Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012

629 views

Published on

Презентация доклада Станислава Выщепана "Искусство управления SharePoint: как получить максимальную выгоду для бизнеса" с конференции SharePoint Conference Ukraine 2012

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
629
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012

  1. 1. Станислав Выщепан, MVP, MCTИскусство управления SharePoint как получить максимальную выгоду для бизнеса SharePoint Conference Украина, Киев 25 апреля 2012
  2. 2. It’s all about governanceВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ SHAREPOINT
  3. 3. Что такое governance?• «Большой набор документов с пошаговыми инструкциями как работать с порталом» – Множество книг и статей по governance• «Процесс предоставления гарантий» – John Miller• «Чем более полно определение governance, тем меньше люди его понимают» – Paul Culmsee
  4. 4. Как IT видит SharePoint Бизнес
  5. 5. Как выглядит на самом деле
  6. 6. SharePoint Governance Бизнес Governance Management Operations Service
  7. 7. SharePoint Governance Управление (governance) использует процессы, политики, технологии и человеческие ресурсы для создания сервисов, разрешения неопределенностей и смягчения конфликтов внутри организации Источник: The Burton Group
  8. 8. Просто красивая картинка GOVERNANCE Человеческие ресурсы Политики Сервисы Процессы Технологии
  9. 9. Первые шагиПЛАНИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
  10. 10. Шаг 1: Найдите спонсора• Он должен быть заинтересован в SharePoint• Он должен иметь бюджет• Он должен участвовать в процессе• Он должен иметь видение бизнеса и технологий
  11. 11. Шаг 2: Определите сервисы• Укажите стратегические цели (vision) – «Создать унифицированный подход к хранению проектной документации»• Определите измеримые результаты (outcomes) – «Все новые проектные документы создаются по заранее определенным шаблонам» – «50% уменьшение времени на поиск документов по любому проекту»• Определите какие решения будут использоваться для достижения целей (solutions) – Проектные сайты, библиотеки – Шаблоны документов, метаданные• Укажите способ поставки решения (delivery) – Узел на портале для запроса нового проектного сайта – Отдельные узлы для проектов• Добивайтесь понимания всеми участниками процесса
  12. 12. Небольшая ремарка Создавайте сервисы, а не кастомизируйте SharePoint В оригинале: “Build services, not stuff”
  13. 13. Шаг 3: Используйте модель управления ОбщийКонтроль портал Процессы Порталы подразделений Группы и команды Гибкость Проекты и рабочие области Политики Персональные сайты
  14. 14. Помните второй закон термодинамики• «Энтропия изолированной системы не может уменьшаться»• Энтропия – мера беспорядочности, хаоса• Ваша информационная система – изолирована• Поддержание высокого уровня структурированности информации и строгости процессов ведет к большим затратам
  15. 15. Шаг 4: Готовьтесь к изменениям• Планы устареют до того как по ним начнут работать• Выйдет два мажорных релиза ПО до того как вы внедрите текущую версию• Цели и задачи изменятся в самый неожиданный момент• Найдутся другие заинтересованные лица• Что бы не случилось - избегайте scope creep!
  16. 16. Шаг 5: Упрощайте• Сложное – дорого• Сложное – не работает• Сложное никто не понимает• Только простые решения могут оставаться полезными долгое время
  17. 17. Искусство управленияЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ
  18. 18. Человеческий фактор• Большинство проектов SharePoint проваливаются потому что: – Нет видения как люди будут использовать SharePoint – Руководство не выделяет достаточный бюджет – Пользователям не хватает квалификации – Система сложна в настройке техническим персоналом – Система не соответствует ожиданиям пользователей• Человеческий фактор - ключевой
  19. 19. Определяйте роли • Кому нужен сервисБизнес-владелец • Определяет требования и отвечает за концептуальную целостность • Специалист по технологиям Архитектор • Отвечает за технологическое решение поставленных задач • Технические специалисты, администраторы Поддержка • Отвечают за поддержание работоспособности сервиса и разрешение проблем Пользователи • Просто пользователи Тренер • Отвечает за обучение пользователей и команд поддержки
  20. 20. Инвестируйте в обучение• Обучение дает наибольший ROI• Обучение повышает лояльность сотрудников• Результаты обучения могут быть повторно использованы: видеозаписи, веб-касты, презентации, пошаговые инструкции, итд• «Если мне понадобится распилить дерево, то первый час я потрачу на чтобы наточить пилу» – Кто-то из великих• «Некогда пилу точить, пилить надо» – Суровая реальность
  21. 21. Искусство управленияТЕХНОЛОГИИ
  22. 22. Не боритесь с SharePoint• Все равно проиграете• Помните о бизнес-целях• Усиливайте существующие фичи, не пытайтесь заменить своими
  23. 23. Defaults have faults Списки и • Плоские по умолчанию • Не определен жизненный цикл библиотеки • Наследуют права по умолчанию • Не настроены квотыСайты и коллекции • Не настроен аудит • Не настроена навигация • Не настроены метаданные Службы • Не настроен поиск • Не настроены профили пользователей • Все на диске C Сервер • Не настроен backup • Все на диске C База данных • Нет плана обслуживания
  24. 24. Кастом код - проблема• Большой failure rate• Мало написать код, надо еще написать документацию• Код надо поддерживать• Стоит рассмотреть готовые решения
  25. 25. Искусство управленияПОЛИТИКИ
  26. 26. Информационная архитектура• Какие типы информации?• Как информация структурируется (таксономии)?• Кто имеет доступ к информации?• Какой жизненный цикл информации?• Какие политики аудита?• Как информация будет попадать в систему?• Как пользователи будут получать информацию?• Как контролируется качество информации?• …
  27. 27. Информационная архитектура• Нет универсальных ответов• Аргументируйте и документируйте решения• Политики без принудительного применения не работают• Используйте возможности SharePoint для внедрения политик• Составляйте чек-листы
  28. 28. Навигация SharePoint http://intranet HR Finance Vacation & Sick Financial Expense Benefits Day Tracking Performance Reports• По какому принципу создавать узлы навигации?• Как сделать навигацию между коллекциями сайтов?• Как отобразить на физическую структуру?
  29. 29. Физическая структура SharePoint Ферма • Когда и для чего Серверы создавать объекты? • Какие настройки Веб-приложения вносить? Базы данных • Какие квоты задавать? Коллекции сайтов • Какие шаблоны использовать? Узлы • … Списки Элементы
  30. 30. Структура и навигация• Используйте отдельные коллекции сайтов по возможности• Используйте метаданные для навигации• Не делайте глубокую навигацию – Все что дальше трех кликов от главной – не существует• Не делайте широкую навигацию – Оптимально до 7 узлов на одном уровне• Используйте поиск
  31. 31. Искусство управленияПРОЦЕССЫ
  32. 32. Процессы и политики• Политики отвечают на вопрос Что?• Процессы отвечают на вопрос Как? Что? Как? Зачем? Кто?
  33. 33. Процессы в SharePoint• Не допускайте создания стен из процессов – Когда любое, даже самое мелкое, изменение требует огромного числа шагов согласования• Создавайте скрипты, а не документы – Документы все равно не читают• Создавайте workflow в SharePoint для автоматизации любых процессов управления
  34. 34. Процессы в SharePoint, продолжение• По возможности делегируйте запуск процессов администраторам семейств сайтов и узлов – Если у них достаточно прав• Создавайте инструменты самообслуживания – Чтобы каждый пользователь мог запустить процесс – Но не делайте автоматизацию управления самоцелью• Используйте тестовую среду для проверки процессов и внедрения новых решений
  35. 35. Искусство управлениеКАК ПОЛУЧИТЬ МАКСИМАЛЬНУЮ ВЫГОДУ
  36. 36. Измерение и оценка• Оценивайте затраты на создание и поддержку сервисов (Cost)• Измеряйте результаты в деньгах (Gain) – Это не всегда просто, но оно того стоит• Считайте выгоду (ROI) = (Gain – Cost) / Cost * 100%
  37. 37. Начинайте с поиска• Поиск – самая мощная фича SharePoint• И самая бесполезная в конфигурации по умолчанию• Не требуется контент в SharePoint – Можете искать по файлам в шарах, сайтам или внешним системам• Не требуется сложная структура сайтов – Интерфейс поиска очень простой• Не требуется дополнительное обучение – Чуть менее чем все люди пользуются поиском
  38. 38. Затем внедряйте социальные фичи• Профили пользователей – готовое хранилище информации, доступное из SharePoint• Персональные сайты позволяют хранить документы и обмениться ими• Большинство людей пользуются социальными сетями и им не потребуется обучение• Поиск усиливает возможности социальных фич
  39. 39. Совместная работа – это сложно• Не внедряйте совместную работу для больших групп на ранних этапах• Нет решения подходящего всем• Требуется много усилий чтобы не превратить SharePoint в свалку• Совместная работа это «грязная проблема», она видоизменяется по мере её изучения
  40. 40. Baby steps• Идите снизу вверх по пирамиде модели управления• Поддерживайте общее понимание целей и способов достижения• Постоянно оценивайте успех, используйте метрики• Начинайте с простых решений – Внедряйте их как можно раньше – Получайте обратную связь от пользователей
  41. 41. Избегайте ошибок• 9 беременных женщин не родят ребенка за 1 месяц• «Месяц» – большая неопределенная величина – Используйте более короткие сроки при планировании• Не пренебрегайте тестированием и обучением• Избегайте big-bang rollout• Не забывайте про миграцию существующих систем
  42. 42. ЗаключениеУправление SharePoint - это в первую очередь управление людьми, которые создают новые способы работы для других людей. Технологии, политики и процессы должны в этом помогать.
  43. 43. Станислав ВыщепанВОПРОСЫ?gandjustas@hotmail.comhttp://gandjustas.blogspot.comtwitter: @gandjustas
  44. 44. Другие интересные материалы по использованию SharePoint смотрите на SharePoint-Channel.com а также в группе Фейсбук SharePoint Ukraine

×