Caso Practico Unidad 7

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Caso Practico Unidad 7

  1. 1. GESTIÓN DE CONTRATOS Formación continua
  2. 2. ÍNDICEI. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓNII. ¿QUÉ ES UN CONTRATO?III. ¿QUÉ ES UN CONTRATO DE SERVICIOS?IV. PROCESO DE ABASTECIMIENTOV. ¿DE QUÉ DEPENDE EL CONTENIDO DEL CONTRATO? 1. COMPRAS ESTÁNDARES 2. COMPRAS COMPLEJAS 2.1 ¿CÓMO IDENTIFICAMOS UNA COMPRA COMPLEJA? 3. ¿QUÉ UTILIDAD TIENE PARA EL COMPRADOR ESCRITURAR EL CONTRATO?
  3. 3. VI. ¿QUÉ SIGNIFICA GESTIONAR LOS CONTRATOS? 1. EJEMPLO DE LA IMPORTANCIA DE GESTIONAR UN CONTRATO 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS? A. ELABORAR UN BUEN CONTRATO B. DEFINIR ROLES Y RESPONSABILIDADES CLARAS C. GESTIONAR LA RELACIÓN CON EL PROVEEDOR D. GESTIONAR LA ENTREGA DEL PRODUCTO O SERVICIO
  4. 4. E. GESTIONAR EL PAGOF. GESTIONAR LA MODIFICACIÓN O TÉRMINO ANTICIPADODEL CONTRATO (REVISAR SEGÚN PROGRAMA FECHAS DETÉRMINO O RENOVACIÓN).G. GESTIONAR LOS SERVICIOS POST ENTREGA.H. REGISTRAR Y EVALUAR EL CONTRATO A. ¿CÓMO EVALUAMOS A NUESTROS PROVEEDORES? B. EJEMPLO SOBRE CÓMO REGISTRAR UN CONTRATO
  5. 5. I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN “Identificar aspectos relevantes en la gestión decontratos que permitan mostrar al comprador como ser más eficiente y eficaz al momento de administrar una compra”
  6. 6. II. ¿QUÉ ES UN CONTRATO?Es un acuerdo entre el comprador y proveedor donde existen obligacionesy derechos para ambas partes.En el caso de Convenios Marcos los derechos y obligaciones estánestablecidos en las Bases que creó ChileCompra y en el contratocorrespondiente. IMPORTANTE:Un Contrato puede variar desde una simple orden de compra y suaceptación hasta un contrato escriturado complejo o muy extenso.Entre ambos extremos podemos encontrar distintos matices, concontratos escriturados más simples y breves.
  7. 7. III. ¿QUÉ ES UN CONTRATO DE SERVICIOS? Según el Art. 10 del nuevo reglamento, un contrato servicios es aquel mediante el cual las entidades de la administración del Estado encomiendan a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles. Estos contratos de servicios se clasifican en: 1. Servicios 2. Servicios Generales Personales Son servicios comunes, Son aquellos que demandanestándares o rutinarios. Ej: un intensivo desarrollo Aseo, fotocopiado, etc. intelectual.
  8. 8. 2. Servicios Personales Son aquellos que demandan un intensivo desarrollo intelectual. 2.2 Servicios Personales Especializados: Es un servicio 2.1 Servicios Personales entregado por expertos o quienPropiamente Tales: Ej. Asesorías tenga habilidades muy específicas. generales, etc. Ej: asesorías específicas, académicos especializados, etc. IMPORTANTE: “Cada institución es responsable de clasificar los servicios y  fundamentarlos” 
  9. 9. Luego, para la contratación de “servicios personalesespecializados” se deben seguir estos dos procedimientos: Servicios Personales 1  especializados mayores a 1000 UTM (Art. 107 NR) Licitación pública  Se realiza un llamado público para el servicio especializado mediante una Resolución o Decreto Alcaldicio fundado. Luego, se preseleccionan a quienes ofertan de acuerdo a su Preselección  idoneidad técnica establecida en las bases (primeros criterios de selección). Ej: evaluación de curriculum, experiencia en el rubro, estudios, etc). Publicación de Ranking  Se crea y publica una lista con los preseleccionados y sus puntajes. Esto lo deben subir los compradores. Ej: cuadro comparativo. El comprador selecciona del ranking a los oferentes de mayorSelección de las ofertas que  puntaje, de acuerdo a cómo se establecido en las bases. participarán en el proceso  ETAPA DE PRESELECCIÓN
  10. 10. ETAPA DE SELECCIÓN Aviso a oferentes  Se comunica a los oferentes seleccionados, quienes seguidamente deberán presentar sus ofertas técnicas yseleccionados  y presentación  económicas dentro del tiempo que indican las bases (plazo de ofertas  mínimo de 10 días corridos desde la notificación a los oferentes seleccionados). Inicio del proceso de  Luego de recibir las ofertas se evalúan según los criterios de evaluación establecidos en las bases, confeccionando un selección de oferta y  ranking con los puntajes obtenidos. evaluación  De ésta lista de oferentes ordenados por puntajes se elegirá el ¿Desea  SÍ más alto, con el cual se PODRÁ negociar los términos de su oferta, lo que no podrá alterar la esencia del servicio ni superar el negociar la  20 % del monto total ofertado. Si no se llega a acuerdo con este oferta con el  proveedor se podrá seguir con el siguiente en la lista o en su proveedor  defecto declarar desierto el proceso. (voluntario)?  NO Se debe adjudicar la oferta al más conveniente del ranking Adjudicación y resultado  (Aquí finaliza el proceso de compra). final 
  11. 11. Servicios Personales  2  especializados menores  a 1000 UTM (Art. 107  NR)  Contratación directa con un  proveedor  Bajo 1000 UTM se podrá efectuar una contratación directa con  un determinado proveedor previa verificación de su idoneidad.  La resolución fundada que autorice este trato directo debe  señalar la naturaleza especial del servicio y justificar la compra.  Elaboración TDR y requisitos  Se establecen los requisitos y necesidades del servicio.  del proveedor  Contar con estimaciones referenciales del valor de los  Estimación del costo del  servicios a contratar.  servicio  Si el proveedor no fuese idóneo o no se presentare, se podrá Invitación a través del sistema  invitar a otro proveedor en las mismas condiciones (Este  al proveedor que cuente con  procedimiento se debe realizar mediante la emisión de una  las competencias   O.C. directa).  El proveedor enviará por el sistema la oferta técnica y  económica, la cual se evaluará según los criterios  contenidos en los TDR. Se podrá solicitar al proveedor  Selección del proveedor  mejorar su oferta técnica o económica según lo solicitado.  Se adjudica al proveedor elegido y se publica en el sistema de  información el contrato respectivo, si lo hubiere. Adjudicación y resultado final 
  12. 12. INICIO IV. PROCESO DE ABASTECIMIENTODefinición derequerimiento 1 Selección del mecanismo de compra 2 Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 Adjudicación oferta 5 Recibo de FIN producto o servicio 6 Seguimiento y monitoreo de la compra 7
  13. 13. V. ¿DE QUÉ DEPENDE EL CONTENIDO DEL CONTRATO?Dependerá de la complejidad de nuestra adquisición, encontrandocontratos para:1. COMPRAS ESTÁNDARESSon compras realizadas de manera habitual. Compras que necesitamosfrecuentemente y cuyas adquisiciones no conllevan mayor complejidad.2. COMPRAS COMPLEJASSon compras que requieren mayor especificación en sus requerimientos,aumentando la probabilidad de que el contrato sea extenso y complejo. Enestas compras la escrituración de los acuerdos suele ser indispensable.De estas compras se obtiene principalmente el plan de compras.
  14. 14. 2.1. ¿CÓMO IDENTIFICAMOS UNA COMPRA COMPLEJA? Según la importancia estratégica para nuestra organización. Compra de ejecución diferida en el tiempo. Donde el proveedor debe ir cumpliendo paulatinamente sus obligaciones (Ej. Informes mensuales). Compra de montos altos adjudicada directamente a un proveedor sin un llamado previo (A través de mecanismo excepcional). Cuando el producto o servicio tiene un alto componente técnico especializado.3. ¿QUÉ UTILIDAD TIENE PARA EL COMPRADOR ELESCRITURAR UN CONTRATO? Tener una herramienta clara y precisa al relacionarse contractualmentecon el proveedor (obligaciones y derechos de ambas partes). Detallar y especificar de manera completa y con anexos el requerimiento.
  15. 15. VI. ¿QUÉ SIGNIFICA GESTIONAR LOS CONTRATOS?Significa realizar acciones eficaces y eficientes en la administración de uncontrato. Para que esto resulte, se necesita haber definido bien las“reglas del juego” entre la entidad compradora y el proveedor,minimizando los riesgos del proceso.
  16. 16. 1. EJEMPLO SOBRE LA IMPORTANCIA DE GESTIONAR UN CONTRATOImaginemos que deseamos contratar una consultoría para estimar la demanda de unnuevo servicio de nuestra organización.El estudio dura 5 meses, donde el proveedor debe entregarnos un informe de avance altercer mes y un informe final con la demanda estimada para nuestra organización. Elvalor es de $25.000.000, la mitad se paga contra aprobación del primer informe y elresto contra aprobación del informe final. Además se explicita que por cada día deatraso el proveedor debería pagar una multa de 3 UF. Todos estos antecedentesquedaron establecidos en el contrato.La oferta del proveedor tenía previsto recopilar la información histórica en el transcursodel primer mes, sin embargo, este insumo no fue remitido en este tiempo, provocando unatraso en la entrega del informe de avance, como también, atraso en la entrega delinforme final.Estas circunstancias no previstas podrían entenderse como incumplimiento del proveedorcon el consecuente pago de multas. No obstante, ambas partes están de acuerdo en quelas causales no son imputables al proveedor.
  17. 17. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?La gestión de contratos debe ser una tarea permanente y no responder sóloa eventos aislados, lo que nos permitirá comprar lo que realmentenecesitamos.Las actividades claves para la gestión de contratos de cualquier tipo decompra son:A. Elaborar un buen contrato (establecer unas buenas bases de licitación).B. Definir roles y responsabilidades claras.C. Gestionar la relación con el proveedor.D. Gestionar la entrega del producto o servicio.E. Gestionar el pago.F. Gestionar la modificación o término anticipado del contrato (revisar segúnprograma fechas de término o renovación).G. Gestionar los servicios post entrega.H. Registrar y evaluar el contrato.
  18. 18. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?A. ELABORAR UN BUEN CONTRATO Dejar claramente establecidas las reglas del juego entre proveedor ycomprador. Definir muy bien los requerimientos. Recordar que los Términos de Referencia o Bases de Licitación son labase del futuro contrato. Si algo queda fuera de las Bases de Licitaciónsólo puedo modificarlas con una Resolución fundada antes del cierre. Identificar como mínimo: (1) individualización del comprador yproveedor , (2) los requerimientos, (3) fechas de entrega, (4) forma depago, (5) monto o precio y (6) obligaciones de las partes. Un buen contrato debe minimizar riesgos tales como: (1) Productos oservicios no entregados, (2) Atrasos en la entrega, (3) Subcontratación nodeseada de servicios, (4) Productos o servicios entregados con menoscalidad que la acordada, etc. Todos estos elementos deben considerarseen las Bases de Licitación Contar con clausulas que puedan determinar la posibilidad de:(1) modificar,extender o renovar el contrato, (2) terminarlo anticipadamente, (3) cobrargarantías o multas, entre otras.
  19. 19. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?B. DEFINIR ROLES Y RESPONSABILIDADES CLARAS Determinar un responsable comprador para que el contrato llegue abuen término (Esto debe quedar estipulado en el contrato). En el caso de compras sencillas es suficiente que una sola personasea responsable por todas las compras. En el caso de compras complejas o estratégicas es recomendableque exista un equipo de trabajo experto permanente para esa compra.Recordar que sobre 1000 UTM las ofertas deben ser evaluadas por unacomisión de al menos tres funcionarios públicos (Art.37. Reglamento).
  20. 20. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?C. GESTIONAR LA RELACIÓN CON EL PROVEEDOR Mientras más compleja sea la compra, mayor importancia reviste manejaruna buena relación con el proveedor (relación abierta y constructiva). Una buena relación entre el comprador y proveedor entrega mejorasimportantes para ambas partes, por ello es trascendente contar con contratosflexibles que permitan hacer cambios en el transcurso del proyecto, perosiempre de manera transparente. Un ejemplo de flexibilidad es establecer unacláusula en donde se explicite “podrá requerirse un 15% más de loadjudicado”, siempre que esté en las bases.
  21. 21. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?D. GESTIONAR LA ENTREGA DEL PRODUCTO O SERVICIOUna vez ejecutada la compra, el bien o servicio deberá ser provistode la manera en que fue acordada en el contrato. Una adecuadagestión de la entrega significa asegurar que el producto o serviciofue entregado en: La cantidad acordada La calidad acordada En la fecha, hora y lugar pactado
  22. 22. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS? E. GESTIONAR EL PAGO Importante es preocuparse de cumplir el plazo de pago con los proveedores, situación que nos permitirá estar en mejores condiciones para exigir a la contraparte, siendo reconocidos como buenos compradores (ver Directiva nº 3. Instructivo Presidencial).
  23. 23. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?F. Gestionar la modificación o término anticipado del contrato(revisar según programa fechas de término o renovación). Los contratos deben ser elaborados de antemano con las opciones de cambiarse o modificarse (flexibilidad), adaptándose a nuevas circunstancias. El fundamento para adoptar cualquiera de estas dos medidas tiene que enmarcarse dentro de las causales que admite la Ley 19.886 de Compras Públicas, entre las que están: Mutuo acuerdo de las partes. Incumplimiento grave de las obligaciones del contratante (proveedor). Notoria insolvencia del contratante. Interés público o seguridad nacional. Causales que establezcan las bases de licitación y el respectivo contrato.
  24. 24. IMPORTANTE No olvidar que la modificación o terminación anticipada de un contrato debieseser un mecanismo de uso excepcional. En tal caso, pueden establecerse en las Bases de Licitación clausulas deindemnización y compensaciones por término anticipado de contrato. La garantía debe ser asociada al monto de la compra. Se pueden pedirgarantías parcializadas y devolver en la medida que se ejecute el proyecto. Encaso de contratación de servicios, se entenderá, SIN NECESIDAD DEESTIPULACIÓN EXPRESA, que las garantías constituidas para asegurar el fielcumplimiento del contrato caucionan también el pago de las obligacioneslaborales y sociales con los trabajadores de los contratantes(Art.31,43 garantía deseriedad y Art. 68 garantía de cumplimiento). (Art. 4 Reglamento) el manual de procedimientos deberá contemplar unprocedimiento para la custodia, mantención y vigencia de las garantías, indicandolos funcionarios encargados y métodos para informar al jefe de servicio sobre elcumplimiento de éstas. Este manual deberá ser publicado en el sistema deinformación.
  25. 25. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?G. GESTIONAR LOS SERVICIOS POST ENTREGA En algunos casos la gestión de contratos no finaliza con laentrega final del producto, sino que va más allá cuando semantienen obligaciones que debe cumplir el proveedor, como porejemplo compromisos de garantías o servicios post venta en casode fallas. Es importante en el caso de que exista algún problema con elproveedor, mostrarle la conveniencia de mantener una buena relacióncontractual para realizar otras compras a futuro.Recordar: En contratos de servicios superiores a 1000 UTM lagarantía de fiel cumplimiento debe tener vigencia hasta 60 días hábilesdespués de culminado el contrato (Art. 11 Ley de compras).
  26. 26. 2. ¿CÓMO GESTIONAR LOS CONTRATOS? H. REGISTRAR Y EVALUAR EL CONTRATO Debemos contar con un registro (base de datos) que nos permita ubicar rápidamente el contrato, las boletas de garantía, etc. Además, tal información nos servirá de material de consulta y para futuras toma de decisiones. Tales registros deben tener campos que nos permitan evaluar a nuestros proveedores. A. ¿CÓMO EVALUAMOS A NUESTROS PROVEEDORES? Para evaluar a nuestros proveedores es importante que la unidad de abastecimiento establezca mecanismos que permitan periódicamente conocer la satisfacción de los clientes internos respecto a las compras realizadas.
  27. 27. B. EJEMPLO SOBRE COMO REGISTRAR UN CONTRATO REGISTROS SUGERIDOS  ¿QUÉ REGISTRAMOS? 1  Contrato  N° u otro dato que lo identifique  2  ID  N° ID www.mercadopublico.cl o sin ID (proceso no realizado en  www.mercadopublico.cl)  3  Ubicación  Dónde encontrar el archivo físico y/o digital  4  Nombre de la compra  Nombre de la compra 5  Tipo de contrato  Nuevo o renovado 6  Proveedor  Nombre y/o nº u otro dato 7  Mecanismo de compra  Convenio Marco, Licitación Pública, Licitación Privada (tipo de  excepción), Trato Directo (tipo de excepción) 8  Rubro  Rubro de la compra 9  Monto  En Pesos y/u otra moneda (UF, USD o EUR) 10  Fecha inicio  Fecha inicio del contrato  11  Fecha de término   Fecha de término del contrato  12  Breve descripción de la compra  Breve descripción de la compra 13  Entrega oportuna de producto o servicio  Sí o No 14  Si no fue oportuna: Motivos (Opcional)  Señalar motivos por los cuales la entrega no fue oportuna 15  Modificaciones o extensiones del contrato  Sí o No 16  Si hubo modificaciones o extensiones: Motivos  Señalar motivos cuando hubo modificaciones o extensión de  (Opcional)   contrato 17  Término anticipado del contrato   Sí o No 18  Si hubo término anticipado: Motivos (Opcional)  Señalar motivos cuando hubo término anticipado 19  Calificación general del Proveedor  1,0 a 7,0 u otra escala 
  28. 28. GESTIÓN DE CONTRATOS Formación continua

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