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David Allen "Organízate con eficacia" (resumen del libro)

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Después de leer el libro de David Allen, se me ocurrió hacer un resumen en formato power point para fijar mejor los conceptos contenidos en él. Lo comparto por si resulta de interés para alguien.

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David Allen "Organízate con eficacia" (resumen del libro)

  1. 1. IDEAS CENTRALES DEL LIBRO (resumen realizado por Lidia Enrich) DAVID ALLEN: ORGANÍZATE CON EFICACIA 1
  2. 2. OBJETIVOS DE ESTE MÉTODO 2 1. Captar todas las cosas que hay que hacer , para colocarlas en un sistema lógico y fiable que no tengamos que llevar en la cabeza (recordar). 2. Adquirir la disciplina necesaria para tomar decisiones sobre todo aquello que “entra” en nuestras vidas, de modo que tengamos siempre un plan para nuestras “acciones siguientes” que podamos poner en marcha o reconsiderar en
  3. 3. LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS 3 Cualquier cosa que tenga que hacer y que no le lleve más de 2 minutos… ¡¡HÁGALA INMEDIATAMENTE!!
  4. 4. REQUISITOS BÁSICOS PARA GESTIONAR LOS COMPROMISOS Cualquier cosa (TODO) que considere inacabada ha de quedar en un sistema que sea EXTERIOR A SU MENTE Debe aclarar exactamente cuál es su compromiso y decidir qué ha de hacer (ACCIONES) Debe mantener los recordatorios de las acciones BIEN ORGANIZADOS en un sistema que revise con regularidad 4 EJERCICIO: Escriba el proyecto o situación que tenga en en mente en este momento. Escriba la primera ACCIÓN FÍSICA necesaria para que la situación
  5. 5. 5 PASOS PARA DOMINAR EL FLUJO DE TRABAJO 5 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR 5 HACER
  6. 6. REQUISITOS BÁSICOS PARA GESTIONAR LOS COMPROMISOS 6 DIAGRAMA DEL FLUJO DE TRABAJO PROCESAMIENTO Autor: David Allen
  7. 7. Cosas que hacer Asuntos ¿Cuál es la acción siguiente? delegarlo ¿Requiere acción? ¿le llevará menos de 2 minutos? SÍ NO Qué es hacerl o posponerl o Pendiente (de que alguien lo haga) Agenda (fijar fecha para hacerlo) Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda) Desechar (papelera) Algún día/tal vez (conservar/incubar) (archivo de seguimiento) Consulta (recuperable cuando haga falta) Proyectos (planificación) Planes del proyecto (evaluar para determinar acciones Proyecto s de varios pasos Bandeja de entrada Cesto de recopilación DIAGRAMA DEL FLUJO DE TRABAJO PROCESAMIENT O Autor: David Allen SÍ N O 7
  8. 8. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y HERRAMIENTAS 8 COSAS QUE HACER = “PONER LAS COSAS EN LA PUERTA” (de nuestra mente) RESERVARSE TIEMPO • El proceso de recopilación es largo • Dedique al menos dos días PREPARAR EL ESPACIO • Es imprescindible un lugar físico de trabajo donde poner una “bandeja de entrada” • Disponga de un sistema doméstico “satélite” idéntico al de la oficina • Si viaja, disponga de un “microdespacho móvil” (maletín, portátil,…) • ¡No comparta su espacio! HERRAMIENTAS NECESARIAS • Material de papelería (papel, clips, grapadora, archivadores, etc.) • Un “organizador” (libreta, papeles, evernote o similar, etc) para no guardar la información en su cabeza. • Un buen sistema de archivo (ver siguiente diapositiva)
  9. 9. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y HERRAMIENTAS 9 “Debería llevarle menos de un minuto sacar algo de la “bandeja de entrada” o imprimirlo desde el programa de correo electrónico, decidir que no requiere ninguna acción, aunque sí tiene algún tipo de valor potencial para el futuro, y terminar archivándolo en algún sistema fiable.Si completar la secuencia de acciones le lleva más de un minuto, entonces tiene una importante oportunidad de mejorar, ya que probablemente no archivará el documento, sino que lo amontonará.” (David Allen)
  10. 10. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y HERRAMIENTAS 7 directrices para archivar con éxito 10 Tenga sus archivos de consulta general AL ALCANCE DE LA MANO Tenga UN SOLO sistema de archivo alfabetizado, no varios. Puede añadir un subgrupo de temas en cada letra (Ej.: “Jardín: ideas”) Mantenga los cajones a menos de tres cuartos de su capacidad. (Si están llenos, inconscientement e no querrá introducir más cosas…. Etiquete sus carpetas CON LETRA IMPRESA (no a mano) No escatime en la calidad de los archivadores Si puede, deshágase de los archivadores colgantes Haga limpieza de sus archivos por lo menos una vez al año Instaure el “Día anual del contenedor de basura”
  11. 11. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS PRIMER PASO: RECOPILAR 11 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR 5 HACER
  12. 12. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS PRIMER PASO: RECOPILAR 12 El “cesto de las cosas por hacer” , o “bandeja de entrada” es el lugar donde reunir todas las tareas incompletas y/o las cosas que están fuera de su lugarAlgunas normas para la recopilación “física”: 1. Si le resulta físicamente imposible trasladar algoo a la bandeja de entrada, escriba una nota en una hoja de papel que lo represente (Ej: cambiar cuadro de la pared) 2. Si encuentra algo que ya no le sirve para nada, tírelo directamente. 3. Comience por su escritorio y siga con los armarios, estantes, paredes, etc. Recopilación “mental”: DESPEJE SU MENTE (VACÍELA) Escriba cada pensamiento, cada idea, cada proyecto que merezca su atención en una hoja aparte Lista de ”recordatorios”:profesionales, personales.
  13. 13. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS SEGUNDO PASO: PROCESAR 13 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR 5 HACER
  14. 14. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS SEGUNDO PASO: PROCESAR 14 Procesar = Vaciar el cesto No significa llevar a cabo todas las acciones y proyectos que ha ido recopilando, sino sólo identificar cada uno de los elementos y decidir qué son, qué significan y qué va a hacer con ellos Cuando termine de procesar el contenido del “cesto” habrá: •Eliminado todo lo que no necesita •Completado todas las acciones que requieren menos de 2 minutos •Confiado a otros las tareas que se pueden delegar •Colocado en su sistema organizativo recordatoriossobre accions que requieren más de dos minutos •Identificado cualquier compromiso mayor (“proyecto”)que tenga basándose en la información disponible
  15. 15. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS SEGUNDO PASO: PROCESAR 15 Procese en primer lugar el elemento que esté arriba del todo Procese los elementos de uno en uno Nunca vuelva a meter nada en el cesto por segunda vez REGLAS BÁSICAS DE PROCESAMIENTO
  16. 16. Cosas que hacer Asuntos ¿Cuál es la acción siguiente? delegarlo ¿Requiere acción? ¿le llevará menos de 2 minutos? SÍ NO Qué es hacerl o posponerl o Pendiente (de que alguien lo haga) Agenda (fijar fecha para hacerlo) Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda) Desechar (papelera) Algún día/tal vez (conservar/incubar) (archivo de seguimiento) Consulta (recuperable cuando haga falta) Proyectos (planificación) Planes del proyecto (evaluar para determinar acciones Proyecto s de varios pasos Bandeja de entrada Cesto de recopilación PROCESAMIENT O Autor: David Allen SÍ N O 16
  17. 17. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS SEGUNDO PASO: PROCESAR 17 LA PREGUNTA CLAVE DEL PROCESAMIENTO ES ¿CUÁL ES LA ACCIÓN SIGUIENTE??
  18. 18. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS TERCER PASO: ORGANIZAR (o crear los recipientes apropiados…) 18 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR 5 HACER
  19. 19. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS TERCER PASO: ORGANIZAR (o crear los recipientes apropiados…) 19 Existen siete tipos primarios de cosas a las que deberá seguir la pista y manejar de forma organizadas: 1. Una lista de “proyectos” 2. Material de apoyo para los proyectos 3. Acciones e información con fecha fijada de antemano (agenda) 4. Una lista de “acciones siguientes” 5. Una lista de “a la espera” (cosas delegadas o pendientes de otras personas) 6. Material de consulta 7. Una lista de “algún día/tal vez” Ver cada apartado en el diagrama de procesamiento Las categorías deben mantenerse visual, física y psicológicamente separadas
  20. 20. Cosas que hacer Asuntos ¿Cuál es la acción siguiente? delegarlo ¿Requiere acción? ¿le llevará menos de 2 minutos? SÍ NO Qué es hacerl o posponerl o Pendiente (de que alguien lo haga) Agenda (fijar fecha para hacerlo) Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda) Desechar (papelera) Algún día/tal vez (conservar/incubar) (archivo de seguimiento) Consulta (recuperable cuando haga falta) Proyectos (planificación) Planes del proyecto (evaluar para determinar acciones Proyecto s de varios pasos Bandeja de entrada Cesto de recopilación PROCESAMIENT O Autor: David Allen SÍ N O 20
  21. 21. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS TERCER PASO: ORGANIZAR (o crear los recipientes apropiados…) 21 Documentosimpresos Los recordatorios deben estar clasificados en categorías abiertas basadas en la acción siguiente requerida Dos ejemplos: “leer/revisar” y “entrada de datos” Correoselectrónicos Nuevas carpetas: A@CCIÓN A@LA ESPERA A@LGUN DÍA/TAL VEZ Vaciar la bandeja de entrada: - BORRAR - ARCHIVAR (si no requiere ninguna acción) - HACER lo que requiera menos de dos minutos, y - PASAR los mensajes a alguna de las tres nuevas carpetas
  22. 22. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS CUARTO PASO: EVALUAR / REVISAR 22 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR / REVISAR 5 HACER
  23. 23. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS CUARTO PASO: EVALUAR / REVISAR 23 QUÉ COSAS DEBE TENER EN CUENTA Y CUÁNDO Primero: mirar el calendario y la carpeta de asuntos diarios Revisar las listas de acciones siguientes (no para hacerlas inmediatamente, sino para tenerlas en mente) En cada contexto (oficina, viaje, casa,…) ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA REVISIÓN SEMANAL de notas, citas, proyectos, lista s, etc. Importante: tener un RITUAL DE REVISIÓN SEMANAL (día y hora concreto, lugar, etc.) REVISIONES GENERALES Objetivos a largo plazo, puntos de vista, principios,…
  24. 24. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS QUINTO PASO: HACER 24 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR / REVISAR 5 HACER
  25. 25. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS QUINTO PASO: HACER (tres posibles modelos a elegir) 25 EL MODELO DE CUATRO CRITERIOS PARA ELEGIR ACCIONES AL MOMENTO EL MODELO TRIPLE PARA ELEGIR EL TRABAJO DIARIO EL MODELO DE SEIS NIVELES PARA REVISAR SU PROPIO TRABAJO
  26. 26. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS QUINTO PASO: HACER (tres posibles modelos a elegir) 26 EL MODELO DE CUATRO CRITERIOS PARA ELEGIR ACCIONES AL MOMENTO • Valorar qué puede hacer, teniendo en cuenta el lugar donde se encuentra y las herramientas de que dispone • Útil: organizar sus recordatorios de acción por situación (“en casa”, “al ordenador”, “recados”, “citas”, etc.) SITUACIÓN • Aprovechar las “pequeñas ventanas de tiempo” de cada día para llevar a cabo pequeñas acciones TIEMPO DISPONIBLE • Es interesante poder cerrar aquellas tareas que requieren poca energía o creatividad, para estar disponible para otras tareas de más importancia ENERGÍA DISPONIBLE PRIORIDAD . Responder a la pregunta: “de entre todas las opciones que me quedan, ¿qué es lo más importante que debo hacer’
  27. 27. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS QUINTO PASO: HACER (tres posibles modelos a elegir) 27 EL MODELO TRIPLE PARA EVALUAR EL TRABAJO DIARIO Realizar un trabajo predefinido Realizar un trabajo a medida que éste surge Definir su trabajo “Cuando se ha adquirido la habilidad y el hábito de procesar la información entrante en un sistema rigurosamente definido, resulta mucho más sencillo confiar en las propias opiniones acerca de qué hacer y qué dejar de hacer”
  28. 28. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS QUINTO PASO: HACER (tres posibles modelos a elegir) 28 EL MODELO DE SEIS NIVELES PARA REVISAR SU PROPIO TRABAJO Los 6 niveles de trabajo pueden plantearse en términos de altitud: 1. 15.000 metros o más: vida 2. 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 años 3. 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales 4. 6.000 metros: áreas de responsabilidad 5. 3.000 metros: proyectos actuales 6. Pista de aterrizaje: acciones actuales
  29. 29. 5 PASOS EN LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS 29 Definir propósitos y principios Visualiza r los resultad os Generar lluvia de ideas Organizar Identificar las acciones siguiente s 1 2 3 4 5 PROYECTO es cualquier resultado que pretenda conseguir y que requiera más de una acción para concluirlo
  30. 30. PASO Nº1: DEFINIR PROPÓSITOS Y PRINCIPIOS 30 PROPÓSITOS Preguntar “por qué”: - Define el éxito. - Genera criterios para la toma de decisiones. - Distribuye recursos. - Motiva. - Clarifica el enfoque. - Hace aumentar las opciones. PRINCIPIOS Proporcionan claridad y un buen punto de referencia para desarrollar una conducta positiva. Los principios comunes definen los parámetros de acción y los criterios para la óptima realización de la tarea.
  31. 31. PASO Nº 2: VISUALIZAR LOS RESULTADOS 31 Pasos para desarrollar una visión: 1. Visualizar el proyecto mucho después de la fecha de finalización. 2. Visualizar un ÉXITO ROTUNDO. 3. Registrar los nuevos “No comprenderá cómo se hace algo hasta que se vea a sí mismo haciéndolo”.
  32. 32. PASO Nº 3: LLUVIA DE IDEAS 32 Claves de la lluvia de ideas: 1. No juzgue, pondere, evalúe ni critique. 2. Busque la cantidad, no la calidad. 3. Deje en un segundo plano el análisis y la organización. Una técnica de lluvia de ideas son los “mapas mentales”
  33. 33. PASO Nº 4: ORGANIZAR 33 Planificación de proyectos: 1. Identificar las partes significativas. 2. Organizarlas por componentes, secuencias y/o prioridades. ¿cuál es el plan?
  34. 34. PASO Nº 5: ACCIONES SIGUIENTES 34 Se trata de distribuir y redistribuir los recursos materiales necesarios para hacer que el proyecto AVANCE. Consiste en responder a la pregunta: ¿Cuál es la acción siguiente? “Un proyecto estará lo suficientemente planificado para llevarlo a cabo cuando se hayan decidido con antelación las próximas acciones en todos los frentes que pueden avanzar sin tener que completar previamente ningún otro componente”Desarrolle la planificación hasta un grado tal que le permita OLVIDARSE del proyecto
  35. 35. 5 PASOS EN LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS 35 Si necesita un mayor grado de claridad, desplace su pensamiento hacia atrás en la escala de planificación natural (pase al punto 4, o al 3…)
  36. 36. 36 “Una visión sin una tarea es sólo un sueño. Una tarea sin una visión es un trabajo fatigoso. Pero cuando la visión y la tarea van de la mano son la esperanza del mundo” (inscripción en una iglesia de Sussex, Inglaterra, hacia 1730)

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