Minicurso ministrado aos alunos do curso de Secretariado Executivo da Universidade Estadual de Londrina durante a XIX Semana de Secretariado Executivo e IX ECISEC.

1. RECEBENDO ESTRANGEIROS
ASSESSORIA EXECUTIVA A VISITANTES INTERNACIONAIS
LETÍCIA NEGRÃO
XIX SEMANA DE SECRETARIADO EXECUTIVO/ UEL

3. SECRETÁRIA EXECUTIVA DO grupo AVADORA
BACHAREL EM SECRETARIADO EXECUTIVO PELA UEL
MBA EM GESTÃO ESTRATÉGICA DE EMPRESAS – ISAE/FGV
GESTÃO DE EXPATRIADOS – FGV/RIO
IDEALIZADORA - MONSEC
JUNIOR ACHIEVEMENT BRASIL
EXCHANGE EXPERIENCES

6.  Contextualização: por que os estrangeiros estão escolhendo o
Brasil? Londrina recebe estrangeiros? Quais são os principais
atrativos?
 Consultoria Secretarial em Assessoria a Visitantes Internacionais:
o que é?
 Estabelecendo o limite de internacionalização;
 O Secretário Executivo como facilitador no processo pré, trans e
pós visita;
 Análise e preparação a empresa para receber o visitante;
 Visto e documentos necessários;
 Check-list e cronogramas
PROGRAMA

7. CONTEXTUALIZAÇÃO
Ausência de
mão-de-obra
qualificada
Pré-Sal
Aumento de
Investimentos de
Estrangeiros
Eventos
Internacionais

8. CONTEXTUALIZAÇÃO
 LEI 6.815/80 – ESTATUTO DO ESTRANGEIRO
 RESOLUÇÕES NORMATIVAS EDITADAS PELO CONSELHO NACIONAL
DE IMIGRAÇÃO – MAIS ATIVO
 NOVIDADES E TENDÊNCIAS: CRIAÇÃO DE AGÊNCIAS DE
IMIGRAÇÃO

9. CONTEXTUALIZAÇÃO
3 ª maior
cidade do Sul
do País
5ª mais rica
do Paraná
Polo
Universitário
Referência
nacional nas
áreas médica e
odontológica
Conhecida
internacionalmente
pela pesquisa e
tecnologia em
agronegócios

10. PANORAMA 2011
2200 EVENTOS
300 PESSOAS/
EVENTO
15% DE OUTROS
PAÍSES
FONTE: Londrina Convention & Visitors Bureau

11. COMO A FORMAÇÃO EM
SECRETARIADO
EXECUTIVO
CONTRIBUI PARA A
ASSESSORIA A
EXECUTIVOS
ESTRANGEIROS?

12. DISCIPLINAS-CHAVE
 TÉCNICAS SECRETARIAIS
 LÍNGUA INGLESA
 LÍNGUA ESPANHOLA
 TÉCNICAS DE REDAÇÃO COMERCIAL
 GESTÃO DE PESSOAS
 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
 GESTÃO SECRETARIAL
 ASSESSORIA E GESTÃO DE EVENTOS
 COMÉRCIO INTERNACIONAL

13. ROTINA SECRETARIAL
 PREPARAÇÃO DE VIAGENS
 ALMOÇOS E JANTARES DE NEGÓCIOS
 ORGANIZAÇÃO E RECEPÇÃO DE EVENTOS
CORPORATIVOS E SOCIAIS
 HABILIDADE DE COMUNICAR-SE EM OUTROS
IDIOMAS
 REDE DE CONTATOS FAVORÁVEL À INDICAÇÃO
DE SERVIÇOS DE CONFIANÇA E DE QUALIDADE
(AGÊNCIAS DE VIAGEM, RESTAURANTES, HOTÉIS,
CATERING...)

14. O QUE É A
CONSULTORIA
SECRETARIAL EM
ASSESSORIA A
VISITANTES
ESTRANGEIROS?

19. PRÁTICA CUSTOMIZADA

20. IDENTIFIQUE AS
NECESSIDADES E
CUSTOMIZE O
ATENDIMENTO

21. “ Prestar um serviço de qualidade significa
exceder a expectativa do hóspede, estando
atento a cada detalhe na execução do seu
produto ou serviço.”

22. THE
“WOW”
FACTOR!

23. COMUNICAÇÃO EM
OUTROS IDIOMAS
MULTICULTURALISMO
ELABORAÇÃO
DE ROTEIROS
CHECKLIST

24. QUEM PODE SER O EXECUTIVO?

25.  Visitante para reunião de negócios
 Colaborador em processo de expatriação
 Participante de evento promovido pela empresa
 Prestador de Serviços
 Missão de Curta Duração/ Short Term (Ex:
Assegurar a Cultura Organizacional)

27. FASES DA ASSESSORIA
PRÉ TRANS PÓS

28. PRÉ VISITA
 REFLETIR: O momento é propício para receber visitantes?
 Comunicação eficaz da tríplice MISSÃO, VISÃO, VALORES
 “Arrumar a casa” – Evitar fases de reestruturação interna, reformas, etc
 Comunicar aos colaboradores
 Reservar espaço ( ATENÇÃO: não pode haver caracterização de estação de
trabalho; Problemas com MTE, Polícia Federal, Consulado – Diligência –
Multa varia de R$ 1.000,00 a R$ 3.000,00 por pessoa).
 Tradução do material institucional (ppt. , folders, vídeos)
 Abertura de pasta no arquivo (físico ou digital) para que sejam guardados
os documentos para elaboração de relatório de despesas
 Estabelecer contato com o visitante e CONHECÊ-LO

29. QUESTIONÁRIO EM LÍNGUA NATIVA
 Há preferência quanto aos aposentos? Prefere andares altos ou baixos?
 Há alguma restrição alimentar ou preferência em sua alimentação?
 Há necessidade de atenção médica especial?
 Carro alugado ou taxi? CARTEIRA DE MOTORISTA INTERNACIONAL
TIP: Estrangeiros a negócios/turismo poderão dirigir por 180 dias contados da
entrada do país portando apenas passaporte;carteira de motorista do país de
origem (recomenda-se tradução juramentada) e CIE.
 Programas culturais?
 Observações

30. VISTOS PARA O BRASIL
VISTO DE TURISTA/ NEGÓCIOS: Se aplica para viajantes a lazer; negócios
(participação em reuniões); congressos; seminários; conferências.
PRAZO: 30/60/90 e até 180 dias no ano (depende da regra aplicável ao país).
ATENÇÃO: Orientar para que o executivo verifique a lista de documentos e
procedimentos necessários para obtenção de visto diretamente na repartição
consular brasileira de jurisdição de sua residência.
TIP: Consultar lista de países com os quais o Brasil possui reciprocidade (isenção
de visto) - QGRV

31. VISTOS PARA O BRASIL
VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução
Normativa 61/2004: Aplicado a estrangeiros que venham ao Brasil sem vínculo
com a empresa para prestar serviços de caráter técnico, transferência de
tecnologia ou prestação de serviços de assistência técnica.
PRAZOS: 30 dias e 1 ano (prorrogável por igual período)
 Concedido diretamente pelo Cônsul na repartição consular
 Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho
 Vedada quanto à inclusão de dependentes

32. VISTOS PARA O BRASIL
VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução
Normativa 100/2013: Apropriado para estrangeiros que venham trabalhar no
Brasil sem vínculo com a empresa nacional para prestar serviços de caráter
técnico, transferência de tecnologia ou prestação de serviços de assistência
técnica pelo prazo de 90 dias.
PRAZO: 90 DIAS ( VEDADA A PRORROGAÇÃO)
 Concedido diretamente pelo cônsul na repartição consular;
 Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho;
 Necessária a apresentação de carta convite e CNPJ da empresa brasileira

33. LOGÍSTICA
 Compra de passagens aéreas
 Reservas de hotel
 Reserva de transfer
 Aluguel de carro
 Reservas de restaurantes ;
 Compra de ingressos de atrações culturais
 Coleta de material turístico e introdutório local (Londrina Convention,
Terra Roxa, ACIL, ABRASEL)
 Elaboração da agenda (schedule) de reuniões e visitas do executivo
AGÊNCIA DE CONFIANÇA

34. 10 DIAS ANTES:
 Verificar visto
E-MAIL DE FAMILIARIZAÇÃO OU CONFERENCE CALL
 Site do hotel onde ficará hospedado
 Opções de programas culturais e pontos turísticos (de acordo com o
questionário)
 Fuso horário
 Previsão do tempo no período da estadia

35. 10 DIAS ANTES:
PREPARAÇÃO DO EXECUTIVO QUE RECEBE
 Apresentações em ppt.
 Treinar equipe
 Atualização de relatórios gerenciais
 Cartões de visita
 Previsão de agenda e adiantamento de compromissos
 Pesquisa cultural a respeito do país nativo do estrangeiro

36. 5 DIAS ANTES:
PREPARAÇÃO DA EMPRESA
 E-mail lembrando os funcionários da visita
 Providenciar material de papelaria
 Verificar limpeza da sala onde o visitante permanecerá
 Checar equipamentos (ar condicionado, computador,
datashow)

37. 5 DIAS ANTES:
PREPARAÇÃO DO MATERIAL A SER DEIXADO NO QUARTO DO
HOTEL
 Material Institucional
 Localização do hotel (pelo Google Maps e Google Earth)
 Localização da empresa
 Distância do hotel aos principais pontos da cidade
 Valor do táxi referente às distâncias entre o hotel e os
principais pontos da cidade
 Previsão do tempo

38.  Endereço e telefone de locais onde oferecem serviços de
câmbio
 Folders de atrações turísticas, restaurantes, shoppings
 Lista de telefones úteis ( Empresa, Diretor, Secretário
Executivo)
 Algumas informações a respeito da Legislação Brasileira
 Agenda de compromissos do visitante ( importante deixar
intervalos, prevendo atrasos de voo ou imprevistos)
 Presente de boas vindas

39. 2 DIAS ANTES:
 Verificar reservas: hotel, transfer, restaurantes, carro (GPS)
 Conversar com gerente do hotel e informar a respeito do
estrangeiro; Deixar telefone para contato.

40. NO DIA E NO DIA SEGUINTE:
 Deixar kit boas-vindas no hotel
 Buscá-lo no aeroporto
 Processo de Obtenção da CIE (Cédula de Identidade Estrangeira) na
Polícia Federal – ATÉ 30 DIAS APÓS A CHEGADA.
 Se necessário, RNE (Registro Nacional de Estrangeiro)
ATENÇÃO: O Depto. de Imigração poderá cancelar o visto do estrangeiro
caso o mesmo ingresse no país e saia sem ter realizado o registro.
 Checar documentação aplicável antes de deslocar o estrangeiro à PF
 CNH – Verificar tradução juramentada e Convenção de Viena

41. TRANS VISITA
 PROMOVER ABERTURA AO MULTICULTURALISMO
 INTEGRAÇÃO COM A EQUIPE
 ESTAR ATENTO ÀS NECESSIDADES DO ESTRANGEIRO
 RELAÇÃO PROFISSIONAL E RESERVADA
TEXTO: A VISÃO DE UM FRANCÊS SOBRE O BRASIL

42. TRANS VISITA
THINGS TO AVOID:
 ATRASOS
 E-MAILS SEM RESPOSTA
 CAFEZINHO DEMORADO
 FALAR ALTO AO TELEFONE
 TOQUES DE CELULAR “INUSITADOS”
 ABRAÇOS, BEIJOS, TOQUE

43.  Assinatura de Documentos não é permitida – NULA
 O Executivo não pode praticar atos de gestão (Contratação,
demissão, licitações, compras de imóveis, etc) – VISTO
 Estar atento aos prazos consulares

44. TRANS VISITA
 PREPARAR COFFEE BREAK DE DESPEDIDA
 ELABORAR CARTÃO DE AGRADECIMENTO
 PESQUISA DE AVALIAÇÃO/ RELATÓRIO ( CASO A EMPRESA
SOLICITE)
 JANTAR COM A ALTA GERÊNCIA
 INSTRUIR O ESTRANGEIRO QUANTO A VOOS DOMÉSTICOS

45. PÓS VISITA
 PAGAMENTO DA HOSPEDAGEM
 DEVOLUÇÃO DO CARRO
 E-MAIL DE AGRADECIMENTO E CONVIDANDO A RETORNAR
 ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE DESPESAS (ANEXAR
COMPROVANTES)

46. RESULTADOS
 PROSPECÇÕES
 INCENTIVO CIENTÍFICO
 TROCA DE CONHECIMENTOS
 FECHAMENTO DE NEGÓCIOS
 FORTALECIMENTO DE RELAÇÕES COMERCIAIS
 IMPATRIAÇÃO

49. Letícia Negrão
leticianegraos@gmail.com
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