La gestione informatica dei 
     documenti e degli archivi




                  
Differenza tra “dato” e
“informazione”
   Dato = rappresentazione originaria e non 
    interpretata di un fenomeno.
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Cosa sono i Sistemi
Informativi
   Un sistema informativo può essere definito 
    come un insieme di elementi interconne...
Sistema Informativo
             Dati                                     Procedure




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L’impiego dell’ITC nella pubblica
amministrazione
   e­government (governo elettronico);
       Utilizzo dell’ITC, assoc...
E-government 1/2

Piano d’azione italiano (2000):
 Dare ai cittadini e alle imprese la possibilità di 
  accedere per via...
E-government 2/2

Quattro possibili livelli di interazione on line tra utenza 
   e pubblica amministrazione:
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La gestione informatica
documentale
   Il protocollo informatico;
   La firma digitale;
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Costi del documento cartaceo
   Costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL
   Costi diretti e indiretti
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Il protocollo
informatico

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   schedari vuol dire che non esiste”
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Il protocollo

E' un servizio obbligatorio per la PA;

Ha il compito di registrare i documenti in entrata e 

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Cos’è il protocollo informatico

   Sottosistema informativo (con un insieme di 
    regole archivistiche) per la gestion...
La registrazione di protocollo
   La registrazione di protocollo fissa il momento di ingresso di un 
    documento nell’a...
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Registrazione e
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D       Classificazione e
Produzione
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Il documento
informatico
Cos’è un documento?

   È una cosa materiale;
   Sulla quale sono impressi, in modo stabile, 
    dei segni rappresentat...
Elementi costitutivi un documento
Il documento è una cosa artificiale, prodotta dall’uomo con un 
    processo formativo c...
Il documento informatico
quattro pilastri: 
 protocollo informatico, 

 firma digitale, 

 posta elettronica certificat...
I quattro pilastri del
procedimento informatizzato
La firma digitale 1/2
   Argomento complesso e controverso.
   Due tipi di sottoscrizione:
     Firma elettronica: è la...
La firma digitale 2/2

La firma digitale è strettamente personale, e deve riferirsi in 
   maniera univoca ad una sola per...
Firma autografa e firma
digitale
           Firma autografa                              Firma digitale


Riconducibile al...
L’evoluzione normativa: 
             dal Regio Decreto ….
    Al  Codice dell’Amministrazione digitale




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La Normativa

         Regio decreto 1 gennaio 1806

      venivano date le seguenti istruzioni ai vice Prefetti del Regn...
 Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15) 



   Atti e documenti digitali

   “Gli atti, dati e documenti formati dalla pubbl...
                   Dal  Testo unico …



Il DPR 445/2000 stabilisce che


                dal 1° gennaio 2004

tutte le am...
dalla Delibera n. 11/2004 …



 Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3)


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    Ambito di applicazione




     Le PP.AA. (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2...
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    Diritti dei cittadini

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   ...
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Strumenti della PA digitale




     La posta elettronica certificata – PEC (...
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La Gestione Documentale



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    Classificazione 

       Una  buona  ge...
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  1. 1. La gestione informatica dei  documenti e degli archivi    
  2. 2. Differenza tra “dato” e “informazione”  Dato = rappresentazione originaria e non  interpretata di un fenomeno.  Informazione = dato (o insieme di dati) che  è stato sottoposto a un processo che lo ha  reso significativo per il destinatario, e  realmente importante per il suo processo  decisionale presente e futuro; ha ragione di  esistere solo se prodotta per essere  destinata a qualcuno per qualche scopo.
  3. 3. Cosa sono i Sistemi Informativi  Un sistema informativo può essere definito  come un insieme di elementi interconnessi  che raccolgono, ricercano, elaborano,  memorizzano e distribuiscono (dati per  trasformarli in informazioni) per supportare le  attività decisionali e di controllo di  un’azienda.
  4. 4. Sistema Informativo Dati Procedure Mezzi Persone E’ un sistema: non è importante solo il singolo pezzo.
  5. 5. L’impiego dell’ITC nella pubblica amministrazione  e­government (governo elettronico);  Utilizzo dell’ITC, associato al cambiamento  organizzativo, nella pubblica amministrazione;  e­procurement (approvvigionamenti on line);  Tecnologie, procedure e organizzazione che  consentono di acquisire beni e servizi in modalità  “on line”;  e­commerce (commercio elettronico);  (B2A) transazioni per via telematica tra imprese e  pubblica amministrazione;
  6. 6. E-government 1/2 Piano d’azione italiano (2000):  Dare ai cittadini e alle imprese la possibilità di  accedere per via telematica ai servizi e alle  informazioni delle pubbliche amministrazioni;  Evitare che i cittadini siano costretti a trasmettere  più volte, ad amministrazioni diverse, i dati che li  riguardano;  Promuovere l’integrazione tra i servizi di  amministrazioni diverse. Livello minimo: disponibilità su internet delle  informazioni sui procedimenti amministrativi.
  7. 7. E-government 2/2 Quattro possibili livelli di interazione on line tra utenza  e pubblica amministrazione:  Informativo. Disponibilità on line delle  informazioni necessarie per avviare la procedura  che porta all’erogazione di un servizio;  Download modulistica. Possibilità di scaricare on  line i moduli necessari ad avviare la procedura che  porta all’erogazione del servizio;  Inoltro istanze. Oltre a scaricare la modulistica,  avviare on line la procedura che porta  all’erogazione del servizio;  Esecuzione della transazione compresi  l’eventuale pagamento e la consegna.
  8. 8. La gestione informatica documentale  Il protocollo informatico;  La firma digitale;  La posta elettronica certificata  Certifica l'invio e la ricezione;  Può essere usata sia da PA che da privati;  Presso il CNIPA c'è un elenco dei gestori;  I messaggi (busta + ricevute) devono essere firmati  dal certificatore;  PEC = Raccomandata AR
  9. 9. Costi del documento cartaceo  Costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL  Costi diretti e indiretti  Preparazione, trasmissione, classificazione,  conservazione  80% costi di personale  Archivisti e protocollisti, camminatori e autisti,  personale di segreteria, operatori di sportello  20% costi diretti  Gestione locali, costi di spedizione, materiali
  10. 10. Il protocollo informatico “Se una cosa non è registrata nei nostri  schedari vuol dire che non esiste” L’archivista degli Archivi Jedi (Star wars II. L’attacco dei cloni, 2002)
  11. 11. Il protocollo E' un servizio obbligatorio per la PA; Ha il compito di registrare i documenti in entrata e  in uscita; Ogni documento, numerato, assegnato ad una  determinata categoria e classe viene inserito in un  fascicolo che garantisce l'organizzazione  dell'archivio corrente.
  12. 12. Cos’è il protocollo informatico  Sottosistema informativo (con un insieme di  regole archivistiche) per la gestione  informatica (tramite un SW che rispetti quelle  regole) del protocollo e dei flussi  documentali.
  13. 13. La registrazione di protocollo  La registrazione di protocollo fissa il momento di ingresso di un  documento nell’archivio dell’ente.  E’ un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da  una PA.  Informazioni minime da registrare:  Il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e  registrato in forma non modificabile;  La data di registrazione di protocollo, assegnata  automaticamente dal sistema e registrata in forma non  modificabile;  I dati identificativi del mittente o del destinatario, registrati in  forma non modificabile;  L’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;  L’impronta del documento informatico, se trasmesso per via  telematica.
  14. 14. Servizi Timbro Apertura o datario Postale Posta in arrivo Fax Timbro datario D Corrispondenza in entrata  Fax D Timbro Rilascio Accettazione datario ricevuta Documenti consegnati Utente a  mano D Ricevuta di accettazione Ricezione dei documenti cartacei
  15. 15. OK Verifica Classificazione  MSG D  firma e Protocollazione messaggio e­mail Non OK Documento istituzionale ricevuto Valutazione SI Errore  NO Procedura MSG Trasmissione D  Predefinita e­mail Notifica di Documento certificata eccezione ricevuto Ricezione dei documenti informatici
  16. 16. Registrazione e D Classificazione  Scansione Segnatura di e assegnazione (opzionale)  protocollo Documenti da registrare Titolario Inoltro agli di archivio uffici Documenti registrati e classificati D Classificazione e protocollazione
  17. 17. NO Apertura  D Valutazione Pratica  in corso fascicolo Documento SI Seleziona F fascicolo Fascicolo Inserimento Documento D Assegnazione Istruttore F Fascicolazione dei documenti
  18. 18. D Classificazione e Produzione protocollazione Documento da spedire Fascicolazione Documenti cartacei Documenti informatici Affrancatura e  MSG Messaggio Spedizione e­mail certificat a Spedizione dei documenti
  19. 19. Il documento informatico
  20. 20. Cos’è un documento?  È una cosa materiale;  Sulla quale sono impressi, in modo stabile,  dei segni rappresentativi di un fatto, una  realtà;  Di cui si vuole serbare memoria.  Deve essere leggibile e comprensibile  (proprio perché viene prodotto per avere  memoria di atti o fatti);  Deve avere efficacia probatoria.
  21. 21. Elementi costitutivi un documento Il documento è una cosa artificiale, prodotta dall’uomo con un  processo formativo che richiede tempo e può comprendere più  fasi e coinvolgere più soggetti.  L’autore è l’individuo o l’ente responsabile del contenuto  intellettuale del documento;  Lo scrittore è colui che materialmente redige il testo e quindi è  responsabile dell’articolazione del contenuto;  Il sottoscrittore è la persona fisica che se ne assume la  paternità e ne sancisce l’autenticità, eventualmente  rappresentando un organo pubblico, un’impresa o un’altra  persona giuridica. Un documento è autentico quando è integro, riconducibile con  certezza al suo autore, originale o conforme all’originale. Un documento deve sempre essere localizzato cioè prodotto in un  determinato luogo e in una data certa.
  22. 22. Il documento informatico quattro pilastri:   protocollo informatico,   firma digitale,   posta elettronica certificata,   archiviazione. Il documento informatico è al centro dell’intero  impianto normativo del Codice della PA digitale.  Non si può avere una PA veramente “digitale” senza  che la la formazione, trasmissione e conservazione  della documentazione amministrativa sia realizzata  interamente in forma elettronica.
  23. 23. I quattro pilastri del procedimento informatizzato
  24. 24. La firma digitale 1/2  Argomento complesso e controverso.  Due tipi di sottoscrizione:  Firma elettronica: è la forma più “leggera”, equivalente a tante  pratiche di autenticazione già adottate in rete, come la semplice  password, il PIN, il riconoscimento biometrico (iride, impronta  digitale), lo stesso invio di posta elettronica. Quindi senza una  certificazione accreditata.  Firma digitale: La firma digitale vera e propria (o firma  elettronica qualificata) ha invece l’efficacia della “scrittura  privata”. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile  al titolare, salvo che sia data prova contraria. Pertanto essa  serve a conferire piena efficacia ai documenti informatici ed alle  loro copie, secondo le prescrizioni del codice civile sulle copie  degli atti. Le copie così sottoscritte sostituiscono anzi gli originali,  ad ogni effetto di legge, e così è possibile rinunciare  completamente a tutte le forme di validazione che sono legate  alla carta: firma autografa, sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e  marchi di qualsiasi genere.
  25. 25. La firma digitale 2/2 La firma digitale è strettamente personale, e deve riferirsi in  maniera univoca ad una sola persona, la quale deve custodirne il  dispositivo con diligenza, per evitare furti, smarrimenti o anche  solo danneggiamenti. Per la sua generazione, serve un  “certificato qualificato”, il quale viene fornito da un certificatore  accreditato presso il CNIPA. Concretamente, questa tecnologia  si basa su un sistema di cifratura a doppia chiave, costituito da  una chiave privata ­ custodita all’interno di una carta dotata di  microchip, assieme ai dati del titolare ­ e da una chiave  pubblica, liberamente accessibile. Nel momento in cui c’è una  trasmissione di documenti, mittente e destinatario possono  verificare l’identità reciproca, grazie all’utilizzo delle rispettive  chiavi, poiché lo scambio riesce solo se si combinano chiave  pubblica e chiave privata di ciascuno.
  26. 26. Firma autografa e firma digitale Firma autografa Firma digitale Riconducibile al soggetto direttamente Riconducibile al soggetto solo  attraverso il possesso di un segreto Legata al documento attraverso il  Legata indissolubilmente al contenuto  supporto fisico del documento Verifica diretta e soggettiva (attraverso  Verifica indiretta e oggettiva (tramite  il campione) una terza parte fidata) Facilmente falsificabile, ma il falso è  Non falsificabile senza conoscere il  riconoscibile segreto, ma falso irriconoscibile Deve essere autentica per impedire il  Ripudio impossibile ripudio
  27. 27. L’evoluzione normativa:  dal Regio Decreto …. Al  Codice dell’Amministrazione digitale    
  28. 28. La Normativa      Regio decreto 1 gennaio 1806 venivano date le seguenti istruzioni ai vice Prefetti del Regno d’Italia: “Due oggetti, principalmente, sono indispensabili per regolare l’andamento di qualunque ufficio: Un registro dal quale si possa facilmente ed in ogni momento rilevare l’insinuazione e l’evasione di ogni affare; Un deposito di tutte le carte nel quale, siano custodite con sicurezza e con un ordine tale per cui in ogni occorrenza possano essere prontamente ritrovate”. “Sono  inoltre  persuaso  che  ciascun  viceprefetto,  conoscerà  quanto  l’osservanza  delle  presenti  istruzioni  debba  riuscire  opportuna  e  vantaggiosa  per    rendere  più  celere  e,  insieme,  più  ordinata  l’evasione degli affari” “Dovrà  quindi  essere  loro  cura  di  esaminare  tutto  il  protocollo  e  l’indice  per  riconoscere  che  non  siano lasciate lacune nell’uno e nell’altro caso, inoltre dovrà visitare frequentemente l’archivio ….”       Regio decreto 25 gennaio 1900 Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali    
  29. 29.  Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15)     Atti e documenti digitali    “Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai  privati  con  strumenti  informatici  e  telematici,  i  contratti  stipulati  nelle  medesime  forme,  nonché  la  loro  archiviazione  e  trasmissione  con  strumenti  informatici,  sono  validi  e  rilevanti  a  tutti  gli  effetti  di  . legge ”    
  30. 30.                    Dal  Testo unico … Il DPR 445/2000 stabilisce che dal 1° gennaio 2004 tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e di gestione documentale per l’automazione dei procedimenti amministrativi    
  31. 31. dalla Delibera n. 11/2004 …  Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3)         Il  processo  di  conservazione  sostitutiva  di  documenti  informatici,  anche  sottoscritti  ( … )  avviene  mediante  memorizzazione  su  supporti  ottici  e  termina  con  l'apposizione,  sull'insieme  dei  documenti  o  su  una  evidenza  informatica  contenente  una  o  più  impronte  dei  documenti  o  di  insiemi  di  essi,  del  riferimento  temporale  e  della  firma  digitale  da  parte  del  responsabile  della  conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.    
  32. 32. … al Codice dell'amministrazione digitale Ambito di applicazione  Le PP.AA. (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)  I privati  I gestori di servizi pubblici    
  33. 33. … al Codice dell'amministrazione digitale Diritti dei cittadini  Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)  Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)  Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)  Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e­mail (art.  6)  Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art.  7)  Diritto alla partecipazione (art. 8)  Diritto a trovare on­line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati  (art. 58)    
  34. 34. … al Codice dell'amministrazione digitale Strumenti della PA digitale  La posta elettronica certificata – PEC (art. 6 e art. 51)  La firma digitale (art. 21)  I siti Internet della PA (artt. 56 ­57)   Le carte elettroniche (art. 67)    
  35. 35. … al Codice dell'amministrazione digitale Strumenti della PA digitale  I documenti informatici:  La gestione informatica dei procedimenti (art. 37)  Formazione di documenti informatici (art. 40)  Procedimento e fascicolo informatico (art. 41)  Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche  amministrazioni (art. 42)  Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43)  Requisiti per la conservazione dei documenti informatici (art.  44)  La trasmissione informatica dei documenti (art. 50 e segg.)    
  36. 36. La gestione documentale    
  37. 37. La Gestione Documentale La  gestione  documentale  comprende  l'insieme  delle  attività  finalizzate  alla  registrazione  di  protocollo  e  alla  classificazione,  organizzazione,  assegnazione  e  reperimento  dei  documenti  amministrativi  formati  o  acquisiti  dalle  amministrazioni,  nell'ambito  del  sistema  di  classificazione  d'archivio  adottato;  essa  è  effettuata  mediante sistemi informativi autorizzati      
  38. 38. La Gestione Documentale Il  protocollo  informatico  e  la  gestione  documentale  rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento  degli obiettivi prefissati dal legislatore   Infatti  debbono consentire  la gestione del documento dal  momento in cui questo si origina al momento in cui viene  distrutto   “Ciclo di Vita del documento”    
  39. 39. Ciclo di vita del documento  Gestione del Gestione del documento fascicolo Sistema di protocollo e gestione documentale Sottofascicoli, Conservazione dossier Correlazione Gestione documenti, fascicoli del procedimento e procedimenti    
  40. 40. Ciclo di vita del documento  Archivio  corrente:  raccolta  di  tutta  la  documentazione  a  supporto  corrente delle attività correnti.  Archivio di deposito: raccolta di quei documenti che non sono più  Archivio di deposito utilizzati  per  la  gestione  corrente  delle  attività,  ma  mantengono  la  propria  rilevanza  a  fini  legali,  giuridici  ed  operativi  per  l’arco  temporale definito dal massimario di selezione e scarto.  Archivio  storico:  raccolta  di  documenti  conservati  in  funzione  del  storico proprio  valore  storico  e  che,  pur  avendo  esaurito  la  rilevanza  giuridica  o  amministrativa  risultano  o  sono  ipotizzati  utili  come  possibile supporto alla ricerca, oltre a rappresentare un insostituibile  patrimonio  informativo  e,  in  alcuni  casi,  un  bene  culturale  per  l’Impresa, per l’Ente o per la Comunità.    
  41. 41. Ciclo di Vita del documento La gestione archivistica : Titolario di  Classificazione   Una  buona  gestione  documentale  si  basa  su  un  titolario  di  classificazione  che  può  definire  per  ogni  foglia  dell’albero  le  regole  di  trattamento  e  conservazione  della  tipologia  di  documenti  rappresentati  Il  Dipartimento  degli  Archivi  del  Ministero  di  Beni  Culturali,  in  collaborazione  tra  le  sovraintendenze  locali  e  gli  enti  pubblici  locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti  pubblici   Il  Centro  di  competenza  per  il  protocollo  e  la  gestione  documentale  del    CNIPA  ha  prodotto  il  manuale  di  gestione  che,  in  collaborazione  del  suddetto  Dipartimento,  tratta  la  problematica di conservazione e riporta i titolari citati     
  42. 42. Ciclo di vita del documento Archiviazione  sostitutiva   ai sensi della delibera  CNIPA n. 11 del 19  febbraio 2004  Ai sensi delle norme sulla conservazione dei  documenti emanate dal Dipartimenti degli  archivi dei Beni Culturali  I  documenti  registrati,  all’atto  del  protocollo,  possono  essere  riversati  su  supporto  non  riscrivibile    

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