MODULO II. Quinta unidad formativa web. comunicaciones no presenciales

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MODULO II. Quinta unidad formativa web. comunicaciones no presenciales

  1. 1. COMUNICACIONES NO PRESENCIALES
  2. 2. OBJETIVOS •Analizar procesos de recepción y tratamiento de comunicación escrita. •Reconocer, seleccionar y aplicar los mejores medios de comunicación escrita según cada situación. •Aplicar técnicas de registro documental. •Diferenciar tipos de escritos según su origen, motivo, función, validez, destinatarios y fuentes.
  3. 3. 1.Normas generales 1.1. Concisión, precisión, claridad, coherencia, riqueza de vocabulario, cohesión y énfasis 1.2. Estilos de redacción: Técnicas de síntetización de contenidos 1.3. Técnicas y normas gramaticales 1.4. Normas de aplicación de siglas y abreviaturas
  4. 4. BREVEDAD Y CONCISIÓN: • Las comunicaciones escritas tienen como finalidad transmitir un mensaje de forma breve, utilizando palabras adecuadas para su comprensión y sin faltas de ortografía. • Oraciones y párrafos cortos. PRECISIÓN: • Suprimir la redundancia o repetición innecesaria de términos e ideas. • Evitar el uso de palabras imprecisas: cosas, algo… • Escribir el nombre completo de lugares y personas mencionadas por primera vez. CLARIDAD: • Viene determinada por dos factores: claridad en la escritura y en el mensaje • La escritura tiene que ser limpia y legible. • .La escritura puede ser manuscrita o mecanografiada. • Un mensaje es claro cuando no tiene más que una interpretación. • Usar palabras y expresiones sencillas sin tecnicismos que expresen nuestras ideas • Seguir un orden en la exposición. • Las oraciones bien redactadas y sin faltas de ortografía
  5. 5. EFICACIA •Definir el objetivo de la comunicación •La finalidad es que se produzca en el receptor los efectos deseados por el emisor. Determinarlos correctamente para conseguirlo. •Se trata de una comunicación personal y directa. Determinar correctamente al destinatario. •Será eficaz si el lector comprende su mensaje. NATURALIDAD •Usar la lengua más usual. •Escribir con nuestro vocabulario sin rebuscar en el modo de proceder CORTESÍA •Respeto y atención hacia la persona a la que escribimos •Se debe de tener un tono de respeto y cortesía aunque sea un escrito recriminatorio. •Lo cortés no quita la sencillez COHESION •Recursos para encadenar las distintas partes del texto (frases, oraciones, párrafos) COHERENCIA •Utilizar frases, oraciones y párrafos relacionados entre sí de forma lógica y clara •Usar efectivamente las frases o palabras de transición. •Cercionarse de que las oraciones secundarias mantengan relación con la idea central
  6. 6. 2. HERRAMIENTAS PARA LA CORRECCIÓN DE DATOS 2.1. Diccionarios 2.2. Gramáticas 2.3. Diccionarios de sinónimos y antónimos 2.4. Correcciones informáticas
  7. 7. 3. NORMAS ESPECÍFICAS Documentos internos Memorando Convocatoria Acta Autorización Avisos y anuncios Boletines y revistas Memoria de actividades Comunicados y nota interna Solicitudes Resumen de prensa
  8. 8. 3. NORMAS ESPECÍFICAS Documentos externos Anuncios Carta circular Carta comercial Tarjeta de visita Tarjetas comerciales Tarjetones e invitaciones Saludos Comunicados de prensa Telegramas
  9. 9. 3. NORMAS ESPECÍFICAS Documentos básicos de la empresa privada Informe Certificado Instancia Denuncia Recurso
  10. 10. 3. NORMAS ESPECÍFICAS Documentos mercantiles Presupuesto Pedido Albaranes Facturas proformas Factura definitiva Nota de abono Contrato compra-venta Recibo Cheque Pagaré Letra de cambio Giro Transferencias Libros de empresas
  11. 11. La correspondencia oficial y su tratamiento: Formatos y tipos de documentos de uso en las Administraciones Públicas Documentos administrativos básicos Oficios: Comunicación oficial en el que se notifica o comunica alguna cosa de interés a un particular, empresa u otro organismo oficial. Contiene tres partes. Solicitud o instancia: Escrito ofical a través del cual un particular demanda o solicita algo a un organismo competente. Nota interior o memorandum: Documento que sirve para que los diferentes departamentos pertenecientes a una misma organización se comuniquen entre sí.
  12. 12. EL OFICIO Encabezamiento: Contiene el membrete, referencias y el asunto. Exposición: Texto del escrito donde se recogen los antecedentes, motivos y resoluciones del mismo. Cierre: Consta de firma, antefirma y cargo de la persona que firma el oficio, la fecha y la localidad del escrito.
  13. 13. NOS CENTRAMOS EN La correspondencia comercial y su tratamiento: aspectos básicos y características principales: Estructura de una carta comercial ENCABEZAMIENTO: Membrete, destinatario, lugar, fecha, referencias, asunto y saludo. TEXTO O CUERPO: Descripción del mensaje CIERRE: Frase de despedida , antefirma y firma y anexos (anejos, adjuntos)
  14. 14. Estilos de carta comercial Moderno: Comienza en margen izquierdo del papel y no se emplea ninguna sangría. Moderno modificado: Es muy parecido al anterior, excepto por la despedida de la antefirma y la firma que se escribirán al margen derecho. Profesional: Se utiliza la sangría al comienzo de cada párrafo y despedida. Evolucionado: Se prescinde del saludo y de la despedida. Tipos de cartas http://www.modelo-carta.com/modelo-sobre-carta.html Nos pueden ayudar estos modelos de cartas http://emprego.xunta.es/cmspro/contido/demandante/curricul umVitae
  15. 15. - REVISA ESTOS LINKS http://www.slideshare.net/irisloraine4/las-partes-de-la- carta-y-sus-formatos http://www.slideshare.net/Nitzai/partes-de-la- carta?src=related_normal&rel=1329819 http://www.slideshare.net/neity17/partes-principales-de-la- carta-comercial-estilo-be-c1- presentation?src=related_normal&rel=3499617
  16. 16. 4. LA CORRESPONDENCIA: SU IMPORTANCIA 4.1. Correo de entrada 4.2. Correo de salida: elaboración, firmas, numeración, registro, plegado, ensobrado, franqueo y envío. Archivo 4.3. Servicios de correo 4.4. Comunicaciones interiores 4.5. Confidencialidad
  17. 17. LIBROS DE REGISTRO Entrada Salida Visitas Llamadas telefónicas http://www.bueni.es/oficina-papeleria/libros-registro-salida-correspondencia
  18. 18. COMO SE PLANIFICA UN ARCHIVO. ASPECTOS A CONTEMPLAR: Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo. La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario. Los métodos de clasificación y de codificación de los documentos. El inventario de toda la documentación guardada. Los lugares de conservación de los documentos. Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación. El sistema de eliminación de los documentos.
  19. 19. RESPALDO DE INFORMACIÓN http://www.youtube.com/watch?v=ToewXby_bik&feat ure=related GESTIÓN DOCUMENTAL http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX- Y&feature=related MICROFILM http://www.youtube.com/watch?v=6Mw9cqF_b4Q&f eature=related
  20. 20. 6. EL FAX. UTILIZACIÓN Y FORMATOS DE REDACCIÓN 6.1. El fax
  21. 21. FAXES: Los originales junto con el comprobante de envío quedan grapados en el archivo o pendiente de respuesta. Se puede adelantar la información por fax y luego enviar el original, para lo cual se procede según el procedimiento normal. .
  22. 22. 7. TÉCNICAS DE TRANSMISIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA EN LAS COMUNICACIONES ESCRITAS 7.1. Contratación de direcciones de correo e impresión de datos 7.2. Configuración de la cuenta de correo 7.3. Uso de herramientas de gestión de la aplicación de correo 7.4. La correspondencia y el correo electrónico: registro 7.5. El peligro de infección por algún tipo de virus 7.6. La firma digital. Requisitos, utilización y funcionamiento
  23. 23. 8. TÉCNICAS DE TRANSMISIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA EN LAS COMUNICACIONES ESCRITAS 8.1. Manual de identidad visual 8.2. Manual de estilo Pag.2-47
  24. 24. 9. INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA EN UNA ORGANIZACIÓN 9.1. Buzones de sugerencia 9.2. Tablones de anuncio 9.3. Avisos y notas internas
  25. 25. 10. LAS RECLAMACIONES. CÓMO ATENDERLAS Y CÓMO EFECTUARLAS 10.1. Métodos para la eliminación de la tensión 10.2. Estudio objetivo de la solución 10.3. Propuesta de solución 10.4. Cartas de reclamación
  26. 26. 11. LEGISLACIÓN VIGENTE SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS 11.1. La Constitución española de 1978 11.2. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre
  27. 27. SERVICIO DE CORREOS Envíos urgentes Básicos y certificados Paquetes Financieros Telecomunicación: telegrama, fax, burofax Otros: Prefranqueados Apartados postales (reenvíos) Embalajes http://www.correos.es/dinamic/plantillas/Particulares.asp CORREOS

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