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Ms project 2010 tutorial 2


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Microsoft project 2010 tutorial

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Ms project 2010 tutorial 2

  1. 1. Tutorial 2:  Creating a Project Schedule Creating a Project Sched leMicrosoft Project 2010 ®
  2. 2. In Tutorial Section 2.1  XP you will: you will: • Start a new project • Examine scheduling defaults h d l d f l • Change a project and task calendar • Enter and edit tasks and durations • Enter and edit recurring tasks and milestones Enter and edit recurring tasks and milestones • Enter lag and lead times http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 2
  3. 3. In Tutorial Section 2.2 XP you will: you will: • Enter and edit task dependencies • View project statistics • Show the project summary • Review project statistics • Create and manipulate summary tasks Create and manipulate summary tasks • Develop a work breakdown structure http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 3
  4. 4. XP • By default, the new project file is scheduled from a  project Start date project Start date • All tasks are scheduled to begin as soon as possible • Project 2010 calculates the project’s Finish date Project 2010 calculates the project s Finish date  based on the:  – Tasks – Durations – Dependencies http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 4
  5. 5. Project Information Dialog Box XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 5
  6. 6. Scheduling a Project from a Finish  XP Date • When a project is scheduled from a Finish date, such  as a conference, all tasks are scheduled to begin as  as a conference all tasks are scheduled to begin as late as possible. • Project 2010 calculates the project’s Start date based Project 2010 calculates the project s Start date based  on the tasks, durations and dependencies. • The default is for all tasks and the project to start as  p j late as possible. y pp y • To schedule from a Finish Date, you apply this setting  g as soon as the project is created. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 6
  7. 7. Project Scheduled From Finish Date XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 7
  8. 8. The Task Information Dialog Box XP • The Task Information dialog box is a comprehensive  collection of all of the information about each task  collection of all of the information about each task organized into six categories: – General – Predecessors – Resources – Advanced – Notes – Custom Fields ld • The Task Information dialog box is another view by  which you can examine and enter data about a task. which you can examine and enter data about a task http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 8
  9. 9. The Task Information Dialog Box XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 9
  10. 10. Constraints using Task Information XP • How the project is originally scheduled (from a Start  date or from a Finish date) determines the initial  ) Constraint types (as soon as possible or as late as  possible). • The initial Constraint type has a tremendous impact  h l h d on the calculated start and finish dates for each task  entered into the project. entered into the project. • Always take the time to examine the Project  Information dialog box before starting a new project. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 10
  11. 11. Examining Project Calendars XP • By default, the entire project, each task, and each  resource is scheduled according to the Standard  calendar. • The Standard calendar specifies that Monday through  Friday are working days with 8 hours of work completed  Friday are working days with 8 hours of work completed each day. • Saturday and Sunday are designated as nonworking days. • The Calendar can be modified to identify holidays or  other nonworking days or times in which work should not  be scheduled.   be scheduled • You can also create unique calendars for tasks and  resources that do not follow the working and nonworking  times specified by the Standard calendar. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 11
  12. 12. Change Time for a Work Week XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 12
  13. 13. Creating a Task Calendar XP • An individual task calendar can be created for any An individual task calendar can be created for any  task that does not follow the working and  nonworking times specified by the project calendar.  • An individual resource calendar can be created for a  resource that does not follow the working and  nonworking times specified by the project calendar.  nonworking times specified by the project calendar • By default, all tasks and resource assignments inherit  p j y p y g the project calendar unless you specify something  else.  http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 13
  14. 14. Changing the Calendar for a Task XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 14
  15. 15. Applying a Task Calendar to a Task XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 15
  16. 16. Entering Tasks and Durations  XP in the Entry Table in the Entry Table • Entering tasks and durations is probably the single  most important effort in developing a useful project  p p g p j file. • If tasks are omitted or durations underestimated, the  value of the project’s scheduling and cost  l f h ’ h d l d information is compromised and the success of the  project might be jeopardized. project might be jeopardized. • Often you will need to change an existing task or  insert, delete, or move a task. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 16
  17. 17. Editing Tasks and Durations  XP in the Entry Table in the Entry Table • Project 2010 makes it very easy to edit an existing  p j project. • Many of the editing skills that you gained when  editing a spreadsheet will apply to a project table. • To change an existing entry, you first navigate to the  cell.  Once there, you have several options: –R t Retype the entry th t – Edit the entry directly in the cell – Edit an entry in the Entry bar y y http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 17
  18. 18. Entering and Editing Tasks XP in the Entry Table in the Entry Table http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 18
  19. 19. To Delete a Task XP • If you want to delete an entire task row in Project  2010, you must select the entire row, then press the  2010 you must select the entire row then press the Delete key. • Project 2010 includes a Smart Tag to allow you to Project 2010 includes a Smart Tag to allow you to  specify what you want to delete. • A list arrow appears when you place the pointer over  pp y p p the Smart Tag. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 19
  20. 20. Smart Tag Selection for Task  XP Deletion http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 20
  21. 21. Copy, Paste and Move XP • Copying, pasting, and moving tasks are important  task editing skills.   task editing skills • Project 2010 offers a variety of tools that you can use  to accomplish these common tasks, including: to accomplish these common tasks, including: – Menu bar options – Toolbar buttons – Quick keystrokes – Right‐click shortcut menus http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 21
  22. 22. Fill Handle XP • If several task durations are the same, you can use  either the copy and paste features to quickly enter  either the copy and paste features to quickly enter the durations or the fill handle to populate cells. • If you have used the fill handle in Excel or another If you have used the fill handle in Excel or another  spreadsheet program, you will find it a very similar  process in Project 2010. • The fill handle is a small square that appears in the  lower corner of the selected cell. • When you drag a fill handle, the contents of the  active cell are copied. • You can also use the fill handle to fill task names. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 22
  23. 23. Fill Handle XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 23
  24. 24. Working with Duration Units of  XP Measure • Entering and editing durations involves  understanding the units of measure available for  understanding the units of measure available for them. • The default unit of measure is day, and therefore The default unit of measure is day, and therefore  “day” does not need to be entered. • To use any other unit, you must type the  y ,y yp abbreviation. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 24
  25. 25. Units of Measure Abbreviations XP • Elapsed refers to clock time rather than working  time. • An example is the task “Allow paint to dry.” The paint  will dry in exactly the same amount of time  regardless of whether it dries on a workday, a  dl f h h d kd weekend or holiday.  If it takes one day to dry, the  duration should be entered as  1 ed (for 1 elapsed duration should be entered as “1 ed” (for 1 elapsed day).  http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 25
  26. 26. Editing Tasks and Durations XP in Other Views in Other Views • Anything changed in one view is automatically  changed in all the other views. changed in all the other views • You can use the View Bar to quickly switch between  views. views • The way data is displayed differs by view and often  satisfies different communication and reporting  satisfies different communication and reporting needs as the project develops. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 26
  27. 27. Editing Tasks and Durations  XP in Other Views Cont. d in Other Views Cont ’d • Regardless of the view used, you can edit any task by  double clicking it to open its Task Information dialog  double‐clicking it to open its Task Information dialog box. • As you work with Project 2010, you will become As you work with Project 2010, you will become  more familiar with each view and learn which is the  best representation of the data for different  purposes. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 27
  28. 28. Entering Recurring Tasks XP • A recurring task is a task that repeats at a regular  interval.   • A status meeting is a good example of a recurring  task that needs to be scheduled for each week or  other regular intervals in the project. h l l h • In Project 2010, you can define a recurring task one  time using the Recurring Task Information dialog box. time using the Recurring Task Information dialog box • Project 2010 then handles the details of scheduling  p p j the task at specified interval for the entire project or  for the time period you specify. • You can also change the calendar used on the  recurring task in the Calendar section. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 28
  29. 29. Recurring Task Information Dialog  XP Box http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 29
  30. 30. Entering Milestones XP • A milestone is a task that marks a significant point in  time or a progress checkpoint. time or a progress checkpoint • It has a zero duration and is therefore a symbolic task  that is used mainly to communicate progress or to  that is used mainly to communicate progress or to mark the end of a significant phase of the project. • Examples include the signing of a contract or the  p g g announcement of a new product. p j • Milestones can also be used to motivate project  participants by recognizing accomplishments. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 30
  31. 31. Milestones XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 31
  32. 32. Understanding Task Dependencies XP • Four task dependencies define the relationships  between tasks in a project. between tasks in a project http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 32
  33. 33. Understanding Task Dependencies  XP Cont. d Cont ’d • By linking tasks in finish‐to‐start relationships, you  establish the required sequence of tasks. establish the required sequence of tasks • Project 2010 uses these relationships to set start and  finish dates for each task. finish dates for each task. • Most dependencies are Finish‐to‐Start (FS), meaning  a certain task (the predecessor) must finish before  ( p ) another task (the successor) can start. p p j g • In order to use important project management  techniques such as critical path analysis, you must  determine task dependencies. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 33
  34. 34. Creating Task Dependencies XP • Project 2010 makes it easy to create, and remove, FS  relationships between tasks by providing the Link  p yp g Tasks and Unlink Tasks buttons on the Standard  toolbar. • Task dependencies also can be established in the  kd d l b bl h d h graphical views. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 34
  35. 35. Creating Task Dependencies Cont.XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 35
  36. 36. Slack Times XP • Total slack is the amount of time by which an activity  may be delayed from its scheduled Start date without  may be delayed from its scheduled Start date without the delay setting back the entire project. • Free slack is the amount of time by which an activity Free slack is the amount of time by which an activity  may be delayed without delaying the early start of  any immediately following tasks. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 36
  37. 37. Critical and Non‐Critical Tasks XP • In the Network Diagram view, the critical tasks— tasks that are on the critical path—are displayed  p p y within a red border. • A task that is not on the critical path is a non‐critical  task, that is, it doesn’t necessarily have to start on its  k h d ’ l h currently scheduled Start date in order for the overall  project to be completed on time. project to be completed on time. • The Network Diagram is used mainly to view and  analyze the critical path. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 37
  38. 38. Creating Dependencies using the  XP Network Diagram view Network Diagram view http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 38
  39. 39. Entering Lag and Lead Times XP • When a project is scheduled from a Start date, lag  and lead times refer to an amount of time that the  second task of a relationship is moved backward  (lead) or forward (lag) in time. • Lead time moves the second task backward in time  d h d kb k d so that the two tasks overlap.   • Lag time is the opposite of lead time It moves the Lag time is the opposite of lead time.  It moves the  second task forward in time so that the tasks are  further separated.   http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 39
  40. 40. Lag and Lead Time from Start Date XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 40
  41. 41. Entering Lag and Lead Times Cont.’d XP • Project 2010 combines the concepts of lag and lead  times into one term, lag time.   , g • When a project is scheduled from a Start date,  positive lag time moves the second task forward in  time. – Positive lag time is the traditional definition of lag time in  general project management discussions. general project management discussions. • Negative lag time moves the second task backward  in time so that the tasks overlap.   – Negative lag time is called lead time in general project  management discussions. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 41
  42. 42. Negative and Positive Lag Time XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 42
  43. 43. Check for Lag Time Effects Cont. XP • Confusing negative and positive lag times is easy,  especially when examining them for both a project  p y g p j that is scheduled from a Start date and one  scheduled from a Finish date. • Remember:b – Positive lag time always increases the amount of time  between tasks. between tasks. – Negative lag time always causes the tasks to overlap. – This rule holds true regardless of whether the project is  scheduled from the Start date or the Finish date. h d l df th St t d t th Fi i h d t http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 43
  44. 44. Check for Lag Time Effects XP • Once the tasks, durations, and relationships are  entered, you should check the Project Information entered you should check the Project Information dialog box to verify the project’s calculated Finish  date if the project is scheduled from a Start date, or  p j calculated Start date if the project is scheduled from  a Finish date. • When a project is scheduled from a Start date,  applying negative lag time to task dependencies that  are on the critical path is a common way to shorten  th iti l th i t h t the critical path because it allows tasks to overlap. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 44
  45. 45. Check for Lag Time Effects Cont.’dXP • When you apply negative lag time, the second task is  allowed to start before the first task is completely  allowed to start before the first task is completely finished. • When a project is scheduled from a Finish date, all When a project is scheduled from a Finish date, all  tasks have as late as possible schedules and lag time  affects the first task rather than the second. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 45
  46. 46. Lag Time From a Finish Date XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 46
  47. 47. Creating a Work Breakdown Structure  XP with Summary Tasks with Summary Tasks • A very important strategy for managing projects well  is to organize the work that needs to be done in a  g logical manner. • A work breakdown structure (WBS) is an outcome‐ oriented analysis of the work involved in a project  d l f h k l d that defines the total scope of the project. – A WBS is a foundation document in project management A WBS is a foundation document in project management  because it provides the basis for planning and managing  project schedules, costs, and changes. – The WBS provides a hierarchy similar to an organizational The WBS provides a hierarchy, similar to an organizational  chart, to group project work logically. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 47
  48. 48. Creating a Work Breakdown Structure  XP with Summary Tasks Cont. d with Summary Tasks Cont ’d • In order to use a WBS in Project 2010, you must  organize tasks into summary tasks (groups of tasks  g y (g p that logically belong together). • When developing a new, large project, some project  managers prefer to start with broad groupings of  f hb d f summary tasks and then break them down into  smaller tasks. smaller tasks. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 48
  49. 49. Creating a Work Breakdown Structure  XP with Summary Tasks Cont. d with Summary Tasks Cont ’d • Planning a project by starting with broad categories  of tasks is called the top‐down method of creating a  p g WBS. • Other project managers prefer to list all of the  individual tasks, and then collect them into logical  d d l k d h ll h l l groupings using the bottom‐up method. • Once you have indentified your summary tasks you Once you have indentified your summary tasks, you  use Outdenting and Indenting in Project 2010 to  create the summary tasks. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 49
  50. 50. Outdenting and Indenting Tasks XP • Use the Outdent button and the Indent button on the  Formatting toolbar to create your WBS. Formatting toolbar to create your WBS • Outdenting moves a task to the left (a higher level in  the WBS), and indenting moves a task to the right (a  ), g g ( lower level in the WBS). • Projects can have several levels in the WBS. • Many projects have at least three levels, and some  large projects have more. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 50
  51. 51. Creating a Summary Task XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 51
  52. 52. Displaying Outline Numbers XP • Tasks and subtasks are organized in an outline, with  tasks in a hierarchy, when you have created summary  tasks in a hierarchy when you have created summary tasks. • In Project 2010, you can view built‐in outline In Project 2010, you can view built in outline  numbers, which will display in the Task name cells for  all tasks. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 52
  53. 53. Displaying Outline Numbers  XP Cont. d Cont ’d http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 53
  54. 54. Project Summary Task XP • Many Project Managers like to create a Project  Summary Task which allows them to see how the  Summary Task which allows them to see how the start and finish dates change as they enter and edit  tasks, durations, and dependencies. p http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 54
  55. 55. Project Summary Task Cont.’d XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 55
  56. 56. Expanding and Collapsing Tasks XP • Once your project has been organized into summary  tasks, you can easily expand (show) and collapse tasks you can easily expand (show) and collapse (hide) the individual tasks within each phase. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 56
  57. 57. Using WBS Codes XP • Many people like to number tasks in their WBS to  show the logical groupings of work. show the logical groupings of work • Using outline numbers or special work breakdown  structure (WBS) code is a way to use an  structure (WBS) code is a way to use an alphanumeric code to represent each task’s position  within the hierarchical structure of the project. • A WBS code helps identify and group project tasks for  project communication, documentation, or  accounting purposes. http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 57
  58. 58. Creating WBS Codes XP http://www.learningquotient.inNew Perspectives on Microsoft Project 2010 58