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Ldb CultureLab 2.0 Cavaliere 01

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Ldb CultureLab 2.0 Cavaliere
pianificazione e budget di progetto

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Ldb CultureLab 2.0 Cavaliere 01

  1. 1. IL PROJECT MANAGEMENTIL PROJECT MANAGEMENT DEGLI EVENTI CULTURALI Vi C liVincenzo Cavaliere Materiali didattici LECCE 5-6 dicembre 20145-6 dicembre 2014 Abstract pianificazione e budget Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  2. 2. IL PROJECT MANAGEMENT ASPETTI GENERALI IL PROJECT MANAGEMENT PUO’ ESSERE DEFINITO COMEPUO’ ESSERE DEFINITO COME: gestione sistemica di un’attività complessa ed unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate, di t ti di i ifi i t llmediante un processo continuo di pianificazione e controllo, per raggiungere degli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, tempo e qualità Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  3. 3. ASPETTI GENERALI I PARAMETRI GUIDA TEMPO COSTO QUALITA’ TERMINI BUDGET SPECIFICHETERMINI BUDGET SPECIFICHE Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  4. 4. LA QUALITA’ DEL PROGETTO ASPETTI GENERALI LA QUALITA’ DEL PROGETTO Qualità artistica Qualità organizzativa ( Qualità della comunicazione (processo e competenze) Qualità del progettoQualità culturale Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  5. 5. ASPETTI GENERALI LE FASI DEL PROJECT MANAGEMENT CULTURALE FASE 1 - IDEAZIONE FASE 2 – ATTIVAZIONE FASE 3 - PIANIFICAZIONE FASE 4 - ATTUAZIONE FASE 5 - COMPLETAMENTO FASE 6 - VALUTAZIONE Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  6. 6. ATTIVAZIONE La fase dell’attivazione nei progetti culturali riguarda 4La fase dell attivazione nei progetti culturali riguarda 4 aspetti fondamentali: 1. Definire la fattibilità del progetto 2. Fare l’analisi delle forze in campo 3 D li l li id di ti t t i d tti d3. Delineare le linee guida di tipo strategico, produttivo ed organizzativo 4. Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilarip p p g che rendono possibile il progetto così come è stato ideato Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  7. 7. ATTIVAZIONE La fase dell’attivazione nei progetti culturali deveLa fase dell attivazione nei progetti culturali deve consentire di ipotizzare:  COSTI, TEMPI E DURATA DEL PROGETTO (ordini di grandezza approssimativa)  RISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALIRISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALI  ELEMENTI CHE CARATTERIZZANO LA QUALITA’  STRUTTURA DEL PROGETTO (PBS)  PRIORITA’  SITUAZIONI A RISCHIO (Crash) e SOLUZIONI ALTERNATIVE Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  8. 8. ATTIVAZIONE Dalla fase dell’attivazione derivano tre differenti output: 1. Il progetto viene avviato di fatto come è stato definito nella fase ideativafase ideativa 2. Il progetto viene modificato in alcune sue parti e/o riposizionato in termini di struttura, obiettivi, caratteristiche, ecc… 3. Il progetto non è realizzabile perché vengono meno requisiti e condizioni importanti pertanto viene annullatocondizioni importanti pertanto viene annullato Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  9. 9. ATTIVAZIONE 1 – La fattibilità del progetto FATTIBILITA’ ORGANIZZATIVA Mezzi, Risorse Umane, E i Skill A Possediamo al nostro ORGANIZZATIVA Expertise, Skills, Attrezzature, Spazi e Location, ecc.. FATTIBILITA’ Possibilità di allestimenti Possediamo al nostro interno o possiamo acquisire dall’esterno? FATTIBILITA TECNICO - LOGISTICA Possibilità di allestimenti, Requisiti di sicurezza, Aspetti logistici, Requisiti Tecnici per l’uso di particolari Ci sono queste condizioni? l uso di particolari apparecchiature, ecc… FATTIBILITA’ Struttura ed entità dei costi, Di i di ECONOMICO FINANZIARIA forme e fonti di ricavo, paternariati, fund raising e sponsorship, liquidità, ecc Disponiamo di queste risorse o sappiamo dove e come reperirle? p p, q , FATTIBILITA’ DI MARKETING Destinatari effettivi, pubblico, relazioni, modalità di i i i Ci sono queste condizioni? comunicazione e promozione, eccFonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  10. 10. ATTIVAZIONE 3 – Le linee guida di tipo strategico – organizzativo  Il soggetto attuatore del progetto (se diverso dal committente) o comunque ilgg p g ( ) q soggetto delegato alla produzione esecutiva  Le forme di alleanza e paternariato possibili e l’architettura degli accordi  Il networking collegato al progettoIl networking collegato al progetto  La definizione delle attività critiche e chiave del progetto  Le strategie artistiche, produttive, organizzative, economico finanziarie, di k ti i i t i l i ti h d ttmarketing e comunicazione, tecnico – logistiche da attuare  I requisiti basic del team di lavoro  La comunicazione esterna ed interna In particolare a seguito delle Swot Analysis e dell’analisi delle forze in campocampo  La risoluzione delle debolezze, dei vincoli e degli ostacoli rilevanti L l i i d i ti di f d ll t ità d i t i La valorizzazione dei punti di forza, delle opportunità e dei vantaggi Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  11. 11. ATTIVAZIONE 4 – Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari del progetto In questa sede tramite contatti, incontri, desk research, sondaggi esplorativi, acquisizione di informazioni, sopralluoghi, si verifica SUL CAMPO:SUL CAMPO:  Disponibilità e requisiti di spazi e luoghi (location)  Disponibilità delle risorse artistiche Disponibilità delle risorse artistiche  Disponibilità di costi presunti  Consistenza dei costi presunti  Accesso a forme e fonti di finanziamento/introito  Interesse dell’audience e dei mass media  Altro Altro E ci si attiva con pre impegni, richieste formali, accordi dip p g , , massima Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  12. 12. LA PIANIFICAZIONE PIANIFICAZIONE LA PIANIFICAZIONE UNA ARCHITETTURA DI VARI DOCUMENTI CORRELATI Brief iniziale, progetto artistico / scientifico (dossier presentazione) Piano di produzione generale e palinsesto delle attività Piano di produzione tecnica degli allestimenti on site design e setupPiano di produzione tecnica, degli allestimenti, on site design e setup Piano delle prove (progetti di spettacolo) Piano delle burocracies (permessi, autorizzazioni) Piano della logistica (viaggi trasporti listing room)Piano della logistica (viaggi, trasporti, listing – room) Piano della comunicazione e della promozione Piano di sponsorship e fund raising Matri responsabilit (alloca ione compiti e responsabilità)Matrix responsability (allocazione compiti e responsabilità) Budget e piano di tesoreria Checklist di controllo Piano dei rischi Piano della contingenza (if) Schema della valutazione (in itinere, ex post) Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  13. 13. L’IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONE PIANIFICAZIONE L IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONE  Permette l’Analisi delle condizioni restrittive e dei vincoli (tecnologici, di fornitura, artistici, organizzativi, legati alle risorse umane, strutturali, climatici, ecc…)  Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di valutare le alternative  Permette di razionalizzare le azioni ed il controllo delle contraddizioni e delle impossibilità non rilevabili in sede dicontraddizioni e delle impossibilità non rilevabili in sede di ideazione ed attivazione  Consente di calcolare rischi, opportunità e soluzioni, identificare intasamenti scarti di tempo a disposizione scorciatoieintasamenti, scarti di tempo a disposizione, scorciatoie  Aiuta a pensare in termini di fatti e sviluppa una approfondita conoscenza della realizzazione  S il l ti ità Sviluppa la creatività  Abitua a lasciare il meno possibile al caso ed a stare all’erta  Aiuta a gestire gli accadimenti anziché subirlig g Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  14. 14. LA PIANIFICAZIONE PIANIFICAZIONE RUN TROUGHT RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI STRUTTURARE IL DOSSIER GENERALE/ARCHIVIO DI PROGETTO PROGRAMMAZIONE DELL’EVENTO DEFINIRE IL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE DEFINIRE LA/E DATA/E ED IL PERIODO DEFINIRE L’EVENTUALE AMBITO IN CUI SI INSERISCE DEFINIRE LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI ovvero: dove, quando, in che ambito, con chi Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  15. 15. PIANIFICAZIONE PIANO OPERATIVO 1 DEFINIRE L’ELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA’ OPERATIVE1. DEFINIRE L’ELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA’ OPERATIVE 2. DEFINIRE I TEMPI E LA SCHEDULAZIONE DELLE ATTIVITA’ 3 DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE3. DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE ovvero: ciò che si deve fare, quando, come e con cosa deve essere fatto, chi fa che cosa PIANO ECONOMICO FINANZIARIOPIANO ECONOMICO – FINANZIARIO 1. DEFINIRE IL BUDGET 2. DEFINIRE IL P IANO DI TESORERIA ovvero: quanto costa, chi paga, come e quando Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  16. 16. LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE PIANIFICAZIONE LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE Criteri di valutazione e scelta  Funzionalità  Economicità  Opportunità  Capienza  I i Immagine  Disponibilità  Compatibilità Compatibilità Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  17. 17. PROGRAMMAZIONE DEL PERIODO PIANIFICAZIONE Di d dDipende da: • Permanenza dell’evento nello spaziop • Tempi di preparazione ed esecuzione del progetto • Disponibilità effettiva dei principali realizzatori coinvolti • Concomitanza con festività o con altre manifestazioni culturali• Concomitanza con festività o con altre manifestazioni culturali, artistiche e sportive di pari o superiore importanza • Programmazione televisiva di avvenimenti artistici o sportivi di ilirilievo • Presenza di possibili avvenimenti di grande rilievo legati alla vita sociale, civile, politica della città • Impegni ed altra programmazione dello spazio scelto • Condizioni atmosferiche rispetto al periodo (evento all’aperto) • Situazione dello spazio rispetto a possibili vincoliSituazione dello spazio rispetto a possibili vincoli Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  18. 18. PIANIFICAZIONE L’AMBITO IN CUI IL PROGETTO SI INSERISCE L’ambito può riguardare programmi o progetti più ampi, politiche dell’istituzione pubblica o del committente nelle quali il progettodell istituzione pubblica o del committente nelle quali il progetto va inserito LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI Alcuni soggetti possono essere determinanti per il successo e laAlcuni soggetti possono essere determinanti per il successo e la realizzazione del progetto in termini di cooperazione, coproduzione, supporto. E i i i i i bbli h i i iEssi possono essere istituzioni pubbliche, soggetti privati, sponsor, organi di informazione Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  19. 19. IL PIANO OPERATIVO PIANIFICAZIONE O O O LE ATTIVITA’ E LE AZIONI OPERATIVE E’ l’elenco di ciò che risponde alle seguenti domande: Che cosa deve essere fatto? Perché deve essere fatto? vanno definiti gli obiettivi, ovvero ciò che si intende ottenere; le specifiche, cioè come dovrà essere quella determinata attività o iazione Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  20. 20. LE ATTIVITA’ E LE AZIONI OPERATIVE PIANIFICAZIONE LE ATTIVITA E LE AZIONI OPERATIVE Il i “ k” di l ( h i f i)Il progetto va scomposto in “task” di lavoro (pacchetti o fasi). Le attività riguardano le macro aree di lavoro (produzione, aspetti economico – finanziari, comunicazione, allestimento, ecc…), , , ) Le azioni sono la suddivisione in dettaglio “del lavoro” che per ogni P j t B kd St t h W B S W k B kdProject Breakdown Structure o anche W.B.S. Work Breakdown Structure Essa può essere fatta in forma grafica o come elenco “lista della spesa” Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  21. 21. Prove di lettura PIANIFICAZIONE Esempio di PBS / WBS Prove Prove costumi Prove generali PRODUZIONE Scnotecnica Prove generali Allestimento Noleggi Conf. Costumi Musiche Registrazioni Affitto partiture ASPETTI ECONOMICI Finanziamenti pubblici Regione ECONOMICI pubblici EPT Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  22. 22. LA SCHEDULAZIONE PIANIFICAZIONE LA SCHEDULAZIONE Si intende la calendarizzazione dei tempi necessari per svolgere le singole attività ed azioni operative e risponde alle seguenti domande: Quando deve essere fatto? Quando dovrebbe essere finito?Quando dovrebbe essere finito? Qual è il tempo più opportuno? Quando occorre?Q vanno definiti partendo dalla data e dal periodo in cui è previsto l’ t it di tt t l d il’evento, a ritroso, direttamente su calendario: 1. Quando deve essere svolta ogni azione (data inizio e fine) 2 Quanto tempo occorre per ogni azione (durata)2. Quanto tempo occorre per ogni azione (durata) 3. Quali sono le azioni “critiche” che determinano il “cammino critico” del progetto e qual è la sequenza delle stesse e le diverse i t i iinterconnessioni Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  23. 23. ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA PIANIFICAZIONE ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA  Considerare tempi tecnici delle forniture e del rilascio di concessioni  Considerare per le lavorazioni tutti i possibili impedimenti (festività, “ponti”, possibili scioperi, giorni di riposo contrattuali, ritardi consegna materiali, ecc…)  Considerare quei tempi che vanno concordati con soggetti terzi e l’elemento “preavviso” per alcune lavorazioni  Considerare le capacità e le attitudini dei collaboratori e componenti del Considerare le capacità e le attitudini dei collaboratori e componenti del team nell’esecuzione dei loro compiti (tempismo, celerità, affidabilità, ecc…)  Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per l’attivazione di altre azioni operative  Considerare la “scadenza” naturale di certe azioni o la loro “urgenza”  C id li i i l i i d ll l d lt Considerare quali azioni possono svolgersi in modo parallelo ad altre  Prevedere su quelle azioni i cui tempi non sono disciplinati da accordi o su cui c’è incertezza dei “paracadute” di giorni in più Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  24. 24. DIAGRAMMA DI GANTT PIANIFICAZIONE DIAGRAMMA DI GANTT Giorni / SettimaneTempi Giorno 1 Giorno 2 Giorno 3 Giorno 4 Giorno 5 Giorno 6 Giorno 7 Attività Azione 1 CamminAzione 2 o Critico Azione 3 AttivitàAzione 4 parallele Azione 5 Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  25. 25. LE RISORSE PIANIFICAZIONE LE RISORSE Per risorse si intende ciò che serve per completare ogni azione nei tempi prefissati e corrisponde alle seguenti domande:domande: Chi lo deve fare? Con che cosa va fatto? Come dovrebbe essere fatto? Come lo si può fare meglio? Come lo si può fare in altro modo? Che cosa è disponibile? Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo? Chi altri riguarda e chi deve approvarlo? Quali sono le norme e le direttive che riguardano il caso? vanno definite 1. Le risorse umane (artistiche, tecniche, organizzative, amministrative, di servizio) 2 Le risorse materiali (mezzi strumenti attrezzature)2. Le risorse materiali (mezzi strumenti, attrezzature) Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  26. 26. RISORSE UMANE PIANIFICAZIONE RISORSE UMANE  Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni  Come e dove reperirle  Come formalizzare il loro impiego (contratto) e tipologia del trapporto  Quali sono IN HOUSE e quali OUTSOURCING  Quali limiti, livelli di responsabilità ed autonomia hanno nel loro, p mandato specifichespecifiche capacità, professionalità ed affidabilità determinata esperienza in specifici settori caratteristiche specifiche riferibili al tipo di evento (ad esempio per gli attori requisiti genotipici) disponibilità nei tempi previsti dalla schedulazionep p p Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  27. 27. IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIO PIANIFICAZIONE IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIO BUDGET PIANO DI TESORERIATESORERIA COSTI FLUSSI IN USCITACOSTI FLUSSI DI CASSARICAVI FLUSSI IN USCITA Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  28. 28. PROCESSO DI BUDGETING PIANIFICAZIONE COSTI RICAVICOSTI RICAVI Planning delle risorse Stima dei ricaviPlanning delle risorse Stima dei ricavi Stima dei costi Mix fund raising Budget dei costi Budget dei ricavi Controllo dei costi Controllo dei ricavi Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  29. 29. BUGET PIANIFICAZIONE Il budget va redatto secondo alcuni principi:  Principio della chiarezza Principio della chiarezza  Principio dell’oculatezza  Principio della prudenza Principio della prudenza  Principio dell’operatività  Principio del collegamento finanziario  Principio della responsabilità Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  30. 30. IL BUDGET PIANIFICAZIONE IL BUDGET Alcuni criteri di computo Alcuni criteri di stima  Costo unitario della risorsa moltiplicato per la quantità di utilizzo (su base temporale ora /giorno /  Costi storici  Dimensione dei risultati  Proiezioni e simulazioni( p g mese oppure sulla sola quantità numero pezzi)  Oppure costo forfettario della  Proiezioni e simulazioni  Benchmarking  Date inizio / fine e durataOppure costo forfettario della risorsa (concordato a monte)  Costo della risorsa umana maggiorato degli oneri sociali a  Riserve di contingenza maggiorato degli oneri sociali a seconda della tipologia contrattuale conteggiati in %  Forniture con o senza prestazioniForniture con o senza prestazioni accessorie (cosa è incluso/escluso)  Paracadute Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  31. 31. BUDGET E PROJECT FINANCING PIANIFICAZIONE COSTI (valore assoluto e percentuali)  Costi diretti di progetto (artistici, allestitivi, tecnici, logistici, organizzativi)organizzativi)  Costi di comunicazione e marketing  Costi di funzionamento e spese generali RICAVI (provenienza, valore assoluto e percentuali)  Finanziamenti pubblici (comunitario locale regionale Finanziamenti pubblici (comunitario, locale, regionale, nazionale)  Finanziamenti privati (sponsorizzazioni, donazioni, servizi, erogazioni liberali)erogazioni liberali)  Autofinanziamento ed entrate proprie (mezzi propri, attività commerciale, coproduzioni)  Fi i ti i li Finanziamenti sovranazionali Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  32. 32. NATURA DI COSTI E RICAVI PIANIFICAZIONE NATURA DI COSTI E RICAVI COSTI Di tti I di ttiCOSTI Diretti Indiretti Fissi Fitto cinema Uffici (fitti, utenze, ecc…) Noleggio films ( , , ) Variabili Proiezioni straordinarie D t t li it f Oneri finanziari su scoperti c/cDecentramento zone limitrofe scoperti c/c RICAVI Diretti Indiretti Fissi Sovvenzioni finalizzate, Sponsorizzazioni dirette Sovvenzioni generali all’attività fVariabili Vendita biglietti Interessi finanziari attivi Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  33. 33. LA VALUTAZIONE DEI RISCHI PIANIFICAZIONE LA VALUTAZIONE DEI RISCHI Tutti i progetti implicano rischio ed incertezza, ma questi aspetti possono essere limitati: 1. Identificano il tipo, il livello e le fonti dei rischi del progetto o di talune sue aree 2. Valutando l’impatto, la probabilità e l’entità dei rischi stessi 3. Intraprendendo le necessarie azioni (se possibile) per ridurre o eliminare tali rischi elaborando un eventuale piano dellao eliminare tali rischi, elaborando un eventuale piano della contingenza 4. Decidendo se accettare o meno tali rischi Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
  34. 34. LA VALUTAZIONE DEI RISCHI PIANIFICAZIONE LA VALUTAZIONE DEI RISCHI Le soluzioni 1. Elusione – si cambia il modo di procedere scegliendo una azione o dei tempi più sicuri 2 P i i di id l h2. Prevenzione – si cerca di ridurre le cause che possono generare il rischio e si pianificano le vie alternative 3. Assicurazione – ci si cautela trasferendo ad una compagniap g assicurativa il rischio intero o parziale, subendone il costo 4. Trasferimento – il rischio viene affidato a terzi (fornitori, appalti ecc ) con un possibile aumento dei costiappalti, ecc.), con un possibile aumento dei costi. Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli

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