Tendencias en portales y aplicaciones 2012. Social Intranet, Workflows,

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2012
BY RAONA
Tendencias en portales y aplicaciones

2. Los Raona Trends 2012, son las predicciones
que anualmente realiza Raona sobre las
tendencias en el ámbito del desarrollo de
software en entornos corporativos.
2012
BY RAONA
#1 Like
Social intranet
#2 WorkFlows
#3 Touch & Mobility
#4 SharePoint Governance
#5 Web Portals
#6 U x User Experience

3. #1 Like
Social intranet
Un nuevo concepto de intranet
El principal activo de cualquier empresa son las personas. Es por esto por lo que las mejores compañías son las
que sacan el máximo partido de la pasión, experiencia y conocimientos de su gente.
Se trata de capturar y compartir el conocimiento, impulsar el trabajo en equipo, y tomar mejores decisiones, más
rápido.
Durante los últimos años, la Intranet ha ganado protagonismo en las empresas, sobre todo en los ámbitos de la
gestión documental y automatización de procesos. Sin embargo, hasta el momento, no ha evolucionado de la
misma manera como entorno de colaboración. El modelo de Intranet estática se ha empezado a quedar obsoleto.
Es un medio unidireccional de información.
Está centralizada, con demasiado control desde dirección y poca contribución del resto.
No logra la “involucración” de la gente mediante una experiencia de usuario más interactiva y dinámica.
Dificulta el acceso al conocimiento, en vez de facilitarlo.
Así pues, la mayoría de intranets están infrautilizadas
e infravaloradas por las empresas y sus usuarios.
Una Intranet Social es un gestor del conocimiento y
una plataforma de colaboración que aprovecha el
potencial del Social Media para:
Crear “engagement” o vínculo entre sus usuarios.
Crear una nueva forma de comunicarse y conversar alternativa al e-mail.
Identificar y compartir el conocimiento.
Impulsar una comunicación fluida, espontanea y desestructurada.

4. ¿Por qué es importante una intranet social?
Porque el conocimiento es un factor crítico de éxito.
En un mundo global, hiperconectado y competitivo como el actual descubrir dónde está el
conocimiento tiene un impacto directo en el éxito del negocio.
Porque es un nuevo medio de cohesión.
Es una excelente manera de cohesionar organizaciones dispersas geográficamente, trabajar en
equipo, compartir ideas, hacer preguntas, etc…
Porque la generación Y está empezando a incorporarse al mundo laboral.
Son personas que viven conectados a Twitter, Facebook, Youtube o Flickr y esperan una experiencia
de usuario similar en su intranet.
Porque la inteligencia colectiva es más poderosa que los Gurús.
La inteligencia colectiva de una empresa siempre será más grande que la suma individual de sus
miembros.
Porque la intranet tradicional es engorrosa.
Suele ser difícil de utilizar y el conocimiento permanece escondido “en alguna parte”. Con una
intranet social el conocimiento florece y se acerca a los usuarios.
Porque es fácil de implementar.
Convertir una intranet en social es muy fácil en comparación con implementar herramientas sociales
específicas. Además del ahorro de costes, la empresa también se beneficia de una total integración
con sus procesos de negocio y gestión documental.

5. #2
WorkFlows
Integración y optimización de procesos
Un entorno de crisis económica como el actual, obliga Para conseguirlo, las empresas tienen que hacer que
a las empresas a reducir costes y a ser más competitivas. cada tarea, actividad y proceso, sea tan repetible y
predecible como sea posible. Cuanto más repetible es
Lamentablemente muchas empresas se han centrado un proceso, más se puede optimizar. Cuanto más
en la primera parte de la ecuación, la reducción de predecible su resultado, más claramente se pueden
costes, más fácil de llevar a cabo a corto plazo, establecer unas métricas y objetivos que ayuden a
olvidándose de la segunda, el incremento de la mejorarlo con el tiempo.
competitividad, la única que les permitirá un
crecimiento sostenible a largo plazo. El Business Process Management (BPM) o Workflow,
trata de lo anterior, es decir, de automatizar procesos
Para incrementar su competitividad, las empresas (al con el fin de que éstos sean lo más repetibles y
igual que a nivel macro, los estados, países, etc.), deben predecibles posibles.
incrementar su productividad y diferenciarse
mediante innovación. Para ello se realiza el diseño del proceso, teniendo en
cuenta un “imput”, unas tareas o actividades, unos
Incrementar la productividad y ser más eficiente son responsables de llevarlas a cabo y un “ouput” o
sinónimos. Se trata de hacer más con menos. La crisis resultado.
ha obligado a muchas compañías ha realizar dolorosos
ajustes de recursos, por lo que en la mayoría de los En Raona, percibimos una clara tendencia a incorporar
casos se trata de hacer la misma carga de trabajo que la automatización de procesos o Workflow en la mayoría
antes, pero con menos recursos. de los proyectos de desarrollo e intranets que nos piden
nuestros clientes. Creemos que esta tendencia va a
continuar debido al entorno de crisis actual.

6. El número y tipo de procesos a automatizar depende de cada cliente, pero destacamos los siguientes, los
cuales hemos comprobado que se suelen repetir con más frecuencia al no ser específicos de ningún sector
o industria:
Aprobación (notas de gastos, vacaciones, etc.)
Reserva de recursos (salas, materiales audiovisuales, etc.).
Incorporación de un nuevo empleado en la compañía (alta en los sistemas internos,
correo electrónico, ordenador, etc.)
Recepción de “Feedback”. Nuevas ideas, problemas, etc.
Firma electrónica de documentos (múltiples firmantes).
Gestión de incidencias (desde la entrada a la resolución).
Gestión de la calidad (documentación, incidencias y acciones correctivas, etc.)
¿Cada cuánto cambian tus procesos de negocio?
Según un estudio de la consultora Forrester a empresas que realizan BPM (Business Process Management),
la respuesta es la siguiente:
67% cada 6 meses.
18% mensualmente.
10% semanalmente.
5 % cada día.
Los anteriores datos demuestran la necesidad de adaptación continua de las empresas a su entorno. Es
por ello por lo que los clientes valoran enormemente herramientas visuales, intuitivas y fáciles de utilizar
por personal de negocio.
Integrate

7. #3
Touch & Mobility
Una nueva manera de consumir la información corporativa
Posiblemente, de todas las tendencias que destacamos En muchas empresas son los usuarios los que utilizan su
en el Raona Trends 2012, ésta sea la más visible para Smartphone o Tablet personal en el trabajo.
todos. Estamos viviendo la llegada masiva de los
Tablets y smartphones personales en el mundo También ha cambiado el uso que hacen de éstos.
corporativo. El número de Tablets en el mundo Además de los servicios de voz y e-mail que veíamos
corporativo pasará de 54 millones a principios de 2012 antes, las capacidades de colaboración ganan en
a 108 millones en 2015. La movilidad como la importancia, como el uso de redes sociales, video
entendíamos hace unos años está cambiando. conferencia o VoIP.
Antes, las empresas homologaban un dispositivo Nos estamos encontrando en muchos clientes que los
móvil, la gran mayoría Blackberry, el cual distribuían usuarios de negocio, y normalmente en puestos
entre sus empleados. El uso que se hacía de ellos era directivos, nos piden poder acceder y consultar, desde
casi exclusivamente para comunicación de voz y su Tablet personal, la información corporativa, cuadros
e-mail. El control de estos dispositivos estaba de mando, documentación de la intranet, red
centralizado en el departamento de IT, responsable de corporativa, ERP, CRM, etc.
su gestión. Los usuarios tenían poco poder de decisión
o influencia. La situación descrita implica grandes retos para los
departamentos de IT y desarrollo:
Ahora , algunas cosas están cambiando. Según
Gartner en su informe de Octubre de 2011 “Top
Predictions for IT Organizations”, el 90% de las
empresas soportarán aplicaciones corporativas en
dispositivos personales en 2014. Necesidad de soportar múltiples dispositivos y
sistemas operativos, Ios, Android, Windows
Phone,…
Garantizar un acceso seguro a la información
corporativa.
Control de los costes de gestión y
mantenimiento de dispositivos y aplicaciones.
Conseguir que sus aplicaciones corporativas
se puedan utilizar desde cualquier dispositivo
móvil.

8. Así pues, creemos que durante este año 2012, seguirán con más fuerza las siguientes tendencias ya iniciadas
durante el 2011:
Muchas empresas adaptarán sus aplicaciones para que tengan total compatibilidad y se
puedan acceder desde un dispositivo Tablet o Smartphone.
Creemos que la usabilidad y las nuevas interficies de usuario tipo “Metro UI” de Windows
Phone o Windows 8 (lanzamiento previsto para final de año), ganarán terreno, no solo a nivel de
desarrollos para entorno móvil sino también para Web. Lo simple gana terreno.
“Mobile comes first”. Las nuevas aplicaciones web se pensarán para funcionar en entornos
móviles desde un inicio. Se simplifica no solo la interfaz sino también su navegación, y estructura.
La experiencia de usuario es lo más importante.
La Intranet Móvil. Los usuarios quieren poder acceder a sus documentos estén donde estén de
una forma segura.
Acceso móvil a la Red Social Corporativa.
La tecnología HTML5 está ganando terreno debido a su compatibilidad con todos los dispositivos
móviles y posibilidades casi ilimitadas de adaptación.
Nuevos dispositivos multi-táctiles llegan al mercado con fuerza como la Microsoft Surface
ofreciendo nuevas posibilidades de interacción con clientes, en recepciones, hoteles, centros de
información, tiendas retail, etc.

9. #4
SharePoint Governance
Personas, procesos, información y tecnología
En los últimos años, SharePoint con sus versiones 2007 y especialmente 2010, ha incrementado enormemente
sus funcionalidades. En la mayoría de nuestros clientes ha pasado de ser un gestor documental a un entorno de
colaboración global para toda la empresa.
SharePoint incrementa su impacto en el negocio Lamentablemente, a muchas empresas su SharePoint se
les ha ido de las manos, debido a un crecimiento
Paralelamente a su adopción, ha crecido también su descontrolado, provocando numerosos problemas y
impacto en el negocio. Para muchas empresas, el nivel costes ocultos;
de criticidad de su intranet se puede equiparar al que
tienen otras aplicaciones como el ERP o el correo
electrónico. Proliferación de contenido, sites, y
personalizaciones no controladas.
Cuando SharePoint es implementado y gestionado
mediante un plan de gobierno bien definido, se aplican Dificultad para navegar por la estructura de la
“buenas prácticas” y se busca la excelencia en las Intranet y encontrar la información debido a
operaciones, es una excelente herramienta de un crecimiento no planificado.
productividad, que resuelve muchos de los retos a se
enfrentan los trabajadores del conocimiento como Conflictos entre IT y negocio debido a la
encontrar la información que necesitan, gestionar su indefinición de responsabilidades y procesos.
documentación o trabajar en equipo eficientemente.
Pero esto no siempre es así. Mala percepción de los usuarios debido a una
insuficiente formación.
Percepción por parte de dirección de que la
Intranet no ha cumplido con los objetivos para
los que se creó.
Exposición a un alto riesgo de parada debido
a una mala o inexistente definición de
procedimientos de “back up & recovery”.
Descontrol en la asignación de los permisos
de acceso a información sensible.

10. El establecimiento de un plan de gobierno de SharePoint desde el inicio de un proyecto, incrementa
exponencialmente sus probabilidades de éxito, tanto de la implantación como también a posteriori de su
despliegue y adopción.
Prevemos que en el futuro, SharePoint seguirá creciendo dentro de las organizaciones, y por lo tanto que la
necesidad de aplicar un plan de gobierno será todavía más importante al incrementar la complejidad de su
gestión.
Algunas de las tendencias que ratifican la anterior afirmación son las siguientes:
La intranet se convierte en el centro de la información corporativa.
Muchos de los proyectos que realizamos tienen un importante componente de integración con
aplicaciones como CRM, ERP, Lync, etc. SharePoint se convierte en el centro de la información
corporativa.
La Intranet es más Social.
Los usuarios exigen una experiencia de usuario 2.0 con herramientas que les permitan colaborar
más eficientemente.
La intranet es móvil.
Los usuarios buscan el acceso a la intranet desde dispositivos móviles como smartphones o
Tablets.
Un plan de gobierno, permite a las empresas:
Gestionar eficientemente el crecimiento de SharePoint.
Reducir el riesgo de caída y fallos.
Definir claramente responsabilidades y procesos.
Incrementa la adopción.
Se reducen las incidencias e incrementa la satisfacción por parte de los usuarios.
Se reducen sustancialmente los costes de gestión del entorno.
People Process
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Information Tech

11. #5
Web Portals
La web corporativa centro de la estrategia de marketing digital
Según Gartner, en 2014 los CIOs (Chief Information Antes , la web corporativa tenía contenido estático
Officers ) habrán perdido el control del 25% de su en su mayoría. Los usuarios de negocio no podían hacer
presupuesto de IT, y en 2017, el CMO (Chief Marketing ningún cambio de contenido sin pasar por el
Officer) pueden llegar a gestionar un presupuesto de Departamento de IT que era el que tenía el control, lo
IT mayor que el del CIO. que ralentizaba enormemente el proceso de
actualización.
En un entorno de crisis como el actual, la generación
de demanda y el marketing pasan a ser una prioridad La web estaba optimizada para un navegador específico
para muchas empresas. Llegar a la audiencia adecuada y un tamaño determinado. Si se accedía desde un
es esencial pero también más complicado. dispositivo móvil, la experiencia del usuario era muy
mala, debido a que la web no había sido pensada para
Para que la estrategia de marketing sea efectiva, el ello. La web era un ente aislado y no tenía ningún tipo
CMO tiene que tener en cuenta que su audiencia de conexión con las redes sociales.
objetivo está más dispersa. Para llegar a ella, deberá
utilizar múltiples canales de comunicación, muchos de
ellos digitales, como las redes sociales, buscadores,
aplicaciones móviles, etc. Es la parte de la estrategia de
marketing que llamaremos Marketing Digital, y la
Web Corporativa está en el centro de ésta.
x
Digital
Marketing

12. Ahora
Experiencia de usuario.
Los usuarios ahora navegan por la web utilizando un gran número de dispositivos, sistemas
operativos y navegadores. Es cada vez más importante que el mensaje sea muy claro. Demasiadas
opciones, menús e información complican la navegación. El interfaz tiene que ser muy simple para
que pueda verse correctamente desde cualquier dispositivo móvil.
Diseño líquido.
El contenido debe adaptarse a la pantalla del dispositivo.
Social.
Debe estar enlazada bidireccionalmente con las redes sociales de la compañía. Cualquier contenido
relevante de la web debe poderse compartir en redes sociales, y desde la web poder consultar lo
que sucede en las redes sociales de la empresa.
Content management.
En el nuevo entorno, el volumen de contenido se ha incrementado a la vez que el ciclo de vida del
mismo se ha reducido.
Para conseguir una gestión eficiente del contenido, el control tiene que estar lo más cerca posible
de la fuente del mismo, es decir del departamento de comunicación y marketing.
Una buena herramienta de “Content Management” se ha convertido en un factor esencial para
la gestión eficiente de los contenidos de la web.
Análisis.
Una parte esencial del éxito del marketing digital es poder medir los resultados y tomar acciones
correctoras. Entre otros debemos poder medir tráfico a cualquier parte de nuestra web, el éxito de
una campaña de marketing, optimizar el diseño en base al comportamiento de los usuarios en
nuestra página, optimización SEO, etc,
Búsquedas.
Con un volumen cada vez mayor de información, los usuarios tienen que poder encontrar lo que
desean mediante búsquedas semánticas, filtraje de resultados, preview, etc.
Web
Portals
x

13. #6 U
User Experience
x
El usuario en el centro del diseño.
Ya hace más de diez años que Jackob Nielsen acuñó el En Intranets y otras aplicaciones corporativas, el
término “Web usability”. Usabilidad es uno de los beneficio principal es el incremento de la productividad
atributos de la calidad de una aplicación, que evalúa lo de los usuarios.
fácil que es para un usuario interactuar con ella.
Posteriormente, esta característica ha sido también En este sentido, en un estudio que hemos elaborado
conocida como “experiencia de usuario”. entre nuestros clientes, destacamos las siguientes
conclusiones:
Mejorar la experiencia de usuario nunca ha sido tan
importante, si no imprescindible, como lo es ahora. El Aumento de la eficacia. Incremento de un
auge del uso de dispositivos móviles en el entorno 52% de eficacia en tareas relativas a procesos
empresarial como Tablets, Smartphones, Touch estándar (por ejemplo, ver la ficha de un cliente,
screens, Microsoft Surface, etc., lleva inevitablemente ver su volumen de ventas).
asociada la necesidad de crear aplicaciones más
“usables”, orientadas al usuario. Reducción de errores. Un 39% menos de
errores producidos durante la realización de
El reducido tamaño de estos dispositivos y las nuevas tareas concretas. En ocasiones hasta un 47%.
interfaces táctiles, junto con el aumento de
funcionalidades y opciones de muchas aplicaciones, Aumento de la eficiencia. Reducción entre un
plantean un gran reto en el diseño y desarrollo de 22% y un 41% del tiempo necesario para
software. La experiencia de usuario es sin duda uno de completar una tarea, por ejemplo rellenar un
los factores críticos del éxito de una aplicación. pedido.
Todavía muchos responsables de desarrollo ven la
Incremento de la satisfacción. Incremento
inversión en “usabilidad” como un coste y esfuerzo
medio de un 24%, llegando a un máximo de un
añadido, cuando en realidad es todo lo contrario.
90% en determinadas ocasiones.
La inversión en usabilidad es una Reducción de la curva de aprendizaje.
de las más inteligentes y de mayor ROI en el desarrollo
Reducción de un 47% del tiempo de
de cualquier aplicación.
aprendizaje.

14. Cuando se trata de aplicaciones orientadas a usuarios cuesta 10 veces más que realizarlos en la fase inicial de
externos como clientes, la usabilidad cobra todavía diseño del proyecto, y 100 veces más si el cambio se
más importancia. Si una web es difícil de utilizar, el realiza una vez la aplicación ya está puesta en
usuario simplemente la abandona. En aplicaciones de producción. Según nuestra experiencia, además de
comercio electrónico se convierte en un factor de todos los beneficios nombrados anteriormente,
supervivencia. En estos casos, mejorar la experiencia invertir en usabilidad, reduce entre un 20% y 30% los
de usuario puede llegar a incrementar el número de costes de desarrollo de un proyecto.
compradores en un 40%.
Los factores más importantes a tener en cuenta a la hora
Para conseguir los máximos resultados y optimizar el de mejorar la experiencia de usuario de una aplicación
ROI, es imprescindible que la inversión en usabilidad son el diseño, la estructura de la información, la
se realice en la fase de diseño. Una vez empezada la navegación y las búsquedas.
fase de desarrollo, realizar cambios
;)
User satisfaction Simplicity
Usability Flexibility

15. About
Raona es una empresa multinacional de
desarrollo de software a medida y consultoría
tecnológica, con oficinas en España, Londres y
Argentina. Destacamos donde la tecnología
realmente aporta valor y nos gusta
denominarnos empresa boutique debido a
nuestro grado de especialización en tecnologías
Microsoft.
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