Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Giải pháp số hóa và lưu trữ điện tử V-Archive

676 views

Published on

Tham luận Hội thảo "Quản lý văn bản điện tử", Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân. Ngày 09/05/2014
GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ V-ARCHIVE http://v-archive.vn/

Published in: Business
  • Be the first to comment

Giải pháp số hóa và lưu trữ điện tử V-Archive

  1. 1. Tham luận Hội thảo "Quản lý văn bản điện tử" Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Ngày 09/05/2014 GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ V-ARCHIVE Lê Ngọc Quang
  2. 2. Nhận xét chung ● Quy trình chặt chẽ → khuôn mẫu cho các tổ chức trong và ngoài ngành lưu trữ ● Đối với các tổ chức, doanh nghiệp – quá chuyên nghiệp – giá thành cao – khó lan rộng – khó gắn lưu trữ với các nghiệp vụ hàng ngày
  3. 3. Ý tưởng cải thiện ● Có thể ứng dụng cho mọi tổ chức, doanh nghiệp – Đơn giản hóa – Mọi nghiệp vụ đều có thể tham gia vào quá trình số hóa và lưu trữ – Giảm giá thành
  4. 4. Giải pháp V-Archive ● Mã định danh tài liệu ● Số hóa đại trà ● Lưu trữ phân tán ● Quản lý tập trung ● Tìm kiếm nhanh ● An ninh thông tin
  5. 5. Mô hình tổ chức lớn Trung ương Trụ sở CN A CN B CN C P A P B... Phòng LT VTLT VP A VP B VP ... VP ... NV NV Trao đổi TT Kho... Kho ... Phòng Y Thu thập TT Chuyển TLĐT LTĐT LTĐT LTĐT Bên ngoài LTĐT LTĐT LTĐT LTĐT LTĐT
  6. 6. Mứcđộquantrọng vàphụthuộc Mãđịnhdanh(ID)tàiliệu ● ID tài liệu = giấy khai sinh theo cả đời ● Tính duy nhất ● Hạt nhân để quản lý Mã định danh tài liệu
  7. 7. Số hóa kết hợp Scanner ● Tự động/bằng tay ● 2-200 giây/ảnh ● Cần chuẩn bị tài liệu ● Xử lý ảnh và tài liệu ● Upload files trên máy ● Tăng cường bảo mật Camscanner ● Lật bằng tay ● 2-5 giây/ảnh ● Đặt giấy và bấm ● Xử lý ảnh và tài liệu ● Upload trực tiếp ● An toàn bảo mật
  8. 8. Dữ liệu lưu trữ phân tán Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu ● Lưu trữ tại máy chủ “địa phương” ● Trong mạng lưới → có thể di cư theo chính sách định sẵn – Nằm gần cấp khai thác thường xuyên nhất – Ở xa khai thác chậm ● Kiểm soát xuyên suốt
  9. 9. Khai thác Người dùng Dữ liệu truyền đi Dữ liệu nhận vềTruy vấn thông tin Kết quả truy vấn ● Tìm kiếm nhanh: >80% giao dịch là tìm kiếm ● Tất cả các cấp đều có thể truy vấn và khai thác
  10. 10. Phần mềm quản trị VTLT ● Cơ chế ECM+ERP – Quy trình xuyên suốt – Gắn với nghiệp vụ, giao diện dành riêng cho từng nghiệp vụ – Cây phân cấp, phân quyền – Tìm kiếm nhanh với nhiều phương pháp – Mức độ mật, tự động bảo mật ● Quản lý từ khi bắt đầu số hóa ● PM xử lý tài liệu, PDF, chữ ký số... trên server ● Chịu tải lớn: hàng tỷ bản ghi và dữ liệu
  11. 11. Quản trị các giá trị và chức năng của tài liệu Tài liệu Tư liệu Lịch sử/quý hiếm ● Cực hiếm ● Hiếm ● Thường ● Kém Bảo mật ● Tối mật ● Mật ● Nhạy cảm ● Giải mật nhạy cảm ● Giải mật Giá trị kinh tế ● Cực quý (X VNĐ) ● Quý (Y VNĐ) ● Thường (Z VNĐ) ● Miễn phí (0 VNĐ) Cấp bậc sử dụng ● Trung ương ● Bộ ● Sở ● … huyện, xã ● Công chúng Quyền sử dụng ● Đọc ● Thêm ● Sửa ● Xóa ● Duyệt/công bố Quyền tiếp cận ● Chỉ đọc ● Chỉ đọc 1 phần ● Được tải về ● Được chia sẻ Kiểm soát ● Admin ● Cây kiểm soát ● Hàng ngang Xét duyệt ● Admin ● Cây xét duyệt ● Hàng ngang
  12. 12. Hạ tầng đám mây riêng ● CSDL phi cấu trúc ● Dữ liệu lớn và phân tán ● Dữ liệu ở gần nơi cần ● Các mắt xích có thể được thêm/bớt bất cứ lúc nào ● Tự động backup
  13. 13. An ninh thông tin ● Vòng ngoài – Firewall, VPN, SSL, CA... ● Vòng trung – Ứng dụng-CSDL-DL, admin... ● Vòng trong – Người dùng: phân cấp, phân quyền và kiểm soát... ● Bảo mật: mã hóa (encript) dữ liệu nếu cần ● Backup phòng ngừa thảm họa
  14. 14. Mọi người đều tham gia ● Số hóa ngay tại mỗi nghiệp vụ: số đông tốt hơn chuyên nghiệp ● Lưu trữ mọi lúc mọi nơi ● Liên kết lưu trữ với các PM nghiệp vụ ● Liên thông tức thì ● Tiết kiệm chi phí và thời gian
  15. 15. Trân trọng cám ơn! Vinh dự được đóng góp!

×