SODA: Overdracht van digitaal archief in 10 stappen

382 views

Published on


SODA: Overdracht van digitaal archief in 10 stappen
Door: Stephanie Aertsen en Tom Cobbaert

Published in: Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
382
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
6
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SODA: Overdracht van digitaal archief in 10 stappen

  1. 1. SODADigitaal archief overdragen in 10 stappen Renée CambréKVAN dagen 10 juni 2013
  2. 2. Aanleiding• AMVB vzw (Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel)• Digitaliseringsproject 2010• Haalbaarheidsstudie 2011• DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011‐2012• SODA – Stappenplan Overdracht Digitaal Archief 2012‐2013  Zie www.amvb.be
  3. 3. Doelstellingen SODA • Stappenplan Overdracht Digitaal Archief• Veel voorkomend probleem: Gebrek aan tijd en middelen!• Essentieel onderdeel SODA: • Eenvoudig • Praktisch • Goedkoop • Resultaat: 1.Handleiding: duidelijke richtlijnen en procedures 2.Tools: gratis open source software3.Checklists en formulieren4.Ordeningsplannen : voorbeeld ordening archief  
  4. 4. 1. Handleiding• Fase pre‐ingest:beleid tot tijdelijke opslag container• 10 stappen• Eenvoudig, bondig• Visualisering: workflows • Publicatie www.projectcest.be
  5. 5. 2. Tools• Open source tools• Onafhankelijke handleiding: vervangbaar indien betere tool beschikbaar • Creatie draagbaar werkstation • Handleidingen gebruik tool 
  6. 6. 3. Checklists en formulieren• Checklists en voorbereidingen per fase: • Handleiding archivaris • Creatie metadata  Opname in csv‐formulier  Opname in digitale container 
  7. 7. 4. Ordeningsplannen• Podiumkunsten• Sport • Belangenverenigingen
  8. 8. OAIS: Pre‐ingest
  9. 9. Worklow in 10 stappen1.2.3.4. 5. 6.7.8.10.9.
  10. 10. Stap 1. Beleid• Acquisitiebeleid1. Actief2. Passief• Preserveringsbeleid (ED3)• Communicatie• Ordeningsplannen
  11. 11. Stap 2. Zelfevaluatie• Evalueer de digitale duurzaamheid d.m.v. Scoremodel (DEN ‐PACKED vzw)http://www.scoremodel.org/• Remedieer de minpunten van het digitaal depot• Herhaal dit proces tot de instelling voldoet aan de minimale criteria.
  12. 12. Stap 3. Ontvangst aanbod• Registreer het aanbod in CSV‐formulier
  13. 13. Stap 3: Ontvangst aanbod• Is de overdrager de wettige eigenaar?JA:  Toets aanbod aan het acquisitieprofielNEEN:  Weiger• Past aanbod binnen acquisitieprofielJA:  Technische prospectieNEEN:  Verwijs overdrager door
  14. 14. Stap 4. Prospectie: workflow1.2.3.4.
  15. 15. Stap 4. Prospectie1. Voorbereiding: Richtlijnen overdrager2. Interview Inhoud en bereik Systeembeheer Software Hardware Systeembestanden3. Visuele controle Inhoud en bereik Systeembeheer Software documentatie Hardware Systeembestanden documentatie
  16. 16. Stap 4. Prospectie4. Systeem‐ en bestandsanalyse d.m.v. draagbaar werkstation: flashdrive met mobiele OS (persistent Linux) gratis en open source tools: DROID; Renamer; UGent SIP‐Creator; etc.5. Registreer bevindingen is CSV‐formulier
  17. 17. Stap 5. Sluit overeenkomst• Neem bepalingen op met betrekking tot: Verwerving; Intellectuele rechten; Privacy; Openbaarheid; Het bewerken van de digitale bestanden; Verbintenis van de overdrager; Vrijwaring van de instelling; etc.
  18. 18. Stap 6. Overdracht2 parallelle processen
  19. 19. Administratieve overdracht• Toekennen Persistent Identifier [bv. BE_ADVN_AC900_2011_027_VEA040]• Overdrachtslijst• Breng organisatiestructuur in kaart• RegistratieStap 6. Overdracht
  20. 20. Stap 6. OverdrachtFysieke overdracht• Overdracht via netwerk• Overdracht via draagbaar medium Door de overdrager; Door de archiefdienst;• Veiligheidskopie
  21. 21. Stap 7. Schonen: workflow1.2.3.4. 5. 6. 7. 8.9.10.11.
  22. 22. Stap 7. Schonen• Controleer integriteit d.m.v. checksums;• Decomprimeer gecomprimeerde bestanden;• Verwijder versleutelingen;• Verwijder geïnfecteerde bestanden,• Verwijder dubbels;• Verwijder lege mappen;• Verwijder systeembestanden;• Selectie;• Uniformiseer de bestandsnamen;• Checksums en directory list;• Veiligheidskopie.
  23. 23. Stap 8. Formalisering• Verzamel alle overeenkomsten en documentatie• Vervolledig de metadata
  24. 24. Stap 9. Creëer een containerbestand• UGent SIP‐creator o.b.v. Bagit• Handleiding op:  www.projectcest.be
  25. 25. Stap 10. Opslag
  26. 26. Informatie• Stephanie Aertsen Archivaris AMVB stephanie.aertsen@amvb.be• Tom Cobbaert Collectie: beheer en digitaal, ADVN tom.cobbaert@advn.be• PARTNERS • ADVN • PACKED vzw • Opleiding Archivistiek VUB• UGent

×