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Lebi PerezPROCESO DE DECISIONESINTRODUCCION                        1
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INTRODUCCION  Esta ponencia ha sido diseñada para dar una revisión yrefrescamiento a los procedimientos establecidos para ...
CONTENIDOS1. El concepto de gestión2. La Auditoria o Inspeccion3. La Información4. La Evidencia5. Los Hallazgos6. La Descr...
“Actividades coordinadas para dirigir y      controlar una organización”.          ISO 9000:2005 PÁRRAFO 3.2.6            ...
PREVENIR                                                 EstandarizaciónDETECTAR                                          ...
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FASES DE LA INSPECCIÓN                                                                        DECISIONES                  ...
RECOLECCION DE LA INFORMACIONLa información debe:  Recopilarse mediante un proceso de muestreo  apropiado  Ser pertinente ...
FUENTES DE INFORMACION              Documentos                           10
“Registros, declaraciones de hechos o cualquier otrainformación que son pertinentes para los criterios deauditoría y que s...
Fuentes de Información     Información                          Recopilación por muestreo                                y...
“Resultados de la evaluación de la evidencia de laauditoría/inspección, recopilada frente a loscriterios de auditoría”.   ...
ConformidadNo ConformidadObservación/Punto de InformaciónOportunidad de mejora                                   14
“Incumplimiento a un requisito”.                        ISO 9001:2008 : 3.6.2                                             ...
1. No Conformidad Mayor2. No Conformidad Menor                          16
“Incumplimiento total a un requisito”.                                     ”.“Incumplimiento parcial a un requisito”.     ...
LOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD1. No Conformidad Mayor: Asociado a:  Un incumplimiento total de los procedimientos de la norma...
LOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD2. No Conformidad Menor Asociado a:  Una falla parcial, aislada observada en un procedimiento,i...
PREAMBULO:Las no conformidades deben ser registradas en elinforme de inspección y respaldadas por la informaciónutilizada ...
Si la no conformidad ha sido resuelta, no debe presentarseformalmente en la reunión de cierre y Entrevista de salida (insp...
La redacción de una no conformidad debe contener: una visión general del hallazgo, describiendo la  deficiencia y dando ej...
1.   Descripción de la falla2.   Descripción del requisito incumplido3.   Precisa4.   Concisa5.   Consistente y sin juicio...
1. La no conformidad debe ser inobjetable.2. Debe ser descrita de tal forma que no deje lugar a dudas3. Es la fuente de in...
Detección, Definición y Redacción de No Conformidades                                 (DDRNC)Instrucciones para el ejercic...
Detección, definición y redacción de No Conformidades4. Seleccione dos de los casos categorizados como noconformidades y r...
CASO No. 1El Inspector fue a verificar las prácticas de cosecha en el campo de unaCooperativa de producción de Cacao. Al e...
CASO No. 2En una finca productora de cítricos (limones), el Inspector fue a comprobar elestado que guarda uno de los campo...
CASO No. 3Durante la inspección a una Cooperativa de producción de Mango, seencontró que se estaba aplicando el cebo GF120...
CASO No. 4En una empresa hortícola el Inspector estaba verificando laimplementación del Plan del Sistema Orgánico. Al esta...
CASO No. 5El Inspector estaba realizando la verificación de aplicación defertilizantes en el campo de producción a un afil...
CASO No. 6Un inspector durante su rutina de verificación en campo notó una grancolumna de humo en un lugar cercano a donde...
CASO No. 7Durante la auditoria de trazabilidad, el inspector encuentra que lascantidades de cosecha y las cantidades vendi...
OCIA Internacional, Inc.Febrero 2010LOS PROCEDIMIENTOS DE DEBIDOPROCESO                               34
DECISIONES BASICASDiferimiento o AplazamientoConversión- programa OCIA solamenteAprobaciónNota de IncumplimientoDenegación...
FACTORES QUE AFECTAN LA CALIDAD DE LA DECISION EN EL             DEBIDO PROCESO DE CERTIFICACION1. Conocimiento del Inspec...
DECISIONES BASICAS-DETALLES2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria paracompletar la primera etapa delproceso de cer...
DECISIONES BASICAS-DETALLES2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria para completar la primeraetapa del proceso de ce...
DECISIONES BASICAS-DETALLES2.27 Revocación. Una decisión que revoca una certificaciónotorgada previamente bajo los program...
DECISIONES BASICAS-DETALLES6.6 Cuando se emita un requisito para el incumplimientomenor que se ha identificado, se debe es...
DECISIONES BASICAS-DETALLES6.7 Los asuntos que sean identificados y que no requieranuna fecha límite específica para que e...
DECISIONES BASICAS-DETALLES7.1.3 Las cartas de Aviso de Incumplimiento se emiten cuando lainformación indica que la operac...
DECISIONES BASICAS-DETALLES7.1.3.2. El Aviso de Incumplimiento generado por elEspecialista en Certificación que realiza la...
DECISIONES BASICAS-DETALLES7.1.5. Un Aviso de Propuesta de Suspensión se da alas operaciones certificadas bajo NOP, JAS y/...
CARTAS/NOTAS/AVISOS                      45
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NOTAS DE INCUMPLIMIENTOEN QMS: Las notas de incumplimiento se consigue de la siguientemanera:O tambien : ver próxima diapo...
NOTAS DE INCUMPLIMIENTONota de incumplimiento                                 49
AVISO DE DENEGACIONEn QMS:                                50
PROPUESTA DE SUSPENSION1. Aviso Propuesta de Suspensión (corregir no es posible)2. Aviso Propuesta de Suspensión (no respu...
AVISOSAVISO DE SUSPENSION:AVISO DE REVOCACION:                                52
GLOSARIO2.5. Equipo de decisión de certificación (CDT). La entidad en OCIA encargada detomar las decisiones de certificaci...
GLOSARIO2.15. Incumplimiento mayor. Una violación de los estándares de certificaciónque afecte la integridad orgánica del ...
REFERENCIAS:1. Instrucciones de Trabajo para el Especialista de   Certificacion- SP-QS-P-038, Revisión M, Fecha   Efectiva...
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Proceso decisiones

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  1. 1. Lebi PerezPROCESO DE DECISIONESINTRODUCCION 1
  2. 2. 2
  3. 3. INTRODUCCION Esta ponencia ha sido diseñada para dar una revisión yrefrescamiento a los procedimientos establecidos para evaluarexpedientes de certificacion por el CDT. El objetivo principal es permitir la comprensión y correcta aplicaciónde los principios básicos para la toma de decisiones de acuerdo con lasnecesidades de cada norma y procedimiento utilizado como referencia. 3
  4. 4. CONTENIDOS1. El concepto de gestión2. La Auditoria o Inspeccion3. La Información4. La Evidencia5. Los Hallazgos6. La Descripción de la No Conformidad7. Ejercicio de practica8. Los procedimientos de debido procesoa. Decisiones Básicasb. Factores que afectan la decisiónc. Detalles de las Instrucciones de trabajo9. Cartas/ Notas/Avisos10. Glosario11. Referencias 4
  5. 5. “Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización”. ISO 9000:2005 PÁRRAFO 3.2.6 5
  6. 6. PREVENIR EstandarizaciónDETECTAR OPTIMIZAR * Acciones para mejorar la eficiencia de los procesos 6
  7. 7. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente paradeterminar la extensión en la cual se cumplen los criterios de auditoría. ISO 9000:2000, párrafo. 3.9.1 párrafo. 7
  8. 8. FASES DE LA INSPECCIÓN DECISIONES Hallazgos Calidad CDT CalidadNecesidad de Evaluar Planear Realizar Revisar Informar Informe CDT CDT Programa Conformidades Plan No Conformidades Lista de ver o Observaciones Notas. Oportunidades de mejora 8
  9. 9. RECOLECCION DE LA INFORMACIONLa información debe: Recopilarse mediante un proceso de muestreo apropiado Ser pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría Ser verificable para que se constituya en evidencia de auditoría Ser registrada en el informe de inspección 9
  10. 10. FUENTES DE INFORMACION Documentos 10
  11. 11. “Registros, declaraciones de hechos o cualquier otrainformación que son pertinentes para los criterios deauditoría y que son verificables”. NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. 11
  12. 12. Fuentes de Información Información Recopilación por muestreo y verificaciónEvidencia de Auditoría Evaluación frente a los Criterios de auditoríaHallazgo de Auditoría RevisiónHallazgo de Auditoría Conclusiones de Auditoría 12
  13. 13. “Resultados de la evaluación de la evidencia de laauditoría/inspección, recopilada frente a loscriterios de auditoría”. auditoría”.NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidadcon los criterios de auditoría como oportunidades de mejora. ISO 19011 : 3.4 13
  14. 14. ConformidadNo ConformidadObservación/Punto de InformaciónOportunidad de mejora 14
  15. 15. “Incumplimiento a un requisito”. ISO 9001:2008 : 3.6.2 15
  16. 16. 1. No Conformidad Mayor2. No Conformidad Menor 16
  17. 17. “Incumplimiento total a un requisito”. ”.“Incumplimiento parcial a un requisito”. ”. 17
  18. 18. LOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD1. No Conformidad Mayor: Asociado a: Un incumplimiento total de los procedimientos de la norma, procedimiento documentado ,,(sistema de documentos). Ausencia total de cumplimiento a un requisito. Conjunto de fallas menores que indican una falla total del sistema inspeccionado o auditado. Daño inmediato a la calidad del producto o servicio. 18
  19. 19. LOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD2. No Conformidad Menor Asociado a: Una falla parcial, aislada observada en un procedimiento,instrucción, documentación o requisito de la norma. 19
  20. 20. PREAMBULO:Las no conformidades deben ser registradas en elinforme de inspección y respaldadas por la informaciónutilizada como evidencia (inspector).El reconocimiento por parte del representante indica laprecisión de la evidencia y la comprensión de la noconformidad. (inspector) . 20
  21. 21. Si la no conformidad ha sido resuelta, no debe presentarseformalmente en la reunión de cierre y Entrevista de salida (inspector)Si se tiene toda la certeza de la no conformidad, esta se debe registraren el informe de inspección final (inspector).La determinación de una No Conformidad por el CDT, dependerá engran parte de la calidad de la información y la evidencia presentada enel reporte de inspección (CDT)Las no conformidades reportadas deben ser revisadas y evaluadaspor el CDT, en función del alcance de la norma y los criterios de lainspección (CDT) 21
  22. 22. La redacción de una no conformidad debe contener: una visión general del hallazgo, describiendo la deficiencia y dando ejemplos de la evidencia de auditoría; y un resumen o cita del requisito incumplido. * Ver especificaciones de las cartas 22
  23. 23. 1. Descripción de la falla2. Descripción del requisito incumplido3. Precisa4. Concisa5. Consistente y sin juicios de valor 23
  24. 24. 1. La no conformidad debe ser inobjetable.2. Debe ser descrita de tal forma que no deje lugar a dudas3. Es la fuente de información para la toma de acciones correctivas. 24
  25. 25. Detección, Definición y Redacción de No Conformidades (DDRNC)Instrucciones para el ejercicio de practica:1. Estudie cada uno de los casos presentados. Cada uno de estos ocurrió en una auditoria/inspección de certificación para NOP.2. Si considera que el caso no cuenta con suficiente evidencia para generar una no conformidad, entonces declare que es una observación, oportunidad de mejora o punto de información.3. Si considera que el caso cuenta con suficiente evidencia para generar una no conformidad, entonces declare la categoría de la no conformidad (Mayor o Menor) y el requisito incumplido. 25
  26. 26. Detección, definición y redacción de No Conformidades4. Seleccione dos de los casos categorizados como noconformidades y redacte formalmente ambos de acuerdo a sus 5características de calidad.5. Considere que todos los casos han sido verificados por elInspector como verídicos y de igual manera descritos en el informede inspección. 26
  27. 27. CASO No. 1El Inspector fue a verificar las prácticas de cosecha en el campo de unaCooperativa de producción de Cacao. Al estar entrevistando a los obreros,notó un fuerte olor a estiércol en el campo. Al observar con mayordetenimiento, notó que recientemente se había añadido en un área deaproximadamente 400 metros cuadrados una buena cantidad de estiércolde animal (ganado vacuno). En dicho lugar se estaba cosechando Cacaoen ese momento. Al preguntar al Supervisor de la cosecha el motivo de lapresencia del estiércol, el Supervisor declaró que es debido a la falta delluvia en las últimas semanas y al fuerte nivel de erosión en esa porción deterreno. 27
  28. 28. CASO No. 2En una finca productora de cítricos (limones), el Inspector fue a comprobar elestado que guarda uno de los campos de producción de naranja. Al arribar allugar, en un automóvil, por un camino aledaño a los campos, notó que variosde ellos no poseían zonas apropiadas de amortiguamiento y otros sí.Posteriormente, cuando estaba inspeccionando físicamente los campos, notóque a una avioneta estaba aplicando una sustancia a los campos vecinos deproducción de banano. Al preguntar al Supervisor de Campo, que sustanciaestaba aplicando la avioneta, éste llamó por radio al Gerente de la Finca parainvestigar. Al poco rato, le indicó al Inspector que estaba aplicando algúnfungicida para combatir la Sigatoka. Adicionalmente mencionó que loscampos son propiedad de otra finca y que es muy difícil que la deriva llegue alos campos de su finca. 28
  29. 29. CASO No. 3Durante la inspección a una Cooperativa de producción de Mango, seencontró que se estaba aplicando el cebo GF120 (spinosad) en loscampos de mango orgánico. 29
  30. 30. CASO No. 4En una empresa hortícola el Inspector estaba verificando laimplementación del Plan del Sistema Orgánico. Al estar entrevistandoal Capataz de Campo, responsable del control de insumos agrícolaspara la producción, indicó al Inspector que se utilizan cerca de 12sustancias para el control o manejo de los problemas fitosanitarios yde fertilidad de suelo. Indicó que todos ellos están autorizados y tienecomo demostrarlo. Al inspector solicitar la lista de dichos insumosagrícolas, el Capataz replicó que “no había necesidad de tenerladebido al buen control que se tiene en el almacén de dichosinsumos”. 30
  31. 31. CASO No. 5El Inspector estaba realizando la verificación de aplicación defertilizantes en el campo de producción a un afiliado de unacooperativa de producción de café orgánico. Notó inmediatamenteque una buena área de cultivo estaba cubierta por un lodo espesocolor negro. Al preguntar al dueño de la parcela, éste contesto que esun lodo proveniente de un contenedor de sedimentación de las aguassanitarias del pueblo cercano. En el contenedor se sedimenta el lodo yse aplica como fertilizante y que es una práctica normal y efectiva. 31
  32. 32. CASO No. 6Un inspector durante su rutina de verificación en campo notó una grancolumna de humo en un lugar cercano a donde se encontraba. Solicitóal Capataz que lo llevara al lugar de origen del humo. Se encontró queel personal de la finca auditada estaba quemando la pulpa de seca decafé cereza con otros restos de arboles y hojas de la sombra caídasdel suelo en el campo 3 y 5. Al preguntar al Capataz si ésta era unapráctica normal en la finca éste contesto que sí y que tenía varios añosde llevarse a cabo de esa manera. 32
  33. 33. CASO No. 7Durante la auditoria de trazabilidad, el inspector encuentra que lascantidades de cosecha y las cantidades vendidas no se puedenreconciliar, debido a la falta de registros consistentes, y mas aun quetratando de ordenar la información encontrada, se observa que nohay los registros de los últimos 5 años, lo cual le permitió concluir queno había suficiente información para realizar la trazabilidad delproducto orgánico, por lo menos en los últimos 3 años. Al solicitar lainformación necesaria, el inspector fue informado que tales registroshabían sido extraviados por el capataz anterior y que no huborespaldo para mantener la información. 33
  34. 34. OCIA Internacional, Inc.Febrero 2010LOS PROCEDIMIENTOS DE DEBIDOPROCESO 34
  35. 35. DECISIONES BASICASDiferimiento o AplazamientoConversión- programa OCIA solamenteAprobaciónNota de IncumplimientoDenegación- para solicitantes nuevosNota de Propuesta de SuspensiónNota de Propuesta de RevocaciónNota de SuspensiónNota de Revocación 35
  36. 36. FACTORES QUE AFECTAN LA CALIDAD DE LA DECISION EN EL DEBIDO PROCESO DE CERTIFICACION1. Conocimiento del Inspector para detectar fallas en el sistema inspeccionado.2. Interpretación del problema potencial encontrado- Norma3. La descripción y redacción del tipo de falla o No conformidad encontrada4. Soportes documentales y evidencias sobre las fallas encontradas.5. Calidad de la información presentada en el informe final de inspección y sus conclusiones. 36
  37. 37. DECISIONES BASICAS-DETALLES2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria paracompletar la primera etapa delproceso de certificación. Los aplazamientos son solamenteemitidos para nuevos solicitantes u operadores existentesque piden alcances o programas de certificaciónadicionales, pero únicamente para el nuevo alcance oprograma. OCIA señalará un fecha límite para lainformación adicional. Si la información no es recibida, unaplazamiento puede pasar a ser un incumplimiento odenegación. 37
  38. 38. DECISIONES BASICAS-DETALLES2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria para completar la primeraetapa del proceso de certificación. Los aplazamientos son solamente emitidospara nuevos solicitantes u operadores existentes que piden alcances oprogramas de certificación adicionales, pero únicamente para el nuevo alcanceo programa.OCIA señalará una fecha límite para la información adicional. Si la informaciónno es recibida, un aplazamiento puede pasar a ser un incumplimiento(existente) o denegación (nuevos).2.22 Aviso de incumplimiento. Una notificación enviada a un operador,identificando un incumplimiento mayor o un incumplimiento menor (?????)que afecta la integridad orgánica del producto. 38
  39. 39. DECISIONES BASICAS-DETALLES2.27 Revocación. Una decisión que revoca una certificaciónotorgada previamente bajo los programas de NOP, CARTVy/o JAS.2.28 Suspensión. Una decisión que discontinuatemporalmente la certificación otorgada previamente bajolos programas de NOP, CARTV y/o JAS. 39
  40. 40. DECISIONES BASICAS-DETALLES6.6 Cuando se emita un requisito para el incumplimientomenor que se ha identificado, se debe estipular unafecha límite específica (mes/día/año) para que eloperador responda. 40
  41. 41. DECISIONES BASICAS-DETALLES6.7 Los asuntos que sean identificados y que no requieranuna fecha límite específica para que el operador responda,para que se reciban declaraciones de mejora y/o informaciónimportante que le gustaría al Especialista en Certificaciónque el operador utilice o que se preste atención a algo enparticular deben ser anotados en el espacio para“Oportunidad de Mejora” o “Punto de Información.” 41
  42. 42. DECISIONES BASICAS-DETALLES7.1.3 Las cartas de Aviso de Incumplimiento se emiten cuando lainformación indica que la operación no es capaz de cumplir o no cumplecon los estándares relevantes, los estatutos de OCIA y/o requisitospreviamente impuestos. La información puede ser recibida del solicitante,un capítulo de OCIA, un inspector de OCIA, otra agencia certificadora, unaautoridad reguladora, un asociado de OCIA, un miembro del público ocualquier otra fuente confiable. Para más información vea Revisión deOperaciones Certificadas y Política sobre la Condición deCertificación.Corrección-debe ser: [Política de Revisión de OperacionesCertificadas y Condiciones para la Certificacion-SP-QS-P-074] 42
  43. 43. DECISIONES BASICAS-DETALLES7.1.3.2. El Aviso de Incumplimiento generado por elEspecialista en Certificación que realiza la revisión debeincluir: una descripción de cada incumplimiento; mención del estándar(es) orgánico(s) correspondiente(s), los hechos en los cuales se basa el aviso de incumplimiento; la fecha en la cual la operación debe rebatir o corregir cadaincumplimiento; y las opciones para la operación de retirar la petición de certificación(si es nueva) o renunciar (si ya está certificada), según corresponda. 43
  44. 44. DECISIONES BASICAS-DETALLES7.1.5. Un Aviso de Propuesta de Suspensión se da alas operaciones certificadas bajo NOP, JAS y/o CARTVsi no hay respuesta al Aviso de Incumplimiento o,cuando corresponda, Aviso de Incumplimiento AúnVigente o el incumplimiento no es exitosamentecorregido o rebatido. 44
  45. 45. CARTAS/NOTAS/AVISOS 45
  46. 46. 46
  47. 47. 47
  48. 48. NOTAS DE INCUMPLIMIENTOEN QMS: Las notas de incumplimiento se consigue de la siguientemanera:O tambien : ver próxima diapositiva 48
  49. 49. NOTAS DE INCUMPLIMIENTONota de incumplimiento 49
  50. 50. AVISO DE DENEGACIONEn QMS: 50
  51. 51. PROPUESTA DE SUSPENSION1. Aviso Propuesta de Suspensión (corregir no es posible)2. Aviso Propuesta de Suspensión (no respuesta)3. Aviso Propuesta de Suspensión (sin solicitud de renovación) 51
  52. 52. AVISOSAVISO DE SUSPENSION:AVISO DE REVOCACION: 52
  53. 53. GLOSARIO2.5. Equipo de decisión de certificación (CDT). La entidad en OCIA encargada detomar las decisiones de certificación.2.9. Aplazamiento. El estatus que se da a un expediente que carece deinformación necesaria para tomar una decisión de certificación final, y dichainformación todavía no se ha recibido.2.11. Denegación. Una decisión que descontinúa la certificación de unaoperación previamente certificada por OCIA bajo el programa de OCIA/IFOAM.También hay la posibilidad de que se emita esta decisión para nuevossolicitantes bajo el programa de NOP, JAS y/o CARTV. También conocido comoAviso de denegación. 53
  54. 54. GLOSARIO2.15. Incumplimiento mayor. Una violación de los estándares de certificaciónque afecte la integridad orgánica del producto ,,,,,,,(Un Aviso de una Posible Suspensión puede acompañar a una NoConformidad si la violación no puede ser corregida por el operador)2.16. Incumplimiento menor/Requisito. Una violación de los estándares decertificación que no afecte la integridad orgánica del producto.2.17 Oportunidad de mejora. Una acción o situación que actualmente no violalos estándares de certificación o la integridad orgánica del producto.2.18 Punto de información. Una sugerencia dada para mejorar elcumplimiento de prácticas orgánicas 54
  55. 55. REFERENCIAS:1. Instrucciones de Trabajo para el Especialista de Certificacion- SP-QS-P-038, Revisión M, Fecha Efectiva: 29 de octubre 2009.2. Política de Revisión de Operaciones Certificadas y Condiciones para la Certificacion SP-QS-P-074 GRACIAS 55

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