State Of It At Shu Presentation Final 20110210


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Overview of the current IT infrastructure, projects, and issues at SHU

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State Of It At Shu Presentation Final 20110210

  1. 1. 2/10/2011 “State of IT at SHU” Presentation to the Banner Academic  Affairs Advisory Group (BAAAG) Stephen G. Landry, CIO h d February 2011 1Overview of IT at Seton Hall University• Fully virtualized data center –E i t Easier to manage; saves power and cooling; provides  d li id failover and business continuity options – Most key services (Web site, PirateNet, Email, Blackboard  LS, Banner, AD, SAN) are redundant with failover – Secondary data center in McNulty Hall nearing completion• NEW: Redundant 500mbs Internet connections – 1000 mbs bandwidth available to the campus – Two independent paths to data center 2 1
  2. 2. 2/10/2011Overview of IT at Seton Hall University (cont.)• Full wireless coverage from public areas, academic  spaces, and residence halls spaces and residence halls – Upgrade to 802.11n in progress – Consolidating wired ports to reduce maintenance costs – 802.1x authentication scheduled for summer 2011• Microsoft Active Directory (AD) y( ) – Most campus IT services authenticate through MS AD – Accounts are provisioned from the Banner administrative  system using Oracle Identity Management (OIM) – OIM enables users to reset their own passwords 3Overview of IT at Seton Hall University (cont.)• Microsoft Email – F lt t ff d d i i t t Faculty, staff, and administrators use SHU hosted MS  SHU h t d MS Exchange email servers • Access through MS Outlook or Outlook Web Access (OWA, a.k.a.,  “Webmail”) [also via various mobile devices, iPhone, Blackberry, etc.] • ArchiveOne server‐based archiving available for MS Exchange  users [“Tame the ‘In Box Monster’” – “Leave the Archiving to IT”] – Students use MS hosted email (MSLive@EDU) Students use MS hosted email (MSLive@EDU) – All users can access MS hosted file sharing /collaboration  tools (MSLive Workspace, MSLive Skydrive, etc.) – NEW: MS SharePoint (Microsoft’s collaboration tools)  server is installed and will be released shortly 4 2
  3. 3. 2/10/2011Overview of IT at Seton Hall University (cont.)• Administrative Systems –SSungard’s B d’ Banner administrative system for student  d i i t ti t f t d t records, financial aid, HR/Payroll, and financial records – Upgrade to Banner 8 completed on October 12th – System includes many “add‐on’s” that enhance base  functionality of Banner system • E.g., Oracle Reports and Banner ODS for reporting; Banner Xtender for document scanning / doc mgmt; Banner Workflow; others f d i /d B W kfl h • Not all features of Banner suite are turned on for all areas,  functional managers control implementation of most Banner  features; IT maintains over 200 Banner modifications, many are  the interfaces between administrative systems, some add needed  functionality to Banner system 5Overview of IT at Seton Hall University (cont.)• PirateNet Campus Portal – Provides single sign‐on to many IT services including Provides single sign‐on to many IT services, including  student email and MS Live services• Learning Suite – Blackboard Learning Suite:  Blackboard Learning System,  Content Systems, Assessment System, etc. – NEW: Starfish Retention System  y [currently being piloted in Freshman Studies] – Also available for pilot projects:  Sakai open source  learning system – NEW: Adobe Connect for realtime video collaboration  (classes, office hours, meetings)  Available soon! 6 3
  4. 4. 2/10/2011Overview of IT at Seton Hall University (cont.)• Windows 7 – Off i Offers improved stability and manageability d t bilit d bilit – Deployed for all new faculty and student laptops for  Mobile Computing 2010 – To reduce support costs, IT is standardizing most users  onto Windows 7 over AY’2010‐11 – Faculty and students with Windows Vista can schedule an  upgrade or wait until their next scheduled refresh – Desktop Replacement:  Administrative users with desktops  that will not satisfactorily run Windows 7 will be issued a  used laptop from the Mobile Computing Program (after  taking an online orientation to Windows 7) 7Overview of IT at Seton Hall University (cont.)• See IT Annual Report and IT Portfolio of Projects  online for more information online for more information‐doit.cfm 8 4
  5. 5. 2/10/2011IT Budget• Like all areas of the University, the IT operating and  personnel budgets were cut substantially in each of  personnel budgets were cut substantially in each of FY’2008, FY’2009, and FY’2010• Proposed cuts were circulated widely; valuable  feedback on proposed budget cuts for this year was  provided by the Banner Steering Committee, Faculty  Senate IT committee, and other stakeholders Senate IT committee and other stakeholders• FY’2011 budget summary in the IT annual report  posted on IT Web site• Huron Consulting Group made further  recommendations for future IT budget cuts 9IT Budget (cont.) [FY’2011 Projected]• IT Budget Overview – Projected FY’11 IT Expense Budget:    $ $ 19,519,000 – Projected FY’11 IT Revenues:               $   7,307,000• IT Expense Budget Overview – Salaries and Wages (incl. fringe): g ( g ) $ , $10,183,000 , – Operating Budgets: $   3,291,000 – Mobile Computing Program Budget: $   6,045,000 ___________ $ 19,519,000 10 5
  6. 6. 2/10/2011IT Budget (cont.) [FY’2011 Projected]• Major Expenses – Operating – Administrative System Maintenance Ad i i t ti S t M i t $   503,000 $ 503 000 – Phone and Internet Service $   356,000 – Cisco Network Maintenance $   162,000 – Data Center VMWare OS Licenses $   130,000• Major Expenses – Mobile Computing – Laptop Leases, Insurance, Financing, etc. $ 3,700,000 – Blackboard Hosting and Licenses $    672,000 – Microsoft Licenses and Support $    352,000 – Wireless Network Upgrade $    350,000 11Huron Consulting Group – Findings• Overall central IT costs (as a % of the overall budget)  were about average for our peer group and slightly  were about average for our peer group and slightly lower than the doctoral university average – Central IT expenses for faculty and user support slightly  higher than peers, but central IT costs for administrative  system support slightly lower than peers• Mobile Computing Program is a net revenue Mobile Computing Program is a net revenue  generator for the University, and other funding  sources for core IT services would need to be found if  the University elected to eliminate the program 12 6
  7. 7. 2/10/2011Huron Consulting Group – Findings (cont.)• SHU does not require technology training for  employees; student technology training required in  employees; student technology training required in Freshmen Studies, but is not ongoing• SHU has a high number of Banner modifications  relative to the size of the institution and support staff• SHU has several standing IT advisory committees  (e.g., TLTR, Faculty Senate IT Committee, Banner  Steering Committee, etc.), but does not have an  executive steering committee 13Huron Consulting Group – Recommendations• Implement mandatory technology training for  students and employees as a way to reduce central IT  students and employees as a way to reduce central IT support costs• Reduce the number of Banner modifications as a way  to reduce central IT support costs• Engage executive steering committee as a means to  improve IT governance and to ensure appropriate  prioritization of IT services and projects in line with  IT’s shrinking staff and budget 14 7
  8. 8. 2/10/20111516 8
  9. 9. 2/10/2011IT Challenges for AY’2011• Supporting the new generation of highly mobile  devices (always on / always connected) while  devices (always on / always connected) while determining the evolution of the Mobile program• Increasing bandwidth consumption• Rising costs of IT security and compliance (e.g., HEOA, PCI, FTC “Red Flag” Rules, etc.)• Current University budget situation Current University budget situation  (e.g., University hiring slowdown / shrinking IT resources)• Supporting new generation of software (Open Source,  SaaS, SOA, cloud computing, etc.) – new options, new  costing models, new skills required, etc. 17IT Challenges for AY’2011 (cont.)• Supporting faculty research computing needs  (e.g., Internet2 was discontinued in FY 2009 due to budget  (e g Internet2 was discontinued in FY’2009 due to budget cutbacks)• Enabling administrative areas to improve their  effectiveness and efficiency while reducing  administrative computing costs (e.g., reducing Banner  ) modifications as Huron’s recommendation)• Continue to leverage high levels of faculty interest  and use of IT to support the University’s instruction  and assessment initiatives 18 9
  10. 10. 2/10/2011IT Challenges for AY’2011 (cont.)• Implementing Huron recommendations: – Leveraging technology standardization and increasing user  proficiency to reduce IT support costs – Seek to reduce modifications and consolidate  administrative system in future upgrades to Banner suite in  order to reduce IT support costs – Engaging executive team in prioritization of services and  projects to align with both IT budget reductions and  University priorities 19Be Part of the Solution• Teaching Learning and Technology Roundtable (TLTR) – TLT R TLT Roundtable Purpose: dt bl P • To achieve the best in teaching, learning, research and  administration through more effective use of information  technology while controlling costs, a college or university needs  continuing communication, cooperation, and collaboration among  representatives of a wide range of faculty, administrators, and  support services to facilitate better planning, decision making, and  support for faculty, students, and staff.  support for faculty students and staff • TLT Group Web Page: – Founded in 1997, the Seton Hall TLTR is the longest  continually meeting advisory committee on technology 20 10
  11. 11. 2/10/2011TLTR Action Teams• The work of the TLTR is advanced by action teams• S Some current action teams are in need of additional  t ti t i d f dditi l participants – Emerging Technologies • Exploring the evolution of mobile computing and the impact of  changing  technology on SHU programs and services – Next Steps for SHU’s Learning System • Exploring alternatives to the current Blackboard LMS – Digital Sustainability • Exploring ways technology can reduce the University’s  environmental impact 21How to get involved• Participate in TLTR meetings – S htt //bl See: h d /tlt /• Send your ideas, issues or concerns to the TLTR  Chairs – Steve Landry: – Mary Balkun: Mary Balkun: balkunma@shu edu 22 11
  12. 12. 2/10/2011You can find this presentation on the IT News and Announcements blog at: 23 Questions? 24 12