Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Monhemius dec 2019 agile risks Dutch/English

166 views

Published on

Wrong use of stagegates is even worse with agile project management
First page Dutch, second page English

Published in: Leadership & Management
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Monhemius dec 2019 agile risks Dutch/English

  1. 1. Monhemius Nieuwsbrief December 2019 Agile geeft de ontwerp- en ontwik- kelingsorganisatie vleugels. De werkcultuur verandert in korte tijd doordat allerlei remmende ge- woontes worden losgelaten. Daarmee wordt het belang van de gebruikelijke “stagegates” groter. Maar worden deze hordes nu op de nieuwe manier geïnterpreteerd? Of moeten we hier juist een tandje bijzetten? Agile, waarom niet? Maar let op de hekjes!
  2. 2. Agile, geeft energie! Maar is het evenwicht tussen borging en ver- betering nog in orde? In Eindhoven is een parkeerga- rage in aanbouw ingestort. De Boeing 737Max is twee- maal neergestort door software fouten. Ik kom veel “bijna ongevallen” tegen die op het laatste moment zijn afgewend. Meestal dankzij individueel ingrijpen door gedreven vakmensen. Steeds waren de formele contro- les (Stage Gates, of waterval) geruisloos gepasseerd. Toepassen van Agile in een ontwerptraject zet druk op juist die individuele interventies. Er ontstaat een collec- tieve druk op de betreffende vakman om geen spelbre- ker te zijn. Dit is geen kritiek op de Agile methodiek, maar wel een pleidooi om het evenwicht in risicomana- gement te herstellen, zodat het gehele proces beheers- baar blijft. Wacht niet totdat het te laat is, zoals bij Boeing of bij de parkeergarage. De signalen zijn al eerder zicht- baar tijdens de stagegates. Maar dan moeten die wel worden herkend en versterkt als evenwichtige tegen- druk voor de Agile gedrevenheid. Herkent U dat fouten informeel worden gesigna- leerd, of pas bij een volgende stagegate? Of herkent U tijdens stagegatesmeeting de berusting in een groot aantal fouten? Een paar voorbeelden, in oplopende complexiteit, van de zachte horde. Foutloze verslagen Mijn student staat onder druk om zijn verslag voor de deadline in te leveren. Hij heeft geen tijd meer om het door een familielid te laten nalezen. Het kost hem een klein uur om met de tekstcontrole alle schrijffouten eruit te halen, maar voor echt nalezen heeft hij geen tijd. Als docent kom ik nu een groot aantal typefouten tegen die niet door de tekstverwerker zijn herkend. Dat leidt de aandacht af van mijn eigenlijke taak, die nu in de ruis onzichtbaar wordt. Het schrijfproces van de student was te gehaast. En het rapport gaat weer terug; was de student op tijd? Hij komt ermee weg. Medicijnen toedienen Bij een zorginstelling worden veel fouten ge- maakt bij het toedienen van medicijnen. De reactie van de branche is meer controle; iedere verstrekking moet door een collega worden geverifieerd (tweede paar ogen). Maar het aantal fouten blijft desondanks veel te hoog. Minstens 25.000 ziekenhuisopnames per jaar; doodsoorzaak nummer drie. Ondanks de verscherpte controle neemt het aantal fouten niet af. Bij de meeste zorginstellingen wordt niet bijgehouden hoe vaak het tweede paar ogen de fout ontdekt, het is een filter waarop vertrouwd wordt. De aandacht is dus ook hier onvoldoende gericht op het echte proces van medicatie toedienen, waarin de druk toeneemt. En de controle werkt niet. Sterkte berekening In een groot bouwproject zijn een paar bereke- ningen essentieel. De verantwoordelijke engineer moet gegevens gebruiken uit een aantal afzonderlijke discipli- nes. Omdat het project onder tijdsdruk staat, verande- ren de gegevens nog iedere dag. De engineer moet dus wel met voorlopige schattingen werken. Tijdens de stagegate wordt de meeste tijd be- steed aan de afzonderlijke taken. Bij het afronden van de sessie komt de integratie aan bod. Tot frustratie van de engineer zijn enkele sleutelfiguren al uit de meeting vertrokken. De projectmanager drukt goedkeuring door, dus ook de sterkteberekening wordt goedgekeurd. De engineer ontdekt een paar weken later dat de kleine veranderingen allemaal nadelig uitpakken en slaat alarm bij de projectmanager. Deze geeft de engi- neer een compliment voor zijn vasthoudendheid, maar dringt erop aan om de wijziging buiten de projectadmi- nistratie te houden om de klant niet ongerust te maken. Maar was zijn inbreng niet het eigenlijke doel van de stagegate? Conclusie Bij grotere projecten worden altijd “stagegates” gebruikt om te voorkomen dat fouten zich opstapelen. De veel gemaakte fout is een verkeerde toepassing van een stagegate. Bij toepassen van agile methoden wordt die fout ernstiger omdat de marges verdwijnen. EEN STAGEGATE IS GEEN FILTER! Bij een filter wordt de fout acceptabel en wordt de fout gerepareerd. Uit onderzoek blijkt dat ongeveer de helft van de ge- maakte fouten niet wordt gezien; dus wanneer er veel worden gevonden, zullen er ook veel doorglippen. Soms wordt er zelfs een fout gevonden die bij de vorige stagegate is gemist. De kansen op fouten in het eind- product stapelen zich op. HET IS EEN VERIFICATIE! Iedere gevonden fout is een signaal van ontbrekende controle bij voorafgaan- de sprint. Bedenk dat voor iedere fout er nog één on- zichtbaar blijft. Vindt U teveel fouten tijdens een stage- gate? Dan zou de gehele stagegate moeten worden afgekeurd en opnieuw gedaan. Maar natuurlijk moet eerst de agile eindcontrole verbeteren; de stage gate is geen filter! Agile is ontstaan in de ICT, waarin met weinig kosten nog tot het laatst fouten kunnen worden her- steld. Maar voor de meeste projecten wordt het herstel- len van fouten steeds duurder naarmate het project vor- dert. Als herstellen al mogelijk is …. Herkent U iets? Bel gerust. Vriendelijke groeten Leo Monhemius leo@monhemius.nl www.monhemius.nl +31-655174905 Accepteren van fouten Repareren en vooruitschui- ven Ineens goed Bij iedere gevon- den fout het proces verbeteren
  3. 3. Monhemius Newsletter December 2019 Agile gives the design and develop- ment organization wings. The work culture changes in a short period of time because all kinds of in- hibitory habits are abandoned. This increases the importance of the usual stage gates. But are these hurdles perceived in the new way? Or do we have to step up our ef- forts? Agile, why not? But mind the hurdles!
  4. 4. Agile, gives energy! But is the balance between assurance and im- provement still in order? In Eindhoven, a parking gar- age under construction has collapsed. The Boeing 737Max crashed twice due to software errors. I came across many "almost accidents" that were averted at the last minute, usually thanks to individual intervention by passionate professionals. The formal checks (Stage Gates, or waterfall) had always been silently passed. Applying Agile in a design process puts pressure on precisely those individual interventions. There is a col- lective pressure on the relevant professional not to be a killjoy. This is not a criticism of the Agile method, but it is a plea to restore the balance in risk management, so that the entire process remains manageable. Do not wait until it is too late, as is the case with Boeing or the parking garage. The signals are already visible during the stage gates. But they have to be rein- forced as a balanced counter-pressure for the Agile drive. Do you recognize that errors are detected after the stage gates, or only at the next stage gate? Or do you recognize the resignation during the stage gate session in a high level of error? A few examples, in in- creasing complexity, of the soft hurdle. Error-free reports My student is under pressure to submit his report by the deadline. He doesn’t have time to have it read by a family member anymore. It takes him less than an hour to check the text and remove all typographic er- rors, but he doesn’t have time to read it for real. As a teacher, I come across a large number of typos that have not been recognized by the word processor. This distracts attention from my real task, which now becomes invisible in the noise. The student's writ- ing process was too hasty. The report goes back; was the student on time? Medication Healthcare institutions make a lot of mistakes when administering medicines. The response of the community is more control; every administering has to be verified by a colleague (second pair of eyes). In spite of that, the number of errors is still far too high, at least 25,000 hospital admissions per year, cause of death number three. Despite tighter controls, the number of errors is not decreasing. Most healthcare institutions do not keep track of how often the second pair of eyes detects the error; it is a filter that is relied upon. Here too, attention is not sufficiently focused on the real process of administering medication, in which the pressure increases. And the inspection does not work. Strength calculation In a large construction project, a few calculations are essential. The responsible engineer must use data from a number of individual disciplines. Because the project is under time pressure, the data still changes every day. The engineer therefore has to work with pre- liminary estimates. During the stage gate, most of the time is spent on the individual tasks. At the end of the session, the integration is discussed. To the frustration of the engi- neer, some key figures have already left the meeting. The project manager enforces approval, so the strength calculation is also approved. A few weeks later, the engineer discovers that the small changes are all having an adverse effect and raises the alarm with the project manager. The latter compliments the engineer on his persistancy, but insists on keeping the change outside the project administra- tion so as not to worry the customer. But wasn’t this input the purpose of the stage gate? Conclusion For larger projects, "stage gates" are always used to prevent errors from accumulating. The most common error is a wrong application of a stage gate as a whole. When using agile methods, the severity of this error increases because margins disappear. A STAGEGATE IS NOT A FILTER! With a filter, the error becomes acceptable and the error is repaired. Research shows that about half of the errors are not seen, so if a lot is found, also a lot slip through. Some- times an error is found that was missed during the pre- vious stage gate. Risk of errors in the end product cu- mulates. IT IS A VERIFICATION! Every error found is a sig- nal of a lack of control during a preliminary sprint. Keep in mind that for every error, one remains invisible. Do you find too many errors during a stage gate? Then the entire stage gate should be rejected and done again. But first the agile end-inspection must be improved, since the stage gate is not a filter! Agile has arisen in IT, where errors can be re- paired up to the last minute at moderate cost. But for most projects, repairing errors becomes more and more expensive as the project proceeds. If repair is possible at all.... Do you recognize some elements? Feel free to give a call. Kind regards, Leo Monhemius leo@monhemius.nl www.monhemius.nl +31-655174905 Accepting Errors Repair and Postpone First Time Right Each error found leads to process improvement

×