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Live, networking, workshop : étonnons nos moments collectifs ! - Remote by Spintank

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En savoir plus : https://www.spintank.fr/evenements-live-networking-workshop-etonnons-nos-moments-collectifs-covid-19/

A l’heure du déconfinement, il devient nécessaire de réinventer nos événements à distance ! Conférence live, webinar, expériences B2B ou ateliers collaboratifs, nous partageons avec vous notre analyse et nos solutions pour étonner vos futurs moments collectifs. Pour vous y aider, nous lançons Remote by Spintank, une task-force de 25 personnes issues de nos savoir-faire en conseil, design, éditorial, événementiel et accompagnement de l’innovation.

Published in: Marketing
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Live, networking, workshop : étonnons nos moments collectifs ! - Remote by Spintank

  1. 1. Étonnons nos moments collectifs ! Mai 2020 Live, networking, workshop
  2. 2. Tout annuler, tout reporter ? Le jour d’après n’existe pas. Nous ne pourrons pas reporter ou supprimer tous les événements de la fin d’année 2020 en attendant que la situation revienne « à la normale ». À l’heure d’un déconfinement progressif et de sa somme de contraintes, il faut dès aujourd’hui réinventer des moments, des façons de se réunir, d’échanger et de créer dans une période marquée par une volonté de faire collectif maintenant pour : Fédérer vos publics Entretenir le lien Faire avancer vos projets 2 et répondre au besoin de collectif… Photo by Jonas Jacobsson Photo by Jonas Jacobsson
  3. 3. OK, la visio tout le monde maîtrise. La multiplication des réunions quotidiennes en visioconférence et l’offre pléthorique de webinars obligent le live vidéo à se réinventer. La diffusion live n’est plus une proposition de valeur en soi. Elle fait partie de nos vies et s’ancre dans la routine jusqu’à la Zoom Fatigue. Cela nous oblige à penser des formats originaux et percutants. Avec une proposition de valeur claire : apprendre, débattre, réseauter, créer. Non, ce ne sera pas une énième réunion Zoom. L’événement doit retrouver sa substantifique moelle à distance : étonner, faire date, contribuer. 3 + 220% d’offres d’événements en live stream (Avril 2020 - EventBrite) Photo by Allie
  4. 4. Des attentes de base et de nouvelles motivations Si le contexte force les usages, l’événement en ligne reste une pratique ancienne (YouTube Live existe depuis 2011 !) qui conserve des attentes fondamentales, loin d’être inédites : les conditions de connexion en tête. À ces fondamentaux, s’ajoutent désormais de nouvelles motivations à prendre en compte par rapport à un événement physique : - Pas de déplacement : limitation de l’empreinte carbone, respect de la distanciation physique et meilleure maîtrise du « temps utile » pour les participants ; - Réduction des coûts logistiques par rapport à un événement physique. 4 Une redécouverte ? 1 La qualité du débit La facilité de connexion Les interactions entre participants 2 3 Les attentes les plus importantes pour les participants d’une conférence vidéo Harris Interactive pour Livestorm - Janvier 2020, Ademe 2016, Photo by Markus Spiske Les raisons de préférer la vidéo-conférence 80% du bilan carbone d’un événement est lié au transport des biens et des participants. Eviter de se déplacer Gagner du temps Atteindre des participants géographiquement éloignés 1 2 3
  5. 5. Un désir de collectif, la nécessité de dépasser les contraintes Le télétravail pratiqué de manière accrue ces dernières semaines génère un désir presqu’aussi fort de se retrouver dans un collectif. Une reconquête relationnelle qui permet à chacun de s’inscrire au sein d’une ou plusieurs communautés utiles et animées L’organisation d’événement, même à distance, vient répondre à ce besoin, et peut devenir une condition de pérennité et de bien-être pour des salariés télétravailleurs et/ou devant limiter leurs contacts physiques dans les mois à venir. • Contribuer à la création de nouveaux rituels au sein des équipes et de l’entreprise (ou intensifier ceux qui existent déjà) • Développer de nouvelles formes relationnelles avec vos publics externes • Transmettre, apprendre, collaborer à plusieurs 5 Merci le télétravail… 43 % des télétravailleurs confinés regrettent l'émulation collective du bureau. Deskeo, avril 2020
  6. 6. Savoir faire simple Les complications liées à nos journées de live parfois permanent polluent notre quotidien. Elles révèlent aussi notre difficulté à penser des manières de faire plus simple en sortant du cadre : si un coup de fil suffit ? Si une photo suffit ? Un mail ? L’événement à distance doit agir comme un moment de pause et d’extraction de notre quotidien. 2 règles clés : 1. Limiter les barrières à l’entrée, l’accès à votre événement doit être aussi facile que de pousser une porte. 2. Optimiser l’après : l’événement à distance se prolonge au-delà du live (replay, contenus connexes, mises en relations…) 6 Photo by ! Claudio Schwarz
  7. 7. Oser de nouvelles formes d’animation et d’interactions La simplicité d’accès n’enlève en rien la nécessité de se démarquer face une offre très homogène marquée par la simple adaptation d’événements physiques ou la reproduction industrielle de formats type webinar. Quelle expérience souhaitons-nous offrir à nos publics ? Que souhaitons-nous qu’ils retiennent ? Comment pouvons-nous les faire agir avec nous ? 3 conditions pour réussir : 1. Établir une promesse claire 2. Donner un rôle à vos publics, au-delà du statut de « spectateur » 3. Investir fortement dans l’animation et facilitation de l’événement 7 Des outils existent, reste la méthode ! Photo by Paper Textures
  8. 8. 3 moments collectifs à réinventer ensemble L’événement live Les expériences B2B 8 L’atelier participatif Pour apprendre et nourrir une relation Pour se voir, mais surtout faire, créer, designer Pour faire date et mettre un sujet en débat
  9. 9. 1. L’événement live, pour faire date et mettre un sujet en débat 9
  10. 10. Un enjeu de la retransmission Le défi d’une conférence live n’est plus celui de la retransmission d’un événement existant en physique, et pensé comme tel prioritairement. C’est devenu un exercice de transmission direct et exclusif, prévu et pensé pour maintenir l’écoute d’un public distant par essence. Les Youtubers l’ont compris avant tout le monde ! Webconférence, webcast, live stream… peu importe le nom pourvu qu’il y ait la volonté de transmettre, partager et d’interagir. Dans un contexte incertain, le live s’affirme ainsi comme une réponse agile face à des besoins d’écoute et de proximité. 10 Un moment d’exception ? Exemple de live réalisé par Orange avec Stéphane Richard, à destination des salariés à l’aube du déconfinement.
  11. 11. Le sens des priorités 11 3. L’engagement des publics 2. Le design du moment 1. Les conditions de diffusion S’assurer de fondations techniques solides : débit émission/réception, régie fiable, tests de charges sur les outils utilisés… Qui produit ? De quoi sommes-nous dépendants ? Plan B ? Proposer une identité éditoriale et graphique qui rende l’événement unique, et qui puisse s’exprimer tout au long du live. Qui s’exprime ? Comment la marque sera-t-elle visible ? Animer, donner la parole et faire vivre la conversation durant l’événement. Quels modes d’interactions, avant pendant et après ?
  12. 12. Le goût du rythme Une grande partie du succès d’un live se joue dans la préparation. Une règle de base : pas d’improvisation ! Si la spontanéité et les imprévus font partie des « joies du direct », la préparation permet d’offrir au public un moment rythmé et captivant, avec quelques astuces pour anticiper d’éventuels flottements et accompagner le ou les speakers. • Découpage minuté des interventions (évidemment) • Habillage et visuels d’incrustation : pour varier les plans, introduire et conclure les séquences. • Magnétos enregistrés : pour illustrer les propos (et laisser le speaker se reposer) • Plusieurs speakers : pour soutenir la prise de parole et créer une éventuelle discussion 12 … et de l’anticipation En direct depuis 8 villes de France, nous avons organisé en 2017 le Grand Live de la Fête de la Musique avec le ministère de la Culture pour donner à voir la FDLM partout en France pendant plus de 4 heures.
  13. 13. Penser la diffusion Pour le live, si le message ne se réduit pas au medium choisi, la plateforme de diffusion influe sur l’ambiance de l’événement et les publics atteignables. Ouvert/restreint, propriétaire/communautaire, environnement neutre ou personnalisé… le choix doit être avant tout guidé par l’efficacité technique et la capacité à un atteindre le public souhaité. Notre conseil : préférer une plateforme « ouverte » sur une communauté afin de bénéficier d’un socle technique robuste (mobile et desktop), d’une audience disponible et habituée à ces interfaces. • YouTube pour les communautés apprenantes, les curieux de tout • Twitch pour les experts, les geeks, les gamers • Twitter, pour le débat d’idées, le débat politique • Instagram, pour les artistes et artisans 13 Avec ou sans communauté Youtube Twitter Facebook Instagram Twitch LinkedIn Photo by Joshua Hoehne Ustream Livestream Brightcove IBM Video streaming Généraliste Communautaire jeux Communautaire adossé à un média social Solutions personnalisables (sans communauté)
  14. 14. Un moment exceptionnel (ou privilégié) – Exemples 14 Fasciner Le 24 avril, l’artiste Travis Scott a produit un show de 10 minutes sur le jeu Fortnite (en collaboration avec Epic Games) qui a réuni plus de 12 millions de spectateurs. Faire vivre la passion Le Tour de Suisse 2020 a été organisé à distance grâce à des vélos à rouleurs intelligents reliés au dénivelé du parcours et des caméras fixées chez chaque coureur cycliste. Le grand prix de Formule 1 d’Espagne s’est aussi déroulé en virtuel et en direct. Mettre en débat Aux Sources Du Numérique reçoit chaque mois un auteur pour mettre en débat son ouvrage sur des enjeux numérique. Organisé par Spintank et Renaissance Numérique, le premier direct sur YouTube a rassemblé plus de 100 spectateurs en simultané. Accompagner les temps forts de l’actualité Lors du Super Tuesday, Spintank a produit une émission live diffusée sur Twitch de débats et d’échanges autour de l’élection présidentielle américaine.
  15. 15. La check-list pour un événement sans bavure • Conception du format adapté aux objectifs et aux publics • Identification des besoins techniques • Création d’un séquencier éditorial • Choix de la diffusion : plateforme, publique / privé • Promotion du live • Entrainement (mediatraining si nécessaire) • Designer le live pour le rendre unique (arrière-plan, logo, overlays, etc.) • Production d’éléments pour alimenter le live (visuels, animation, vidéos, gifs, etc.) ☑ Préparation ☑ Production 15 ☑ Animation • Réalisation en régie pour une meilleure expérience • Séquencer le live pour créer du rythme • Intégration des éléments (visuels, vidéos, gif, etc.) qui permettent des respirations et/ou complètent les propos • Faire vivre les échanges entre les intervenants et favoriser la participation du public (chat, call vidéo, questions / réponses) ☑ Distribution post-live • Capitaliser sur l’événement pour le proposer « à la demande » • Découpage du live pour le décliner en pastilles sur les réseaux sociaux ou usage interne
  16. 16. 2. Les expériences B2B, pour apprendre et nourrir une relation 16
  17. 17. Une relation mise à l'épreuve : des formats à réinventer Il existe plus que jamais un besoin de "faire collectif" et la nécessité de réinventer cette mise en relation entre partenaires, prospects, experts et ainsi créer de nouvelles collaborations. Pourtant, sur la scène des événements professionnels, les propositions de participation à des webinaires ont fleuri au risque d'en banaliser le format. Dans un contexte de grande concurrence, il devient possible et nécessaire de dépasser ce format convenu pour émerger. 17 Marre des salons ? Préférez votre cuisine.
  18. 18. Miser sur la dimension servicielle de votre évènement Le live B2B doit apporter quelque chose de plus. Il n’est pas qu’une visioconférence de conseils gratuits, il peut être une vraie proposition de services pour vos publics, de façon individuelle ou collective. Ce que nous vous conseillons : • Limiter le nombre de participants simultanés : pour un sentiment d’expérience unique (et gérable) • 1 seul sujet, 1 seul message par événement pour un seul bénéfice clair pour le participant • Une durée de 30 à 45 minutes maximum pour préserver l’attention (et la tension si nécessaire) • Un moment de débrief systématique avec le participant pour garder le lien et obtenir du feedback 18 École polytechnique – Flickr - CC BY-SA 2.0
  19. 19. Designer de véritables expériences en commun Les possibilités sont multiples : faire du coaching, proposer de relever un défi commun (escape game), apprendre à travers des jeux, proposer des exercices d’animation surprenants, offrir un univers narratif et visuel ludique ou atypique… Il s'agit de concentrer par une expérience immersive la puissance relationnelle d'un événement physique, et une capacité transformative propre aux événements B2B. 19 Pour oublier (un peu) la distance Une expérience personnalisée façon « Livre dont vous êtes le héros » (Spintank+Curiouser pour la DITP, 2019) Un exemple d’escape game collaboratif à la découverte des villes organisé sur Google Street View (visuels Hunting Town)
  20. 20. Des moments exclusifs et personnels entre participants À l’inverse du webinar standardisé et du live collectif généralisé , les moments « en marge » sont essentiels. À quand remonte votre dernière discussion seul à seul avec quelqu’un ? Une solution ? Organiser des ”matchings” entre les participants à l’aide d’un simple formulaire, mais aussi leur offrir des canaux d’échanges plus intimes (pourquoi pas un coup de fil ?) et la possibilité de prises de contact plus directes post-événement. 20 Pour entretenir son réseau, trouver des partenaires business L’événement Laval Virtual World organisé intégralement en VR, permet de se connecter à une appli pour retrouver les participants croisés sur place. Après inscription, un membre de l’Opéra National de Lorraine vous appelle sur votre portable pour vous jouer un air du grand répertoire. Pour vous seul. Une mécanique simple et puissante à transposer dans d’autres domaines business (conseils d’entrepreneurs, investisseurs / startups…)
  21. 21. Et après ? Ces événements représentent une opportunité sans égale de networking et offrent une base nouvelle de contacts à convertir dans votre base CRM. Ils sont aussi l’occasion de récupérer du lead en capitalisant sur leur valorisation pendant et post- événement, grâce au live, mais aussi au partage de contenus a posteriori (retours d’expérience, success stories…) Enfin, l’investissement sur la conception d’un événement peut être répliqué plusieurs fois et constituer le début d’une série pouvant fidéliser vos contacts. 21 Capitaliser sur l’événement pour générer du lead et continuer à faire vivre le lien Parrainage pour un nouveau participant Tracking du lead Abonnements (newsletter, social media) Rendez-vous de débrief/feedback Offre commerciale Qualification du lead Nouvelle expérience
  22. 22. La check-list pour une expérience B2B • Conception du format adapté aux objectifs et aux publics • Identification des besoins techniques • Création d’un séquencier éditorial • Recrutement de participants (via CRM notamment) • Entrainement des animateurs (événement pilote) • Designer l’événement pour le rendre unique (arrière-plan, logo, overlays, etc.) • Production d’éléments pour alimenter le live (visuels, animation, vidéos, gifs, etc.) • Développement des moyens de récupérations de lead (formulaires, base de données…) ☑ Préparation ☑ Production 22 ☑ Animation • Réalisation en régie pour une meilleure expérience • Intégration des éléments (visuels, vidéos, gif, etc.) qui permettent des respirations et/ou complètent les propos selon l’expérience finale • Faire vivre les échanges entre les intervenants et favoriser la participation du public (chat, call vidéo, questions / réponses) ☑ Post-événement • Capitaliser sur l’événement en proposant de nouveaux rendez-vous • Re-contact des participants pour un rendez-vous débrief • Envoi personnalisé de contenus supplémentaires relatifs à une offre
  23. 23. 3. L’atelier participatif, pour se voir, mais surtout faire, créer, designer… 23
  24. 24. Créer et collaborer est-ce toujours faisable ? 24 Image by Harriet Cann for United Nations Global Call Out To Creatives Communication non verbale réduite, niveau d’attention incertain, participation timide, outils de télétravail limités… si les freins à la collaboration à distance restent nombreux la co-construction des projets dans la situation actuelle devient un impératif de développement, voire de survie, pour les organisations. Faire avancer les projets par-delà les contraintes. 3 conditions de réussites : 1. Ne pas calquer les méthodes d’ateliers en physique 2. Plus de préparation, afin de gérer une mobilisation utile des personnes en séance 3. Proposer des moments d’attention dissociés : temps collectifs courts et très productifs, temps individuels diffus et propices à l’échange écrit.
  25. 25. (Re)créer en collectif : l’opportunité de la contrainte Définir une réalité partagée Engager les équipes Générer de nouvelles idées Tester et améliorer des solutions Feedback 25 Le contexte actuel est concomitant à une perte de repères dans l’organisation. Pour réengager, fixer des objectifs communs et installer une dynamique, les temps en commun permettent de poser la nouvelle réalité de l’entreprise et d’envisager de nouveaux projets. Pour agir, s’adapter ou innover, la création sous contrainte est une ressource indispensable pour penser le futur de l’organisation. L’engagement partagé dans la création, la priorisation en groupe permettent d’accélérer la faisabilité des projets et leur mise en œuvre. Faire avec le virus c’est emmener les solutions sur le terrain, les mettre en dialogue avec le réel et les évaluer afin de pouvoir rapidement les faire évoluer si besoin. On se lance ?
  26. 26. Pour faire quoi concrètement ? 26 Fédérer et mieux créer 🚀 Idéation et projection 🧠 Stratégies & messages Poser ou reposer les fondamentaux de votre marque Des ateliers pour définir une stratégie de messages et réviser les moyens (refonte de site, community management, contenus). 👀 Connaissance utilisateurs Mieux connaître ses publics Des ateliers pour approfondir la connaissance utilisateurs en vue de la réalisation d’un nouveau produit ou dispositif. 🛠 Co-design (UX/UI) Faire émerger de nouveaux projets et solutions Des ateliers pour se décentrer et ouvrir collectivement de nouvelles perspectives de développement et favoriser l’expression de besoins. Prototyper ensemble un nouveau produit numérique Des ateliers pour concevoir, tester, ajuster et déployer collectivement de nouvelles solutions, en y associant les expertises nécessaires (UX, UI…)
  27. 27. Nos 5 principes clés pour designer des moments collectifs qui font avancer l’organisation Dans des moments qui nécessitent une attention individuelle, placer les participants dans les meilleures dispositions : surcommuniquer si nécessaire, faire preuve de pédagogie. Les réunions en visio s’organisent de façon à optimiser les temps de réflexion communs : sélection des participants pour fluidifier les échanges, outils pensés et adaptés pour les ateliers à distance ! (Ré)installer un climat de confiance " Favoriser une collaboration efficace 27 # Inclure En matière de technologies, concevoir des ateliers pour le plus petit dénominateur commun pour développer un cadre collectif sain. $ Développer de nouvelles capacités de création Rechercher l’essentiel, collaborer et faire sens ensemble, rester ouvert aux opportunités de création, là où à première vue, un recul s’opère avec la distance. % Penser les rythmes de partage et d’animation Un équilibre est à trouver entre communication synchrone et asynchrone : découper les longues sessions si besoin, prévoir des outils d’échange parallèles aux visioconférences
  28. 28. Notre checklist pour une collaboration fructueuse 28 Penser le format Préparer les échanges Animer Post-session Photo by Joanna Kosinska
  29. 29. 1. Penser son format ☑ Fixer des objectifs clairs • Ils doivent être accomplis ensemble et pas individuellement (sinon pas besoin d’ateliers) • Les formats d’exercice doivent répondre aux objectifs finaux. ☑ Donner une attention personnalisée • Anticiper l’état émotionnel des participants pour définir l’expérience souhaitée (modes de communication privilégiés, historique du projet, de l’équipe, envies et aspirations) ☑ Penser les ressources minimales • 1 facilitateur pour gérer les échanges, • 1 personne pour la prise de notes et la gestion des canaux asynchrones, • 1 personne pour les questions techniques (option) ☑ Voir plus loin • Imaginer de nouvelles possibilités grâce aux outils à disposition Questionnaire (SY Partners) afin d’impliquer au mieux les équipes sur un projet Mural propose une liste de templates préadaptés pour vos exercices : un gain de temps appréciable !
  30. 30. 2. Préparer les échanges ☑ Prévoir une communication plus importante • Timing, agenda, présentation des outils et liste des participants sont envoyés en amont. • Ouvrir un canal Slack/Whatsapp pour créer de la collaboration avant le workshop et encourager les gens à renseigner quelque chose sur leur profil (chacun peut comprendre les expertises de l’autre et ses attentes au regard de l’atelier à venir). ☑ Préparer l’espace de travail • Tester les outils et s’assurer que les participants puissent au moins en avoir un aperçu. Un tutoriel est toujours le bienvenu ! ☑ Rechercher les personnes les plus appropriées • Pas plus de 5 participants (réduire le nombre de participants permet de créer des espaces plus « propices » au travail). • Il est possible créer des espaces séparés si nécessaire. 30 Et anticiper tous les détails Cheat sheet (Frog Design) - détaille les commandes associées à l’interface de Miro
  31. 31. 3. Animer ☑ Adopter des règles de collaboration et d’expression • Caméra ouverte pour tous (« mute » par défaut), règles d’expression dans le chat ou lorsque l’on souhaite prendre la parole. ☑ Favoriser un climat de confiance • Présentation des outils dans le déroulé et partage visible des notes de réunion • Relance régulière des participants (utilisez leur prénom en vous adressant à eux) et répétitions des informations importantes pour s’assurer que tout le monde est aligné ☑ Devenir maître du rythme • Diviser les temps de travail pour laisser les participants se reposer, marcher, faire une pause… • Définir les objectifs amont et rappeler ce qui a été réalisé à la fin de chaque exercice pour marquer l’avancée. ☑ Documenter, documenter et documenter • Enregistrement de la session, captures d’écran seront les outils qui vous serviront à avancer pour la suite. 31 (Et surtout communiquer) Photo by headway
  32. 32. Des outils indispensables 32 Gagnez du temps en laissant visibles aux participants les consignes (temps, instructions) et les outils à utiliser, utilisez un chronomètre pour limiter vos temps de travail Pensez à regrouper et connecter les idées des participants en temps réel Pour commencer à utiliser les outils, vous pouvez proposer de réaliser un Icebreaker simple dans lequel chaque participant donne une chose qu’il a appris récemment à faire. Icebreaker Consignes claires Collecte des idées
  33. 33. 4. Post-session ☑ Clore l’atelier • Remercier les participants • Fermer la documentation pour éviter les erreurs de manipulation, effacement, modification, mais laisser la possibilité d’y accéder en lecture seule. ☑ Prévoir la suite • Envoyer un compte-rendu avec les décisions prises et les prochaines actions qui seront à mener • Transmettre les livrables présentés pendant la réunion afin que chacun puisse faire parvenir ses retours ou ajouter des remarques • Penser à évaluer le format d’atelier mis en œuvre afin d’améliorer le prochain ! 33 Penser aux prochaines étapes Photo by Gabriel benois
  34. 34. Pour vos futurs événements à distance, Remote by Spintank rassemble une task-force de 25 personnes issues de nos savoir-faire en conseil, design, éditorial, événementiel et accompagnement de l’innovation. Chaque année, nous organisons plus de 200 événements, live, ateliers ou formations à vocation internes ou externes. Nous sommes agréés en tant qu’organisme de formation (Datadock). On passe à l’action ? Joseph Diaz Lead Remote by Spintank joseph@spintank.fr
  35. 35. Studio audio pour vos podcasts, interviews, doublage… Studio post-prod pour finaliser dans les meilleurs conditions vos projets audio et vidéo. Studio vidéo pour vos interviews, lives, vidéos de présentation… Nous offrons des conditions de production optimales avec nos moyens intégrés de tournage et de post-production.
  36. 36. Live, networking, workshop : Passons à l’action ensemble !

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