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Martes De Archivo

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Conceptos básicos sobre documentos de archivo

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Martes De Archivo

  1. 1. Nuevos Documentos Nuevo Archivo 2008-09-02 Ing. Laureano Felipe Gómez felipe.gomez3@gmail.com UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE SISTEMAS DE INF. Y DOC.
  2. 3. “ Los analfabetos del siglo XXI no serán los que no sepan leer ni escribir, sino aquellos que no puedan aprender, desaprender y reaprender” A. Tolfler: “Reinventando el futuro” Diagnostico Actual
  3. 4. <ul><li>Todos lo que conocemos está cambiando rápidamente: </li></ul><ul><ul><li>Transacciones en Línea </li></ul></ul><ul><ul><li>Trámites Virtuales </li></ul></ul><ul><ul><li>Firma Digital </li></ul></ul><ul><ul><li>Factura Electrónica </li></ul></ul><ul><ul><li>Cheques Virtuales </li></ul></ul><ul><ul><li>Oficina sin papel </li></ul></ul><ul><ul><li>Banca Electrónica </li></ul></ul><ul><ul><li>Notario Digital </li></ul></ul><ul><ul><li>Etc... </li></ul></ul>El Paradigma Documental
  4. 5. Documento <ul><li>Memoria Documental  Información </li></ul><ul><li>Cualquier Fuente de información  USABLE </li></ul><ul><li>Todo aquello organizado para permitir su observación, Análisis y Estudio. </li></ul><ul><li>Información codificada en un formato y almacenada en un soporte </li></ul><ul><li>DOC </li></ul>Cualquier Cosa Cualquier Formato
  5. 6. Documento Electrónico <ul><li>Es toda representación electrónica que da testimonio de un hecho, una imagen o una idea. Requiere soporte material eléctrico, magnético u óptico </li></ul><ul><li>Un documento electrónico es aquel contenido en un soporte electrónico que, para su visualización requiere de un dispositivo electrónico </li></ul>
  6. 7. Documento Digital <ul><li>Es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos , videos, etc. </li></ul><ul><li>El documento digital es simplemente una secuencia de bits (unos y ceros) que puede representar cualquier tipo de información. </li></ul><ul><li>Permite almacenar en reducidos espacios grandes cantidades de contenido y distribuirlos o reproducirlos con facilidad. </li></ul><ul><ul><li>No se degrada ni deteriora con el tiempo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Por su naturaleza, puede ser fácilmente reproducido y con frecuencia modificado. </li></ul></ul>
  7. 8. Documento Virtual <ul><li>Es un tipo concreto de documento digital </li></ul><ul><li>Documento que se va construyendo de acuerdo a las necesidades particulares del usuario </li></ul><ul><ul><li>Un documento virtual es un documento para el que existe un estado no persistente y en el que algunas o todas sus instancias se generan automáticamente en un lapso de tiempo </li></ul></ul>
  8. 9. Documento de Archivo Electrónico Electronic Record <ul><li>La pieza específica de información producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad </li></ul><ul><li>Consejo Internacional de Archivos </li></ul>
  9. 10. Firma Digital <ul><li>Una firma digital es un mecanismo de representación y confirmación de la identidad de un sujeto en un medio digital. </li></ul><ul><li>Consiste en un conjunto complejo de datos únicos encriptados que permiten confirmar que fueron generados exclusivamente a partir de una clave o llave secreta del firmante. </li></ul><ul><li>Un documento firmado digitalmente no puede ser repudiado y goza de la misma validez que uno impreso en papel. </li></ul>-------INICIO FIRMA------- IQB1AwUBMVSiA5QYCuMfgNYjAQFAKgL/ ZkBfbeNEsbthba4BlrcnjaqbcKgNv+a5kr4537y8RCd+RHm 75yYh5xxA1ojELwNhhb7cltrp2V7LlOnAelws4S87UX80cL BtBcN6AACf11qymC2h+Rb2j5SSU+rmXWru+=QFMx ---------FIN FIRMA--------
  10. 11. CONTENIDO ESTRUCTURA FORMATO Componentes de un Documento CONTEXTO
  11. 12. GESTION DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS DOCUMENTOS SEMI- ESTRUCTURADOS ??? DOCUMENTOS ESTRUCTURADOS DOCUMENTOS NO ESTRUCTURADOS 20% 80% NEGOCIOS ESTRATEGICOS BASES DE DATOS Email, Voicemail, Memos, Conferencias Web, Hojas de Trabajo, Instant Messages, Documentos, Call Center, derechos de petición, solicitudes, facturas, TV, PERIODICOS,etc.
  12. 13. Motivación <ul><li>El documento digital - Formatos </li></ul><ul><li>En la actualidad existen distintos formatos disponibles: </li></ul><ul><ul><li>Documentos Ofimáticos tradicionaes </li></ul></ul><ul><ul><li>Basados en lenguajes de marcas: SGML/HTML/XML, a los que se llama ‘la opción semántica’. </li></ul></ul><ul><ul><li>Formatos de imagen - TIFF </li></ul></ul><ul><ul><li>Formatos de réplica o portables - PDF </li></ul></ul><ul><ul><li>Formatos para el intercambio - MIF, RTF, </li></ul></ul><ul><ul><li>y un largo etcétera... </li></ul></ul>Incompatibilidad
  13. 14. <ul><li>Para solucionar este problema, se comenzó a trabajar a favor de la normalización de formatos </li></ul><ul><li>La normalización nos lleva… a XML </li></ul>Paradoja de la Compatibilidad <ul><li>La existencia de distintos formatos originó la llamada ‘paradoja de la compatibilidad’: </li></ul><ul><ul><li>“ A medida que el número de materiales disponibles en soporte digital aumentaba, también se hacían mayores las dificultades para acceder a los mismos” </li></ul></ul>
  14. 15. XML: e X tensible M arkup L anguage … es un estandar abierto que permite compartir datos e información entre computadores y programas de computadores de la forma menos ambigua posible.
  15. 16. Algunas consideraciones sobre Ciclo de Vida del Documento Digital <ul><li>Nuevas formas de Creación Digital: </li></ul><ul><ul><li>Mediante dispositivos Móviles </li></ul></ul><ul><ul><li>Flujos de información entre aplicaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Comercio Electrónico </li></ul></ul><ul><ul><li>Video Cámaras y Micrófonos </li></ul></ul><ul><ul><li>Video Conferencias – Negocios </li></ul></ul><ul><li>VALIDADOS MEDIANTE: </li></ul><ul><li>FIRMA </li></ul><ul><li>DIGITAL/ELECTRÓNICA </li></ul>
  16. 17. ASPECTOS ESPECIFICOS DE TECNOLOGIAS INVOLUCRADAS INTEROPERABILIDAD DIGITAL LICENCIAMIENTO DIGITAL METADATOS DE ARCHIVO FIRMA, CERTIFICACION Y AUTENTICACION AVANZADA SIMPLE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS XML ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT REPOSITORIOS Y BASES DOCUMENTALES ADMINISTRACION ELECTRÓNICA TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS PRESERVACIÓN DIGITAL
  17. 18. Estándares para el Manejo de Documentos <ul><li>ISO 15489-1:2001. Information and documentation. Records Management </li></ul><ul><li>ISO/TR 18492:2005. Long term preservation of electronic document-based information. </li></ul><ul><li>ISO 14721:2003. Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS) </li></ul><ul><li>ISO 19005-1:2005. Document management -Electronic document file format for long term preservation -Part 1: Use of PDF 1.4 </li></ul><ul><li>ISO/TS 23081-1:2004(E). Information and documentation -Metadata for documents </li></ul>
  18. 19. ISO 15489 <ul><li>Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos. </li></ul>
  19. 20. ¿Qué propone ISO 15489? <ul><li>Establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada). </li></ul><ul><li>Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización. </li></ul><ul><li>Pautas para proyectos basados en TI. </li></ul>
  20. 21. ¿Qué propone ISO 15489? <ul><li>Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos. </li></ul><ul><li>Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar. </li></ul>
  21. 22. Ciclo de Vida de los Documentos Digitales
  22. 23. Bibliografía <ul><li>CODINA, Lluis. El libro digital y la WWW. Madrid, Tauro Ediciones, 2000. </li></ul><ul><li>Lamarca Lapuente, María Jesús. Hipertexto, el nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Tesis doctoral. Universidad Complutense de Madrid. 2008 < http://www.hipertexto.info> </li></ul><ul><li>RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. El documento: entre la tradición y la renovación. Gijón, Ediciones Trea, 2002. </li></ul><ul><li>SAGREDO FERNÁNDEZ, F. &quot;Documento y sistema virtual&quot; en Tendencias de investigación en Documentación. Zaragoza: Jesús Tramullas (editor). </li></ul>
  23. 24. ¿Preguntas? <ul><li>Gracias - Thanks </li></ul><ul><li>Merci - Danke </li></ul><ul><li>Obrigado - Arigato </li></ul><ul><li>Grazie - Tack </li></ul>Laureano Felipe Gómez Dueñas Universidad de La Salle felipe.gomez3@gmail.com [email_address]

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