuditoríaInterna para su consulta;9. Elaborar y estampar afiches a los archivadores, para identificarlos por la clase dedocumento que se encuentran clasificados dentro de los mismos;
  47. 47. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA4610. Resguardar y custodiar los documentos oficiales que se encuentran en el ArchivoGeneral;11. Ordenar por Departamento, todos los documentos que ingresan al Archivo General;12. Permitir la consulta de la recopilación de Leyes al personal de la Auditoría Interna;13. Mantener en buenas condiciones la higiene en el Archivo General;14. Mantener en buenas condiciones los documentos que existen en el ArchivoGeneral;15. Llevar estricto control del ingreso y egreso de documentos que se requieren para suconsulta;16. Realizar las gestiones ante el Despacho del Director de Auditoría Interna, a travésde la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, para obtener laautorización legal, previo a la destrucción de los documentos vencidos de acuerdoal período establecido en la Ley de la materia;17. Destruir la documentación oficial vencida o prescrita y entregarla a la Dirección deServicios Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas;18. Brindar apoyo a los distintos Departamentos, Secciones y Unidad, que conformanla Auditoría Interna, cuando los mismos lo requieran; y,19. Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad deServicios Administrativos Internos y por los Despachos de Dirección ySubdirección.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al sexto semestre deuna carrera universitaria afín al puesto.• Seis meses de experiencia como Asistente Profesional II o Jefe TécnicoProfesional II, en la especialidad que el puesto requiera; o,• Un año de experiencia en tareas relacionadas con el puesto.b) Otros Requisitos:• Excelentes relaciones humanas.• Conocimientos de Archivo• Habilidad para trabajar en equipo.• Iniciativa.
  48. 48. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA47• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Conocimientos de Sistemas Computarizados.• Analítico.• Entre otras.
  49. 49. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA487.14 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Trabajador Operativo IVNombre Funcional del Puesto: MensajeroUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosJefe Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios AdministrativosInternosSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de ejecutar tareas relativas al traslado de la documentación oficial aDependencias del Ministerio y otras Instituciones.Sus funciones son las siguientes:1. Distribuir correspondencia, expedientes y cualquier otro documento oficial, dentroy fuera de la Auditoría Interna;2. Atender el servicio de reproducción de fotocopias;3. Recoger los Diarios de Centro América en la Tipografía Nacional y distribuirlosentre los Despachos de Dirección, Subdirección y Departamentos de la AuditoríaInterna;4. Hacer limpieza en el Despacho de la Dirección y Subdirección de Auditoría Internay de las oficinas en general;5. Cambiar garrafones de agua pura en los oasis, para el consumo del personal de laAuditoría Interna;6. Velar por la limpieza de los oasis de agua pura;7. Lavar y mantener limpios los utensilios empleados en el servicio de café de laDirección y Subdirección;8. Dar mantenimiento y cuidado a las plantas ornamentales ubicadas dentro y fuera dela Auditoría Interna;9. Colaborar en tareas auxiliares de oficina;10. Rendir informe mensual de la cantidad de fotocopias reproducidas, adjuntando losvales de autorización correspondientes; y,11. Otras tareas relacionadas con el puesto que le sean encomendadas.
  50. 50. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA49PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Haber aprobado sexto año de educación primaria.• Acreditar tres años de experiencia en labores de mensajería.b) Otros Requisitos:• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  51. 51. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA507.15 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTitulo Oficial del Puesto: Trabajador Operativo IVNombre Funcional del Puesto: Conductor de VehículosUbicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos InternosJefe Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios AdministrativosInternosSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable del cuidado y mantenimiento de los vehículos automotores alservicio de la Auditoria Interna, los cuales son empleados para el traslado de supersonal; así como, la distribución de la documentación oficial a los diferentesMinisterios e Instituciones, entre otros.Sus funciones son las siguientes:1. Atender las instrucciones directas del Jefe de la Unidad de ServiciosAdministrativos Internos;2. Velar por la limpieza y buen funcionamiento de los vehículos al servicio de laAuditoria Interna;3. Revisar el funcionamiento, y niveles de lubricantes, etc.;4. Solicitar combustible para proveer a los vehículos automotores;5. Efectuar reparaciones sencillas y reportar al Jefe de la Unidad de Serviciosadministrativos Internos, los desperfectos que requieran atención especial;6. Reportar al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, cualquierdesperfecto mecánico que afecte el buen funcionamiento de los vehículosautomotores al servicio de la Auditoría Interna;7. Controlar el consumo de combustible y lubricantes de los vehículos, llevandoregistro de los kilómetros recorridos por los mismos, con el fin de darlemantenimiento en el tiempo programado;8. Transportar personal de la Auditoría Interna, a los lugares en los que se realizanlas comisiones oficiales;9. Transportar personal de la Auditoría Interna a sus residencias, después de laborarjornada extraordinaria;
  52. 52. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA5110. Entregar documentos oficiales y correspondencia a las diferentes InstitucionesEstatales o privadas; y,11. Atender otras comisiones que le sean asignadas por los Despachos de laDirección y Subdirección de Auditoria Interna.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Acreditar un año de experiencia como Trabajador Operativo III en laespecialidad de conductor de vehículos y haber aprobado el sexto año deeducación primaria; o haber aprobado el cuarto año de educación primaria yacreditar tres años como conductor de vehículos.• Poseer licencia de conducir profesional.b) Otros Requisitos:• Excelentes relaciones humanas.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Puntualidad en el cumplimiento de sus labores.• Discreción en el desempeño de sus funciones.• Entre otras.
  53. 53. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA52DEPARTAMENTO DE AUDITORIASFINANCIERAS
  54. 54. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA537.16 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado IVNombre Funcional del Puesto: Jefe Departamento de AuditoríasFinancierasUbicación Administrativa: Departamento de Auditorías FinancierasJefe Inmediato Superior: Director y Subdirector de Auditoría InternaSubalternos: Jefe Sección de Auditorías FinancierasJefe Sección de Auditorías EspecialesSecretaria del DepartamentoAuditores Internos que conforman elDepartamento de Auditorías FinancierasFUNCIONESEs el responsable de planificar y coordinar las Auditorías Financieras y Especiales deconformidad con el Plan Anual de Auditoría, tomando en consideración las NormasGenerales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría GubernamentalInterna y Externa; así como otras disposiciones legales aplicables.Sus funciones son las siguientes:1. Elaborar el Plan Anual de las Auditorías Financieras y Especiales a realizarse,estimando tiempos y objetivos de las mismas;2. Supervisar el cumplimiento de las Auditorías Financieras y Especiales, deconformidad con el Plan Anual de Auditorías;3. Aprobar los Programas de cada Auditoría;4. Velar y coordinar la realización de las auditorías e intervenciones siguientes:4.1 Auditorías Financieras en las dependencias del Ministerio de FinanzasPúblicas;4.2 Auditorías Especiales, Fondos Especiales (Privativos), Fideicomisos, DeudaPública, Préstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a Cargo delTesoro;4.3 Intervenciones, tales como: entrega y recepción de cargos de funcionariospúblicos y otros que lo ameriten; impresión de formularios que conllevenrecepción de fondos y otros con características especiales, a solicitud de lasdependencias con el visto bueno del Despacho Ministerial;
  55. 55. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA544.4 Evaluación del proceso productivo, practicar auditorías a la producción yexistencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero;así como, participar en la destrucción de las mismas que se encuentrenfenecidas, según mandato para la Exdirección de Inspecciones Fiscales,establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y dePapel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92.5. Coordinar la realización de Auditorías Financieras y Especiales, ordenadas por elDespacho Ministerial;6. Presentar al Despacho de la Dirección o Subdirección los Informes de las Auditoríasejecutadas, para su aprobación;7. Establecer y mantener el registro y control de la ejecución de las auditoríaspracticadas, para información oportuna a las autoridades que las soliciten;8. Proponer los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de AuditoríaInterna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, quesean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y delMinisterio, y elevarlos a consideración del Director o Subdirector;9. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos yProcedimientos de las Auditorías Financieras y Especiales a cargo delDepartamento;10. Velar que el personal del Departamento cumpla debidamente sus obligaciones, deconformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría,conforme a las normas internas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así comootras leyes aplicables;11. Velar porque los Auditores Internos del Departamento, observen el Código de Éticadel Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la ContraloríaGeneral de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría;12. Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con el personal del Departamento;13. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de lasdependencias del Ministerio de Finanzas Públicas y Jefes de las Secciones deAuditorías Financieras y Especiales;14. Revisar Nombramientos, Informes de Auditoría y correspondencia relacionada conel Departamento, y elevarlos al Despacho del Director o Subdirector para suconsideración y aprobación;15. Elaborar informes gerenciales de Auditoría Interna;
  56. 56. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA5516. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, al personal delDepartamento, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna;17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltasque afecten los intereses del Estado; y,18. Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector de Auditoría Interna.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Contador Público y Auditor, Colegiado Activo.• Dos años de experiencia como Asesor Profesional Especializado III.• Conocimientos de Auditoría Gubernamental.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.• Capacidad de análisis.• Liderazgo.• Don de mando.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  57. 57. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA567.17 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Secretaria Ejecutiva IVNombre Funcional del Puesto: Secretaria del Departamento de AuditoríasFinancierasUbicación Administrativa: Departamento de Auditorías FinancierasJefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditorías FinancierasSubalternos: NingunoFUNCIONESEs la responsable de realizar las labores secretariales, que requieren el dominio yexperiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanografía y manejode equipo de oficina, técnicas de archivo y redacción de correspondencia.Sus funciones son las siguientes:1. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar correspondencia del Departamento;2. Preparar y llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades decarácter oficial;3. Elaborar nombramiento, redactar y mecanografiar correspondencia de conformidadcon las instrucciones recibidas;4. Tomar dictados taquigráficos para elaborar correspondencia y otros documentos;5. Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información sobre leyes,reglamentos y otros, relacionados con el quehacer del Ministerio de FinanzasPúblicas;6. Llevar registro y control correlativo de nombramientos, informes de auditoría,informes gerenciales, providencias, oficios y otra documentación oficialrelacionada;7. Organizar y mantener actualizado el archivo del Departamento;8. Llenar mecanográficamente formularios impresos;9. Brindar apoyo secretarial a los Jefes de Sección;10. Servir de apoyo en actividades secretariales a otros Departamentos, cuando searequerido;11. Brindar apoyo secretarial a los Auditores Internos;
  58. 58. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA5712. Realizar otras tareas afines que se le encomienden;13. Digitar dictámenes, informes, programas de auditoría y otros documentos que seelaboran en el Departamento;14. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina al personal delDepartamento;15. Atender llamadas telefónicas relacionadas a la actividad del Departamento; y,16. Otras tareas que le asigne el Jefe de Departamento y Sección.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Secretaria Bilingüe o Comercial.• Dos años de experiencia como Secretario Ejecutivo III o puestos similares.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office.• Discreción en el desempeño de sus funciones• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para redactar.• Puntualidad en el cumplimiento de sus labores.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Honesta, accesible y honrada.• Ordenada y disciplinada.• Entre otras.
  59. 59. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA587.18 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado IIINombre Funcional del Puesto: Jefe Sección de Auditorías FinancierasUbicación Administrativa: Departamento de Auditorías FinancierasJefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditorías FinancierasSubalternos: Auditores Internos que conforman la Secciónde Auditorías FinancierasFUNCIONESEs el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditorías Financieras deconformidad con el Plan Anual de Auditorías; así como apoyar al Jefe delDepartamento, en las actividades que realiza.Sus funciones son las siguientes:1. Elaborar en coordinación con el Jefe de Departamento, el Plan Anual de lasAuditorías Financieras a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas;2. Revisar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, elaboradospor los Auditores Internos, para cada auditoría a realizarse;3. Coordinar y supervisar la realización de las Auditorías Financieras en lasdependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, y velar porque las mismas seefectúen observando las normas internas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como,otras leyes aplicables;4. Velar porque se audite periódicamente en las dependencias del Ministerio deFinanzas Públicas, la ejecución presupuestaria, sus registros y operacionescontables; así como, la administración del Fondo Rotativo Interno;5. Supervisar que en las Auditorías Financieras, se realice lo siguiente:5.1 Evaluar el control interno de las operaciones financieras, con el objeto defortalecerlo y recomendar la implementación de nuevos sistemas deconformidad con las necesidades;5.2 Efectuar arqueos de Caja Chica e integración del Fondo Rotativo Interno delas dependencias de este Ministerio;5.3 Verificar conciliaciones bancarias;
  60. 60. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA595.4 Verificar las compras de materiales, suministros, bienes y contratación deservicios; y,5.5 Verificar las operaciones de las Cajas Fiscales.6. Supervisar las Auditorías Financieras en casos especiales, ordenadas por elDespacho Ministerial;7. Presentar al Jefe del Departamento, los Informes de las Auditorías ejecutadas, parasu consideración y elevarlo al Despacho del Director o Subdirector para suaprobación;8. Proponer en coordinación con el Jefe del Departamento, los proyectos de Manualesde Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas,procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios paraincrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos aconsideración del Director o Subdirector;9. Proponer en coordinación con el Jefe del Departamento, la actualización ymodificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las AuditoríasFinancieras;10. Supervisar que el personal de la Sección, cumpla debidamente sus obligaciones, deconformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría,conforme a las normas internas, Normas Generales de Control InternoGubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así comootras leyes aplicables;11. Supervisar que los Auditores Internos de la Sección, observen el Código de Éticadel Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la ContraloríaGeneral de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría;12. Realizar inducción a los Auditores Internos, sobre las áreas a auditar;13. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos;14. Revisar papeles de trabajo y la documentación que respalde los hallazgosestablecidos en las auditorías; así como, las actas administrativas e Informes deAuditoría;15. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de lasdependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento yAuditores Internos;16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los AuditoresInternos, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna;
  61. 61. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA6017. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltasque afecten los intereses del Estado;18. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y,19. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Contador Público y Auditor, Colegiado Activo.• Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I.• Conocimientos de Auditoría Gubernamental.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.• Capacidad de análisis.• Liderazgo.• Don de mando.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  62. 62. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA617.19 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado INombre Funcional del Puesto: Auditor Interno de la Sección de AuditoríasFinancierasUbicación Administrativa: Departamento de Auditorías FinancierasJefe Inmediato Superior: Jefe Sección de Auditorías Financieras yJefe Departamento de Auditorías FinancierasSubalternos: NingunoFUNCIONESEs el responsable de la verificación, evaluación y análisis de los registros y operacionescontables y financieras que realizan las dependencias del Ministerio de FinanzasPúblicas, con el propósito de que los recursos asignados sean administrados con eficacia,eficiencia y economía, asegurando que su utilización esté orientada a alcanzar losobjetivos y metas propuestos dentro del marco de políticas institucionales parapromover, un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas.Sus funciones son las siguientes:1. Realizar auditorías financieras en las dependencias del Ministerio de FinanzasPúblicas y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitidopor el Jefe de Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector;2. Realizar las auditorías observando las normas internas, Normas Generales deControl Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna yExterna; así como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar la adecuadaadministración de los recursos asignados;3. Elaborar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, deconformidad con las operaciones contables, financieras y legales, acordes a cadaauditoría y trasladarlos al Jefe de Sección para su revisión;4. Realizar en las Auditorías Financieras, lo siguiente:4.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, deGestión -SIGES- y GUATECOMPRAS, los reportes que considere necesariopara la auditoría a realizarse;4.2 Evaluar y analizar el control interno de las operaciones contables yfinancieras, identificando áreas críticas que requieren un examen profundo; asícomo determinar su grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo y
  63. 63. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA62recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con lasnecesidades;4.3 Comprobar que todos los registros contables y financieros se realicenoportunamente;4.4 Efectuar arqueos de Caja Chica e integración del Fondo Rotativo Interno delas dependencias de este Ministerio; así como verificar los registros, lasliquidaciones correspondientes y que la documentación de respaldo enoriginal, llene los requisitos legales;4.5 Verificar libros de bancos, cheques, estados de cuentas y conciliacionesbancarias;4.6 Verificar la ejecución presupuestaria, sus registros y operaciones contables;4.7 Verificar que las compras de materiales, suministros, bienes y contratación deservicios, llenen los requisitos legales;4.8 Verificar las operaciones de las Cajas Fiscales con los registros, documentos ylibros, según los ingresos y egresos existentes y las cuentas que se utilizan;4.9 Verificar que las personas objeto de fiscalización, cumplan con lasdisposiciones legales vigentes en el desempeño de sus funciones yatribuciones;4.10 Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicaciónde pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentarrazonablemente los hallazgos que formule respecto a la dependencia auditada;4.11 Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditoría realizada;4.12 Comunicar durante el desarrollo de la auditoría, a las autoridades de ladependencia y al personal responsable, las deficiencias establecidas, con elpropósito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y,4.13 Verificar la implementación de las recomendaciones formuladas, durante eldesarrollo de la auditoría.5. Presentar al Jefe de Sección, los informes de las Auditorías ejecutadas, para surevisión, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual deAuditoría y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, emitidas por laContraloría General de Cuentas; así como, especificar las recomendacionesatendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas;
  64. 64. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA636. Ejecutar sus funciones con apego a las políticas, metodologías, procedimientos ynormas técnicas que emitan los Jefes de Sección y Departamento para alcanzar elgrado de eficiencia, eficacia y economía en los resultados de los trabajos asignados;7. Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones ypronunciamientos técnicos, que tengan relación con el desempeño de sus funciones;8. Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sindejar de observar cortesía, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a larepresentación y las funciones que ejerce. Debe evitar polémicas con los auditados,concretándose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en susatribuciones;9. Observar el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientosemitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen laprofesión de Auditoría;10. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos yProcedimientos de las Auditorías Financieras;11. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltasque afecten los intereses del Estado; y,12. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Sección, Jefe de Departamento,Director o Subdirector.PERFIL DEL PUESTOa) Educación y Experiencia:• Contador Público y Auditor, Colegiado Activo.• Cuatro años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto.• Conocimientos de Auditoría Gubernamental.b) Otros Requisitos:• Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office.• Excelentes relaciones humanas.• Habilidad para trabajar en equipo.• Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.• Capacidad de análisis.• Iniciativa.• Honorable.• Responsable.• Discreto, honesto, accesible y honrado.• Ordenado y disciplinado.• Entre otras.
  65. 65. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA647.20 DESCRIPCIÓN DEL PUESTOTítulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado IIINombre Funcional del Puesto: Jefe Sección de Auditorías EspecialesUbicación Administrativa: Departamento de Auditorías FinancierasJefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditorías FinancierasSubalternos: Auditores Internos que conforman la Secciónde Auditorías EspecialesFUNCIONESEs el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditorías Especiales deconformidad con el Plan Anual de Auditorías; así como apoyar al Jefe delDepartamento, en las actividades que realiza.Sus funciones son las siguientes:1. Elaborar en coordinación con el Jefe de Departamento, el Plan Anual de lasAuditorías Especiales a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas;2. Revisar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, elaboradospor los Auditores Internos;3. Velar porque las Auditorías Especiales e Intervenciones, se efectúen observando lasnormas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas deAuditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables;4. Coordinar y supervisar las Auditorías Especiales e Intervenciones siguientes:4.1 Fondos Especiales (Privativos), arqueos sorpresivos de los Fondos de CajaChica e integración del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de esteMinisterio;4.2 Fideicomisos, Deuda Pública, Préstamos, Donaciones y Obligaciones delEstado a Cargo del Tesoro;4.3 Intervenciones como: entrega y recepción de cargos de funcionarios públicos yotros que lo ameriten; impresión de formularios que conlleven recepción defondos y otros con características especiales; todas a solicitud de lasdependencias y visto bueno del Despacho Ministerial;4.4 Evaluaciones del proceso productivo, practicar auditorías a la producción yexistencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero;así como, participar en la destrucción de las mismas que se encuentrenfenecidas, según mandato para la Exdirección de Inspecciones Fiscales,
  66. 66. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESAUDITORIA INTERNA65establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y dePapel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92; y,4.5 Verificar el traslado de las copias de los contratos a la Contraloría General deCuentas, de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado.5. Supervisar la realización de Auditorías Especiales, ordenadas por el DespachoMinisterial;6. Supervisar que en las Auditorías Especiales, se evalúe el control interno de lasoperaciones financieras, con el objeto de fortalecerlo y recomendar laimplementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades;7. Presentar al Jefe del Departamento, los Informes de las Auditorías ejecutadas, parasu consideración y elevarlo al Despacho del Director o Subdirector para suaprobación;8. Proponer en coordinación con el Jefe de Departamento, los proyectos de Manualesde Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas,procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios paraincrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos aconsideración del Director o Subdirector;9. Proponer en coordinación con el Jefe del Departamento, la actualización ymodificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las AuditoríasEspeciales e Intervenciones;10. Supervisar que el personal de la Sección, cumpla debidamente sus obligaciones, deconformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría,conforme a las normas internas, Normas Generales de Control InternoGubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así comootras leyes aplicables;11. Supervisar que los Auditores Internos de la Sección, observen el Código de Éticadel Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la ContraloríaGeneral de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría;12. Realizar inducción a los Auditores Internos, sobre las áreas a auditar;13. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos;14. Revisar papeles de trabajo y la documentación que respalde los hallazgosestablecidos en las auditoría; así como, las actas administrativas e Informes deAuditoría;

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