Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

KUMPULAN MANUAL PROSEDUR

761 views

Published on

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Published in: Data & Analytics
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

KUMPULAN MANUAL PROSEDUR

  1. 1. 1 DAFTAR ISI BAGAN ALUR MANUAL PROSEDUR STIKES ALMA ATA YOGYAKARTA 1. Rekrutmen Sumber Daya Manusia (SDM)………………………………. 2. Penerimaan Mahasiswa Baru……………….…………………………...… 3. Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS)………………………………………………………………… 4. Perancangan dan Pengembangan Kurikulum………………………….… 5. Penyelenggaraan Mata Kuliah…………………………………………... 6. Penetapan Dosen Pembimbing Akademik (DPA)……………………… 7. Prosedur Pelaksanaan Kuliah…………………………………………… 8. Penilaian Mata Kuliah……………………………………………………… 9. Pengumpulan Nilai Akhir………………………………………………. 10. Evaluasi Kinerja Dosen………………………………………………… 11. Penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI)…………………………………. 12. Kerjasama dengan Institusi Lahan Praktik Mahasiswa………………… 13. Pengajuan Beasiswa…………………………………………………….. 14. Registrasi Ulang Mahasiswa……………………………………………. 15. Penyelenggaraan Semester Pendek……………………………………… 16. Ketentuan Cuti Akademik ……………………………………………… 17. Pengajuan Permohonan Aktif Kembali Dalam Kegiatan Akademik……. 18. Legalisir Ijazah dan Transkrip…………………………………………… 19. Tracer Study…………………………………………………………….. 1-2 3-4 5 6-7 8-9 10 11-13 14-15 16 17 18-20 21-22 23-25 26-27 28-29 30-31 32-33 34 35-36
  2. 2. 2 MANUAL PROSEDUR REKRUTMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait : 1. Ketua Yayasan 2. Act. Rektor Perguruan Tinggi 3. Ketua Sekolah Tinggi 4. Direktur Administrasi Umum dan PSDM 5. Ketua Program Studi 6. Staf Direktorat Administrasi Umum dan PSDM Mekanisme dan Prosedur : Pengertian dan Tujuan : Rekrutmen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia (SDM) atau pegawai baru yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Analisis Kebutuhan SDM 1. Menganalisis kebutuhan SDM, sehingga dapat menentukan jumlah dan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. Masukan dari Program Studi maupun dari bagian-bagian lain terkait dengan jumlah dan kualifikasi SDM yang dibutuhkan juga menjadi bagian dari proses ini. 2. Metode sosialisasi lowongan yang dapat digunakan antara lain dengan memasang iklan lowongan di media massa (surat kabar dan website), atau dengan meminta bantuan pihak intern perguruan tinggi untuk menyebarluaskan info ke masyarakat sekitarnya. Sosialisasi tersebut dilengkapi dengan info tentang kualifikasi dan jumlah SDM yang diperlukan, serta batas waktu pengiriman lamaran. 3. Surat lamaran yang masuk dicatat di dalam buku khusus oleh staf bagian PSDM. 4. Seleksi Administrasi didasarkan pada kriteria calon pegawai yang telah ditentukan. Melakukan Seleksi Administrasi Proses masuknya lamaran, diikuti dengan perekapan lamaran Menyiapkan metode sosialisasi lowongan yang tepat, kemudian mengaplikasikannya X
  3. 3. 3 Melaksanakan seleksi Mempersiapkan tim seleksi Menyiapkan SK Pegawai Baru Pengumuman hasil seleksi Pemanggilan Calon Pegawai yang lolos seleksi administrasi untuk mengikuti tes seleksi Menyiapkan fasilitas yang diperlukan oleh pegawai baru 5. Calon Pegawai yang lolos seleksi administrasi dipanggil untuk mengikuti seleksi tahap berikutnya, berupa tes tertulis, praktek, atau wawancara. 6. Tim seleksi terdiri dari Direktur PSDM, jajaran pimpinan Perguruan Tinggi, serta dapat melibatkan bagian lain yang terkait 7. Penanggungjawab pelaksanaan seleksi tersebut adalah Direktorat PSDM. 8. Hasil seleksi diumumkan melalui SMS dan juga ditampilkan dalam website Perguruan Tinggi 9. SK Pengangkatan dibuat oleh Direktorat PSDM dan ditetapkan oleh Ketua Yayasan 10. Fasilitas tersebut dapat berupa ruangan, meja, kursi, komputer, dll X
  4. 4. 4 MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait : 1. Ketua Yayasan 2. Act. Rektor Perguruan Tinggi 3. Ketua Sekolah Tinggi 4. Ketua Program Studi 5. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Mekanisme dan Prosedur : 1. Calon mahasiswa baru datang ke bagian pendaftaran/resepsionis, baik hanya untuk mencari informasi atau langsung mendaftar 2. Apabila calon mahasiswa sudah mendaftar dengan membayar biaya pendaftaran, bagian pendaftaran akan menghubungi bagian ujian tulis, bagian tes kesehatan (dokter) dan bagian wawancara 3. Calon mahasiswa dipersilakan mengikuti tes tulis dengan system Computer Based Test (CBT) 4. Apabila calon mahasiswa lulus tes tulis, kemudian dipersilakan mengikuti tes kesehatan setelah membayar biaya tes kesehatan di bagian pendaftaran. Apabila calon mahasiswa tidak lulus tes tulis, yang bersangkutan masih diberi kesempatan untuk mencoba mengikuti tes tulis kembali dengan melakukan pendaftaran ulang (membayar biaya pendaftaran kembali). 5. Calon mahasiswa yang lulus tes kesehatan, kemudian dipersilakan untuk mengikuti tes wawancara. Sedangkan bagi calon mahasiswa yang tidak lulus tes kesehatan, dinyatakan gugur. 6. Setelah calon mahasiswa mengikuti tes wawancara, bagian wawancara akan menginformasikan hasilnya ke bagian pendaftaran (lulus/tidak lulus) untuk kemudian diumumkan kepada calon mahasiswa / peserta tes tersebut. 7. Calon mahasiswa yang dinyatakan lulus dan diterima sebagai mahasiswa Alma Ata, kemudian melakukan registrasi dengan cara mentransfer sejumlah biaya yang telah ditentukan melalui rekening yang disediakan. Pengertian dan Tujuan : Penerimaan Mahasiswa Baru adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan mahasiswa baru yang sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan.
  5. 5. 5 LULUS LULUS TIDAK LULUS LULU S TIDAK LULUS BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Melakukan Registrasi BAGIAN SELEKSI UJIAN TULIS - Ujian tulis dengan CBT TIDAK LULUS GUGUR GUGUR Menghubungi bagian ujian tulis Menghubungi Dokter Menghubungi Pewawancara Ket : Calon Mahasiswa Panitia PMB BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Menerima Pengumuman BAGIAN SELEKSI UJIAN WAWANCARA - Tes Wawancara BAGIAN SELEKSI UJIAN KESEHATAN - Tes Kesehatan BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Bayar Tes Kesehatan BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Mencari Informasi - Mendaftar CALON MAHASISWA BARU PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU
  6. 6. 6 MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN PEMBELAJARAN SEMESTER (RPKPS) PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA ____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait: 1. Ketua Program Studi 2. Koordinator mata kuliah 3. Bag. Pengajaran dan Akademik Mekanisme dan prosedur: Penjelasan oleh Ketua Prodi tentang prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan akademik Diskusi koordinator mata kuliah dengan pengelola Prodi dan timnya Evaluasi pelaksanaan di akhir semester 1. Minimal 2 minggu sebelum dimulai kegiatan akademik di satu semester, Ketua Program Studi mengundang semua dosen pengampu mata kuliah di semester tersebut untuk memberikan penjelasan tentang prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan akademik. 2. Segera setelah pertemuan dengan semua dosen pengampu, setiap koordinator mata kuliah diundang satu per satu untuk mendiskusikan lebih detail silabus mata kuliah dengan pengelola Prodi dan timnya. 3. Koordinator dan tim mata kuliah merumuskan hasil diskusi dan menyampaikan silabus dan yang disepakati ke bagian administrasi akademik untuk selanjutnya dibuatkan jadwal kuliah atau praktikum. 4. Pada akhir semester dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaannya. Pembuatan jadwal kuliah atau praktikum Mulai Selesai Bag. Pengajaran dan Akademik Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS)
  7. 7. 7 MANUAL PROSEDUR PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN KURIKULUM PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA ____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait: 1. Ketua STIKES 2. Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan 3. Dir. Administrasi Umum & PSDM 4. Dir. Keuangan 5. Ketua Prodi 6. Sekretaris Prodi 7. Ketua Laboratorium 8. Dosen 9. Tim Kurikulum STIKES 10.Tim Kurikulum Prodi Mekanisme dan prosedur: 1. Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Kepala Laboratorium, dan Tim Kurikulum Jurusan menyusun rancangan Kurikulum yang diberlakukan pada periode mendatang dengan memperhatikan masukan-masukan yang diperoleh dari rapat internal dan atau semiloka/ workshop yang telah diselenggarakan. 2. Tim Kurikulum mengajukan rancangan kurikulum tersebut kepada Ketua STIKES untuk dibahas dalam Rapat Senat Perguruan Tinggi. 3. Ketua STIKES menyelenggarakan Rapat Senat untuk membahas rancangan kurikulum yang disusun oleh Tim Kurikulum guna memperoleh pengesahan. Apabila: a. Senat menyetujui rancangan kurikulum yang disusun oleh Tim Kurikulum, Ketua STIKES selaku Ketua senat memberikan pengesahan rancangan kurikulumyang akan diberlakukan pada periode mendatang b. Senat berpendapat perlu adanya revisi, Tim Kurikulum menyusun Revisi Rancangan Kurikulum sesuai dengan aturan Senat c. Tim Kurikulum menyampaikan hasil revisi rancangan kurikulum serta membahas dengan Ketua STIKES dan Dir. Administrasi Akademik & Pengertian dan tujuan: Menjamin terlaksananya perancangan dan pengembangan kurikulum serta evaluasi di lingkungan Program Studi Kebidanan yang relevan dengan kebutuhan pengguna
  8. 8. 8 Kemahasiswaan sampai taraf pengesahan oleh Ketua STIKES selaku Ketua Senat perguruan Tinggi menjadi Kurikulum. d. Tim Kurikulum menyerahkan Kurikulum asli yang telah disahkan oleh Ketua STIKES berikut tanggal berlakunya selaku Ketua Senat kepada Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan untuk didokumentasikan dan selanjutnya digandakan. e. Kepala bagian Administrasi Akademik mendistribusikan Kurikulum kepada prodi dan transformasi pemberlakuan kurikulum dengan Surat Pengesahan STIKES untuk periode /tahun akademik baru f. Prodi menentukan aturan peralihan berlakunya Kurikulum baru serta memberikan pengumuman kepada seluruh dosen dan mahasiswa sebelum masa penyusunan KRS.
  9. 9. 9 MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN MATA KULIAH PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses penjadwalan kuliah, perencanaan kuliah, proses pembelajaran dan evaluasi hasil pembelajaran. Prosedur ini akan efektif jika disertai partisipasi aktif dari mahasiswa, dosen Program Studi Kebidanan STIKES Alma Ata Yogyakarta yang didukung dengan teknologi informasi. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT KS : Ketua STIKES KP : Ketua Jurusan TKS : Tim Koordinasi Semester BA : Bagian Akademik DS : Dosen MHS : Mahasiswa TANGGUNG JAWAB KP,TKS,DS,BA dan MHS bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti secara benar, dengan tanggungjawab pokok seperti berikut: TKS : bertanggungjawab terlaksananya prosedur ini setiap semester. KP : bertanggungjawab membagi tugas mengajar. DS : bertanggungjawab atas terselenggaranya proses pembelajaran matakuliah yang diampu. BA : bertanggungjawab atas jadwal kuliah dan jadwal ujian. MHS : bertanggungjawab mengikuti kuliah dan ujian. PROSES TERPERINCI Proses terperinci hanya disajikan untuk pelaksanaan kuliah yang sifatnya terjadwal. Evaluasi pelaksanaan kuliah yang dilakukan oleh TKS dapat diatur tersendiri di sela- sela pelaksanaan kuliah. Evaluasi pelaksanaan kuliah dilakukan minimal satu kali pada akhir pembelajaran. TUJUAN Prosedur ini menjelaskan tentang penyelenggaraan kuliah. Dengan prosedur ini diharapkan penyelenggaraan kuliah dapat berjalan dengan baik dan lancar.
  10. 10. 10
  11. 11. 11 MANUAL PROSEDUR PENETAPAN DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK (DPA) PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait: 1. Akademik Prodi 2. Dosen Pembimbing Akademik (DPA) 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa Mekanisme dan prosedur: Mulai 1. Akademik Prodi mengelompokkan mahasiswa untuk menetapkan jumlah DPA 2. Akademik Prodi memilih dan menentukan jumlah DPA 3. Akademik Prodi mengirimkan surat pemberitahuan penunjukan DPA ke yang bersangkutan 4. Ketua STIKES membuat Surat Keputusan (SK) penetapan DPA 5. Bagian Pengajaran dan Akademik mengumumkan daftar DPA pada mahasiswa Mengelompokkan mahasiswa Memilih dan menetapkan DPA Pemberitahuan ke ybs Penerbitan SK DPA Pengumuman kepada mahasiswa Selesai Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penetapan Dosen Pembimbing Akademik (DPA)
  12. 12. 12 MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN KULIAH PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-Pihak yang Terkait 1. Bag. Pengajaran dan Akademik 2. Dosen pengampu mata kuliah 3. Mahasiswa yangbersangkutan Mekanisme dan Prosedur Prosedur pelaksanaan kuliah di dalam kelas Mulai Persiapan oleh mahasiswa, petugas dan dosen 1. Mahasiswa: mempersiapkan materi kuliah dengan membaca sumber pustaka Petugas : mempersiapkan bahan dan sarana kuliah meliputi daftar hadir dosen dan mahasiswa, ruangan beserta perlengkapan kuliah seperti OHP, komputer, LCD, papan tulis dan alat tulis Dosen : mempersiapkan materi kuliah seperti yang telah diserahkan sebelumnya (handout dan materi kuliah berupa file diserahkan 1 minggu sebelumnya kepada petugas di Bag. Pengajaran dan Akademik. Bila berhalangan hadir memberitahukan kepada Bag. Pengajaran dan Akademik selambat- lambatnya 2 hari sebelum pelaksanaan kuliahX Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang langkah-langkah pelaksanaan perkuliahan di dalam kelas
  13. 13. 13 Kegiatan sebelum pelaksanaan kuliah Menyelesaikan kuliah 2. Petugas akademik melaksanakan kegiatan seperti mengisi daftar hadir sebelum kuliah sesuai jadwal yang berlaku 3. Dosen memberikan kuliah dengan cara interaktif 4. Dosen mengakhiri kuliah Selesai Pelaksanaan kuliah X
  14. 14. 14 Prosedur Pelaksanaan Belajar Mandiri Mulai Identifikasi topik untuk belajar mandiri Persiapan belajar mandiri Presentasi hasil belajar mandiri 1. Mahasiswa menentukan topic untuk belajar mandiri bersama teman kelompoknya pada waktu tutorial atau secara mandiri berdasarkan keperluan masing-masing 2. Mahasiswa mempersiapkan diri untuk mencari sumber belajar yang diperlukan misalnya koleksi buku perpustakaan 3. mahasiswa melaksanakan belajar mandiri dengan mneggunakan sumber belajar yang telah direncanakan 4. mahasiswa mendokumentasikan hasil belajar mandiri dengan cara yang efektif dan efisien, misalnya dengan memamfaatkan teknologi computer dan audiovisual 5. Mahasiswa mempresntasikan hasil belajar mandiri pada saat tutorial atau pada kesempatan yang telah direncanakan Selesai Dokumentasi hasil belajar mandiri Pelaksanaan belajar mandiri
  15. 15. 15 MANUAL PROSEDUR PENILAIAN PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses penilaian akhir mulai dari penerimaan berkas ujian sampai pengumuman nilai dan pencetakan KHS (Kartu Hasil Studi) untuk matakuliah yang diselenggarakan di Program Studi D III Ilmu Kebidanan STIKES Alma Ata Yogyakarta. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT KP : Ketua Prodi SP : Sekretaris Prodi BA : Bagian Akademik TANGGUNG JAWAB Ketua dan Sekretaris Prodi bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti secara benar. TUJUAN Prosedur ini menjelaskan tentang proses penilaian suatu mata kuliah.
  16. 16. 16 6. DIAGRAM ALIR Mulai Penerimaan berkas ujian oleh dosen pengampu mata kuliah dari panitia ujian Pengolahan nilai Penyerahan nilai ke bagian akademik Pengumuman nilai Cek KHS Enter data ke komputer Selesai
  17. 17. 17 MANUAL PROSEDUR PENGUMPULAN NILAI AKHIR PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait: 1. Akademik Prodi 2. Dosen Pembimbing Akademik (DPA) 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa Mekanisme dan prosedur: Mulai 1. Nilai hasil ujian akhir semester (UAS) dari dosen pengampu mata kuliah diserahkan ke Bag. Pengajaran dan Akademik 2. Nilai UAS yang sudah jadi dibahas dan diputuskan bersama dalam rapat yudisium 3. Nilai akhir hasil yudisium dimasukkan ke dalam SIA oleh petugas Pengajaran dan Akademik 4. Bag. Pengajaran dan Akademik mencetak KHS/ transkrip Penyerahan nilai dari dosen pengampu mata kuliah ke Bag. Pengajaran dan Akademik Memasukkan nilai ke dalam Sistem Informasi Akademik (SIA) Yudisium KHS/ transkrip Selesai Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses pengumpulan nilai akhir
  18. 18. 18 MANUAL PROSEDUR EVALUASI KINERJA DOSEN PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait: 1. Kaprodi 2. Sekretaris Prodi 3. Koordinator Akademik Prodi Mekanisme dan prosedur: 1. Pelaksanaan Evaluasi Kinerja Dosen meliputi beberapa bagian yaitu: a. Penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di kelas untuk menganalisis kompetensi andragogik, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial. b. Penilaian dosen lain (peer group) untuk menganalisis kompetensi profesional, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial 2. Untuk penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di dalam kelas, evaluasi dilakukan dengan menyebarkan Kuesioner Evaluasi Kinerja Dosen sekali setiap semester. Penyebaran kuesioner dilakukan oleh Urusan Administrasi Akademik pada saat akhir perkuliahan seperti pada waktu ujian akhir semester (UAS) 3. Untuk penilaian dosen lain (peer group), evaluasi dilakukan dengan menyebarkan Kuesioner Evaluasi Kinerja Dosen 4. Evaluasi kinerja dosen diolah dan dikeluarkan oleh Tim Evaluasi Kinerja Dosen yang dibentuk oleh Ketua Prodi berdasarkan Surat Tugas Ketua Prodi 5. Penilaian kinerja dosen, dinyatakan dalam 4 skor: kurang (1), cukup (2), baik (3), baik sekali (4). 6. Hasil analisis evaluasi kinerja dosen dilaporkan kepada Ketua Prodi untuk disampaikan kepada semua dosen. Tindak lanjut terhadap evaluasi kinerja dosen dilakukan oleh Ketua Prodi. Pengertian dan tujuan Evaluasi Kinerja Dosen adalah kegiatan yang mengkaji kinerja dosen selama melaksanakan proses belajar mengajar. Manual prosedur ini bertujuan menjamin terselenggaranya kegiatan Evaluasi Kinerja Dosen dalam proses belajar mengajar di Prodi Kebidanan.
  19. 19. 19 MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN KARYA TULIS ILMIAH (KTI) PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait: 1. Dosen Pembimbing KTI 2. Bag. Keuangan 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI)
  20. 20. 20 Mekanisme dan prosedur: Pertemuan Dosen Pembimbing KTI Pembagian Pembimbing KTI Pemilihan Area of Interest Pembuatan SK Dosen Pembimbing KTI Pengarahan Penulisan KTI pada Mahasiswa Proses Penyusunan proposal KTI Mulai X
  21. 21. 21 Penyelesaian Administrasi KTI Ujian Proposal KTI Proses Revisi dan Pengumpulan Proposal Proses Penelitian Pengumpulan hasil Penelitian (KTI) Selesai X Ujian Hasil Penelitian (KTI) Tidak Lulus Lulus
  22. 22. 22 MANUAL PROSEDUR KERJASAMA DENGAN INSTITUSI LAHAN PRAKTIK MAHASISWA PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang terkait : 1. Act. Rektor Perguruan Tinggi 2. Ketua Sekolah Tinggi 3. Direktur Administrasi Umum dan PSDM 4. Ketua Program Studi 5. Staf Divisi Kerjasama, Direktorat Administrasi Umum dan PSDM Mekanisme dan Prosedur : 1. Ada permintaan dari Program Studi untuk menyediakan lahan praktik bagi mahasiswa. 2. Konfirmasi ke lahan praktik yang bersangkutan perihal kesediaannya untuk mengadakan kerjasama ( MoU). 3. Apabila lahan praktik bersedia untuk melakukan kerjasama, selanjutnya dibuatkan draft perjanjian kerjasama untuk selanjutnya diajukan ke lahan praktik. 4. Mengadakan kesepakatan / negoisasi tentang isi dari draft Perjanjian Kerjasama (MoU). 5. Kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian kerjasa (MoU) yang telah disepakati bersama. Permintaan lahan praktik dari Program Studi Konfirmasi ke lahan praktik Pengajuan draft MoU ke lahan praktik Kesepakatan / Negosiasi Penandatanganan MoU oleh kedua belah pihak Pengertian dan Tujuan : Prosedur ini menjelaskan tentang pembentukan kerjasama antara Perguruan Tinggi Alma Ata dengan institusi lahan praktik yang akan digunakan oleh mahasiswa Alma Ata.
  23. 23. 23 6. Implementasi surat perjanjian kerjasama yakni berupa pelaksanan praktik oleh mahasiswa. 7. Evaluasi dilakukan untuk menentukan keberlanjutan perjanjian kerjasama antara Alma Ata dengan institusi lahan Praktik. 8. Apakah perjanjian kerjasama (MoU) akan diperpanjang ? Apabila Ya, perjanjian kerjasama (MoU) akan diperpanjang sesuai dengan kesepakatan, dan apabila tidak perjanjian kerjasama (MoU) tidak akan diperpanjang lagi. Implementasi Surat Perjanjian Kerjasama (MoU) Evaluasi Apakah Kerjasama (MoU) akan diperpanjang ? Tidak Ya Penghentian kerjasama MoU diperpanjang Selesai
  24. 24. 24 MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN BEASISWA PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-Pihak yang Terkait 1. Ketua STIKES/ STIA 2. Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 3. Bag, Pengajaran dan Akademik 4. Orang tua/ wali mahasiswa 5. Mahasiswa yangbersangkutan Mekanisme dan Prosedur A. Beasiswa dari instansi dalam (yayasan) Syarat dan ketentuan : 1. Mahasiswa mempunyai IPK ≥ 3,75 2. Beasiswa diberikan selama 1 semester sebesar Rp. 100.000,-/bulan 3. Pemberian beasiswa akan dihentikan jika : - mahasiswa tersebut lulus - pada semester berikutnya mempunyai IPK < 3,75 Prosedur pengajuan beasiswa instansi dalam : Mulai Seleksi/ pengkajian oleh Bag. Kemahasiswaan 1. Penetapan penerima beasiswa yayasan dilakukan melalui pengkajian data mahasiswa yang mempunyai IPK ≥ 3,75 X Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur bagi mahasiswa yang ingin mengajukan beasiswa dari instansi dalam dan instansi luar.
  25. 25. 25 Mengajukan permohonan tertulis disertai kelengkapan administratif Penetapan dan pengumuman penerima beasiswa 2. Mahasiswa yang terseleksi untuk mendapatkan beasiswa dari yayasan mengajukan surat permohonan dengan mengisi formulir yang disediakan, dilampiri : fotokopi KTM, daftar gaji/ penghasilan orangtua, fotokopi Kartu Keluarga, foto ukuran 3 x 4 1 lembar dan fotokopi transkrip nilai 3. Penetapan dilakukan oleh Ketua Yayasan melalui SK Beasiswa Yayasan. 4. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengumumkan dan menyerahkan surat pemberitahuan beasiswa kepada mahasiswa yang bersangkutan 5. Mahasiswa mengambil beasiswa di Direktorat Administrasi Akademik X Penetapan dan pengumuman penerima beasiswa Pengambilan dana beasiswa Selesai
  26. 26. 26 B. Beasiswa dari instansi luar Prosedur pengajuan beasiswa instansi luar : Mulai Pengumuman beasiswa kepada seluruh mahasiswa Mengajukan permohonan tertulis disertai kelengkapan administratif Verifikasi permohonan Selesai 1. Pengumuman mengenai tawaran beasiswa dari Kopertis V atau instansi lain. Diumumkan melalui Bag. Pengajaran dan Akademik 2. Mahasiswa mengajukan surat permohonan dengan mengisi formulir yang disediakan, dilampiri : formulir yang disediakan, dilampiri : fotokopi KTM, daftar gaji/ penghasilan orangtua, fotokopi Kartu Keluarga, surat keterangan tidak mampu (bagi yang tidak mampu) dan fotokopi transkrip nilai 3. Verifikasi berkas permohonan beasiswa dilakukan oleh Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 4. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan meneruskan surat permohonan yang telah ditandatangani oleh Ketua STIKES kepada instansi pemberi beasiswa untuk diproses lebih lanjut 5. Pengumuman hasil seleksi beasiswa diumumkan kepada mahasiswa Persetujuan oleh Ketua STIKES cq. Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Pengajuan ke instansi pemberi beasiswa Proses seleksi oleh instansi pemberi beasiswa Pengumuman hasil seleksi
  27. 27. 27 MANUAL PROSEDUR REGISTRASI ULANG MAHASISWA PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang Terkait 1. Dosen Pembimbing Akademik 2. Bag. Pengajaran dan Akademik 3. Bag. Keuangan 4. Mahasiswa Pengertian dan Tujuan Registrasi Ulang adalah proses pendaftaran kembali mahasiswa yang akan aktif pada setiap awal pergantian semester. Setiap mahasiswa wajib melakukan Registrasi Ulang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk memenuhi persyaratan akademik dan administrasi keuangan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi ulang mahasiswa Perguruan Tinggi Alma Ata.
  28. 28. 28 Mekanisme dan Prosedur Mulai Registrasi di Bag. Akademik Pembayaran SPP di bank yang telah ditunjuk oleh kampus Alma Ata Pengumuman periode registrasi Dosen Pembimbing Akademik Mengisi KRS on-line di anjungan Mengikuti kegiatan akademik Selesai 1. Pengumuman Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengenai periode pendaftaran ulang mahasiswa, termasuk pembayaran SPP 2. Mahasiswa membayar SPP di bank yang telah ditunjuk Alma Ata sesuai jadwal yang telah ditentukan • Bagi mahasiswa STIKES, pembayaran melalui BANK BNI • Bagi mahasiswa STIA, pembayaran melalui BANK MANDIRI 3. Fotokopi bukti pembayaran diserahkan ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk mendapatkan Kartu Hasil Studi (KHS) dan form KRS 4. Mahsiswa melakukan bimbingan denga dosen PA untuk menentukan mata kuliah yang akan diambil 5. Mahasiswa mengisi KRS on-line di ajungan yang sudah disediakan. Mahasiswa ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk meminta print-out KRS : • 1 untuk PA yg bersangkutan, • 1 untuk bag. Pengajaran dan Akademik, • 1 untuk mahasiswa
  29. 29. 29 MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN SEMESTER PENDEK PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang Terkait 1. Dosen Pembimbing Akademik 2. Bag. Pengajaran dan Akademik 3. Bag. Keuangan 4. Mahasiswa Mekanisme dan Prosedur Alur penyelenggaraan Semester Pendek untuk pihak institusi : 1. Bag. Pengajaran dan Akademik menentukan mata kuliah yang akan diselenggarakan pada SP berdasarkan pemenuhan kuota mahasiswa per kelas (minimal 10 mahasiswa/kelas untuk PSIK, dan 20 mahasiswa/kelas untuk PSIB) 2. Bag. Pengajaran dan Akademik menginformasikan ke Prodi 3. Prodi mengadakan rapat silabus 4. Perkuliahan SP dimulai Pengertian dan Tujuan Semester pendek diselenggarakan selama liburan semester genap dengan tujuan memperbaiki nilai semester ganjil maupun genap dengan syarat mahasiswa telah menempuh mata kuliah yang akan diambil secara penuh. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk memberikan penjelasan tentang pelaksanaan Semester Pendek dan syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti Semester pendek tersebut.
  30. 30. 30 Prosedur Penyelenggaraan Semester Pendek Mulai 1. Mahasiswa mengambil formulir SP ke Bag, Pengajaran dan Akademik dan mengisi mata kuliah yang ingin diikuti 2. Formulir dikumpulkan lagi ke Bag, Pengajaran dan Akademik 3. Bag. Pengajaran dan Akademik menentukan dan mengumumkan mata kuliah yang akan diselenggarakan pada SP berdasarkan pemenuhan kuota mahasiswa per kelas (minimal 10 mahasiswa/kelas untuk PSIK, dan 20 mahasiswa/kelas untuk PSIB) 4. Mahasiswa melengakpi persyaratan administrasi keuangan ke bank sesuai dengan jumlah SKS yang diambil 5. Mahasiswa mengisi KRS 6. Mahasiswa melakukan bimbingan ke Dosen PA 7. Mahasiswa melaksanakan KRS on-line di anjungan 8. Bag. Pengajaran dan Akademik merekap data mahasiswa 9. Perkuliahan SP dimulai Pengumuman mata kuliah yang akan diselenggarakan Verifikasi mata kuliah yang akan diselenggarakan oleh Bag. Pengajaran & Akademik Pendaftaran Pembayaran administrasi Pengambilan form KRS Dosen Pembimbing Akademik KRS on-line Perkuliahan dimulai Selesai
  31. 31. 31 MANUAL PROSEDUR KETENTUAN CUTI AKADEMIK PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-pihak yang Terkait 1. Ketua STIKES/ STIA 2. Bag. Keuangan 3. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 4. Kaprodi 5. Dosen Pembimbing Akademik 6. Orang Tua/ Wali Mahasiswa 7. Mahasiswa yang bersangkutan Mekanisme dan Prosedur Mahasiswa yang berhak mengajukan cuti akademik adalah dengan ketentuan- ketentuan sebagai berikut : 1. Telah aktif menempuh minimal dua semester dengan jumlah SKS tidak kurang dari 35 SKS dengan IPK tidak kurang dari 2,00 2. Cuti akademik diberikan maksimal 4 semester (selama menempuh pendidikan) dengan catatan tidak dapat diambil lebih dari dua semester berturut-turut. 3. Mahasiswa yang mengambil cuti akademik dibebaskan dari uang SPP dan apabila mahasiswa bersangkutan aktif kembali wajib membayar uang administrasi dan dapat mengambil sks sesuai dengan KHS (Kartu Hasil Studi) terakhir. 4. Mahasiswa yang cuti tanpa ijin dikenakan uang SPP tetap selama non aktif yang harus dibayar pada saat akan aktif kembali 5. Mahasiswa yang jumlah masa studinya melebihi ketentuan tidak berhak mengajukan cuti Akademik 6. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan sebagai masa studi. 7. Selama cuti akademik seluruh nilai mahasiswa yang bersangkutan tetap berlaku 8. Mahasiswa yang cuti akademik tidak berhak mengikuti kegiatan belajar mengajar dan dilarang menggunakan fasilatas kampus STIKES Alma Ata Pengertian dan Tujuan Mahasiswa cuti akademik adalah mahasiswa yang tidak terdaftar pada semester tertentu atas ijin Ketua STIKES/ STIA dengan ketentuan-ketentuan tertentu. Dengan prosedur ini, diharapkan dapat memberikan penjelasan tentang syarat- syarat dan prosedur pengajuan cuti akademik yang benar.
  32. 32. 32 Prosedur pengajuan cuti akademik adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa mengambil formulir permohonan cuti yang disediakan bag. Pengajaran dan Akademik Formulir diisi dengan mengetahui Dosen Pembimbing Akademik dan Kaprodi, dilampiri: a. pas photo 3 x 4 (2 lembar) b. surat permohonan cuti yang ditujukan kepada Ketua STIKES/ STIA dengan alasan yang kuat. Surat permohonan cuti ditandatangani oleh pemohon dengan mengetahui Orang Tua/ Wali Mahasiswa 2. Ketua STIKES/ STIA melalui Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengkaji permohonan cuti disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan memberikan disposisi keputusan cuti akademik ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk diproses surat cutinya 4. Bag. Pengajaran dan Akademik memberikan salinan surat ijin cuti kepada • Mahasiswa yang bersangkutan : 1 (satu) lembar • Dosen Pembimbing Akademik : 1 (satu) lembar • Ketua Program Studi : 1 (satu) lembar • Bag. Pengajaran dan Akademik: 1 (satu) lembar (untuk arsip) Mulai Mengajukan permohonan cuti akademik Mengkaji permohonan cuti Disposisi Proses penerbitan surat ijin cuti Pemberian surat ijin cuti Selesai
  33. 33. 33 MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN AKTIF KEMBALI DALAM KEGIATAN AKADEMIK PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-Pihak yang Terkait 4. Ketua STIKES/ STIA 5. Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 6. Ketua Program Studi 7. Dosen Pembimbing Akademik 8. Bag, Pengajaran dan Akademik 9. Orang tua/ wali mahasiswa 10. Mahasiswa yangbersangkutan Mekanisme dan Prosedur Ketentuan / Syarat Pengajuan Aktif Kuliah Kembali 1. Mahasiswa yang aktif kembali mempunyai Surat Keterangan Cuti Akademik atau Surat Keterangan Non-Aktif Semester sebelumnya, jika mahasiswa tidak mempunyai Surat Keterangan yang dimaksud maka wajib melapor terlebih dulu ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk mengurus Surat Keterangan tersebut. 2. Membayar uang kuliah semester yang akan berlangsung/diikuti. 3. Pengurusan Aktif kembali tidak dapat diwakilkan. Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur bagi mahasiswa yang akan aktif kembali setelah mengambil cuti akademik maupun setelah non-aktif.
  34. 34. 34 Prosedur Pengajuan Aktif Kuliah Kembali Mulai Mengajukan permohonan aktif kembali Ketua STIKES/ STIA Disposisi Verifikasi oleh Bag. Pengajaran dan Akademik Penerbitan surat aktif kembali Selesai 1. Mengisi formulir permohonan aktif kembali dengan mengetahui Dosen Pembimbing Akademik, melampirkan : a. Surat permohonan aktif kembali ditujukan kepada ketua STIKES/STIA dengan mengetahui orang tua / wali b. Surat ijin cuti akademik atau non-aktif sebelumnya 2. Ketua STIKES/ STIA melalui Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengkaji permohonan aktif kembali dan memberikan disposisi ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk diproses lebih lanjut 3. Bag. Pengajaran dan Akademik membuat surat aktif kembali setelah melakukan verifikasi 4. Mahasiswa dapat aktif kembali
  35. 35. 35 MANUAL PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-Pihak yang Terkait 1. Bag. Pengajaran dan Akademik 2. Bag. Keuangan 3. Ketua STIKES/ STIA 4. Pemohon (alumni/ wakilnya) Mekanisme dan Prosedur Mulai Permohonan legalisasi Pembayaran biaya administrasi Proses penyiapan dokumen Legalisasi oleh ketua STIKES/ STIA Penyerahan dokumen legalisasi Selesai 1. Pemohon mengisi form pemesanan legalisir dan membayar biaya administrasi sejumlah yang telah ditentukan di Bag. Keuangan (teller) 2. Pemohon menyerahkan bukti pembayaran ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk diproses proses legalisasi 3. Waktu pemrosesan legalisasi ijazah dan atau transkrip paling lama 3 hari kerja 4. Bag. Pengajaran dan Akademik menyerahkan dokumen kepada pemohon Bag. Pengajaran & Akademik Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjlaskan proses permintaan legalisir ijazah dan transkrip
  36. 36. 36 MANUAL PROSEDUR TRACER STUDY PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pihak-Pihak yang Terkait 1. Direktorat Administrasi Umum dan Pengembangan SDM 2. Tim Career Development Centre (CDC) 3. Bag, Pengajaran dan Akademik 4. Instansti tempat alumni bekerja 5. Mahasiswa yang bersangkutan Mekanisme dan Prosedur Mulai Identifikasi tempat kerja alumni Mengirimkan form evaluasi kinerja alumni Mengisi form evaluasi kinerja alumni Mengembalikan form evaluasi kinerja alumni 1. Bag. Pengajaran dan Akademik membuat data alumni yang selalu diperbarui. 2. Direktorat Administrasi Umum dan Pengembangan SDM cq. Career Development Centre (CDC) mengirimkan form evaluasi kinerja alumni kepada : alumni, atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat. Evaluasi mencakup aspek kognitif sesuai kompetensi, psikomotor dan perilaku. Form evaluasi disertai perangko balasan untuk pengiriman kembali atau dengan fasilitas bebas biaya pengiriman atau dengan menggunakan internet X Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang pelaksanaan tracer study termasuk di dalamnya dalam mengevaluasi kinerja alumni sehingga diperoleh hasil yang optimal
  37. 37. 37 3. Tim CDC melakukan assessment berdasarakan isian form sesuai kompetensi yang telah ditentukan - alumni yang dinilai baik kinerjanya, Tim CDC Alma Ata mengirimkan umpan balik hasil evasluasi kinerja alumni kepada alumni atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat - alumni yang dinilai kurang baik kinerjanya, Tim CDC Alma Ata memberikan umpan balik hasil kinerja alumni kepada alumni atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat disertai rekomendasi (misalnya perlu mengikuti kursus, pelatihan, magang dsb. 4. Alumni melaksanakan hasil rekomendasi dan bila telah selesai melaporkan hasilnya kepada Tim CDC Evaluasi hasil kinerja alumni Selesai Umpan balik dan rekomendasi Umpan balik Pelaksanaan rekomendasi Laporan Pelaksanaan rekomendasi X

×