Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Arno Louwers - De ene vervanging is de andere niet

1,054 views

Published on

Published in: Education, Travel, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Arno Louwers - De ene vervanging is de andere niet

  1. 1. Verschillen van inzicht bij substitutie van archiefbescheiden OF: Wanneer is kleur functioneel?
  2. 2. Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost <ul><li>WIE ben ik en WAT is de VRBZO </li></ul><ul><li>PLAN VRBZO: </li></ul><ul><li>Eind 2010 zijn bij de VRBZO alle inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden voor de daartoe geautoriseerde medewerkers, digitaal beschikbaar in één document/archief systeem </li></ul>
  3. 4. Kwaliteitskader maken voor digitaal archief <ul><li>Uitgebreide set van documenten die verantwoorde digitalisering mogelijk maken: Handboek digitalisering, Postprotocol, overzicht metadata, Gebruikershandleidingen, documentindexen, Beheerplan, Beveiliging en back-up, technische documentatie enz. </li></ul>
  4. 5. Substitutie <ul><li>VRBZO scant fysieke inkomende archiefbescheiden, plaatst de gescande stukken in het digitale archiefsysteem en wil fysieke archiefbescheiden die vernietigd mogen worden na een korte periode weggooien </li></ul>
  5. 6. Advisering door toezichthouder <ul><li>Voor vernietigbare archiefbescheiden is bij voornemen tot substitutie advies nodig van toezichthouder (toezicht op het beheer: RHCe). </li></ul><ul><li>Verantwoorde substitutie van vernietigbare stukken is eigen verantwoordelijkheid zorgdrager </li></ul>
  6. 7. Machtiging GS <ul><li>Voor te bewaren bescheiden is machtiging nodig van GS </li></ul><ul><li>Verzoek om toekenning machtiging wordt in behandeling genomen als positief advies RHC aanwezig is </li></ul><ul><li>En als er nu verschil van inzicht is tussen beide toezichthouders? </li></ul>
  7. 8. Voorbeeld vanuit Eindhoven <ul><li>Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: altijd scannen in kleur </li></ul><ul><li>Provincie: scannen in kleur is niet altijd nodig </li></ul><ul><li>Resultaat: negatief advies van Regionaal Historisch Centrum Eindhoven en derhalve geen mogelijkheid aanvragen Machtiging GS </li></ul>
  8. 9. In strijd met de wet? <ul><li>Door verschillen van inzicht/ interpretatie ontstaat ook de vraag: Wanneer handel je als organisatie in strijd met de Wet? </li></ul>
  9. 10. Gebakken peren <ul><li>Stelling: Omdat de archiefwereld verzuimd heeft een uniform kwaliteitskader te ontwikkelen, zitten veel organisaties met de gebakken peren: </li></ul><ul><li>Dubbele archivering </li></ul><ul><li>Extra kosten </li></ul><ul><li>Zinloze tijdsbesteding </li></ul>
  10. 11. Roep om eenduidig kwaliteitskader <ul><li>Maak één eenduidig kwaliteitskader </li></ul><ul><li>Alvast hartelijk bedankt! </li></ul>

×