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Manual técnico del software

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Manual técnico del software

  1. 1. Software de liquidación contractualManual técnico del softwareSoftware para la liquidación de entidad SENAregido bajo la ley vigente 80 Autores: Yenny Paola Aldana Daniela Martínez Jonathan Rivera Lina Paola Vega Brandon Steven Vargas Octubre 2010 1
  2. 2. Software de liquidación contractualÍndice:IntroducciónSistema de seguridad aplicativoRequerimientos del sistemaApertura del sistemaManejo usuarios sistemaInicio de sesiónMenú principalRegistro datos personalesConfiguraciones  Nuevo usuario  Actualizar usuario  Eliminar usuario  Actualizar porcentajesOperaciones  Consulta  Búsqueda avanzadaManualPruebasSugerenciasDesea conocer más de LICONSOFT? 2
  3. 3. Software de liquidación contractualINTRODUCCIONEste proyecto a sido concebido dada la necesidad de sistematizar unproceso manual realizado en la institución Sena, debido a que serequiere generar informes exactos en corto tiempo, además de evitarlas molestas demoras en la liquidación debido a errores humanos.La contratación de esta entidad se rige bajo la ley 80, la cual determinalos factores legales bajo los cuales se reglamenta el proceso deliquidación. La ley 80 determina la forma por la cual debe liquidarse aeste tipo de contrato, siendo completamente distinto del tradicional.Una liquidación puede llegar a ser un proceso manualmente hablando,de gran demora, además de ser susceptible a errores humanos, queretrasan aun mas dichos procesos, además, al archivar estos formatos,reportes, etc., de manera física se dificulta igualmente, la consulta delos mismos. Por ello nuestro aporte es LICONSIFT. 3
  4. 4. Software de liquidación contractualSISTEMA DE SEGURIDAD DEL APLICATIVODebido a que el uso de este software es de tipo institucional debeevitarse en gran manera el riesgo de ingreso de personas que no seande la institución y atenten contra la seguridad de la misma, al manejarde manera inescrupulosa la información allí registrada. Por tanto sehan implementado ciertas medidas de protección de informacióncomenzando por la forma de acceso al aplicativo.Como se había mencionado anteriormente el acceso se dará medianteuna intranet del SENA, lo cual evitará hasta cierto punto la infiltraciónde información.Sin embargo, en caso de que esto no sea completamente eficiente, se haimplementado otro sistema de seguridad, el manejo de usuarios. Elcual será descrito de forma específica más adelante 4
  5. 5. Software de liquidación contractualREQUERIMIENTOS DEL SISTEMAPara lograr visualizar nuestro aplicativo web el equipo debe cumplirciertos requerimientos de software y de hardware los cuales son: 1. Debe poseer el control ActiveX para visualizar las pantallas. 2. Se recomienda tener una plataforma Windows superior o igual al XP. 3. Se recomienda se visualice a través de internet Explorer 6 ó superior. 5
  6. 6. Software de liquidación contractualAPERTURA DEL SISTEMAAl ser nuestro aplicativo de naturaleza WEB se debe acceder de lasiguiente forma: 1. Ingrese a inicio 2. Ingrese a Internet Explorer o su proveedor de internet favorito 3. Modifique las opciones de acceso de su explorador, ingrese a herramientas,Y oprima sobre la opción (opciones de internet), le presentará unapantalla como esta 6
  7. 7. Software de liquidación contractualAllí usted elige la opción de Intranet. 4. Paso seguido escriba la dirección de nuestro aplicativo 5. Inicie sesión. 7
  8. 8. Software de liquidación contractualMANEJO USUARIOS DEL SISTEMAEl manejo de usuarios es un sistema mediante el cual, la única personaque puede crear, modificar y eliminar registros es el administrador delsistema, implementando de igual forma unos permisos distintos paracada usuario, determinados por su necesidad de información delsistema, por ejemplo el administrador tendrá acceso completo alaplicativo, pero su superior solo tendrá acceso a los porcentajes oreportes generados en el sistema, pues no requiere de másinformación concerniente al sistema.Le sugerimos, siga las siguientes instrucciones, respecto a la forma detener claves, o contraseñas seguras para evitar inconvenientes deseguridad en sus datos:No use nombres, o palabrasConvine de buena manera letras en minúscula, en mayúscula, números,caracteres especiales.No utilice el 0 solo o una sucesión de solo ceros. 8
  9. 9. Software de liquidación contractualINICIO DE SESIÓN:El inicio de sesión le permitirá acceder a la página principal delsoftware donde encontrará el menú principal (del cual se hablara masadelante) el cual le permitirá realizar los procesos y consultas querequiera.Para ello usted requiere de un User (usuario), que es el nombre o ensu defecto correo con el cual usted está registrado en el sistema, debeescribirlo exactamente como aparece registrado. Se requiere de igualforma de un Pass (contraseña), que es la clave que le dará acceso alaplicativo, debe de tener en cuenta el número de dígitos de sucontraseña. Al llenar ambos campos presione el botón de inicio. 9
  10. 10. Software de liquidación contractualMENÚ PRINCIPALAl ingresar al aplicativo encontrará un menú de navegación medianteel cual usted podrá elegir la operación de desee realizarEste menú posee los siguientes ítems: Registro, Operaciones,configuraciones, reportes, y el botón para salir del aplicativoA continuación explicaremos cada uno de estos ítems de formaresumida:Registro: Este ítem se encarga de añadir nuevos contratos, por tanto nose aplica a las cesiones ni a las modificaciones a registros ya realizados. 10
  11. 11. Software de liquidación contractualOperaciones: De este ítem se realizan los procesos esenciales delproyecto todo regido bajo las estipulaciones de la institución SENA.Configuraciones: Esta opción permite realizar dos tareas distintas,primero, modificar los porcentajes anuales de prestaciones sociales, ysegundo, modificar, crear o eliminar los usuarios que usaran elsistema.Manual: Este ítem fue realizado para facilitar el uso del aplicativo, seencarga de presentar el manual del usuario en la pantalla delnavegador para su fácil consulta.Pruebas: En este ítem se presentará la documentación del primer ciclode pruebas del softwareSugerencias: Se desea que existan próximas actualizaciones delsoftware por tanto se ha habilitado esta opción para que si se llegan atener inconformidades con el producto, se pueda actualizar, para ellose puede desde esta opción enviar un correo a servicio al cliente. 11
  12. 12. Software de liquidación contractualREGISTRO DE DATOS PERSONALESEsta pantalla se debe usar para registrar los datos personales delnuevo contrato, el cual será liquidado por otro proceso, sin embargoéste se encarga de guardar el registro de esta persona, en cuanto susdatos de tipo personal, sus datos laborales serán almacenados en otrapantalla que veremos más adelanteCampos: Los campos que maneja esta pantalla son:POLIZAS: Debido al sistema de pago de liquidación, es necesario, paracomenzar el proceso ingresar la fecha de aprobación de la póliza, delcontrato del empleado, recuerde que el campo no recibe letras, solonúmeros.Al ingresar este dato oprima el botón de INGRESAR el cual lepresentará la siguiente pantalla.TIPO ID: La cual debe llenarse obligatoriamente y refiere al tipo deidentificación del empleado. EJ Cedula de ciudadanía (c.c) 12
  13. 13. Software de liquidación contractualNUMERO DE DOCUMENTO: Este campo es obligatorio y refiere alnúmero de identificación del tipo anteriormente expuesto. EJ:93939404. Debe tener cuidado en no introducir ni puntos ni espaciosen este campo, solo los números, pues éstos podrían producir unmensaje de errorNOMBRE: Campo de nombre del empleado, debe llenarse, y cuidar deno introducir números pues generará mensaje de error.APELLIDO: Campo de apellido del empleado, debe llenarse, y cuidar deno introducir números pues generará mensaje de error.GENERO: Debe elegir entre las opciones F (femenino) y M (masculino).RH: Debe elegir entre las opciones posibles el rh del empleado, estaopción está presente en caso de necesitarse a causa de accidentelaboral.PROFESIÓN: Debe introducir la profesión del empleado si la tiene.LOCALIDAD: Elija entre las opciones posibles la localidad en la cualhabita el empleado, están incluidas solo las de Bogotá.DIRECCIÓN: Escriba la dirección del empleado.ESTRATO: Seleccione el estrato al que pertenece el empleadoCELULAR: Introduzca el numero de contacto personal (celular) si elempleado posee este medio.TELÉFONO: Introduzca el numero telefónico del empleado. 13
  14. 14. Software de liquidación contractualBANCO: Seleccione el banco al cual pertenece el empleado, este campoes de tipo obligatorioTIPO DE CUENTA: Seleccione el tipo de cuenta bancaria que posee elempleado.NUMERO DE CUENTA: Introduzca en este campo el número de lacuenta del anteriormente descrita.CORREO: Introduzca la dirección de correo e-mail, para contactoelectrónico.Al terminar, oprima el botón enviar para guardar la información o si lodesea, el botón borrar para eliminar los datos ingresados. 14
  15. 15. Software de liquidación contractualLe recomendamos ciertas normas, para no tener inconvenientes deningún tipo en su manejo: 1. Llene todos los campos del sistema, es necesario que los llene con el formato que corresponde a cada dato. Esta es la pantalla que le presentará el software en el momento de diligenciar mal este formulario.Cuando sus datos sean guardados correctamente tendrá que registrarlos datos de contrato del empleado en la siguiente pantalla 15
  16. 16. Software de liquidación contractualPresione continuar, y tendrá que llenar acontinuación los siguientes campos:Numero de contrato: Es el número que identificará el contrato con esteempleado específicamente, o en caso de una cesión será el indicativode las características de dicho contrato. 16
  17. 17. Software de liquidación contractualFecha de inicio: Campo en el cual deberá ingresar la fecha con formatodía, mes, año de ingreso a la institución o de inicio de contrato,recuerde llenar este campo apropiadamente.Fecha de término: Campo en el cual deberá ingresar la fecha deculminación del contrato establecido con el empleado.Valor mensual: Ingrese el salario que recibe el empleado en estecontrato, mensual.CONFIGURACIONESEsta opción busca darle al administrador la facultad de asignar o quitarpermisos, usuarios, y modificaciones de porcentajes. En este punto lapantalla será la siguiente: 17
  18. 18. Software de liquidación contractual 1. Usuarios: El administrador podrá crear, modificar y eliminar los usuarios del sistema.El primer proceso es la creación del usuario, por tanto usted tendráque llenar los siguientes campos: Presione registrar nuevo usuario del sistema 18
  19. 19. Software de liquidación contractualNombre: Nombre del nuevo usuario.Apellido; Apellido del nuevo usuario.Usuario: Denominación con la cual se identificará al usuario dentro delsistema.Contraseña: Clave para comprobar usuario.Al diligenciarlo correctamente le presentará el siguiente mensaje:Un segundo proceso sería la actualización o cambio de datos delusuario, en el cual el administrador del sistema podrá modificar lainformación del usuario, se le solicitarán los mismos campos que en elregistro: Seleccione Cambiar datos de los usuarios. 19
  20. 20. Software de liquidación contractualLa respectiva pantalla, en la cual se presenta el resultado de laoperación es la siguiente: 20
  21. 21. Software de liquidación contractualPara eliminar un usuario:Solo debe poner el nombre del usuario, el cual desee eliminar: Seleccione eliminar usuarios 21
  22. 22. Software de liquidación contractualY su respectiva pantalla de fallo o éxito de la operación: 2. Modificación de porcentajes: Los porcentajes de liquidación anualmente cambian por lo cual se debe de actualizar en el mismo periodo de tiempo. Por ello están los siguientes campos: 22
  23. 23. Software de liquidación contractual  Salud  Pensión  ICBF  Cajas de compensación social.OPERACIONESLa siguiente es la pantalla que le presentará el programa cuando ustedle de la opción de operaciones: 23
  24. 24. Software de liquidación contractualEsta pantalla le da dos opciones más búsqueda avanzada y registros dela base de datos.Búsqueda avanzada:Debe presionar el enlace con este nombre, del cual saldrá la siguientepantalla:En el campo primer campo, debe poner el numero de documento deidentidad, presione buscar, y se le presentará 24
  25. 25. Software de liquidación contractualDebe llenar los campos solicitados:Cantidad de días trabajados: En este campo debe registrar la cantidadde días que se va a liquidar a ese empleado. Este campo es obligatorio.Aportes Voluntarios AFC: Inserte el valor de los aportes AFC delempleado.Aporte voluntario a fondos de pensiones: Si el empleado posee esteaporte, diligéncielo con el valor correspondiente.Declaración de renta del año gravable: Este campo debe diligenciarseseleccionando la opción si o no.Al presionar el botón continuar, la aplicación le arrojará la siguientepantalla, si el campo de los días trabajados está vaco. 25
  26. 26. Software de liquidación contractualSi el campo obligatorio de días trabajados se ha llenado correctamente,se le presentará la siguiente pantallaEn esta pantalla se le presenta las operaciones realizadas, en estepunto ya se ha realizado el proceso de liquidación. 26
  27. 27. Software de liquidación contractualRegistros en la base de datos: Esta opción le permitirá consultar todoslos registros de la pase de datos.MANUALHemos decidido que el manual de usuario es de gran ayuda dentro delsistema, para su consulta y actualización de módulos, por ello en lasiguiente pantalla usted tendrá acceso a la primera edición de nuestromanual, con los módulos actuales. 27
  28. 28. Software de liquidación contractualPRUEBASPara la realización de este manual de usuario fue necesaria larealización de unas pruebas las cuales fueron documentadas yenlazadas al aplicativo, en la siguiente pantalla. 28
  29. 29. Software de liquidación contractualSUGERENCIASCon esta opción se busca la evolución del software en el tiempo, porello si se presenta alguna inconformidad o sugerencia, no dude enescribirnos mediante esta pantalla su inquietud.DESEA CONOCER MÁS DE LICONSOFT?Disponemos de una página web a la cual usted podrá acceder parapresentar sus inquietudes acerca del uso del sistema.PANTALLA INICIO:En este sitio le damos la bienvenida. 29
  30. 30. Software de liquidación contractualPANTALLA DE INTRODUCCION:Presenta la introducción de nuestro proyecto de forma global. 30
  31. 31. Software de liquidación contractualPANTALLA QUIENES SOMOS:Presenta nuestros integrantes del equipoPANTALLA DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO:Presenta una descripción global del origen del software 31
  32. 32. Software de liquidación contractualPANTALLA SERVICIOS:Describe brevemente los servicios que hasta la fecha es capaz deprestar el softwarePANTALLA CONTACTO:Mediante esta pantalla puede contactarse con nosotros, darnos susopiniones, además de comentar en nuestro bloghttp://liconsoft.blogspot.com 32
  33. 33. Software de liquidación contractual 33

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