Instructivo n 1

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Instructivo n 1

  1. 1. INSTRUCTIVO Y APLICATIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES<br />
  2. 2. LA CORRESPONDENCIA<br />CONCEPTO <br />Para propósito del instructivo, correspondencia es la comunicación escrita entre las dependencias y el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS y el medio externo.<br />Las cartas, memorandos y circulares constituyen la correspondencia.<br />
  3. 3. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA<br />La correspondencia según su destino se clasifica en: <br /> Externa e interna.<br />La correspondencia externa es la que se dirige a personas o entidades fuera del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS. <br /> Para la correspondencia externa en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se utiliza:<br />
  4. 4. LA CARTA<br />
  5. 5. <ul><li> La correspondencia interna es la que se utiliza para comunicaciones entre las diferentes dependencias del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.</li></ul> Para la correspondencia interna del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se utiliza:<br /> <br />
  6. 6. MEMORANDO<br />
  7. 7. CIRCULAR<br />
  8. 8. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA<br />Los encargados de las etapas de la recepción (recibo, clasificación, radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el mensajero interno del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.<br />La correspondencia externa que llega al Centro de Administración e Información Documental, es recibido, controlada y tramitada por el receptor de documentos que cumple con sus funciones, este se encarga de:<br />
  9. 9. Recibir la documentación del mensajero y usuarios o cuando llega por fax o por intermedio de correos electrónicos.<br /> Clasificar la documentación en:<br /> Correspondencia personal<br /> Correspondencia empresarial <br /> Correspondencia publicitaria<br />
  10. 10. FLUJOGRAMA DE RECIBO DE DOCUMENTOS<br />
  11. 11. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA<br />El Centro de Administración e Información Documental del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS recibe y envía la correspondencia. Las dependencias para el caso de despacho de correspondencia, no escriben el consecutivo del radicado y la fecha a los documentos que elaboran, de esto se encarga el Centro de Administración Documental.<br />
  12. 12. DISTRIBUCION Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA<br />El despacho de la correspondencia al medio externo en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se realiza exclusivamente a través del Centro de Administración e Información Documental en el siguiente horario:<br /> Primer recorrido: a las 10:00 horas<br /> Segundo recorrido: a las 16:00 horas.<br />Su distribución se realiza por medio del mensajero externo de la empresa para la correspondencia local o por medio de servicios especializados de correo prestado por APS.<br />
  13. 13. FLUJOGRAMA DE DESPACHO DE DOCUMENTO<br />

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