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Empresa organigrama

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documento de asistencia admnistrativa

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Empresa organigrama

  1. 1. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL SANTANDER CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS INSTITUTO EMPRESARIAL GABRIELA MISTRAL Programa De FLORIDABLANCA Instituto Empresarial Gabriela Articulación Mistral GUÍA PRÁCTICA PD – 02 1. DATOS GENERALESPrograma de formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVACompetencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.Resultados de Aprendizaje: Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias asociadas a la unidadadministrativa, dentro de la organización y su entorno.Duración del taller: Tiempo 120 minutos LA EMPRESA Cuentan que un día, en plena Edad Media, un viajero se acercó a unos trabajadores que construían una catedral. Le preguntó al primero en qué consistía su trabajo y éste le contestó: “gano dinero que buena falta me hace”. Volvió a preguntar lo mismo a los otros dos trabajadores, uno le respondió: “tallo piedras”, mientras que el tercero manifestó: “edifico catedrales”. Como podemos comprobar cada trabajador hacia una lectura distinta de su tarea. Con este planteamiento, basado en el desarrollo de su oficio, la empresa actúa en una línea de coherencia con lo que sabe y puede hacer especialmente bien. La empresa es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales. En economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo. La administración fija sus funciones en "planeación, organización, control y evaluación", por tanto una empresa debe tener un horizonte en el cual guiarse, es decir establecerse metas y objetivos, pero para poder cumplir con éstos, es necesario que la empresa se trace lineamientos a seguir, establezca estrategias y planes de contingencia, evalué proyectos y mecanismos de control tanto del uso de recursos económicos así como también de personal, equipos, materiales, etc. Toda empresa necesita administración y el gerente es la persona encargada de guiar a la misma. Toda empresa sin una administración eficaz y eficiente puede caer en bancarrota al desperdiciar sus recursos. Además de ello la administración de cualquier empresa siempre debe pensar de manera progresista, buscando nuevas oportunidades para que la empresa crezca, pero igual como antes mencione, cuidando el correcto uso de sus recursos.
  2. 2. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL SANTANDER CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS INSTITUTO EMPRESARIAL GABRIELA MISTRAL Programa De FLORIDABLANCA Instituto Empresarial Gabriela Articulación Mistral TIPOS DE EMPRESAActualmente las empresas se enfrentan a una realidad compleja y cambiante, como lo indica lafamosa frase de Toffler: "la característica de hoy es el cambio y más aún, la velocidad conque se sucede".Esta realidad es una en la cual la competitividad se ha incrementado, la globalización planteanuevas condiciones a los negocios, el entorno político y económico varía con mayor rapidez, y engeneral a nivel mundial se han dado una serie de transformaciones que obligan a las empresas areplantear sus modos de administrar las políticas de mercadeo, recursos humanos, finanzas, etc., afin de poder adaptarse rápidamente, poder subsistir, tener éxito y alcanzar sus objetivos y metasbajo estas difíciles circunstancias. ESTRUCTURA ORGÁNICO - FUNCIONALEs el esquema de la jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar esestablecer líneas de autoridad, de arriba hacia abajo a través de los diversos niveles y delimitar laresponsabilidad de cada empleado ante sólo un supervisor inmediato. Esto permite ubicar a lasnecesidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso deautoridad.Sirve para reducir la confusión respecto a quién da las órdenes y quién las obedece. Define comose dividen, agrupan y coordina formalmente las tareas en los puestos. Apoya al cumplimiento delplan estratégico y facilita la coordinación institucional.Muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad,relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría".
  3. 3. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL SANTANDER CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS INSTITUTO EMPRESARIAL GABRIELA MISTRAL Programa De FLORIDABLANCA Instituto Empresarial Gabriela Articulación MistralTIPOS DE ORGANIGRAMA:  Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.  Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.  Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.  Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.  Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.  Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no.COMO SE DISEÑA UN ORGANIGRAMALos organigramas deben ser claros y por ello se recomienda que no contengan un número excesivode cuadros y de puestos, ya que en vez de ayudar a la estructura administrativa, puede producirmayores confusiones. De esta manera dichos cuadros deben de tener una separación considerable.Los organigramas son el cuerpo administrativo, y lo más frecuente es comenzar por el Director, oGerente General y terminar con los Jefe o Supervisores del último nivel. Cabe destacar que enocasiones se incluye a la asamblea de Accionistas y el Consejo de Administración.Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea queaparezcan los nombres, es conveniente colocarlo dentro del mismo cuadro pero con una letramayor el nombre del puesto y con una letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de unaorganización. Únicamente sirven para indicar el nivel jerárquico de una empresa. CONVENCIONES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA  Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.  Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.  Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.  Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.  Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.  Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.  Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.  Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.  Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.
  4. 4. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL SANTANDER CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS INSTITUTO EMPRESARIAL GABRIELA MISTRAL Programa De FLORIDABLANCA Instituto Empresarial Gabriela Articulación Mistral CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN DE AUTORIDADDecimos que una organización es centralizada cuando prácticamente no existe delegación deautoridad para tomar decisiones.No es posible que una organización pueda alcanzar sus objetivos sin una delegación de autoridad,pues su cuerpo de ejecutivos superiores se encuentra físicamente imposibilitado para llevar a cabotodas las actividades.Sin embargo, la "cantidad" de autoridad delegada (en otras palabras, la cantidad y calidad dedecisiones delegadas) puede oscilar y podemos decir que la organización es centralizada cuando sedelega un mínimo de decisiones y se conservan en la gerencia u organismos superiores lasdecisiones más importantes.Una organización es descentralizada cuando la delegación de decisiones, tanto en cantidad comoen calidad, es amplia. Para llevar a cabo la descentralización es preciso decidir qué tipo deautoridad hay que delegar a cada subordinado.La delegación es la principal finalidad de la estructura de la organización y la forma en que sediseña ésta será parte del carácter esencial de la organización. VALORES CORPORATIVOS Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, propios de cada compañía. Son enunciados que guían el pensamiento y la acción de la gente en una Empresa, que se convierten en creencias arraigadas que definen comportamientos de las personas y les indica claramente pautas para la toma de decisiones. Hablamos de conceptos, costumbres, actuaciones, actitudes, comportamientos o pensamientos que la empresa asume como normas o principios de conducta y que se propone tener como característica distintiva de posicionamiento y/o sus variables competitivas.Estos valores agrupan posiciones éticas, de calidad y de seguridad, las cuales deben acompañarnosen el día a día de nuestro trabajo, entendiendo que éstos aseguran el éxito de la Empresa según laintensidad con que se vivan.
  5. 5. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL SANTANDER CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS INSTITUTO EMPRESARIAL GABRIELA MISTRAL Programa De FLORIDABLANCA Instituto Empresarial Gabriela Articulación MistralTeniendo en cuenta lo anterior, los valores que enmarcan la cultura de la compañía, son:ÉTICA: Actuar con profesionalismo bajo los principios de legalidad, la moral y la buena conducta en todas nuestras actividades y labores. Esto implica: Hablar y actuar en términos que se honre nuestra fidelidad, confianza y convicción por los valores y principios de la compañía. Ser cumplido, diligente, sincero y actuar de forma que no se afecte la integridad de las demás personas, la propia o de la compañía. Mantener buena disposición para asumir y desarrollar los rolesy objetivos de los procesos en que se participa.Unir esfuerzos para el logro de los objetivos de la compañía, en un ambiente de confianza ycomunicación permanente.RESPETO: El respeto implica la comprensión, aceptación y valoración de las cualidades y la condición inherente a las personas, con derechos y deberes. Entendiendo que nuestra libertad llega hasta donde inicia la de los demás. Esto implica: Brindar un trato amable, considerado y digno a todos los grupos de interés de la compañía (Accionistas, administradores, compañeros, clientes y proveedores). Acoger y realizar con objetividad las críticas y sugerencias. Ser tolerantes y mantener una adecuada actitud frente a los demás.Promover el fortalecimiento de la comunicación interna y externa, asegurando que el mensaje oinformación que se brinda sea entendido a cabalidad por los demás sin vicios de forma o excepción.RESPONSABILIDAD: Asumir y cumplir nuestros deberes y obligaciones consientes de las consecuencias que ocasionará aquello que hagamos o dejemos de hacer para alcanzar los propósitos de la Organización. Esto implica: Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas internas y externas que rigen la actividad de la compañía. Aceptar las consecuencias de cada una de nuestras acciones, decisiones u omisiones. Dar buen uso de los recursos de información a la cual se tiene acceso en virtud de la labor que se desempeña.Identificar los riesgos a los cuales se encuentra expuesta la compañía y que puedan afectar elcumplimiento de los objetivos estratégicos de la compañía y los específicos de los procesos.Aplicar los controles adoptados para prevenir situaciones de riesgo que puedan afectar eldesempeño de la compañía y diseñar los planes de mejoramiento que permitan fortalecer ydesarrollar el sistema de control interno.
  6. 6. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL SANTANDER CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS INSTITUTO EMPRESARIAL GABRIELA MISTRAL Programa De FLORIDABLANCA Instituto Empresarial Gabriela Articulación MistralHONESTIDAD: Es actuar con rectitud, honorabilidad, transparencia y decoro, en concordancia con la verdad y la justicia entre lo que se piensa, se expresa y se hace. Esto implica: Dar adecuado uso a las herramientas tecnológicas y demás elementos de trabajo dispuestos para hacer más eficiente nuestras labores. Brindar información sobre posibles infracciones y/o hechos susceptibles de ser investigados o que puedan generar conflictos de interés. Desarrollar diligentemente las funciones y actividades inherentes alcargo desempeñado generando valor para la compañía.Aplicar y compartir nuestros conocimientos profesionales con los demás, en beneficio delmejoramiento continuo de la compañía.INTEGRIDAD: Una persona íntegra es aquella que piensa, dice y hace una sola cosa bajo un enfoque de justicia y transparencia, para cumplir a cabalidad los compromisos adquiridos con la compañía. Esto implica: Fomentar el trabajo en equipo, con el fin de asegurar la eficiencia y la efectividad de las actividades que desarrolladas en la compañía. Realizar nuestro trabajo con la calidad y oportunidad necesaria para garantizar la eficiencia de la compañía. Actuar de manera objetiva según el interés colectivo de maneraarmónica y solidaria, y no según el interés particular.Estar dispuestos a ayudar a los compañeros cuando necesiten de nuestro apoyo. Los esfuerzoscolectivos suponen la participación de todos para lograr los objetivos de la compañía.Conocer y cumplir con empeño, profesionalismo y sentido de pertenencia los deberes yobligaciones inherentes al cargo desempeñado.
  7. 7. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL SANTANDER CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS INSTITUTO EMPRESARIAL GABRIELA MISTRAL Programa De FLORIDABLANCA Instituto Empresarial Gabriela Articulación Mistral GUÍA CP – 02. EL CLIENTECRITERIOS DE EVALUACION DE LA ACTIVIDAD: Se considera logrado si desarrolla:ACTIVIDAD Nº 01: 1) De los conceptos de empresa, defina el que más se acomode a su conocimiento previo. 2) Cuáles son las funciones en las que se fija especialmente la administración. Conceptualice cada una de ellas. 3) Porqué es importante el administrador en una empresa. Explique su respuesta 4) Elabore un gráfico donde clasifique los tipos de empresa que existen. Escoja uno de ellos y consulte lo correspondiente a su tipo. 5) A qué realidad se enfrentan las empresas de hoy y de su parecer al respecto. ACTIVIDAD Nº 02: 6) Qué es la estructura orgánico-funcional de una empresa y para que se utiliza 7) Qué es jerarquizar y cuál es su fin. De un ejemplo práctico, teniendo en cuenta el colegio donde Ud. Estudia. 8) Cuáles tipos de organigramas existen. Hable de cada uno de ellos. 9) Qué recomendaciones se dan para organizar exitosamente un organigrama. 10) En general, cuáles son las normas para organizar organigramas. 11) Explique las diferentes convenciones que se utilizan en la elaboración de un organigrama 12) Presente un organigrama y muestre en él 2 normas y tres convenciones. 13) Explique cuando una organización es centralizada y cuando descentralizada. De un ejemplo de cada una. ACTIVIDAD Nº 03: 14) Qué son valores corporativos y cuáles de ellos identifica en su colegio. Explique la respuesta. 15) Elabore un paralelo comparativo sobre los diferentes valores que enmarcan la cultura de una compañía. 16) Prepárese para un juego de roles, con cada una de esas situaciones. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS: Aula convencional; Guía de práctica, Silla tipo universitario OBSERVACIONES: "Invierte primero en ti mismo, a no ser que tú seas un mala inversión...” Tom Schreiter RECOMENDACIONES: JUICIO DE VALOR: OBSERVACIONES DEL EVALUADO: Ciudad - Fecha Firmas: Evaluador (s): Alumno (a):

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