LEY 594 DE 2000     POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE        ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES       ...
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origenhasta su destino final con el objeto de facilitar su ...
Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de losmismos. Dirección y coordinación de la función arch...
Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo losprincipios de unidad normativa, descentralización adminis...
PARÁGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funcionesseñaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 ...
PARÁGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personasnaturales o jurídicas los servicios de custodia, organi...
Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podránincorporar tecnologías de avanzada en la administración y ...
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otrasque la soliciten. Su circulación o trámite se re...
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando losdocumentos históricos presenten deterioro físico manifie...
públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y susdisposiciones.Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno ...
los partidos políticos, así como a los archivos familiares y depersonalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia,...
nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacióncultural, científica, técnica o industrial, incluirán...
PARÁGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanentepodrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá ...
Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL. 2000 EL PRESIDENTEDE LA REPÚBLICA ANDRES PASTRANA ARANGO EL MINISTRO DEHACIE...
de obras; de consultaría de ingeniería; de concesión de licencias; todoacuerdo de concesión o explotación de un servicio p...
ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que lainformación conste por escrito, ese requisito quedará satisfec...
ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOSMENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles comomedios ...
través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condicionesenunciadas en el artículo anterior.                        ...
corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder enconsecuencia.El destinatario no gozará de este derecho s...
se tendrá por expedido cuando ingrese en un sistema de información queno esté bajo control del iniciador o de la persona q...
b) I. Notificación a alguna persona de las cláusulas y condiciones delcontrato.II. Comunicación de instrucciones al transp...
mensajes de datos para sustituirlo por el de documentos emitidos enpapel. Todo documento con soporte en papel que se emita...
Podrán ser entidades de certificación, las personas jurídicas, tantopúblicas como privadas, de origen nacional o extranjer...
7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de losdocumentos electrónicos transferibles.8. Ofrecer los serv...
(90) días. Vencido este término, la entidad de certificación revocará loscertificados que se encuentren pendientes de expi...
Una entidad de certificación revocará un certificado emitido por lassiguientes razones:1. A petición del suscriptor o un t...
ARTICULO 43. CERTIFICACIONES RECIPROCAS. Los certificados de firmasdigitales emitidos por entidades de certificación extra...
El Ministro de Desarrollo Económico,FERNANDO ARAÚJO PERDOMO.La Ministra de Comercio Exterior,MARTHA LUCÍA RAMÍREZ DE RINCÓ...
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a lapersona oinstitución que los produce y a los ciudadan...
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos porpersonas naturales ojurídicas de derecho privado en desa...
de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a losprocesos administrativos y técnicos de los archivos.Comité...
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a ladocumentaciónproducida por una institución y en el...
sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidadde la información.Distribución de documentos: Acti...
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valoresprimarios.Eliminación documental: Actividad resultante de la d...
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una personanatural o jurídica endesarrollo de sus funciones o acti...
Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada comoelemento distintivo delfabricante.Microfilmación: Técnic...
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio delcual las entidadesasignan un número consecutivo a las c...
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura ycontenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o suj...
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo degestión al central, y deéste al histórico, de conformid...
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en unarchivo.Valor primario: Cualidad inmediata que adquie...
efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la AdministraciónPública.Que la Ley 80 de 1989, señala las funcione...
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidasen desarrollo de las funciones asignadas legalmente a u...
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  1. 1. LEY 594 DE 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglasy principios generales que regulan la función archivística del Estado.Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a laAdministración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadasque cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados porla presente Ley.Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen lossiguientes conceptos, así:ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma ysoporte material, acumulados en un proceso natural por una persona oentidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservadosrespetando aquel orden para servir como testimonio e información a lapersona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentesde la historia. También se puede entender como la institución que está alservicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y lacultura.ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes aentidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de unservicio público por entidades privadas.ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valorpara la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interéspúblico y declarado como tal por el legislador.ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral delos documentos en su ciclo vital.DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida orecibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades ofunciones.FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad delquehacer archivístico, que comprende desde la elaboración deldocumento hasta su eliminación o conservación permanente.GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas ytécnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
  2. 2. documentación producida y recibida por las entidades, desde su origenhasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización yconservación.PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservadospor su valor histórico o cultural.SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene lainformación, según los materiales empleados. Además de los archivos enpapel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,informáticos, orales y sonoros.TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con suscorrespondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información contodos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidade integridad.Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen lafunción archivística son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivoesencial de los archivos es el de disponer de la documentaciónorganizada, en tal forma que la información institucional sea recuperablepara su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y comofuente de la Historia.Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado,en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad delos principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y losde facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano enlas decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para laAdministración y la Cultura, porque los documentos que los conformanson imprescindibles para la toma de decisiones basadas enantecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos sonpotencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan lasdecisiones administrativas y los archivos constituyen una herramientaindispensable para la gestión administrativa, económica, política ycultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de loshechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y lasinstituciones. Como centros de información institucional contribuyen a laeficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado enel servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores públicos sonresponsables de la organización, conservación, uso y manejo de losdocumentos.
  3. 3. Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de losmismos. Dirección y coordinación de la función archivística. El ArchivoGeneral de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar ycoordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestióndel Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integralde la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación delEstado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales dela Constitución Política. Administración y acceso. Es una obligación delEstado la administración de los archivos públicos y un derecho de losciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones queestablezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actúan como elementosfundamentales de la racionalidad de la administración pública y comoagentes dinamizadores dela acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de losprocesos informativos de aquélla. Modernización. El Estado propugnarápor el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sussistemas de información, estableciendo programas eficientes yactualizados de administración de documentos y archivos. Función de losarchivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funciónprobatoria, garantizadora y perpetuadora. Manejo y aprovechamiento delos archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativosde archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a losfines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prácticasustitutiva. Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y susdecretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con laConstitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobrela materia celebre el Estado Colombiano. TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORESArtículo 5. El Sistema Nacional de Archivos: Es un conjunto deinstituciones archivística articuladas entre sí, que posibilitan lahomogenización y normalización de los procesos archivísticos,promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguardadel patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacióny a los documentos. integran el Sistema Nacional de Archivos: el ArchivoGeneral de la Nación, los archivos de las entidades del estado en susdiferentes niveles de la organización administrativa, territorial y porservicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacionalde Archivos. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con lapolíticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de
  4. 4. Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo losprincipios de unidad normativa, descentralización administrativa yoperativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad. El SistemaNacional de Archivos buscará esencialmente la modernización yhomogenización metodológica de la función archivística y propiciará lacooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá lasensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos engeneral acerca de la importancia de los archivos activos, como centrosde información esenciales para la misma, y de los históricos, como partesfundamentales de la memoria colectiva. Los proyectos y programasarchivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional deArchivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios departicipación, cooperación, descentralización y autonomía. El ArchivoGeneral de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional deArchivos.Artículo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes delSistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán acabo los procesos de planeación y programación y desarrollaránacciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento ycoordinación, así:La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticade acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectorialesdel respectivo ministerio y de las entidades territoriales. La asistenciatécnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejosterritoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades deformación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicasy privadas que presten este servicio. La ejecución, seguimiento y controlde los planes y programas de desarrollo será responsabilidad de losarchivos del orden nacional, territorial y de las entidadesdescentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinacióncorresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lodispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. TITULO III CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOSArtículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción ycompetencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción ycompetencia se clasifican en: Archivo General de la Nación ArchivoGeneral del Departamento Archivo General del Municipio ArchivoGeneral del Distrito
  5. 5. PARÁGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funcionesseñaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y lasincorporadas en la presente Ley.Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vistaterritorial, se clasifican en: Archivos de Entidades del Orden NacionalArchivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidadesdel Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden MetropolitanoArchivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades deOrden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creenpor Ley. Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando laLey los desarrolle.Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado. Archivos de laRama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la RamaJudicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de losOrganismos AutónomosArtículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de losarchivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así comolos archivos de los organismos de control y de los organismosautónomos será de carácter obligatorio. TITULO IV ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOSArtículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.El Estado está obligado a la creación, organización, preservación ycontrol de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedenciay orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividadarchivística.Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública seráresponsable de la gestión de documentos y de la administración de susarchivos.Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración públicadeberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para elcorrecto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcciónde edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo,deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobreáreas de archivos.Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivospúblicos. La documentación de la administración pública es producto ypropiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursosinformativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, noson susceptibles de enajenación.
  6. 6. PARÁGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personasnaturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía yconservación de documentos de archivo.PARÁGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivoshistóricos con instituciones de reconocida solvencia académica eidoneidad.PARÁGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá losrequisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales ojurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización,reprografía y conservación de documentos de archivo o administraciónde archivos históricos.Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidorespúblicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funcionestitulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamenteinventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca elArchivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de laresponsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén losarchivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o losfuncionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientesa las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos,tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad yfidelidad de la información de los documentos de archivo y seránresponsables de su organización y conservación, así como de laprestación de los servicios archivísticos.Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Losfuncionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principiosde ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política deColombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes ydisposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por losvalores de una sociedad democrática que les confía la misión deorganizar, conservar y poner al servicio de la comunidad ladocumentación de la administración del Estado y aquélla que forme partedel patrimonio documental de la Nación.Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidadestiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivoen programas y áreas relacionadas con su labor.PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyaráprogramas de formación profesional y de especialización en archivística,así como programas de capacitación formal y no formal, desarrolladospor instituciones educativas.
  7. 7. Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podránincorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservaciónde sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con lossiguientes requisitos: Organización archivística de los documentos.Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo encuenta aspectos corno la conservación física, las condicionesambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducciónde la información contenida en estos soportes, así como elfuncionamiento razonable del sistema.PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios,gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que secumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice laautenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valoreshistóricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidosy/o almacenados mediante cualquier medio.Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Lasentidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar susarchivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio oentidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.PARÁGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberántransferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a lacual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOSArtículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicasdeberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendocontemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicacióndeberán observarse los principios y procesos archivísticos.PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozaránde la validez y eficacia de un documento original, siempre que quedegarantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de losrequisitos exigidos por las leyes procesales.Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro delconcepto de Archivo Total, comprende procesos tales como laproducción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, larecuperación y la disposición final de los documentos.Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital delos documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIÓN:Comprende toda la documentación que es sometida a continua
  8. 8. utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otrasque la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta osolución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que seagrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión dela entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguenteniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas yparticulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que setransfieren desde el archivo central los documentos de archivo deconservación permanente.Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatoriopara las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablasde retención documental.Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministeriode la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sectorcorrespondiente, de conformidad con las normas aplicables,reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental,organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales,documentos contables y documentos notariales. Así mismo, sereglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidadesprivadas que presten servicios públicos.Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de laAdministración Pública elaborar inventarios de los documentos queproduzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure elcontrol de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOSArtículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personastienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a quese les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos notengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.Las autoridades responsables de los archivos públicos y privadosgarantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buennombre de las personas y demás derechos consagrados en laConstitución y las leyes.Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el incisosegundo del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "Lareserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de suexpedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho noadquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquierciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligaciónde expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
  9. 9. Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando losdocumentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que suestado de conservación impida su acceso directo, las institucionessuministrarán la información contenida en estos mediante un sistema dereproducción que no afecte la conservación del documento, certificandosu autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOSArtículo 30. Documentos Administrativos. Sólo por motivos legales lasentidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de losdocumentos de archivo.Artículo 31. Documentos Históricos. En los archivos públicos de carácterhistórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal delos documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberátomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, laconservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorizaciónen los siguientes términos: Motivos legales Procesos técnicosExposiciones CulturalesPARÁGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, pormotivos legales, procesos técnicos especiales o para exposicionesculturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera delterritorio nacional. TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIAArtículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá,de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas deinspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin deverificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normasreglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a larespectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar odará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin deestablecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidaspertinentes.Artículo 33. Órgano Competente. El Estado, a través del Archivo Generalde la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentosdeclarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores oposeedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8de la Constitución Política, El Archivo General de la Nación fijará loscriterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación,organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos
  10. 10. públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y susdisposiciones.Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través delArchivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través desus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultadesdirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en lapresente ley y sus normas reglamentarias, así: Emitir las órdenesnecesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas queamenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adoptenlas correspondientes medidas preventivas y correctivas.Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento delas órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado porla autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor deltesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, dehasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por eltiempo que persista el incumplimiento. Las faltas contra el patrimoniodocumental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fuerenrealizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 dela Ley 200 de 1995. Si la falta constituye hecho punible por la destruccióno daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, deconformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371,y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y,si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de laautoridad de policía más cercana, sin prejuicio de las sancionespatrimoniales previstas. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmentedocumentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados ypuestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todoslos esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayansido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOSArtículo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes apersonas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que sederiven de la prestación de sus servicios.Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará laorganización, conservación y consulta de los archivos históricos privadosde interés económico, social, técnico, científico y cultural. Enconsecuencia, el Archivo General de laNación brindará especial protección y asistencia a los archivos de lasinstituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica,empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y
  11. 11. los partidos políticos, así como a los archivos familiares y depersonalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura yla política.Artículo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurídicaspropietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de ciertasignificación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para talefecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios,poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interéscultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de losmismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Naciónsolicite.Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. LaJunta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio delderecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezcapara el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privadosde carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documentalcolombiano y en consecuencia serán de libre acceso.Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá yreglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivosprivados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales,asistencia técnica, divulgación y pasantías.Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a laspersonas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras dedocumentos declarados de interés cultural: Trasladarlos fuera delterritorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de laNación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de ciensalarios mínimos legales mensuales vigentes.Los documentos y archivos históricos privados declarados de interéscultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisadosy puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todoslos esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayansido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. Transferir -a títulooneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentoshistóricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Estafalta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salariosmínimos legales mensuales vigentes.PARÁGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a lainvestigación correspondiente y a la imposición de las sancionesestablecidas en la Ley.Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando lasentidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas,
  12. 12. nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacióncultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos unacláusula donde se establezca la obligación de aquéllas entregar copiasde los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre ycuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no sevulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 dela Constitución Política.PARÁGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filialesen Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularánpor las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todocaso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos yarchivos que deseen transferir.Artículo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen ala Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidospor la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivocírculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del ArchivoGeneral de la Nación, tomará las medidas pertinentes. TITULO X DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓNArtículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivoshistóricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados dedocumentos históricos.Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados decarácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridospor la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.Declarase de interés público o de interés social, para efectos de laexpropiación por vía administrativa a la que de refiere la ConstituciónPolítica, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-culturalque se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro opérdida. TITULO XI CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSArtículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de laAdministración Pública deberán implementar un sistema integrado deconservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, seanoriginales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobadadurabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales ointernacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo Generalde la Nación.
  13. 13. PARÁGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanentepodrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse unprograma de transferencia de información para garantizar la preservacióny conservación de la misma.Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El ArchivoGeneral de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobreconservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos ennuevos soportes.Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 dela Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos decarácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidospor cualquier medio". TITULO XII ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓNArtículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios yestímulos no tributarios para las personas o instituciones que con susacciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a lasalvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país,así como a los autores de estudios históricos significativos para lahistoriografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Talespremios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos,publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas. TITULO XIII DISPOSICIONES FINALESArtículo 51. Apoyo de los organismos de control. La ProcuraduríaGeneral de la Nación y la Contraloría General de la República prestarántodo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nación,para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.Artículo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fechade su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que lesean contrarias.EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPÚBLICA, MIGUELPINEDO VIDAL EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LAREPÚBLICA, MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO LA PRESIDENTA DE LAH. CÁMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIÉRREZCASTAÑEDA EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CÁMARA DEREPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTOREPÚBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLÍQUESE YEJECÚTESE
  14. 14. Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL. 2000 EL PRESIDENTEDE LA REPÚBLICA ANDRES PASTRANA ARANGO EL MINISTRO DEHACIENDA Y CRÉDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPOSALAZAR EL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJÍA ARANGO LEY 527 DE 1999 (agosto 18) Diario Oficial No. 43.673, de 21 de agosto de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALESARTICULO 1o. AMBITO DE APLICACION. La presente ley será aplicablea todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en lossiguientes casos:a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud deconvenios o tratados internacionales;b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban irnecesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgoque implica su comercialización, uso o consumo.ARTICULO 2o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley seentenderá por:a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida,almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares,como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos(EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por todarelación de índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partirde la utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otromedio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sinlimitarse a ellas, las siguientes operaciones: toda operación comercial desuministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo dedistribución; toda operación de representación o mandato comercial; todotipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción
  15. 15. de obras; de consultaría de ingeniería; de concesión de licencias; todoacuerdo de concesión o explotación de un servicio público; de empresaconjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial; detransporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima yférrea, o por carretera;c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere aun mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemáticoconocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permitedeterminar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave deliniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después deefectuada la transformación;d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conformea la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación conlas firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios deregistro y estampado cronológico de la transmisión y recepción demensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a lascomunicaciones basadas en las firmas digitales;e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica dedatos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normastécnicas convenidas al efecto;f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado paragenerar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra formamensajes de datos.ARTICULO 3o. INTERPRETACION. En la interpretación de la presenteley habrán de tenerse en cuenta su origen internacional, la necesidad depromover la uniformidad de su aplicación y la observancia de la buena fe.Las cuestiones relativas a materias que se rijan por la presente ley y queno estén expresamente resueltas en ella, serán dirimidas de conformidadcon los principios generales en que ella se inspira.ARTICULO 4o. MODIFICACION MEDIANTE ACUERDO. Salvo que sedisponga otra cosa, en las relaciones entre partes que generan, envían,reciben, archivan o procesan de alguna otra forma mensajes de datos,las disposiciones del Capítulo III, Parte I, podrán ser modificadasmediante acuerdo.ARTICULO 5o. RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DEDATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria atodo tipo de información por la sola razón de que esté en forma demensaje de datos. CAPITULO II. APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS JURÍDICOS DE LOS MENSAJES DE DATOS
  16. 16. ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que lainformación conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con unmensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible parasu posterior consulta.Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecidoen cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevénconsecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia deuna firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma,en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dichorequerimiento si:a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de unmensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con suaprobación;b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósitopor el cual el mensaje fue generado o comunicado.Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecidoen cualquier norma constituye una obligación, como si las normassimplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista unafirma.ARTICULO 8o. ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que lainformación sea presentada y conservada en su forma original, eserequisito quedará satisfecho con un ensaje de datos, si:a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridadde la información, a partir del momento en que se generó por primera vezen su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha informaciónpuede ser mostrada a la persona que se deba presentar.Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecidoen cualquier norma constituye una obligación, como si las normassimplemente prevén consecuencias en el caso de que la información nosea presentada o conservada en su forma original.ARTICULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Paraefectos del artículo anterior, se considerará que la informaciónconsignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecidocompleta e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algúncambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo opresentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a laluz de los fines para los que se generó la información y de todas lascircunstancias relevantes del caso.
  17. 17. ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOSMENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles comomedios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en lasdisposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, LibroSegundo del Código de Procedimiento Civil.En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validezo fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma deun mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje dedatos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.ARTICULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UNMENSAJE DE DATOS. Para la valoración de la fuerza probatoria de losmensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta lasreglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para laapreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse encuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado,archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en quese haya conservado la integridad de la información, la forma en la que seidentifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.ARTICULO 12. CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS YDOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos,registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedarásatisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:1. Que la información que contengan sea accesible para su posteriorconsulta.2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en elformato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formatoque permita demostrar que reproduce con exactitud la informacióngenerada, enviada o recibida, y3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permitadeterminar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fueenviado o recibido el mensaje o producido el documento.No estará sujeta a la obligación de conservación, la información quetenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes dedatos.Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados encualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.ARTICULO 13. CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS YARCHIVO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE TERCEROS. Elcumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros oinformaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a
  18. 18. través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condicionesenunciadas en el artículo anterior. CAPITULO III. COMUNICACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOSARTICULO 14. FORMACIÓN Y VALIDEZ DE LOS CONTRATOS. En laformación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta ysu aceptación podrán ser expresadas por medio de un mensaje de datos.No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razónde haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos.ARTICULO 15. RECONOCIMIENTO DE LOS MENSAJES DE DATOSPOR LAS PARTES. En las relaciones entre el iniciador y el destinatariode un mensaje de datos, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerzaobligatoria a una manifestación de voluntad u otra declaración por la solarazón de haberse hecho en forma de mensaje de datos.ARTICULO 16. ATRIBUCIÓN DE UN MENSAJE DE DATOS. Seentenderá que un mensaje de datos proviene del iniciador, cuando ésteha sido enviado por:1. El propio iniciador.2. Por alguna persona facultada para actuar en nombre del iniciadorrespecto de ese mensaje, o3. Por un sistema de información programado por el iniciador o en sunombre para que opere automáticamente.ARTICULO 17. PRESUNCIÓN DEL ORIGEN DE UN MENSAJE DEDATOS. Se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por eliniciador, cuando:1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordadopreviamente con el iniciador, para establecer que el mensaje de datosprovenía efectivamente de éste, o2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos deuna persona cuya relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo,le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador paraidentificar un mensaje de datos como propio.ARTICULO 18. CONCORDANCIA DEL MENSAJE DE DATOS ENVIADOCON EL MENSAJE DE DATOS RECIBIDO. Siempre que un mensaje dedatos provenga del iniciador o que se entienda que proviene de él, osiempre que el destinatario tenga derecho a actuar con arreglo a estesupuesto, en las relaciones entre el iniciador y el destinatario, este últimotendrá derecho a considerar que el mensaje de datos recibido
  19. 19. corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder enconsecuencia.El destinatario no gozará de este derecho si sabía o hubiera sabido, dehaber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún métodoconvenido, que la transmisión había dado lugar a un error en el mensajede datos recibido.ARTICULO 19. MENSAJES DE DATOS DUPLICADOS. Se presume quecada mensaje de datos recibido es un mensaje de datos diferente, salvoen la medida en que duplique otro mensaje de datos, y que eldestinatario sepa, o debiera saber, de haber actuado con la debidadiligencia o de haber aplicado algún método convenido, que el nuevomensaje de datos era un duplicado.ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar unmensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario quese acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entreéstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusarrecibo mediante:a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, ob) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se harecibido el mensaje de datos.Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuserecibo del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que losefectos del mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de unacuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos no ha sidoenviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo.ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DEDATOS. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, sepresumirá que éste ha recibido el mensaje de datos.Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda almensaje recibido. Cuando en el acuse de recibo se indique que elmensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos técnicosconvenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, sepresumirá que ello es así.ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamenterigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuenciasjurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a las normasaplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje dedatos.ARTICULO 23. TIEMPO DEL ENVIO DE UN MENSAJE DE DATOS. Deno convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos
  20. 20. se tendrá por expedido cuando ingrese en un sistema de información queno esté bajo control del iniciador o de la persona que envió el mensaje dedatos en nombre de éste.ARTICULO 24. TIEMPO DE LA RECEPCION DE UN MENSAJE DEDATOS. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, elmomento de la recepción de un mensaje de datos se determinará comosigue:a) Si el destinatario ha designado un sistema de información para larecepción de mensaje de datos, la recepción tendrá lugar:1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema deinformación designado; o2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de información deldestinatario que no sea el sistema de información designado, en elmomento en que el destinatario recupere el mensaje de datos;b) Si el destinatario no ha designado un sistema de información, larecepción tendrá lugar cuando el mensaje de datos ingrese a un sistemade información del destinatario.Lo dispuesto en este artículo será aplicable aun cuando el sistema deinformación esté ubicado en lugar distinto de donde se tenga por recibidoel mensaje de datos conforme al artículo siguiente.ARTICULO 25. LUGAR DEL ENVIO Y RECEPCION DEL MENSAJE DEDATOS. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, elmensaje de datos se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciadortenga su establecimiento y por recibido en el lugar donde el destinatariotenga el suyo. Para los fines del presente artículo:a) Si el iniciador o destinatario tienen más de un establecimiento, suestablecimiento será el que guarde una relación más estrecha con laoperación subyacente o, de no haber una operación subyacente, suestablecimiento principal;b) Si el iniciador o el destinatario no tienen establecimiento, se tendrá encuenta su lugar de residencia habitual.ARTICULO 26. ACTOS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS DETRANSPORTE DE MERCANCÍAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en laparte I de la presente ley, este capítulo será aplicable a cualquiera de lossiguientes actos que guarde relación con un contrato de transporte demercancías, o con su cumplimiento, sin que la lista sea taxativa:a) I. Indicación de las marcas, el número, la cantidad o el peso de lasmercancías.II. Declaración de la naturaleza o valor de las mercancías.III. Emisión de un recibo por las mercancías.IV. Confirmación de haberse completado el embarque de las mercancías;
  21. 21. b) I. Notificación a alguna persona de las cláusulas y condiciones delcontrato.II. Comunicación de instrucciones al transportador;c) I. Reclamación de la entrega de las mercancías.II. Autorización para proceder a la entrega de las mercancías.III. Notificación de la pérdida de las mercancías o de los daños quehayan sufrido;d) Cualquier otra notificación o declaración relativas al cumplimiento delcontrato;e) Promesa de hacer entrega de las mercancías a la persona designadao a una persona autorizada para reclamar esa entrega;f) Concesión, adquisición, renuncia, restitución, transferencia onegociación de algún derecho sobre mercancías;g) Adquisición o transferencia de derechos y obligaciones con arreglo alcontrato.ARTICULO 27. DOCUMENTOS DE TRANSPORTE. Con sujeción a lodispuesto en el inciso 3o. del presente artículo, en los casos en que la leyrequiera que alguno de los actos enunciados en el artículo 26 se lleve acabo por escrito o mediante documento emitido en papel, ese requisitoquedará satisfecho cuando el acto se lleve a cabo por medio de uno omás mensajes de datos.El inciso anterior será aplicable, tanto si el requisito en él previsto estáexpresado en forma de obligación o si la ley simplemente prevéconsecuencias en el caso de que no se lleve a cabo el acto por escrito omediante un documento emitido en papel.Cuando se conceda algún derecho a una persona determinada y aninguna otra, o ésta adquiera alguna obligación, y la ley requiera que,para que ese acto surta efecto, el derecho o la obligación hayan detransferirse a esa persona mediante el envío o utilización de undocumento emitido en papel, ese requisito quedará satisfecho si elderecho o la obligación se transfiere mediante la utilización de uno o másmensajes de datos, siempre que se emplee un método confiable paragarantizar la singularidad de ese mensaje o esos mensajes de datos.Para los fines del inciso tercero, el nivel de confiabilidad requerido serádeterminado a la luz de los fines para los que se transfirió el derecho o laobligación y de todas las circunstancias del caso, incluido cualquieracuerdo pertinente.Cuando se utilicen uno o más mensajes de datos para llevar a caboalguno de los actos enunciados en los incisos f) y g) del artículo 26, noserá válido ningún documento emitido en papel para llevar a cabocualquiera de esos actos, a menos que se haya puesto fin al uso de
  22. 22. mensajes de datos para sustituirlo por el de documentos emitidos enpapel. Todo documento con soporte en papel que se emita en esascircunstancias deberá contener una declaración en tal sentido. Lasustitución de mensajes de datos por documentos emitidos en papel noafectará los derechos ni las obligaciones de las partes.Cuando se aplique obligatoriamente una norma jurídica a un contrato detransporte de mercancías que esté consignado, o del que se haya dejadoconstancia en un documento emitido en papel, esa norma no dejará deaplicarse, a dicho contrato de transporte de mercancías del que se hayadejado constancia en uno o más mensajes de datos por razón de que elcontrato conste en ese mensaje o esos mensajes de datos en lugar deconstar en documentos emitidos en papel. FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN CAPITULO I. FIRMAS DIGITALESARTICULO 28. ATRIBUTOS JURÍDICOS DE UNA FIRMADIGITAL. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje dedatos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención deacreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido delmismo.PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza yefectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora lossiguientes atributos:1. Es única a la persona que la usa.2. Es susceptible de ser verificada.3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos soncambiados, la firma digital es invalidada.5 Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el GobiernoNacional. CAPITULO II. ENTIDADES DE CERTIFICACIÓNARTICULO 29. CARACTERÍSTICAS Y REQUERIMIENTOS DE LASENTIDADES DE CERTIFICACIÓN.<Artículo modificado por elartículo 160 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
  23. 23. Podrán ser entidades de certificación, las personas jurídicas, tantopúblicas como privadas, de origen nacional o extranjero y las cámaras decomercio, que cumplan con los requerimientos y sean acreditados por elOrganismo Nacional de Acreditación conforme a Ia reglamentaciónexpedida por el Gobierno Nacional. El Organismo Nacional deAcreditación de Colombia suspenderá o retirará Ia acreditación encualquier tiempo, cuando se establezca que Ia entidad de certificaciónrespectiva no está cumpliendo con Ia reglamentación emitida por elGobierno Nacional, con base en las siguientes condiciones:a. Contar con Ia capacidad económica y financiera suficiente para prestarlos servicios autorizados como entidad de certificación;b. Contar con Ia capacidad y elementos técnicos necesarios para Iageneración de firmas digitales, Ia emisión de certificados sobre Iaautenticidad de las mismas y Ia conservación de mensajes de datos enlos términos establecidos en esta ley;c. Los representantes legales y administradores no podrán ser personasque hayan sido condenadas a pena privativa de Ia libertad, excepto pordelitos políticos o culposos; o que hayan sido suspendidas en el ejerciciode su profesión por falta grave contra Ia ética o hayan sido excluidas deaquélla. Esta inhabilidad estará vigente por el mismo período que Ia leypenal o administrativa señaARTICULO 30. ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES DECERTIFICACION. <Artículo modificado por el artículo161 del Decreto 19de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades de certificaciónacreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia paraprestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, lassiguientes actividades:1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales depersonas naturales o jurídicas.2. Emitir certificados sobre Ia verificación respecto de Ia alteración entreel envío y recepción del mensaje de datos y de documentos electrónicostransferibles.3. Emitir certificados en relación con Ia persona que posea un derecho uobligación con respecto a los documentos enunciados en los literales f) yg) del artículo 26 de Ia Ley 527 de 1999.4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creaciónde las firmas digitales certificadas.5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico enIa generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.6. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación delas firmas electrónicas.
  24. 24. 7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de losdocumentos electrónicos transferibles.8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datosy documentos electrónicos transferibles.9. Cualquier otra actividad relacionada con Ia creación, uso o utilizaciónde firmas digitales y electrónicas.ARTICULO 31. REMUNERACIÓN POR LA PRESTACIÓN DESERVICIOS. La remuneración por los servicios de las entidades decertificación serán establecidos libremente por éstas.ARTICULO 32. DEBERES DE LAS ENTIDADESDE CERTIFICACIÓN. Las entidades de certificación tendrán, entre otros,los siguientes deberes:a) Emitir certificados conforme a lo solicitado o acordado con elsuscriptor;b) Implementar los sistemas de seguridad para garantizar la emisión ycreación de firmas digitales, la conservación y archivo de certificados ydocumentos en soporte de mensaje de datos;c) Garantizar la protección, confidencialidad y debido uso de lainformación suministrada por el suscriptor;d) Garantizar la prestación permanente del servicio de entidad decertificación;e) Atender oportunamente las solicitudes y reclamaciones hechas por lossuscriptores;f) Efectuar los avisos y publicaciones conforme a lo dispuesto en la ley;g) Suministrar la información que le requieran las entidadesadministrativas competentes o judiciales en relación con las firmasdigitales y certificados emitidos y en general sobre cualquier mensaje dedatos que se encuentre bajo su custodia y administración;h) <Literal modificado por el artículo 162 del Decreto 19 de 2012. Elnuevo texto es el siguiente:> Permitir y facilitar Ia realización delas auditorias por parte del Organismo Nacional de Acreditación deColombia. Es responsabilidad de Ia entidad de certificación pagar loscostos de Ia acreditación y los de las auditorias de vigilancia, conformecon las tarifas del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.i) Elaborar los reglamentos que definen las relaciones con el suscriptor yla forma de prestación del servicio;j) Llevar un registro de los certificados.ARTICULO 33. TERMINACIÓN UNILATERAL. Salvo acuerdo entre laspartes, la entidad de certificación podrá dar por terminado el acuerdo devinculación con el suscriptor dando un preaviso no menor de noventa
  25. 25. (90) días. Vencido este término, la entidad de certificación revocará loscertificados que se encuentren pendientes de expiación.Igualmente, el suscriptor podrá dar por terminado el acuerdo devinculación con la entidad de certificación dando un preaviso no inferior atreinta (30) días.ARTICULO 34. CESACIÓN DE ACTIVIDADES POR PARTE DE LASENTIDADES DE CERTIFICACIÓN.<Artículo modificado por elartículo 163 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Lasentidades de certificación acreditadas por el ONAC pueden cesar en elejercicio de actividades, siempre y cuando garanticen Ia continuidad delservicio a quienes ya lo hayan contratado, directamente o a través deterceros, sin costos adicionales a los servicios ya cancelados. CAPITULO III. CERTIFICADOSARTICULO 35. CONTENIDO DE LOS CERTIFICADOS. Un certificadoemitido por una entidad de certificación autorizada, además de estarfirmado digitalmente por ésta, debe contener por lo menos lo siguiente:1. Nombre, dirección y domicilio del suscriptor.2. Identificación del suscriptor nombrado en el certificado.3. El nombre, la dirección y el lugar donde realiza actividades la entidadde certificación.4. La clave pública del usuario.5. La metodología para verificar la firma digital del suscriptor impuesta enel mensaje de datos.6. El número de serie del certificado.7. Fecha de emisión y expiración del certificado.ARTICULO 36. ACEPTACION DE UN CERTIFICADO. Salvo acuerdoentre las partes, se entiende que un suscriptor ha aceptado un certificadocuando la entidad de certificación, a solicitud de éste o de una personaen nombre de éste, lo ha guardado en un repositorio.ARTICULO 37. REVOCACION DE CERTIFICADOS. El suscriptor de unafirma digital certificada, podrá solicitar a la entidad de certificación queexpidió un certificado, la revocación del mismo. En todo caso, estaráobligado a solicitar la revocación en los siguientes eventos:1. Por pérdida de la clave privada.2. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé unuso indebido.Si el suscriptor no solicita la revocación del certificado en el evento depresentarse las anteriores situaciones, será responsable por las pérdidaso perjuicios en los cuales incurran terceros de buena fe exenta de culpaque confiaron en el contenido del certificado.
  26. 26. Una entidad de certificación revocará un certificado emitido por lassiguientes razones:1. A petición del suscriptor o un tercero en su nombre y representación.2. Por muerte del suscriptor.3. Por liquidación del suscriptor en el caso de las personas jurídicas.4. Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en elcertificado es falso.5. La clave privada de la entidad de certificación o su sistema deseguridad ha sido comprometido de manera material que afecte laconfiabilidad del certificado.6. Por el cese de actividades de la entidad de certificación, y7. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.ARTICULO 38. TERMINO DE CONSERVACION DE LOSREGISTROS. Los registros de certificados expedidos por una entidad decertificación deben ser conservados por el término exigido en la ley queregule el acto o negocio jurídico en particular. CAPITULO IV. SUSCRIPTORES DE FIRMAS DIGITALESARTICULO 39. DEBERES DE LOS SUSCRIPTORES. Son deberes delos suscriptores:1. Recibir la firma digital por parte de la entidad de certificación ogenerarla, utilizando un método autorizado por ésta.2. Suministrar la información que requiera la entidad de certificación.3. Mantener el control de la firma digital.4. Solicitar oportunamente la revocación de los certificados.ARTICULO 40. RESPONSABILIDAD DE LOS SUSCRIPTORES. Lossuscriptores serán responsables por la falsedad, error u omisión en lainformación suministrada a la entidad de certificación y por elincumplimiento de sus deberes como suscriptor.CAPITULO V.SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIOARTICULO 41. FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA. <Artículo derogadopor el artículo 176 del Decreto 19 de 2012ARTICULO 42. SANCIONES. <Artículo derogado por el artículo 176 del Decreto19 de 2012> CAPITULO VI. DISPOSICIONES VARIAS
  27. 27. ARTICULO 43. CERTIFICACIONES RECIPROCAS. Los certificados de firmasdigitales emitidos por entidades de certificación extranjeras, podrán serreconocidos en los mismos términos y condiciones exigidos en la ley para laemisión de certificados por parte de las entidades de certificación nacionales,siempre y cuando tales certificados sean reconocidos por una entidad decertificación autorizada que garantice en la misma forma que lo hace con suspropios certificados, la regularidad de los detalles del certificado, así como suvalidez y vigencia.ARTICULO 44. INCORPORACIÓN POR REMISIÓN. Salvo acuerdo encontrario entre las partes, cuando en un mensaje de datos se hagaremisión total o parcial a directrices, normas, estándares, acuerdos,cláusulas, condiciones o términos fácilmente accesibles con la intenciónde incorporarlos como parte del contenido o hacerlos vinculantesjurídicamente, se presume que esos términos están incorporados porremisión a ese mensaje de datos. Entre las partes y conforme a la ley,esos términos serán jurídicamente válidos como si hubieran sidoincorporados en su totalidad en el mensaje de datos. REGLAMENTACION Y VIGENCIAARTICULO 45. La Superintendencia de Industria y Comercio contará con untérmino adicional de doce (12) meses, contados a partir de la publicación de lapresente ley, para organizar y asignar a una de sus dependencias la función deinspección, control y vigilancia de las actividades realizadas por las entidades decertificación, sin perjuicio de que el Gobierno Nacional cree una unidadespecializada dentro de ella para tal efecto.ARTICULO 46. PREVALENCIA DE LAS LEYES DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR. Lapresente ley se aplicará sin perjuicio de las normas vigentes en materia de protección alconsumidor.ARTICULO 47. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente ley rige desde la fechade su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.El Presidente del honorable Senado de la República,FABIO VALENCIA COSSIO.El Secretario General del honorable Senado de la República,MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.El Presidente de la honorable Cámara de Representantes,EMILIO MARTÍNEZ ROSALES.El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONALPUBLÍQUESE Y EJECÚTESE.Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 18 de agosto de 1999.ANDRES PASTRANA ARANGO
  28. 28. El Ministro de Desarrollo Económico,FERNANDO ARAÚJO PERDOMO.La Ministra de Comercio Exterior,MARTHA LUCÍA RAMÍREZ DE RINCÓN.La Ministra de Comunicaciones,CLAUDIA DE FRANCISCO ZAMBRANO.E l Ministro de Transporte,MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARÍA. ACUERDO No. 027-2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994” El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001 ACUERDA:ARTICULO PRIMERO: Actualizar el Reglamento General de Archivos, ensu Artículo 67 y en locorrespondiente al uso del Glosario, el cual quedará así:Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultarla información queconservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo,conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionalesdirigidas a la plantacióndirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de losarchivos.Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamentedocumentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades deconservación apropiadas.Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos ytécnicos de los archivos.Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma ysoporte material, acumulados en un proceso natural por una persona oentidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,conservados
  29. 29. respetando aquel orden para servir como testimonio e información a lapersona oinstitución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentesde la historia.También se puede entender como la institución que ésta alservicio de la gestión administrativa, lainformación, la investigación y lacultura.Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla elfuncionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentostransferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando suconsulta es constante.Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne sudocumentación en trámite,sometida a continua utilización y consulta administrativa.Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondosdocumentales procedentes deorganismos del orden departamental y por aquellos que recibe encustodia.Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentalesprocedentes de losorganismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentalesprocedentes de losorganismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondosdocumentales procedentes de losorganismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos ytratados conforme a los principios y procesos archivísticos.Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado deformular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige ycoordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de lasalvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservacióny la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confíaen custodia.Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o delarchivo de gestión, ladocumentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,debe conservarsepermanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, laciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservardocumentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,adquisición o expropiación.
  30. 30. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos porpersonas naturales ojurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones oactividades.Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia,la investigación, laciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por ellegislador.Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidadesoficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio públicopor entidades privadas.Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de losdocumentos en su ciclovital.Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos queindividualizan las unidades dedescripción de un instrumento de consulta y recuperación.Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acciónadministrativa.Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege losdocumentos para sualmacenamiento y preservación.Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia dedeterminados documentos o datos en los archivos.Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan losdocumentos desde suproducción o recepción, hasta su disposición final.Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental,en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales deacuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora(fondo, sección, series y/o asuntos).Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a lasunidades productoras de documentos y a las series y subseriesrespectivas y que debe responder al sistema de clasificación documentalestablecido en la entidad.Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criteriossubjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni respondea los principios de respeto a la procedencia y al orden original.Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable decumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas
  31. 31. de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a losprocesos administrativos y técnicos de los archivos.Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General dela Nación y de losConsejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado deconceptuar sobre:el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas yde las privadas quecumplen funciones públicas. la eliminación de documentos a los que nose les pueda aplicar valoración documental la evaluación de las tablas deretención y tablas de valoración documental.Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales,creados por elArchivo General de la Nación como instancias asesoras para lanormalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas endesarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,independientemente del medio utilizado. En el proceso de organizaciónde fondos acumulados es pertinente el uso del término“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de“comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedidopor el Archivo General de la Nación.Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas ocorrectivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de losdocumentos de archivo.Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias ymedidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar oreducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservandosu integridad y estabilidad.Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo dedocumentos con el fin deconocer la información que contienen.Copia: Reproducción exacta de un documento.Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida yautorizada por el funcionariocompetente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar lainformación contenida en el original en caso de pérdida o destrucción delmismo.Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puedeestar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
  32. 32. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a ladocumentaciónproducida por una institución y en el que se registran las secciones ysubsecciones y las series y subseries documentales.Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte deuna institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en laadministración y conservación de los mismos, cualquiera que sea sutitularidad.Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para elalmacenamiento y laconservación de los documentos de archivo.Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos,por la cual se retiranaquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para suposterior eliminación.Descripción documental: Fase del proceso de organización documentalque consiste en elanálisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyoresultado son losinstrumentos de descripción y de consulta.Descriptor: Término normalizado que define el contenido de undocumento y se utiliza comoelemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicasy/o mecánicas de unmaterial, causada por envejecimiento natural u otros factores.Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información quese encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video,casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerseo interpretarse por computador.Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de unteclado.Diplomática documental: Disciplina que estudia las característicasinternas y externas de losdocumentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración,con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales ydeterminar su valor como fuentes para la historia.Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoraciónhecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada enlas tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras asu conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un
  33. 33. sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidadde la información.Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que losdocumentos lleguen a su destinatario.Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o elmedio utilizado.Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o porotras oficinas oinstituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es deutilidad para elcumplimiento de sus funciones.Documento de archivo: Registro de información producida o recibida poruna entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de unorganismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza elconocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después desu desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de lahistoria institucional.Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, quepermanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por unapersona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratadaconforme a los principios y procesos archivísticos.Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento defunciones idénticas o comunes en todas las entidades.Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico oautográfico o por susrasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, lasoberanía nacional, lasrelaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas yculturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluirsus valores primarios.Documento misional: Documento producido o recibido por una instituciónen razón de su objeto social.Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgosy características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.Documento público: Documento otorgado por un funcionario público enejercicio de su cargo ocon su intervención.
  34. 34. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valoresprimarios.Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición finalseñalada en las tablas deretención o de valoración documental para aquellos documentos que hanperdido sus valoresprimarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información enotros soportes.Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darlesforma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varioscuadernillos de formatouniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidadproducto de laencuadernación se llama “libro”.Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en susrespectivas unidades de conservación.Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto dedocumentos generadosorgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resoluciónde un mismo asunto.Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de unmedio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y deconclusión de un expediente, independientemente de las fechas de losdocumentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antiguay más reciente de un conjunto de documentos.Foliar: Acción de numerar hojas.Folio: Hoja.Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales ojurídicas administrativamente vigentes, que se completasistemáticamente.Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningúncriterio de organizaciónarchivística.Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos handejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones oactividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.
  35. 35. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una personanatural o jurídica endesarrollo de sus funciones o actividades.Fuente primaria de información: Información original, no abreviada nitraducida. Se llamatambién “fuente de primera mano”.Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad delquehacer archivístico quecomprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación oconservación permanente.Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida yrecibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con elobjeto de facilitar su utilización y conservación.Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondosdocumentales de uno o varios archivos indicando sus característicasfundamentales, como organismos que los originan, secciones y seriesque los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, queconsiste en indagar,analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas quesustentan la estructura de un fondo.Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética onuméricamente, términosonomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados dereferencias para sulocalización.Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.Índice temático: Listado de temas o descriptores.Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.Inventario documental: Instrumento de recuperación de información quedescribe de maneraexacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar sumanipulación.Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacerarchivístico en un país.Manuscrito: Documento elaborado a mano.
  36. 36. Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada comoelemento distintivo delfabricante.Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamentedocumentos como pequeñasimágenes en película de alta resolución.Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, concriterios cuantitativos y cualitativos.Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificarcriterios en la aplicación de la práctica archivística.Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consisteen establecersecuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en lafase de clasificación.Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución.En archivística se usa para identificar las dependencias productoras delos documentos.Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas yadministrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionadaen forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.Organización documental: Proceso archivístico orientado a laclasificación, la ordenación y ladescripción de los documentos de una institución.Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por suvalor histórico o cultural.Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de lateoría archivística por elcual se establece que la disposición física de los documentos deberespetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario parala ordenación de fondos, series y unidadesdocumentales.Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de lateoría archivística por el cual se establece que los documentosproducidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarsecon los de otras.Producción documental: Generación de documentos hecha por lasinstituciones en cumplimiento de sus funciones.Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentosnotariales que losescribanos y notarios autorizan con formalidades.
  37. 37. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio delcual las entidadesasignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas oproducidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos devencimiento que establezca la ley.Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación ycontrol que una institución debe realizar para la admisión de losdocumentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio delos instrumentos deconsulta, los documentos requeridos.Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cuallas entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados decorrespondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitenteo destinataria, nombre o código de la dependencia competente, númerode radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempode respuesta (si lo amerita), entre otros.Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingresoa un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentosprovenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientosadministrativos y técnicos que regulan la función archivística en unaentidad.Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, lamicrofilmación y ladigitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmenteconsignados en papel.Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer enel archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en latabla de retención documental.Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productorade documentos.Selección documental: Disposición final señalada en las tablas deretención o de valoracióndocumental y realizada en el archivo central con el fin de escoger unamuestra de documentos de carácter representativo para su conservaciónpermanente. Úsanse también “depuración” y“expurgo”.
  38. 38. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura ycontenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujetoproductor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.Signatura topográfica: Identificación convencional que señala laubicación de una unidad deconservación en el depósito y mobiliario de un archivo.Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesosde conservación queaseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizandosu integridad física yfuncional en cualquier etapa del ciclo vital.Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticasarticuladas entre sí queposibilitan la homogenización y la normalización de los procesosarchivísticos.Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de unaserie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y suscaracterísticas específicas.Tabla de retención documental: Listado de series, con suscorrespondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o seriesdocumentales a los cuales seasigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como unadisposición final.Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando seretira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta,conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas dereferencias cruzadas.Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividadadministrativa, condiagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementospara clasificarla,describirla y asignarle categoría diplomática.Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en quesuelen dividirse losdocumentos de cierta extensión.Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción orecepción, hasta elcumplimiento de su función administrativa.
  39. 39. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo degestión al central, y deéste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y devaloración documental vigentes.Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto dedocumentos de tal forma quegarantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades deconservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libroso tomos.Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificacióny caracterizacióndocumental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipodocumental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando unexpediente.Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee undocumento como testimonio de sus procedimientos y actividades.Valor científico: Cualidad de los documentos que registran informaciónrelacionada con lacreación de conocimiento en cualquier área del saber.Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan elconjunto de cuentas y deregistros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de unaentidad pública o privada.Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,entre otras cosas,hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos devida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticospropios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro oHacienda Pública.Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que debenconservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información,útiles para la reconstrucción de lamemoria de una comunidad.Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligacioneslegales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio antela ley.Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellosdocumentos que, por su
  40. 40. importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en unarchivo.Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desdeque se producen o se reciben hasta que cumplen sus finesadministrativo, fiscales, legales y/o contables.Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por unainstitución en virtud de su aspecto misional.Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan losvalores primarios ysecundarios de los documentos con el fin de establecer su permanenciaen las diferentes fases del ciclo vital.ARTÍCULO SEGUNDO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha desu publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le seancontrarias, en particular el Glosario del Acuerdo 07 de 1994.PUBLÍQUESE Y CÚMPLASEDado en Bogotá D.C. a los treinta y un (31) día del mes de octubre delaño dos mil seis (2006)MARÍA BEATRIZ CANAL ACEROSecretaria GeneralEncargada de las funciones del cargo deViceministro 0020 del Ministerio de CulturaLÁZARO MEJIA ARANGOSecretario TécnicoACUERDO No. 027-2006“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994” ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicasEl Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de susfacultades legales, enespecial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley594 de 2000. CONSIDERANDO:Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por lasUnidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas quecumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan
  41. 41. efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la AdministraciónPública.Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de laNación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentosnecesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta elReglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacerarchivístico.Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas yprincipios generales que regulan la función archivística del Estado, porintermedio del Archivo General de la Nación.Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de losmensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales yestablece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional hadiseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, quebusca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombiay con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizarlas instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándolecarácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reformaregulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en laAdministraciónPública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance delas entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno yadecuado de la información y en consecuencia se hace necesarionormalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral dela gestión documental. ACUERDA:ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientosque permitan a las unidades de correspondencia de las entidadespúblicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con losprogramas de gestión documental, para la producción, recepción,distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos delpresente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así: Archivoelectrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidosy tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcionaldel productor, acumulados en un proceso natural por una persona oinstituciónpública o privada, en el transcurso de su gestión.
  42. 42. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidasen desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,independientemente del medio utilizado.Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privadoque llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo delfuncionario. No generan trámites para las instituciones.Documento electrónico de archivo: Es el registro de informacióngenerada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos,que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida poruna persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratadaconforme a los principios y procesos archivísticos.Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos losrasgos y características que permiten garantizar su autenticidad eintegridad.Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionariopúblico en ejercicio de su cargo o con su intervención.Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por mediodel cual, las entidades asignan un número consecutivo, a lascomunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha yhora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite ycumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estostérminos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado eldocumento.Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio delcual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizadosde correspondencia, todas las comunicaciones producidas orecibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / oEntidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombredel funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta(Si lo amerita), entre otros.Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructuray contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujetoproductor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientestipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativaen cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempoo permanencia en cada fase del archivo.Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdocon la cobertura de las mismas. Las generales se refieren adocumentos administrativos, comunes a cualquier administración; las

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