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Procedimiento compras2

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Procedimiento compras2

  1. 1. ______________ INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS 1. P.07.04: Compras. PR-07-04INGENIERÍA PROCEDIMIENTO Revisión: 1GÓMEZ Y ASOCIADOS Compras Fecha de Emisión:01/01/06 Página 1 de 5 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. DESCRIPCIÓN. 3.1. Generalidades. 3.2. Subcontratación de servicios. 3.3. Material informático y servicios de mantenimiento. 3.4. Material de oficina. 3.5. Otras compras. 4. REGISTROS. 5. DOCUMENTOS. 6. FORMATOS. ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR:Firmado: Eduardo Osorio Firmado: José Giner Responsable de Calidad DirecciónFecha: 08/02/09 Fecha: 08/02/09
  2. 2. ______________ INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS PR-07-04INGENIERÍA PROCEDIMIENTO Revisión: 1GÓMEZ Y ASOCIADOS Compras Fecha de Emisión:01/01/06 Página 2 de 5 1. OBJETO. Este procedimiento describe el proceso seguido en INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS para realizar la compra de materiales o servicios que afectan a la calidad, de forma que se garantice que el producto o servicio adquirido cumple con los requisitos de compra especificados. 2. ALCANCE. Los criterios establecidos son de aplicación a todo el personal de INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS que realice compras y/ o verificación de servicios o de materiales comprados que afecten a la calidad. 3. DESCRIPCIÓN. a. Generalidades. Dada la actividad de INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS, las compras realizadas que puedan afectar a la calidad de los servicios prestados, se pueden clasificar en: − Contratación de servicios de encargo de obra, organismo de control técnico y a la entidad aseguradora − Material informático, programas y servicios de mantenimiento − Material de oficina − Otras compras El proceso de compras en INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS para asegurarse de que los productos comprados o los servicios contratados se adaptan a los requisitos especificados, se realiza según lo establecido en este procedimiento. b. Contratación de servicios. En INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS, se contratan servicios a otras empresas generalmente en los siguientes casos: − Encargo de la redacción del proyecto técnico. − Realización del estudio geotécnico del suelo.
  3. 3. ______________ INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS PR-07-04INGENIERÍA PROCEDIMIENTO Revisión: 1GÓMEZ Y ASOCIADOS Compras Fecha de Emisión:01/01/06 Página 3 de 5 − Organismo de control Técnico. − Entidad Aseguradora, para la contratación de la póliza del seguro de garantía decenal. El gerente de INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS, una vez comprado el suelo, solicita a diferentes empresas y organismos presupuesto para realización del estudio geotécnico, redacción de proyecto técnico, O.C.T y en entidades Aseguradoras para contratación de póliza; cuando recibe las propuestas de las diferentes empresas, realiza un estudio de cada una de ellas y de acuerdo a una serie de condicionamientos como son: las necesidades a cubrir, grado de dificultad de la obra, si la empresa a contratar esta acreditada o no para prestar dichos servicios, precio. Una vez el Gerente decide el acreedor, marca la solicitud de presupuesto aceptada se elabora directamente el pedido, este pedido se envía al acreedor junto con la información necesaria en la cual se les especifica claramente las características del servicio requerido. Los albaranes firmados por el proveedor, deben ser entregados al Departamento de Administración donde son archivados hasta que se reciban las facturas de los acreedores, contrastándolas con los mismos el responsable de administración. En el caso de no ser conforme el servicio realizado por el acreedor, se le comunica al mismo para que proceda a solucionarlo y se procede tal y como se especifica en el procedimiento de “Tratamiento de No Conformidades. Acciones Correctivas y Preventivas”, anotando todos los datos necesarios para tenerlo en cuenta para su posterior re-evaluación. c. Compra de material informático y suministro de oficina Las compras de suministro de oficina, material informático así como el mantenimiento de los equipos lo gestiona el Responsable de Administración. Este material es comprado bien porque se va a utilizar directamente, o bien para tener un stock mínimo de reserva.
  4. 4. ______________ INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS PR-07-04INGENIERÍA PROCEDIMIENTO Revisión: 1GÓMEZ Y ASOCIADOS Compras Fecha de Emisión:01/01/06 Página 4 de 5 En la base de datos de calidad hay una aplicación para realizar los pedidos de material informático y los correspondientes a la oficina, pudiendo llevar un seguimiento de los mismos, así como de productos y referencias comprados. Los datos necesarios para garantizar una correcta identificación del material a comprar son: − Referencia del material − Nº de unidades − Concepto o descripción − Fecha del pedido − Fecha prevista de entrega Los datos quedan almacenados en la base de datos de calidad, pudiendo extraer dicha información para un posterior análisis o impresión de los pedidos. Éstos se envían por mail y /o fax . Al recepcionarse la mercancía, el Responsable de administración comprobará el albarán de entrega con la mercancía recibida y el pedido solicitado. Si el material es conforme, firmará el albarán. En caso de no ser conforme, lo devolverá en el mismo instante de su recepción y reflejaré una No Conformidad de suministro en la base de datos de “No Conformidades”, tal y como se describe en el procedimiento de “Tratamiento de No Conformidades. Acciones Correctivas y Preventivas”, anotando todos los datos necesarios para tenerlo en cuenta para su re-evaluación. Los equipos informáticos y impresoras mientras están garantía se recurre al correspondiente proveedor, en caso contrario se subcontratará a un proveedor homologado. En el caso de los extintores, INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS tiene contratado con una empresa, certificada como entidad colaboradora de la administración, el suministro y mantenimiento de los mismos.
  5. 5. ______________ INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS PR-07-04INGENIERÍA PROCEDIMIENTO Revisión: 1GÓMEZ Y ASOCIADOS Compras Fecha de Emisión:01/01/06 Página 5 de 5 Las compras de servicios de seguros, asesoría y gestoría son realizadas por la Dirección quien selecciona al proveedor más adecuado. Las oficinas se limpian una vez a la semana, y los cristales una vez al mes, labor que realiza personal de una empresa de limpieza homologada contratada por INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOS. 2. REGISTROS. Evaluación de proveedores en sistema informático. Base de datos informática de “Calidad”. Estos registros los archivará el responsable de Calidad, durante tres años. Albaranes de acreedores son archivados por Responsable de Administración durante 3 años. Albaranes y facturas de proveedores y facturas de acreedores son archivados por el Responsable de Contabilidad durante cinco años. Los contratos con proveedores son archivados por Responsable de Administración tres años después de su vencimiento. 3. DOCUMENTOS. Procedimiento de “Tratamiento de No Conformidades. Acciones Correctivas y Preventivas”. 6. FORMATOS No aplica.
  6. 6. ______________ INGENIERÍA GÓMEZ Y ASOCIADOSFLUJOGRAMA

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