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Benvenuto! Questa è una breve e riteniamo utile  introduzione al fine di facilitare la conoscenza e l’apprendimento all’us...
Cominciamo ad orientarci esplorando: Menu Generale Menu di Sistema Help Contestuali Indietro - Avanti
Menu Principale Ti consigliamo di dedicare il primo minuto ad esplorare il  Menu Principale , che evidenzia in sfondo aran...
Menu di Sistema Noterai inoltre il  Menu di Sistema , comune a tutte le schede, dove puoi riconoscere il tuo nome utente, ...
Help contestuali Per aiutarti ora nell’esplorazione del servizio, e in ogni momento successivo, quando ti occorra, aiutart...
Passiamo ora ad esplorare la scheda: SOMMARIO ovvero quella che rappresenta il “ cruscotto informativo principale” Indietr...
Scheda  SOMMARIO Nella scheda  SOMMARIO , come in tutta l’applicazione, in alto a destra sono presenti alcuni “ accelerato...
Scheda  SOMMARIO Sempre nella scheda  SOMMARIO , in basso a sinistra, il servizio mostra  le prossime scadenze e lo stato ...
Scheda  SOMMARIO In occasione del tuo primo collegamento è importnate che tu imposti le tue  preferenze o Opzioni Generali...
Passiamo ora ad esplorare le schede: CONTATTI e ATTIVITA’ Indietro - Avanti
Scheda  CONTATTI Tramite questa scheda puoi registrare i tuoi  CONTATTI siano essi clienti o fornitori  (se tu fossi un co...
Scheda  CONTATTI Impostando i  filtri sulla rubrica dei CONTATTI  che hai creato nel sistema puoi ottenere delle viste par...
Scheda  ATTIVITA’ Tramite questa scheda puoi registrare e gestire le  ATTIVITA’ tue e dei tuoi collaboratori . La scheda m...
Scheda  ATTIVITA’ La SCHEDA NUOVA ATTIVITA’ permette di inserire i  dati e le informazioni  della medesima. In basso viene...
Scheda  ATTIVITA’ Ritornando alla  SCHEDA ATTIVITA , impostando i  filtri sull’archivio o lista delle ATTIVITA’  che hai c...
Scheda  ATTIVITA’ In questo  esempio si è identificata un’attività non ancora associata ad un documento  che quindi  si pu...
Passiamo ora ad esplorare le schede: DOCUMENTI e nello specifico PREVENTIVI ORDINI FATTURE NOTE DI CREDITO Indietro - Avanti
Scheda  Documenti Nella  SCHEDA DOCUMENTI  si distingue tra quelli riguardanti i processi di  VENDITA  e quelli riguardant...
Documenti:  tre scenari di utilizzo Come organizzarsi con l’ausilio del servizio nella creazione, gestione, inoltro o rice...
Documenti:  utilizzo base Utilizzo Base <ul><li>Passi essenziali </li></ul><ul><li>Fattura a cliente </li></ul><ul><ul><li...
Creazione Fattura E’ possibile creare e gestire la fattura  proforma . E possibile creare il contatto direttamente dalla S...
Fattura creata La fattura è stata creata. Gli  incassi sono stati schedulati  secondo quanto stabilito. Si può fare  antep...
Pagamento Fattura Quando si vuole registrare l’avvenuto pagamento  della fattura, questa si recupera andando nella SCHEDA ...
Documenti:  utilizzo intermedio Utilizzo Intermedio FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI + GESTIONE DEGLI ORDINI <ul><li>Pass...
Creazione dell’Ordine I passi per la creazione di un Ordine dal  Menu Principale , dagli  acceleratori , dalla  SCHEDA DOC...
Trasformazione in Fattura L’Ordine è  modificabile in qualsiasi momento  e  re-inviabile . Modificabile in qualsiasi sua c...
Documenti:  utilizzo avanzato Utilizzo Avanzato FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI + GESTIONE DI ORDINI E PREVENTIVI <ul><l...
Grazie per averci seguito in questa INTRODUZIONE. Ma prima di lasciarci ed augurarti buona continuazione con l’esplorazion...
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Kiara: introduzione al servizio

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Presentazione di introduzione al servizio gestionale Kiara by Kyberworks

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Kiara: introduzione al servizio

  1. 1. Benvenuto! Questa è una breve e riteniamo utile introduzione al fine di facilitare la conoscenza e l’apprendimento all’uso del servizio Kiara. Si tratta di uno strumento complementare ad altri quali TOUR/TUTORIAL, HELP CONTESTUALI, FAQ (Frequently Asked Questions – o domande frequenti) e FORUM che sono disponibili ed organicamente integrati con il servizio Kiara. Buona continuazione con l’introduzione al servizio! Ver. 1.2 kiaraservice.com – introduzione al servizio Indietro - Avanti
  2. 2. Cominciamo ad orientarci esplorando: Menu Generale Menu di Sistema Help Contestuali Indietro - Avanti
  3. 3. Menu Principale Ti consigliamo di dedicare il primo minuto ad esplorare il Menu Principale , che evidenzia in sfondo arancio la scheda in cui ti trovi in questo momento, nella fattispecie qualla SOMMARIO . Noterai come dal Menu Principale si possa, nell’area documenti, accedere a quattro Menu Secondari , rispettivamente per la gestione di Preventivi, Ordini, Fatture e Note di Credito. Indietro - Avanti
  4. 4. Menu di Sistema Noterai inoltre il Menu di Sistema , comune a tutte le schede, dove puoi riconoscere il tuo nome utente, e dove ti segnaliamo il FORUM . Il FORUM è particolarmente importante poiché è il mezzo tramite il quale ti invitiamo ad indicarci eventuali errori, mancanze funzionali o applicative, difetti, invitandoti inoltre a darci suggerimenti per migliorare l’esperienza di utilizzo, nonché il luogo dove chiedere consigli e suggerimenti alla comunità degli utilizzatori del servizio. Indietro - Avanti
  5. 5. Help contestuali Per aiutarti ora nell’esplorazione del servizio, e in ogni momento successivo, quando ti occorra, aiutarti a comprendere cosa puoi fare e come farlo, sono presenti degli HELP CONTESTUALI in diversi punti all’interno delle schede. Sono riconoscibili per un punto di domanda nero in campo arancio . Facendo clic su essi si aprirà una finestra di aiuto per spiegarti di cosa si tratti e come operare. Indietro - Avanti
  6. 6. Passiamo ora ad esplorare la scheda: SOMMARIO ovvero quella che rappresenta il “ cruscotto informativo principale” Indietro - Avanti
  7. 7. Scheda SOMMARIO Nella scheda SOMMARIO , come in tutta l’applicazione, in alto a destra sono presenti alcuni “ acceleratori ”, ossia comandi che permettono con un solo clic di cominciare a realizzare una operazione. Tali “ acceleratori ” li ritroverai in tutte le altre schede, proprio allo scopo di rendere più agevoli e rapide le principali attività applicative. Indietro - Avanti
  8. 8. Scheda SOMMARIO Sempre nella scheda SOMMARIO , in basso a sinistra, il servizio mostra le prossime scadenze e lo stato delle fatture di vendita e di acquisto. In basso a destra il servizio mostra la data odierna, quindi una sintesi aggiornata della situazione finanziaria , secondo quanto sarà stato da te registrato nel sistema. Indietro - Avanti
  9. 9. Scheda SOMMARIO In occasione del tuo primo collegamento è importnate che tu imposti le tue preferenze o Opzioni Generali . Si tratta di impostare i cosiddetti “ valori di dafault ” ossia quei valori iniziali che preferisci ti compaiano nei campi di una scheda quando si tratta di inserire dei dati o di scegliere dei valori da una lista. Le preferenze o Opzioni Generali le troverai sempre nella SCHEDA OPZIONI . Indietro - Avanti
  10. 10. Passiamo ora ad esplorare le schede: CONTATTI e ATTIVITA’ Indietro - Avanti
  11. 11. Scheda CONTATTI Tramite questa scheda puoi registrare i tuoi CONTATTI siano essi clienti o fornitori (se tu fossi un consulente informatico, il tuo avvocato o il tuo commercialista potrebbe al contempo essere un cliente e un fornitore). La scheda per comodità te li raggrupperà secondo che vi siano dei documenti che riguardano il contatto in qualità di cliente, di fornitore, oppure perché hai memorizzato la necessità di richiamare il contatto. Indietro - Avanti
  12. 12. Scheda CONTATTI Impostando i filtri sulla rubrica dei CONTATTI che hai creato nel sistema puoi ottenere delle viste particolari per rispondere a varie esigenze. Inoltre dall’area acceleratori puoi accedere alle funzioni di importazione ed esportazione contatti. Indietro - Avanti
  13. 13. Scheda ATTIVITA’ Tramite questa scheda puoi registrare e gestire le ATTIVITA’ tue e dei tuoi collaboratori . La scheda mostra la lista completa delle ATTIVITA’ ma per comodità consente di selezionare gruppi di attività per “ calcolare al volo” l’impegno complessivo rappresentato da esse . Tramite l’acceleratore Nuova attività si inserisce nel sistema una nuova Indietro - Avanti
  14. 14. Scheda ATTIVITA’ La SCHEDA NUOVA ATTIVITA’ permette di inserire i dati e le informazioni della medesima. In basso viene mostrato un riepilogo delle ultime attività inserite . Indietro - Avanti
  15. 15. Scheda ATTIVITA’ Ritornando alla SCHEDA ATTIVITA , impostando i filtri sull’archivio o lista delle ATTIVITA’ che hai creato nel sistema puoi ottenere delle viste particolari per rispondere a varie esigenze. Una delle esigenze può essere, per esempio, quella di identificare attività non ancora incluse in un documento (un preventivo per un cliente, una fattura ad un cliente) per poi quindi poter eventualmente decidere di assegnarle Indietro - Avanti
  16. 16. Scheda ATTIVITA’ In questo esempio si è identificata un’attività non ancora associata ad un documento che quindi si può inserire : A) in un preventivo che si sta preparando (da creare ex-novo oppure già inserito nel sistema) B) in un ordine da cliente che si è ricevuto (da creare ex-novo oppure già inserito nel sistema) C) Direttamente in una fattura al cliente (da creare ex-novo o già inserita nel sistema) Indietro - Avanti
  17. 17. Passiamo ora ad esplorare le schede: DOCUMENTI e nello specifico PREVENTIVI ORDINI FATTURE NOTE DI CREDITO Indietro - Avanti
  18. 18. Scheda Documenti Nella SCHEDA DOCUMENTI si distingue tra quelli riguardanti i processi di VENDITA e quelli riguardanti i processi di ACQUISTO . Il servizio consente all’utilizzatore in modo completamente libero di attribuire uno stato a ciascun documento, attraverso l’uso di un cosiddetto “ SEMAFORO ”. In alto a destra, come per tutte le schede, gli acceleratori di pertinenza del contesto. Indietro - Avanti
  19. 19. Documenti: tre scenari di utilizzo Come organizzarsi con l’ausilio del servizio nella creazione, gestione, inoltro o ricezione dei documenti nelle varie fasi del processo di interazione con i propri clienti ( ciclo di vendita ) e con i propri fornitori (ciclo di acquisto ). Ti proponiamo tre scenari di riferimento: BASE INTERMEDIO AVANZATO sulla base dei quali fare il miglior utilizzo del servizio. Utilizzo Base Utilizzo Intermedio Utilizzo Avanzato Tre scenari di possibile utilizzo Indietro - Avanti
  20. 20. Documenti: utilizzo base Utilizzo Base <ul><li>Passi essenziali </li></ul><ul><li>Fattura a cliente </li></ul><ul><ul><li>creazione della fattura con inserimento diretto delle attività </li></ul></ul><ul><ul><li>all’interno della SCHEDA CREAZIONE FATTURA </li></ul></ul><ul><ul><li>oppure, come mostrato precedentemente </li></ul></ul><ul><ul><li>creazione della fattura a partire da una o più attività già </li></ul></ul><ul><ul><li>registrate, a partire dalla SCHEDA ATTIVITA’ </li></ul></ul><ul><ul><li>Invio tramite e mail, oppure stampa ed invio tramite fax / posta </li></ul></ul><ul><ul><li>ordinaria </li></ul></ul><ul><ul><li>Invio al commercialista secondo le tempificazioni stabilite nelle </li></ul></ul><ul><ul><li>SCHEDA PREFERENZE </li></ul></ul><ul><li>Incasso da cliente </li></ul><ul><ul><li>registrazione dell’incasso </li></ul></ul><ul><li>Fattura da fornitore </li></ul><ul><ul><li>creazione della fattura tramite la SCHEDA CREAZIONE FATTURA </li></ul></ul><ul><ul><li>Invio al commercialista secondo le tempificazioni stabilite nelle </li></ul></ul><ul><ul><li>SCHEDA PREFERENZE </li></ul></ul><ul><li>Pagamento a fornitore </li></ul><ul><ul><li>registrazione del pagamento </li></ul></ul>SOLO FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI Fatture Pagamenti Indietro - Avanti
  21. 21. Creazione Fattura E’ possibile creare e gestire la fattura proforma . E possibile creare il contatto direttamente dalla SCHEDA NUOVA FATTURA : il sistema porterà l’utente nella SCHEDA NUOVO CONTATTO e al termine della registrazione del medesimo, riporterà l’utente indietro nella SCHEDA NUOVA FATTURA. E possibile assegnare alla fattura, a scelta dell’utente, un codice “ Riferimento documento ”: un caso di utilizzo è quando il cliente è una grande azienda che assegna un cosiddetto “Purchase Order” al fornitore che deve essere riportato nelle proprie fatture per la riconciliazione finale. E’ possibile applicare imposte e/o contributi all’imponibile. E’ possibile scegliere modalità e tempi di pagamento standard/tipici oppure fissando una data. Utilizzo Base Indietro - Avanti
  22. 22. Fattura creata La fattura è stata creata. Gli incassi sono stati schedulati secondo quanto stabilito. Si può fare anteprima di stampa ed eventualmente stampare o mandare via fax (se per esempio il cliente non avesse l’email). Si può inviarla al cliente (al proprio commercialista sarà inviata secondo le disposizioni nelle Preferenze della SCHEDA OPZIONI). Si può poi creare una nota di credito collegata . Utilizzo Base Indietro - Avanti
  23. 23. Pagamento Fattura Quando si vuole registrare l’avvenuto pagamento della fattura, questa si recupera andando nella SCHEDA DOCUMENTI oppure specificatamente nella SCHEDA FATTURE si seleziona e facendo clic, quindi il sistema la apre , Nalla fattura si fa clic su MODIFICA in basso a sinistra nella Sezione Incassi … (segue) Utilizzo Base Indietro - Avanti
  24. 24. Documenti: utilizzo intermedio Utilizzo Intermedio FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI + GESTIONE DEGLI ORDINI <ul><li>Passi essenziali </li></ul><ul><li>Premessa </li></ul><ul><ul><li>Sia per la gestione delle attività di vendita, che per quelle di acquisto, si passa attraverso la GESTIONE DELL’ORDINE, dove: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>nei confronti del cliente si tratterà di un Ordine arrivato, a </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>conferma di una trattativa di vendita andata a buon fine </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>nei confronti del fornitore si tratta di un Ordine inviato, per </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>confermare un proprio acquisto </li></ul></ul></ul><ul><li>Ordine da cliente </li></ul><ul><ul><li>creazione dell’Ordine con inserimento diretto delle attività </li></ul></ul><ul><ul><li>all’interno della SCHEDA CREAZIONE ORDINE </li></ul></ul><ul><ul><li>oppure, come già mostrato </li></ul></ul><ul><ul><li>creazione dell’Ordine a partire da una o più attività già registrate, a </li></ul></ul><ul><ul><li>partire dalla SCHEDA ATTIVITA’ </li></ul></ul><ul><li>Ordine a fornitore </li></ul><ul><ul><li>creazione dell’Ordine tramite la SCHEDA CREAZIONE ORDINE </li></ul></ul><ul><li>Fatturazione a cliente, oppure, fatturazione da fornitore </li></ul><ul><ul><li>trasformazione dell’ordine di vendita o di acquisto in fattura </li></ul></ul>Fatture Ordini Pagamenti Indietro - Avanti
  25. 25. Creazione dell’Ordine I passi per la creazione di un Ordine dal Menu Principale , dagli acceleratori , dalla SCHEDA DOCUMENTI o dalla SCHEDA ORDINI sono analoghi a quelli per creare una Fattura. A questo punto l’Ordine è stato creato. Si può fare anteprima di stampa ed eventualmente stampare o mandare via fax (se per esempio il cliente non avesse l’email). Si può inviarlo al cliente . Utilizzo Intermedio Indietro - Avanti
  26. 26. Trasformazione in Fattura L’Ordine è modificabile in qualsiasi momento e re-inviabile . Modificabile in qualsiasi sua componente, per esempio per effetto di attività non inizialmente previste dagli accordi, ma maturate, quindi aggiungendo o togliendo attività, successivamente. Quando arriverà il momento di fatturare, sarà sufficiente fare clic sul comando Fattura! e l’Ordine verrà trasformato in Fattura. I passi successivi sono già stati illustrati nello scenario di utilizzo base Utilizzo Intermedio Indietro - Avanti
  27. 27. Documenti: utilizzo avanzato Utilizzo Avanzato FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI + GESTIONE DI ORDINI E PREVENTIVI <ul><li>Passi essenziali </li></ul><ul><li>Premessa </li></ul><ul><ul><li>Sia per la gestione delle attività di vendita, che per quelle di acquisto, si passa attraverso la GESTIONE DEL PREVENTIVO, dove: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>nei confronti del cliente si tratterà di preparare ed inviare inizialmente un </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Preventivo, che sarà seguito da un Ordine a conferma della trattativa di </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>vendita andata a buon fine, e che al termine del processo sarà seguito </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>infine da una Fattura inviata al cliente </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>nei confronti del fornitore si tratta di registrarsi una propria richiesta di </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Preventivo, che sarà seguita da un Ordine inviato per confermare un </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>proprio acquisto, che sarà infine seguito da una Fattura che verrà ricevuta e </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>registrata </li></ul></ul></ul><ul><li>Preventivo a cliente </li></ul><ul><ul><li>creazione del Preventivo con inserimento diretto delle attività </li></ul></ul><ul><ul><li>all’interno della SCHEDA CREAZIONE PREVENTIVO </li></ul></ul><ul><ul><li>oppure, come già mostrato </li></ul></ul><ul><ul><li>creazione del Preventivo a partire da una o più attività già registrate, a </li></ul></ul><ul><ul><li>partire dalla SCHEDA ATTIVITA’ </li></ul></ul><ul><li>Preventivo a fornitore </li></ul><ul><ul><li>creazione del Preventivo tramite la SCHEDA CREAZIONE PREVENTIVO </li></ul></ul><ul><li>Fatturazione a cliente, oppure, fatturazione da fornitore </li></ul><ul><ul><li>trasformazione del Preventivo di vendita o di acquisto in Ordine, quindi al </li></ul></ul><ul><ul><li>termine del processo in Fattura </li></ul></ul>Fatture Ordini Preventivi Pagamenti Indietro - Avanti
  28. 28. Grazie per averci seguito in questa INTRODUZIONE. Ma prima di lasciarci ed augurarti buona continuazione con l’esplorazione e l’uso del servizio… … ricordati dell’esistenza del FORUM dove segnalarci eventuali errori, mancanze funzionali o applicative, difetti, invitandoti inoltre a darci suggerimenti per migliorare l’esperienza di utilizzo, nonché il luogo dove chiedere consigli e suggerimenti alla comunità degli utilizzatori del servizio Kiara. Indietro - Avanti

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