Audit trail findings

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Audit trail findings

  1. 1. Hallazgos de la Auditoria Interna 2011 Capacitacion y Revisión de las No conformidades para los Inspectores de OCIA Lebi Perez 1
  2. 2. Incumplimiento mayor: Deficiencias en la muestra auditada por el inspector. Falta de claridad, profundidad y detalle para cada programa inspeccionado.De acuerdo al reporte de Inspección actual e independientemente delalcance de la Inspección. Se espera de los inspectores de OCIA que:1. Revise la exactitud de la información y el sistema de registros que guarda la operación, para mantener la conformidad.2. Seleccione aleatoriamente una muestra representativa para verificar la trazabilidad desde la finca hasta la venta y /o desde la materia prima hasta la venta para operaciones de proceso. 2
  3. 3. Incumplimiento mayor: Deficiencias en la muestra auditada por elinspector. Falta de claridad, profundidad y detalle para cadaprograma inspeccionado. 4. Incluya todos aquellos elementos de auditoria de trayectoria usados por la operación inspeccionada. 5. En los casos donde existen ventas bajo diferentes programas, la trazabilidad tiene que ser verificada para cada programa individual. 6. Proporcione una evaluación general sobre la calidad de la auditoria de trayectoria (precisión, pertinencia, calidad de la información y discrepancias observadas). 3
  4. 4. Incumplimiento mayor: Tendencia del inspector a no verificar o reportar sobre áreas con riesgo probable en la operación.Se espera de los inspectores de OCIA que:1. Identifique aquellas áreas de la operación donde haya riesgo probable decontaminación o perdida de la integridad orgánica.2. Antes que la Inspección sea conducida, se espera que usted se familiarice con la operación a inspeccionar, revisando el Plan del Sistema Orgánico.1. Describa en el reporte de inspección las preocupaciones encontradas, en forma clara y objetiva.2. Asegúrese de inspeccionar todas las áreas y sitios de la operación, antes de determinar si existe un riesgo probable. 4
  5. 5. Incumplimiento mayor: Tendencia del inspector a no verificar o reportar sobre áreas con riesgo probable en la operación.5. Si la operación no es 100% orgánica, el inspector tiene que solicitar documentación(producción y/o proceso, almacenamiento y registros de ventas) de la parte convencional de la operación que permita verificar la separación de los productos orgánicos y convencionales.6. Como parte de la Inspección, verificar si los empleados conocen las maneras de salvaguardar y proteger la integridad orgánica del producto. 5
  6. 6. Incumplimiento mayor: Tendencia del inspector a no verificar o reportar sobre áreas con riesgo probable en la operación.7. Si la operación tiene producción paralela o dividida, laInspección tiene que incluir una determinación visual delo que esta sembrado en todos los campos cultivadosdentro de la unidad de producción. 6
  7. 7. Incumplimiento Mayor: Los inspectores no abordaron adecuadamente la Sección 2 del PSO (Plan) en relación a la resolución de preocupaciones previas dadas.Se espera de los inspectores de OCIA que:1. Aborde todos los problemas de certificación requeridos o dados por OCIA.2. Proporcione detalle y descripción clara de los problemasindicados en la carta de Pre Inspección (PIR) dada alinspector antes de ejecutar la misma. 7
  8. 8. Incumplimiento mayor: Falta de detalle del inspector en la verificaciónde las semillas y las fuentes de la misma.Se espera de los inspectores de OCIA que:1. Identifique y verifique todos los tipos y fuentes de semillas o plántulas usadas por el operador.2. Asegúrese de abordar cualquier problema de manejo , tratamientos , GMO encontrado. 8
  9. 9. Incumplimiento mayor: Falta de detalle del inspector en la verificaciónde las semillas y las fuentes de la misma. 3. Asegúrese de verificar si existe documentación adecuada, relacionada con orgánico, sin tratamiento, estatus no GMO, etiquetas, certificados orgánicos, intentos por encontrar semilla orgánica por la operación tanto como sea aplicable. 4. Reporte en las excepciones que puedan existir de acuerdo a la norma. 9
  10. 10. Incumplimiento mayor: Falta e evidencia e información sobre la segregación y disposición final de las cosechas del mismo cultivo proveniente de la zona de amortiguamiento.Se espera de los inspectores de OCIA que:1. Identificar aquellas áreas de la finca donde el mismo cultivo es usado como amortiguamiento.2. Indicar si la zona establecida como amortiguamiento, es adecuada basada en los factores del predio, evaluados durante la Inspección. 10
  11. 11. Incumplimiento mayor: Falta e evidencia e información sobre lasegregación y disposición final de las cosechas del mismo cultivoproveniente de la zona de amortiguamiento. 3. Verificar y reportar si la cosecha del cultivo proveniente de la zona de amortiguamiento se vende como producto no orgánico o dispuesto de otra manera (alimento, semilla, uso propio, etc.). 4. Verificar si existen registros adecuados para la disposición o manejo de la zona de amortiguamiento. 11
  12. 12. Incumplimiento mayor: Falta de información de verificación de las instalaciones contratadas.Se espera de los inspectores de OCIA que:Dependiendo del tipo de contrato:1. Verifique si las condiciones actuales de la entidad contratada cumplen con el estándar orgánico.2. Proporcione información y detalle acerca de la entidad contratada y su relación con la operación inspeccionada.3. Asegúrese que la información verificada este actualizada.4. Asegúrese que la instalación contratada este operando y en buen estado. Verifique si han habido cambios desde la ultima visita de inspección.5. Asegúrese que el alcance de la certificación sea el mismo para ambos-el contratado y el contratante. 12
  13. 13. Incumplimiento mayor: En la Inspección de Grupos Comunitarios:1) No se hace una revisión a profundidad del Sistema Interno de Control.2) No se reporta si hay productores con ventas entre $ 5,000 and $ 50,000 dólares americanos.Se espera de los inspectores de OCIA que:1. Llenen la sección 10 del reporte de Inspección y hagan comentarios claros sobre los problemas encontrados.2. Determine si la documentación interna esta en su lugar.3. Determine si las inspecciones internas se han llevado a cabo a todos los miembros del grupo.4. Determine si los productores nuevos son incorporados al grupo luego de una inspección interna y de acuerdo con lo estipulado en el reglamento interno del grupo. 13
  14. 14. Incumplimiento mayor: En la Inspección de Grupos Comunitarios:1) No se hace una revisión a profundidad del Sistema Interno de Control.2) No se reporta si hay productores con ventas entre $ 5,000 and $ 50,000 dólares americanos.Se espera de los inspectores de OCIA que:5. Determine si los casos de incumplimiento se han abordado enforma correcta por el control interno y de acuerdo con la políticade sanciones del reglamento interno.6. Determine si el Sistema de Control Interno mantiene los registrosadecuados de las inspecciones internas. 14
  15. 15. Incumplimiento mayor: En la Inspección de Grupos Comunitarios:1) No se hace una revisión a profundidad del Sistema Interno de Control.2) No se reporta si hay productores con ventas entre $ 5,000 and $ 50,000 dólares americanos. 7. Determine si los miembros del grupo entienden o han sido orientados sobre las normas. 8. Evalúe el control interno en su totalidad, independientemente del tamaño de la muestra de Inspección asignada. 9. Conduzca la evaluación de mas de una auditoria de testigo a los inspectores del control interno. 15
  16. 16. Incumplimiento mayor: En la Inspección de Grupos Comunitarios:1) No se hace una revisión a profundidad del Sistema Interno de Control.2) No se reporta si hay productores con ventas entre $ 5,000 and $ 50,000 dólares americanos.Se espera de los inspectores de OCIA que1. Determine si hay productores con ventas entre $ 5,000and $ 50,000 por dos años consecutivos.2. Si lo anterior es verdadero, entonces será necesario llevar a cabo inspecciones individuales de los productores. Esto además del porcentaje de inspecciones asignadas.1. Proporcione una lista de aquellos productores con ventas mayores a los 5,000 dólares. 16
  17. 17. GRACIAS 17

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