1. ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
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archivística

2. CARACTERÍSTICAS DEL
ARCHIVO
“...la reunión de documentos de archivo (...)deriva, en cierta
manera automáticamente, de las actividades cotidianas de una
administración pública o de un establecimiento religioso, de una
empresa industrial o comercial, de una familia o de un particular”.
Kecskemeti.
“El archivo nace naturalmente, involuntariamente, por el hecho
mismo de la existencia de una persona física o jurídica”. Lodolini.
“ ...reflejo permanente de la acción, ya que la acción va
acompañada por la producción de documentos”. Kecskemeti.
“Por lo tanto, creación continua, orgánica, con fines prácticos...”
Kecskemeti.
“El archivo constituye por lo tanto un conjunto de documentos,
indisolublemente unidos entre sí por un vínculo que es necesario,
originario y determinado”. Lodolini.

3. “A” “B” “C”
“D” “E” “F”

4. TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
a) Fondo
b) Sección
c) Serie
d) Documento o Pieza documental

5. ORGANIGRAMA DEL SEGURO
INTEGRAL DE SALUD
GERENCIA DE MERCADEO SOCIAL GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA DE FINANCIAMIENTO
JEFATURA

6. UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
Archivador de
palanca
Carpeta, folder
o file.
Caja
Volumen
(encuadernado)
Legajo
Paquete

8. TIPO DOCUMENTAL
Es el carácter o atributo de un
documento de archivo, que se
manifiesta en una diagramación,
formato y contenido distintos.
Tipos documentales son : la carta, la
solicitud, la Resolución Rectoral, la
factura, el acta, etc.

9. SERIE
Conjunto de documentos que tienen
características comunes, el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que, por
consiguiente son conservados, usados,
transferidos o eliminados como unidad.
Las funciones y actividades de cada
dependencia darán origen a las series
documentales.

10. EL TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
ES EL CONJUNTO DE OPERACIONES Y
TAREAS QUE SE APLICAN A LOS
DOCUMENTOS EN CADA UNA DE SUS
EDADES Y QUE TIENE COMO OBJETIVO
SU CONSERVACIÓN, SU ORGANIZACIÓN
Y HACERLOS RÁPIDAMENTE
ACCESIBLES, MANEJABLES Y ÚTILES EN
SUS DIVERSOS FINES.

11. DENTRO DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
PODEMOS CONSIDERAR :
CLASIFICACIÓN
- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ORDENACIÓN
- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
- SELECCIÓN DOCUMENTAL

12. BASE DE LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA
CARÁCTER ORGÁNICO DEL
ARCHIVO
MANEJO ADECUADO DE LAS
SERIES DOCUMENTALES

13. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
ESTABLECE QUE LOS DOCUMENTOS
PRODUCIDOS POR UNA INSTITUCIÓN U
ORGANISMO NO DEBEN MEZCLARSE CON LOS
DE OTROS.
SE FORMULA TAMBIÉN COMO “AQUEL SEGÚN EL
CUAL CADA DOCUMENTO DEBE ESTAR
SITUADO EN EL FONDO DOCUMENTAL DEL QUE
PROCEDE, Y EN ESTE FONDO EN SU LUGAR DE
ORIGEN”.

14. VENTAJAS DEL PRINCIPIO
DE PROCEDENCIA
“El principio de procedencia proporciona al
archivero una guía práctica y económica para
organizar, describir y utilizar los documentos
que están bajo su custodia”
“El principio de procedencia sirve para
revelar el carácter y significado de los
documentos...El contenido de un documento
individual sólo puede entenderse
completamente en relación con otros
documentos que se refieren a la misma
actividad.”

15. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL SEGURO INTEGRAL DE SALUDORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL SEGURO INTEGRAL DE SALUD
JEFATURA
OFICINA DE AUDITORIA
SECRETARÍA GENERAL
OFICINA DE
ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE
INFORMÁTICA Y
ESTADÍSTICA
OFICINA DE
ASESORÍA JURÍDICA
OFICINA DE
PLANTEAMIENTO
Y DESARROLLO
OFICINA DE
PLANTEAMIENTO
Y DESARROLLO
GERENCIA DE
OPERACIONES
GERENCIA DE
MERCADEO SOCIAL
UNIDADES
DESCONCENTRADAS
CONSEJO
CONSULTIVO

16. NECESIDAD DEL CUADRO DE
CLASIFICACIÓN
Para la organización documental es necesario que
exista un cuadro o esquema donde estén estructuradas
las series documentales que conforman un fondo.
El cuadro de clasificación debe ser una
sistematización, la relación de las clases entre sí y su
ubicación en el contexto general.
Para elaborar el cuadro de clasificación se requiere
un profundo conocimiento de la institución.

17. CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
DIRECCIÓN DE PERSONAL
-Correspondencia
- Clasificador de Cargos
-Contratos del Personal – Plazo Fijo
- Contratos del Personal – Por locación de servicios
-Relaciones oficiales del personal
- Fichas del Personal
- Legajos del Personal

18. -Planillas
- Movimiento de planillas
- Resúmenes de planillas
-Certificados de Remuneraciones y retenciones de
quinta categoría
- Solicitudes de becas
- Inscripciones para el Seguro Médico Familiar
- Pólizas de seguros de vida - ley

19. FUNCIÓN “A”
Activida
des Activida
des
Activi
dades
Activi
dades
Tareas
Tareas Tareas

20. EJEMPLO:
Una de las funciones de la Jefatura de Personal es LA
ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS y
para cumplirla, dicha unidad orgánica desarrolla
actividades compuestas de varias tareas.
Como resultado de estos quehaceres se van generando
las SERIES DOCUMENTALES.
JEFATURA DE PERSONAL (unidad
orgánica)
Función a) Administración de sueldos y salarios.
Series Documentales que resultan del cumplimiento de
esta función.
1. Planillas 2. Resúmenes de Planillas 3. Documentos
para planillas

21. Clasificar
Planillas
Resúmenes de
Planillas
Documentos
para planillas

22. Ordenar:
Elegir la secuencia en que irán ubicados los
documentos que conforman una serie
documental.
Ordenación numérica Serie :Comprobantes
de caja
Ordenación alfabética Serie :Legajos del
personal
Ordenación cronológica Serie :Planillas

23. En la 2
a
Edad de los Documentos
Documentos / Series Oficina de Personal
Clasificar Documentos / Series Oficina de
Contabilidad
Documentos / Series Oficina de
Planificación

24. Sin series documentales no podríamos hacer el
tratamiento archivístico necesario para que los
documentos sean accesibles y útiles. Para
Carmen Duplá del Moral, “ Las series
documentales son el elemento clave para la
clasificación” y María Luisa Conde expresa que “
La organización que se dé a los documentos en
esta primera etapa determinará las
posibilidades de tratamiento de todas las
demás”...

25. Sin series no existe CLASIFICACIÓN
1 a
Edad - No conformación de series
- Constitución arbitraria o
defectuosa de las series
2 a
Edad - Trabajo excesivo o difícil de
cumplir en el Archivo Central
- Disminución o extinción de la
utilidad que puedan tener los
documentos

26. El Principio de Procedencia no
quiere decir “ DE DONDE
VIENEN O PROCEDEN LOS
DOCUMENTOS”, sino a quién se
considera el sujeto o ente
productor de los documentos,
archivísticamente hablando.

27. 1. La forma de ordenación no
da lugar al nombre de una
serie
 “Archivo correlativo”
(numérico)
 “Archivo alfabético”
 “Archivo cronológico”

28. 2. No existen series como “Documentos
enviados” y “Documentos recibidos”
- En cualquiera de las dos maneras se trabaja
con una variada tipología documental que
pertenece a funciones diferentes dentro de
una misma unidad orgánica.
- Enviar o recibir documentos es un paso
dentro del procedimiento administrativo.

29. 3. Los nombres de las unidades orgánicas no
constituyen series.
Serie : “ Dirección de Planificación”
Serie : “ Dirección de Asesoría Legal”
Serie : “ Dirección de Administración”
Estas supuestas series están constituidas por
documentos heterogéneos, producidos como
consecuencia de funciones diferentes.

30. Ejemplo:
La DIRECCIÓN DE ASESORIA LEGAL puede remitir a la
DIRECCIÓN DE PERSONAL:
-Un contrato a plazo fijo
- Un contrato de locación de servicios.
- Un informe sobre la demanda realizada por un
trabajador.
- Un testimonio de la escritura pública de otorgamiento
de poder al Director de Personal.
- Una boleta de permiso mediante la cual un trabajador de
la Dirección de Asesoría Legal solicita ausentarse
temporalmente de su dependencia.
Todos estos documentos no pueden constituir una sola
serie porque están relacionados a actividades distintas y
tienen entre sí diferente valor.

31. Pero en la mayoría de las unidades orgánicas debe existir una serie
denominada CORRESPONDENCIA.
Tipos documentales
Correspondencia Externa (organismo públicos /
entidades privadas)
Interna (unidades orgánicas que conforman la
institución)
Ordenamiento de la Correspondencia Externa – Organigrama del
Estado Peruano
Ordenamiento de la Correspondencia Interna – Organigrama de la
institución
Cartas
Memos
Oficios
Informes

32. 4. Los nombres propios no denotan una serie
“HÉRCULES”
“EL
RAYO”
“PROSE
GUR”
SERVICES
“EL RAYO” SERVICES
“HÉRCULES”
SERVICES
“PROSEGUR”

33. NOMBRE PROPIO SERIE
“Gallito Ciego” PROYECTOS
“Municipalidad de Lince” CONVENIOS
“ Cuenca del río Rímac” INVESTIGACIONES

34. 5. La serie reúne los documentos producidos por un
procedimiento administrativo.
Al momento de determinar la ubicación física de los
documentos, los que forman parte de un procedimiento no irán
junto a aquellos que son generados por otro distinto.
 Citaciones Sesión de Directores
( serie) Sesión de Consejo de Facultad
Sesión de Consejo Universitario
 Sesiones de
Consejo Universitario
(serie)
Citación
Agenda
Aviso de recibo de la citación
Lista de concurrentes
Documentación sustentatoria de los asuntos de
la agenda
Acta de la sesión
Oficios y memorandums derivados de las decisiones
acordadas.

35. 6. La forma de transmisión no genera una
serie.
FAX  Serie
Por fax se transmiten diferentes tipos
documentales:
- Convenios
- Cartas Relacionados con
diferentes
actividades
- Informes
- Solicitudes