Administrasi kepegawaian

45,656 views

Published on

Administrasi kepegawaian

  1. 1. Tim PenyusunPanduan Administrasi Kepegawaian Pelindung Direktur Jenderal Perbendaharaan Pengarah Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan Ketua Tim Ludiro Dewan Editor Heran Subagio Bimanyu Eka Yuda Raden Bagus Nursalim Muhammad Arif Kontributor Koordinator Sigid Mulyadi Anggota Nurmalindah Ethica Wijayanti Suyono Ahmad Nurholis Bambang Wisnugroho Arif Setyawan Hery Yulianto Samsul Huda Ari Indarti Desainer Grafis Ethica Wijayanti Hak Cipta © 2011 Bagian Administrasi Kepegawaian Sekretariat Ditjen Perbendaharaan Diterbitkan dan didistribusikan oleh Sekretariat Ditjen Perbendaharaan
  2. 2. SAMBUTAN SEKRETARIS DITJEN PERBENDAHARAAN Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat-Nya Buku PanduanAdministrasi Kepegawaian ini dapat disusun. Kami menyambut baik diterbitkannya Buku Panduan Administrasi Kepegawaian untukpara pengelola kepegawaian khususnya dan bagi seluruh pegawai di lingkungan DitjenPerbendaharaan. Kami menyampaikan terima kasih atas kerjasama serta partisipasi dari semua elemen dilingkungan Sekretariat Ditjen Perbendaharaan. Buku ini dapat terwujud atas inisiatif TimPenyusun di Bagian Administrasi Kepegawaian, dengan tujuan agar buku ini dapat menjadipanduan bagi para pengelola kepegawaian unit kerja terkait tugas pokok dan fungsinya. Pengelolaan kepegawaian terkadang sering dianggap hal yang remeh oleh sebagianorang, padahal hal tersebut merupakan hal yang sangat penting, mengingat pegawai merupakansumber daya terbesar organisasi kita, oleh karenanya patut dikelola dengan baik. Kepuasanpegawai atas pengelolaan kepegawaian akan menghasilkan kinerja pegawai yang baik,sebaliknya ketidakpuasan pegawai atas pengelolaan kepegawaian dapat menghasilkan penurunankinerja. Diharapkan dengan buku ini dapat terwujud keseragaman pemahaman mengenaipengelolaan kepegawaian, sehingga para pengelola kepegawaian dapat memberikan pelayananyang lebih baik. Akhir kata, semoga buku ini bermanfaat, tidak hanya sebagai panduan bagi parapengelola kepegawaian, tapi juga dampaknya terhadap seluruh pegawai Ditjen Perbendaharaan. Jakarta, September 2011 Sekretaris Ditjen Perbendaharaan Ttd Tata SuntaraPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 1
  3. 3. KATA PENGANTAR Selamat datang di Buku Panduan Administrasi Kepegawaian !!!Kami harap Buku ini dapat membantu dan memudahkan Anda sebagai pengelola kepegawaiandalam melaksanakan tugas rutin dalam urusan kepegawaian. Buku Panduan Administrasi Kepegawaian ini merupakan hasil dari upaya kolaboratifdari Tim Penyusun Bagian Administrasi Kepegawaian. Dengan adanya Buku Panduan Administrasi Kepegawaian ini, maka pihak-pihak yangterkait diharapkan lebih terarah dalam melaksanakan tugas-tugas pengelolaan kepegawaian,sehingga tujuan yang diinginkan dapat dicapai. Menyadari segala keterbatasan yang ada, kami mengharapkan segala saran untukpenyempurnaan buku ini. Kami menyadari bahwa dinamika perubahan peraturan akanberpengaruh kepada materi buku ini. Maka, kedepan buku ini akan terus dilakukanpenyempurnaan dan penyesuaian dengan ketentuan yang berlaku. Jakarta, September 2011 Bagian Administrasi Kepegawaian Tim PenyusunPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 2
  4. 4. KALIMAT INSPIRATIFPria diburu oleh keabadian, dan kita bertanya pada diri sendiri, …akankah sikap kita dikenanghingga berabad kemudian? …akankah orang asing yang mendengar nama kita lama setelah kitamati, ingin tahu siapa kita, betapa gagah berani kita berperang, betapa besar kita mencintai…”(opening – film TROY)Jika tinggal di Larissa......kau akan temukan kedamaian. Kau akan menemukan wanita cantik.Kau akan punya putra dan putri dan mereka akan punya keturunan. Dan mereka akanmenyayangimu. Jika kau mati, mereka akan mengingatmu. Tapi jika anakmu mati, jugaketurunan mereka......namamu akan hilang.Jika kau pergi ke Troya......kau akan mendapatkan kemuliaan. Selama ribuan tahun mereka akanmenulis cerita kemenanganmu. Dunia akan mengingat namamu. Tapi jika kau pergi keTroya......kau takkan pernah kembali. Karena kemuliaanmu berjalan seiring dengankematianmu. (Pesan untuk Achilles dari Ibunya)Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 3
  5. 5. DAFTAR ISISambutan Sekretaris Ditjen Perbendaharaan 1Kata Pengantar 2Kalimat Inspiratif 3Daftar Isi 4Bab I Pendahuluan 5Bab II Penatausahaan Dosir Pegawai 7Bab III Usulan Kenaikan Pangkat 11Bab IV Kenaikan Gaji Berkala 20Bab V Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan 24Bab VI Cuti Pegawai 29Bab VII Cuti Yang Dijalankan Di Luar Negeri Dan Izin ke Luar Negeri 38Bab VIII Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, Surat Pernyataan Pelantikan, dan Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan 41Bab IX Penunjukan Pelaksana Tugas dan Pelaksana Harian 49Bab X Pedoman Administrasi Kehadiran Pegawai 54Bab XI Pedoman Penyusunan Laporan Kepegawaian 68Bab XII Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga, Laporan Perkawinan dan Perceraian Dan Laporan Pegawai Meninggal Dunia 75Bab XIII Prosedur Teknis Izin Perceraian dan Surat Keterangan Untuk Melakukan Perceraian 84Bab XIV Penegakan Disiplin Pegawai 95Bab XV Pemberhentian dan Pemensiunan Pegawai 117Bab XVI Bantuan Hukum dan Saksi /Saksi Ahli 129Bab XVII Mutasi Pegawai Mengikuti Suami 132Bab XVIII Evaluasi dan Penilaian Jabatan dan Peringkat Bagi Pelaksana 138Bab XIX Pengusulan Penganugerahan Penghargaan Satyalancana Karya Satya 149Bab XX Kesejahteraan Pegawai 159Bab XXI Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara 164Bab XXII Tugas Belajar/Beasiswa 168Bab XXIII Ijin Melanjutkan Pendidikan Atas Inisiatif Sendiri 175Bab XXIV Standar Kompetensi Jabatan 184Bab XXV Pelaksanaan Tugas Kepegawaian Lainnya (Kartu PNS, Karis/Karsu, Sumpah PNS, Hari Libur Pilkada, LP2P dan Laporan Gratifikasi) 187Bab XXVI Pegawai Yang Diperkerjakan/Diperbantukan 199Bab XXVII Penutup 201Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 4
  6. 6. BAB I PENDAHULUAN Sebagai aparatur pemerintah, setiap Pegawai Negeri Sipil wajib mengetahui danmemahami hak dan kewajibannya selama menjalankan tugas, sehingga dapat bekerja sesuaidengan yang digariskan dalam peraturan perundang-undangan mengenai kepegawaian. Hal inijuga menjadi tuntutan Direktorat Jenderal Perbendaharaan terhadap seluruh pegawainya. Bebantugas Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang semakin berat harus didukung oleh sumber dayamanusia yang berkualitas, disamping memiliki kepribadian yang baik, etos kerja yang tinggi,cakap, tanggap terhadap kondisi yang terjadi, kreatif dan inovatif, sehingga banyak berperan luasdalam menunjang tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pengelola kepegawaian dilingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan dalam memahami peraturan yang berkaitandengan hak dan kewajiban Pegawai Negeri Sipil maka disusunlah buku ini agar dapat menjadipedoman dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. Selama ini dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, pengelola kepegawaian dilingkungan Ditjen Perbendaharaan dihadapkan pada sejumlah peraturan yang tersebar dan belumdibukukan. Meski telah disusun SOP dalam pengelolaan tugas-tugas kepegawaian, tetapipedoman yang menjadi dasar pijakan pengelola kepagawaian masih harus dicari dan terkadangtidak ada dalam kantor tersebut. Di masing-masing lingkungan eselon I tentunya memiliki kekhasan masing-masing dalamurusan administrasi kepegawaian. Terkadang beberapa pelaksanaan tugas kepegawaian belummemiliki dasar peraturan yang diterbitkan Pemerintah dan BKN. Atau di lingkungan tersebuttelah menetapkan kriteria tertentu dalam pelaksanaan Peraturan Pemerintah di bidangkepegawaian. Begitu juga dengan di Ditjen Perbendaharaan yang memiliki instansi vertikal yangtersebar di seluruh nusantara. Pengelolaan kepegawaian yang baik dan terstandar memiliki tujuan, diantaranya adalahmenjamin hak-hak para pegawai terkait penghasilan, validitas data-data kepegawaian yangmerupakan dasar untuk penetapan kebijakan karier seseorang dan tujuan-tujuan lainnya, sepertipenyeragaman pengelolaan yang memudahkan dalam proses evaluasi dan monitoring. Berangkat dari gagasan bahwa harus ada yang dihasilkan dan menjadikan sesuatu yangakan terus dikenang, Bagian Administrasi Kepegawaian memiliki kemauan besar untukmewujudkan dan menerbitkan sebuah buku pedoman administrasi kepegawaian bagi pengelolakepegawaian baik di tingkat pusat maupun di daerah.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 5
  7. 7. Buku ini harus dibaca berdampingan dengan beberapa ketentuan/peraturan kepegawaianyang berlaku selama ini. Buku ini dimaksudkan juga memberikan metode penyelenggaraan tatausaha kepegawaian secara garis besar.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 6
  8. 8. BAB II PENATAUSAHAAAN DOSIR PEGAWAIA. DASAR HUKUM1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;2. Surat Edaran Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 01/SE/1975 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk Pegawai dan Kartu Pegawai Negara Sipil.B. KEARSIPAN Fungsi arsip bagi organisasi sangat strategis, sebab dalam sebuah lembaga, segalasesuatunya dimulai dengan surat sebagai alat komunikasi tertulis resmi. Arsip bukan saja sebagaisarana komunikasi dan informasi belaka, tetapi yang lebih penting adalah bagaimana mengelolaarsip itu berguna dalam mendukung dan menyusun perencanaan dan kebijakan organisasi. Agar kegiatan administrasi dapat berjalan lancar dan teratur maka diperlukan sistemkearsipan yang baik. Arsip-arsip yang dimiliki tidak semuanya akan terus digunakan. Ada arsip-arsip tertentu yang harus dimusnahkan atau dipindah menjadi arsip inaktif. Dalam kegiatanpengarsipan, terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan pengarsipan supaya arsip dapatdengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika sistem kearsipan berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalandengan lancar. Dan sebaliknya jika sistem kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatanadminstrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yangsulit ditemukan atau bahkan tidak diketahui keberadaannya. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, arsipadalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatukegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Menurut kamusadministrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunandokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itudapat ditemukan kembali secara cepat. Arsip menurut fungsinya terbagi menjadi :1. Arsip Statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh kementerian atau unit organisasi karena memiliki nilai guna kesejarahan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Contoh Arsip Statis :Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 7
  9. 9. Arsip Pendirian, Arsip Mantan Pimpinan, Arsip Pembangunan Gedung Kantor, Arsip Bantuan Pemerintah untuk pembangunan masjid, dsb.2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi pada unit-unit organisasi dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Contoh Arsip Dinamis : Laporan Bulanan th. 2009 – 2010, Surat Edaran th. 2009 – 2010, dll. Arsip Dinamis dibedakan lagi menjadi Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. Pengelompokkan arsip menurut subjek dan isinya dapat dibagi sebagai berikut :1. Arsip Keuangan. Arsip keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan. Contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar, dsb.2. Arsip Kepegawaian. Arsip kepegawaian adalah arsip yang berhubungan dengan masalah- masalah kepegawaian. Contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dsb.3. Arsip Pemasaran. Arsip pemasaran adalah arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran. Contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, surat perjanjian sewa,dsb.4. Arsip Pendidikan. Arsip pendidikan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan. Contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dsb.C. DOSIR PEGAWAI Dosir adalah berkas arsip yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan. Dalamkegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk-produk kantor seperti surat,formulir, dan laporan. Jadi, kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima,mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir laporan dan lain sebagainya. Kata "dosir"sendiri berasal dari istilah Belanda "dossier" yang berarti kumpulan dokumen. Penyelenggaraan tata usaha kepegawaian dapat diartikan merupakan segala rangkaiankegiatan yang berhubungan dengan penerimaan, penelitian, pencatatan, penyimpanan,pengolahan, penyusunan dan pemeliharaan setiap berkas mutasi kepegawaian peroranganpegawai sesuai dengan Nomor Induk Pegawai. Sebagaimana diatur dalam Surat Edaran Kepala Badan Administrasi KepegawaianNegara Nomor 01/SE/1975 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan NomorInduk Pegawai dan Kartu Pegawai Negara Sipil, antara lain ditentukan bahwa satu NIP hanyauntuk satu pegawai negeri dan tidak boleh dialihkan, diantaranya berfungsi sebagai dasarpenyusunan dan memelihara Tata Usaha Kepegawaian.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 8
  10. 10. Dengan fungsi tersebut, penyimpanan, pemeliharaan, dan pembinaan segala mutasikepegawaian, harus dicantumkan NIP untuk mempermudah pengelolaan data kepegawaian.Dalam hal ini mutasi kepegawaian merupakan setiap perubahan mengenai seseorang pegawainegeri, sejak pengangkatan pertama kali sampai pegawai negeri tersebut berhenti, yangdituangkan dalam suatu keputusan resmi dan sah, baik yang menyangkut kedinasan maupunpribadi beserta keluarganya, yang pada hakekatnya adalah berupa perkembangan datakepegawaian. Dosir Kepegawaian adalah himpunan arsip dari seorang pegawai yang disusun secarakronologis dari mulai lamaran sampai dengan pemberhentiannya. Dosir kepegawaian dapatdikemas dalam sebuah map atau odner. Kadang-kadang, isi dosir diklasifikasi menurutkelompok-kelompok, misalnya kelompok surat keputusan, kelompok DP3, dan sebagainya. Untuk keseragaman, keindahan dan untuk mempermudah dalam proses pencarian, odnerdosir pegawai agar diberi label dengan mencantumkan data-data, seperti : nama pegawai, NIP,tanggal lahir, tmt. CPNS dan tanggal pensiun serta ditempelkan foto pegawai. Dokumen-dokumen kepegawaian yang harus ada dalam dosir pegawai, terdiri dari :1. Surat Keputusan Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil;2. Surat Keputusan Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil menjadi Pegawai Negeri Sipil;3. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala;4. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat;5. Surat Keputusan Inpassing Gaji;6. Surat Keputusan Pengangkatan/Pembebasan/Mutasi Jabatan;7. Surat Keputusan Pemberhentian dan Pensiun;8. Surat Keputusan Pemberian Uang Tunggu;9. Surat Keputusan Hukuman Disiplin/Surat Peringatan;10. Surat Tanda Lulus Pendidikan Formal & Sertifikat Diklat;11. Surat Ijin Tugas Belajar/Surat Ijin Melanjutkan Pendidikan AIS;12. Surat Nikah/Cerai;13. Surat Izin Pernikahan/Perceraian/Melaksanakan perceraian;14. Surat Kematian Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya;15. Akte Kelahiran Anak;16. KP4 2 tahun terakhir;17. Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil;18. Sumpah Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan/menduduki jabatan dan SPMT;19. DP3;20. Tanda Penghargaan;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 9
  11. 11. 21. Surat izin cuti dan atau Surat Izin ke luar negeri;22. Surat Keputusan Pengangkatan kembali untuk cuti di luar tanggungan negara;23. Surat Keputusan Pelimpahan/Pencabutan perbantuan/dipekerjakan;24. KARPEG, KARIS/KARSU, Kartu Taspen;25. Surat Keputusan Peringkat Jabatan/Grading;26. Evaluasi Kinerja terkait penilaian Peringkat Jabatan/Grading;27. dan lain-lain yang menyangkut kepegawaian.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 10
  12. 12. BAB III USULAN KENAIKAN PANGKATA. DASAR HUKUM1. Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tanggal 10 November 2000 jo. PP No. 12 tahun 2002 tanggal 17 April 2002;2. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 99 Tahun 2000 jo PP Nomor 12 Tahun 2002;3. Surat Edaran Kepala Biro Kepegawaian Setjen Depkeu Nomor SE-01/SJ.2/2005 tanggal 25 Juli 2005;4. Surat Kepala Biro Sumber Daya Manusia Setjen Depkeu Nomor S-144/SJ.5/2010 tanggal 25 Januari 2010;5. Surat Sekretaris Ditjen Perbendaharaan No. S-77/PB.1/UP.10/2010 tanggal 28 Januari 2010.B. JENIS-JENIS KENAIKAN PANGKAT Berdasarkan PP Nomor 99 Tahun 2000 jo PP Nomor 12 Tahun 2002 kenaikan pangkatdibagi menjadi 5 jenis yaitu : Pilihan, Reguler, Anumerta, Pengabdian dan Prajurit Wajib.1. Kenaikan Pangkat Pilihan Jenis Kenaikan Pengkat Pilihan : a. PNS yang menduduki jabatan struktural b. PNS yang menduduki jabatan fungsional tertentu c. PNS yang menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya d. PNS yang menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi Negara e. PNS yang diangkat menjadi pejabat Negara f. PNS yang memperoleh STTB/Ijazah g. PNS yang melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu h. PNS yang telah selesai dan lulus tugas belajar i. PNS yang dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh diluar instansi induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu j. PNS yang menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan berdasarkan Keputusan PresidenPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 11
  13. 13. a. Kenaikan Pangkat Pilihan Bagi PNS yang Menduduki Jabatan Struktural Kenaikan pangkat pilihan bagi PNS yang menduduki jabatan dapat diberikan dalam batas jenjang pangkat yang ditentukan untuk jabatan ybs. Jenjang Pangkat dalam Jabatan tsb adalah sbb : Jenjang Pangkat Golongan No Eselon Terendah Tertinggi 1 Ia IV/d IV/e 2 Ib IV/c IV/e 3 IIa IV/c IV/d 4 IIb IV/b IV/c 5 IIIa IV/a IV/b 6 IIIb III/d IV/a 7 IVa III/c III/d 8 IVb III/b III/c 1) PNS mempunyai pangkat yg masih satu tingkat di bawah jenjang pangkat terendah suatu jabatan dapat dinaikkan pangkatnya apabila : a) Telah 1 tahun dalam pangkat terakhir; b) Telah 1 tahun dalam jabatan struktural yang didudukinya terhitung sejak pelantikan, dan bersifat kumulatif tetapi tidak terputus dalam tingkat jabatan struktural yang sama. c) DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. 2) PNS telah mencapai jenjang pangkat terendah yang ditentukan untuk suatu jabatan, dapat diberikan kenaikan pangkat apabila : a) Sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir b) Setiap unsur penilaian prestasi kerja/DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. 3) Kelengkapan Administrasi : a) copy sah SK pangkat terakhir; b) copy sah SK jabatan terakhir; c) Surat Pernyataan Pelantikan d) copy sah DP-3 dalam 2 tahun terakhir b. Kenaikan Pangkat Pilihan Bagi PNS yang Menduduki Jabatan Fungsional tertentu 1) Syarat : a) Telah 2 tahun dalam pangkat terakhir b) Memenuhi angka kredit yang ditentukanPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 12
  14. 14. c) DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. 2) Kelengkapan Administrasi : a) copy sah SK jabatan terakhir; b) copy sah SK pangkat terakhir; c) copy sah DP-3 dalam 2 tahun terakhir; d) Asli penetapan angka kredit c. Kenaikan Pangkat PNS Yang Menunjukkan Prestasi Kerja Luar Biasa Baiknya 1) Syarat : a) Telah 1 tahun dalam pangkat terakhir b) DP3 bernilai amat baik dalam 1 tahun terakhir. 2) Yang dimaksud perestasi kerja luar biasa baiknya adalah prestasi kerja yang menonjol baiknya yang secara nyata diakui dalam lingkungan kerjanya, sehingga PNS yang bersangkutan secara nyata menjadi teladan bagi pegawai lainnya. 3) Kenaikan pangkat bagi PNS yang menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya diberikan tanpa terikat ketentuan ujian dinas. 4) Kenaikan pangkat bagi PNS yang menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya dapat melampaui pangkat atasan langsungnya. 5) Kelengkapan Administrasi : a) copy sah SK jabatan terakhir apabila menduduki jabatan b) copy sah SK pangkat terakhir; c) Tembusan keputusan yang ditandatangani asli oleh Pejabat Pembina Kepegawaian tentang penetapan prestasi kerja luar biasa baiknya d) copy sah DP-3 dalam 1 tahun terakhir. d. Kenaikan Pangkat Pilihan bagi PNS Yang Menemukan Penemuan Baru Yang Bermanfaat Bagi Negara 1) Kenaikan pangkat dapat diberikan : a) tanpa terikat dengan jenjang pangkat b) tanpa terikat pada jabatan dan ketentuan ujian dinas. c) dapat melampaui pangkat atasan langsungnya. 2) Syarat : a) 1 tahun dalam pangkat terakhir b) DP3 dalam 1 tahun terakhir rata-rata bernilai baik dengan ketentuan tidak ada unsur penilaian prestasi kerja yang bernilai kurang. 3) Kriteria penemuan baru dan kriteria kemanfaatan terhadap Negara diatur dalam Keputusan Presiden Nomor 61 Tahun 1981 dan peraturan pelaksanaannya diaturPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 13
  15. 15. dengan SE Kepala BAKN dan Ketua LIPI Nomor 15/SE/1982 dan Nomor 704/KEP/J.10/1982 tanggal 27 Oktober 1982. 4) Kelengkapan Administrasi: a) copy sah SK jabatan terakhir apabila menduduki jabatan b) copy sah SK pangkat terakhir; c) copy sah keputusan tentang penemuan baru yang bermanfaat bagi Badan/Lembaga yang ditetapkan oleh Presiden; d) copy sah DP-3 dalam 1 tahun terakhir. e. Kenaikan Pangkat Pilihan Bagi PNS Yang Menjadi Pejabat Negara 1) Syarat : a) Telah 4 tahun dalam pangkat terakhir b) DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir. 2) Kelengkapan Administrasi: a) copy sah SK sebagai pejabat negara; b) copy sah SK pangkat terakhir; c) copy sah DP-3 dalam 1 tahun terakhir; d) copy sah keputusan pemberhentian dari jabatan organiknya; 3) PNS yang diangkat menjadi Pejabat Negara tetapi tidak diberhentikan dari jabatan organiknya, kenaikan pangkatnya dipertimbangkan berdasarkan jabatan organiknya. 4) Kelengkapan Administrasi: a) Bagi yang menduduki jabatan struktural/fungsional tertentu :  copy sah SK jabatan terakhir;  copy sah SK pangkat terakhir;  copy sah DP-3 dalam 2 tahun terakhir;  Asli penetapan angka kredit bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional. b) Bagi yang tidak menduduki jabatan struktural/fungsional tertentu :  copy sah SK pangkat terakhir;  copy sah DP-3 dalam 2 tahun terakhir. f. Kenaikan Pangkat PNS yang Memperoleh STTB/Ijazah/ Diploma PNS yang memperoleh ijasah dapat dinaikkan pangkatnya sehingga menjadi :Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 14
  16. 16. No Ijazah Golongan 1 SLTP atau yang setingkat I/c 2 SLTA, Diploma I, atau yang setingkat II/a 3 Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa atau Diploma II Sarjana II/b 4 Muda, Akademi, atau Diploma III II/c 5 Sarjana (S1) atau Diploma IV III/a 6 Dokter, Ijazah Apoteker atau Ijazah Spesialis I dan Magister (S2) III/b atau Ijazah lain yang setara 7 Doktor (S3) atau Ijazah Spesialis II III/c 1) Kenaikan pangkat diatas, dapat diberikan apabila : a) Diangkat dalam jabatan/diberi tugas yang memerlukan pengetahuan/keahlian yang sesuai Ijazah yang diperoleh; b) Telah 1 tahun dalam pangkat terakhir; c) DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir; d) Memenuhi jumlah angka kredit yang ditentukan bagi yang menduduki jabatan fungsional e) Lulus ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah 2) Kelengkapan Administrasi : a) copy sah STTB/Ijazah/Diploma; b) copy sah SK pangkat terakhir; c) copy sah DP-3 dalam 1 tahun terakhir; d) Asli Penetapan Angka Kredit bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional e) Surat Keterangan Pejabat Pembina Kepegawaian serendah-rendahnya pejabat eselon II tentang uraian tugas yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan kecuali bagi yang menduduki jabatan fungsional tertentu; f) copy sah surat tanda lulus ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah kecuali bagi yang menduduki jabatan fungsional tertentu. g. Kenaikan Pangkat Bagi PNS yang Melaksanakan Tugas Belajar dan Sebelumnya Menduduki Jabatan Struktural Atau Jabatan Fungsional Tertentu 1) Syarat : a) Telah 4 tahun dalam pangkat terakhir b) DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. 2) Kenaikan pangkat di atas, diberikan dalam batas jenjang pangkat yang ditentukan dalam jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu yang terakhir didudukinya sebelum melaksanakan tugas belajar. 3) Kelengkapan Administrasi :Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 15
  17. 17. a) copy sah SK jabatan terakhir; b) copy sah SK pangkat terakhir; c) copy sah keputusan/perintah tugas belajar; d) copy sah DP-3 dalam 2 tahun terakhir. h. Kenaikan Pangkat Pilihan Bagi PNS yang Telah Selesai Mengikuti dan Lulus Tugas Belajar PNS yang melaksanakan tugas belajar apabila telah lulus dan memperoleh ijasah dapat dinaikkan pangkatnya menjadi : No Ijazah Golongan 1 Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa atau Diploma II II/b 2 Sarjana Muda, Akademi, atau Diploma III II/c 3 Sarjana (S1) atau Diploma IV III/a 4 Dokter, Ijazah Apoteker atau Ijazah Spesialis I dan III/b Magister (S2) atau Ijazah lain yang setara 5 Doktor (S3) atau Ijazah Spesialis II III/c 1) Syarat : a) Telah 1 tahun dalam pangkat terakhir;dan b) DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir. 2) Kelengkapan Administrasi : a) copy sah SK jabatan terakhir; b) copy SK pangkat terakhir; c) copy sah kepututusan/perintah untuk tugas belajar; d) copy sah DP-3 dalam 1 tahun terakhir; e) copy sah Ijazah/Diploma yang diperolehnya. i. Kenaikan Pangkat Bagi PNS yang dipekerjakan atau diperbantukan di luar Instansi Induknya dan diangkat dalam jabatan pimpinan 1) Syarat : a) Telah 4 tahun dalam pangkat terakhir; b) DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. 2) Kenaikan pangkat sebagaimana tersebut di atas dapat dipertimbangkan sesuai jenjang pangkat yang ditetapkan untuk eselon jabatannya. 3) Kenaikan Pangkat Bagi PNS yang dipekerjakan atau diperbantukan di luar Instansi Pemerintah hanya dapat diberikan sebanyak-banyaknya 3 kali kecuali bagi yang dipekerjakan atau diperbantukan pada lembaga kependidikan, sosial, kesehatan, dan perusahaan jawatan.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 16
  18. 18. 4) PNS yang menduduki jabatan fungsional tertentu yang dipekerjakan di luar instansi induknya, dapat diberikan kenaikan pangkat setiap kali setingkat lebih tinggi. 5) Kelengkapan Administrasi : a) copy sah SK jabatan terakhir; b) copy sah SK pangkat terakhir; c) copy sah keputusan tentang penugasan di luar instansi induknya; d) Tembusan penetapan angka kredit bagi yang menduduki jabatan fungsional e) copy sah DP-3 dalam 2 tahun terakhir.2. Kenaikan Pangkat Reguler a. Syarat kenaikan pangkat reguler : 1) Telah 4 tahun dalam pangkat terakhir;dan 2) DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. 3) Tidak melampaui pangkat atasan langsungnya b. Batas tertinggi kenaikan pangkat reguler yang dapat dicapai berdasarkan ijasah yang dimiliki PNS adalah sbb : Golongan No Bagi yang mempunyai Ijazah Tertinggi 1 SD atau yang setingkat II/a 2 SLTP atau yang setingkat II/c 3 Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Pertama II/d 4 SLTA, Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Atas (3 tahun), Sekolah III/b Lanjutan Kejuruan Tingkat Atas (4 tahun), Diploma I, Diploma II 5 Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa , Diploma III, Sarjana Muda, III/c Akademi, Ijasah Bakaloreat 6 Sarjana (S1) atau Diploma IV III/d 7 Dokter, Ijazah Apoteker dan Magister (S2) atau Ijazah lain yang setara IV/a 8 Doktor (S3) IV/b c. PNS yang Kenaikan Pangkat Regulernya mengakibatkan pindah golongan dari golongan II menjadi golongan III dan golongan III menjadi golongan IV, harus telah mengikuti dan lulus ujian dinas yang ditentukan, kecuali bagi PNS yang : 1) Telah mengikuti dan lulus Sepada/Adum/Sepala/Diklatpim Tingkat IV untuk ujian dinas Tingkat I; 2) Telah mengikuti dan lulus Sepadya/Spama/Diklatpim Tingkat III untuk ujian dinas Tingkat II; 3) Telah memperoleh Ijazah Sarjana (S1) atau Diploma IV untuk ujian dinas Tingkat I;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 17
  19. 19. 4) Telah memperoleh Ijazah Dokter, Ijazah Apoteker, Magister (S2) dan Ijazah lain yang setara atau Doktor (S3), untuk ujian Dinas Tingkat I atau Ujian Dinas Tingkat II. d. Kelengkapan Administrasi : 1) copy sah SK pangkat terakhir; 2) copy sah DP-3 dalam 2 tahun terakhir; 3) copy sah STTB/Ijazah/Diploma bagi yang memperoleh peningkatan pendidikan; 4) copy sah SK mutasi lainnya apabila terjadi perubahan data kepegawaian (misalnya SK Pindah Kerja, SK Alih Status, dan sebagainya). 5) copy sah surat perintah tugas belajar (Bagi PNS yang Melaksanakan Tugas Belajar dan Sebelumnya Tidak Menduduki Jabatan Struktural atau Fungsional Tertentu) 6) Surat penugasan dipekerjakan/diperbantukan di luar instansi induknya. (bagi PNS yang dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar Instansi Induk dan tidak menduduki jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu)3. Kenaikan Pangkat Anumerta PNS yang dinyatakan tewas, diberikan kenaikan pangkat anumerta setingkat lebih tinggi. yakni : a. Meninggal dunia dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya. b. Meninggal dunia dalam keadaan lain yang ada hubungannya dengan dinasnya, sehingga kematian itu disamakan dengan meninggal dunia dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya. c. Meninggal dunia yang langsung diakibatkan oleh luka atau cacat jasmani atau cacat rohani yang didapat dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya. d. Meninggal dunia karena perbuatan anasir yang tidak bertanggung jawab ataupun sebagai akibat tindakan terhadap anasir itu4. Kenaikan Pangkat Pengabdian Kenaikan pangkat pengabdian diberikan bagi PNS yang meninggal dunia atau akan diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun karena mencapai batas usia pensiun, dapat diberikan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi, apabila : a. Memiliki masa bekerja sebagai PNS selama : 1) 30 tahun secara terus-menerus dan telah 1 bulan dalam pangkat terakhir. 2) 20 tahun secara terus-menerus dan telah 1 tahun dalam pangkat terakhir. 3) 10 tahun secara terus-menerus dan telah 2 tahun dalam pangkat terakhir.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 18
  20. 20. b. DP3 bernilai baik dalam 1 tahun terakhir. c. Tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat dalam 1 tahun terakhir. Kenaikan pangkat pengabdian juga diberikan kepada PNS yang oleh Tim Penguji Kesehatan dinyatakan cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri.5. Kenaikan Pangkat Prajurit Wajib PNS selama menjalani dinas prajurit wajib tidak diberikan kenaikan pangkat. Pemberian pangkatnya dapat dipertimbangkan pada saat pengangkatan kembali pada instansi induknya setelah ia selesai menjalankan dinas prajurit wajib dengan memperhitungkan penuh masa kerja selama menjalankan dinas prajurit wajib dan dengan memperhatikan pangkat yang dimilikinya sebagai prajurit wajib.C. KELENGKAPAN TAMBAHAN USUL KENAIKAN PANGKAT Untuk internal Ditjen Perbendaharaan, sesuai dengan Surat Sekretaris DitjenPerbendaharaan No. S-77/PB.1/UP.10/2010 tanggal 28 Januari 2010, terdapat tambahankelengkapan untuk usul kenaikan pangkat, yaitu:1. copy sah surat keputusan jabatan terakhir atasan langsung pegawai yang diusulkan kenaikan pangkatnya;2. copy sah surat keputusan/surat/nota dinas penempatan terakhir pegawai yang diusulkan kenaikan pangkatnya. Bagi PNS yang lokasi pada saat memperoleh ijazah berbeda dengan tempat tugas saatpengusulan kenaikan pangkat, maka usul kenaikan pangkat disertai pula dengan suratketerangan kronologis penempatan yang dibuktikan dengan SK mutasi.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 19
  21. 21. BAB IV KENAIKAN GAJI BERKALAA. DASAR HUKUM1. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil;2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan APBN.B. KENAIKAN GAJI BERKALA1. Kepada pegawai negeri sipil yang diangkat dalam suatu pangkat diberikan gaji pokok berdasarkan golongan ruang yang ditetapkan untuk pangkat tersebut. Gaji calon pegawai negeri sipil sebesar 80% dari gaji pokoknya;2. Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala yaitu setiap 2 (dua) tahun sekali dan apabila telah memenuhi persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;3. Kenaikan gaji berkala untuk pertama kali bagi seorang pegawai negeri sipil yang diangkat dalam golongan I, II, III diberikan setelah mempunyai masa kerja 2 (dua) tahun sejak diangkat menjadi calon pegawai negeri sipil dan selanjutnya 2 (dua) tahun sekali, kecuali untuk pegawai negeri sipil yang pertama kali diangkat dalam golongan II/a diberikan kenaikan gaji berkala pertama kali setelah mempunyai masa kerja 1 (satu) tahun dan selanjutnya setiap 2 (dua) tahun sekali;4. Pegawai Negeri Sipil mendapatkan kenaikan gaji berkala apabila : a. telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala b. penilaian pelaksanaan pekerjaan dengan nilai rata-rata sekurang-kurangnya “cukup”5. Pemberian kenaikan gaji berkala dilakukan dengan surat pemberitahuan oleh kepala kantor/satuan organisasi yang bersangkutan atas nama pejabat yang berwenang dan diterbitkan 2 (dua) bulan sebelum kenaikan gaji berkala itu berlaku;6. Keputusan kenaikan gaji berkala tidak dapat berlaku surut lebih dari 2 (dua) tahun;7. Sebelum diterbitkan surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala, agar dilakukan proses penilaian dengan Nota Rahasia.C. PENUNDAAN KENAIKAN GAJI BERKALA1. Seorang Pegawai Negeri Sipil yang belum memenuhi syarat (nilai rata-rata DP-3 kurang dari “cukup”), maka kenaikan gaji berkalanya ditunda paling lama untuk waktu 1 (satu) tahun;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 20
  22. 22. 2. Apabila dalam waktu penundaan 1 (satu) tahun tersebut Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan belum juga memenuhi syarat maka kenaikan gaji berkalanya ditunda lagi tiap- tiap kali paling lama untuk 1 (satu) tahun;3. Apabila tidak ada alasan lagi untuk penundaan, maka kenaikan gaji berkala tersebut diberikan mulai bulan berikutnya dari masa penundaan itu;4. Penundaan kenaikan gaji berkala dilakukan dengan surat keputusan pejabat yang berwenang;5. Masa penundaan kenaikan gaji berkala dihitung penuh untuk kenaikan gaji berkala berikutnya;6. Penundaan kenaikan gaji berkala dimaksud bukan merupakan hukuman disiplin Pegawai Negeri Sipil melainkan sebagai akibat tidak dipenuhinya persyaratan.D. DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN UNTUK KENAIKAN GAJI BERKALA1. Foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir;2. Foto copy sah berkala terakhir;3. DP-3 1 (satu) tahun terakhir.E. CONTOH FORMAT DOKUMENPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 21
  23. 23. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala KOP SURATNomor : PEM- ............. 2011Lampiran :-Hal : Kenaikan Gaji Berkala a.n.: ................................. NIP .................................Yth. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara ................................. di ................................. Dengan ini diberitahukan, bahwa berhubung telah dipenuhinya masa kerja dan syarat-syaratlainnya kepada : 1. Nama : ................................. 2. NIP / No.Karpeg : ................................. / ................................. 3. Pangkat : ................................. 4. Jabatan : ................................. 5. Unit Organisasi : ................................. 6. Gaji Pokok Lama : Rp. ................................. (.................................) (PP No. .................................)atas dasar Surat Keputusan terakhir tentang gaji/pangkat yang ditetapkan : a. oleh pejabat : ................................. b. tanggal : ................................. nomor : ................................. c. terhitung mulai tanggal : ................................. d. masa kerja golongan : ................................. pada tanggal tersebutdiberikan kenaikan gaji berkala hingga memperoleh : 7. Gaji Pokok Baru : Rp. ................................. (.................................) (PP No. ................................. ) 8. Berdasarkan masa kerja : ................................. 9. Dalam Golongan : ................................. 10. Terhitung Mulai Tanggal : ................................. Diharapkan agar sesuai dengan pasal 29 ayat (1) Keppres nomor 42 tahun 2002 kepada pegawaitersebut dapat dibayarkan penghasilannya berdasarkan gaji pokok yang baru. a.n. Direktur Jenderal Perbendaharaan Kepala ................................. ................................. NIP .................................Tembusan : (disesuaikan dengan pihak yang berkebutuhan)………………………Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 22
  24. 24. Nota Rahasia KOP SURAT Nota RahasiaDari : Kepala Subbagian Umum …………….Kepada : Yth. Kepala Seksi …………… Dengan ini diberitahukan bahwa pegawai tersebut dibawah ini :Nama : ………….Pangkat : ………….Sudah saatnya diberikan KENAIKAN PANGKAT/GAJI BERKALA/DIANGKAT SEBAGAIPNS *) terhitung mulai tanggal ………………. Diminta agar dapat diberikan penegasan mengenai daftar penilaian pegawai tersebutdengan berpedoman pada pertanyaan sebagaimana tersebut dibawah ini : Kepala Subbagian Umum …………………………Pertimbangan Kepala Seksi …………….Mengenai Sdr………………………. NIP………………… Gol…………………..a. Kecakapan teknis :b. Kerajinan :c. Kelakuan (Watak) :d. Bakat kecakapan memimpin **) :e. Hubungan pergaulan dengan : Teman-teman sekerja (baik dg Pimpinan atau bawahan) Berdasarkan pertimbangan tersebut diatas pegawai tersebut DAPAT/BELUM DAPAT *)diberikan KENAIKAN PANGKAT/GAJI BERKALA/DIANGKAT SEBAGAI PNS *) terhitungmulai tanggal ……………Menyetujui/Tidak Menyetujui …………………………..Kepala ……………………… Kepala Seksi …………………………………………… ……………………………Pertimbangan agar dinyatakan dengan istilah :1. Amat baik 4. Sedang2. Baik 5. Kurang3. Cukup*) Coret yang tidak perlu**) Hanya diisi untuk yang memangku jabatanPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 23
  25. 25. BAB V DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAANA. DASAR HUKUM1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil;2. Surat Edaran Kepala BAKN Nomor SE-02/SE/1980 tanggal 11 Pebruari 1980 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil;3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 256/KMK.01/2011 tanggal 3 Agustus 2011 tentang Pegawai Negeri Sipil yang Dipekerjakan atau Diperbantukan di Luar Kementerian Keuangan.B. UMUM1. Unsur-unsur yang dinilai dalam Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) adalah: a. kesetiaan; b. prestasi kerja; c. tanggung jawab; d. ketaatan; e. kejujuran; f. kerjasama; g. prakarsa; dan h. kepemimpinan. Unsur kepemimpinan hanya dinilai bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang berpangkat Pengatur Muda golongan ruang II/a ke atas yang memangku suatu jabatan.2. Pejabat penilai baru dapat melakukan penilaian pelaksanaan pekerjaan, apabila telah membawahi PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan.3. Apabila PNS yang dinilai berkeberatan atas nilai dalam DP3, maka dapat mengajukan keberatan disertai dengan alasan-alasannya, kepada atasan pejabat penilai melalui hirarkis dalam jangka waktu 14 hari sejak diterimanya DP3 tersebut.C. PEJABAT PENILAI DP31. Pejabat penilai baru dapat memberikan penilaian apabila telah membawahi PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan.2. Apabila DP3 diperlukan, sedang pejabat penilai belum 6 bulan membawahi PNS yang dinilai, maka pejabat penilai tersebut dapat melakukan penilaian dengan menggunakan bahan-bahan yang ditinggalkan pejabat penilai yang lama.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 24
  26. 26. 3. Pejabat yang berwenang membuat DP3 wajib membuat dan memelihara catatan tentang PNS di lingkungannya.4. Jangka waktu penilaian adalah mulai bulan Januari s.d bulan Desember dalam tahun yang bersangkutan.D. DP3 CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL1. Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), DP3 hanya dibuat dalam tahun yang bersangkutan apabila sampai dengan bulan Desember telah mencapai 6 bulan menjadi CPNS. Apabila CPNS dalam tahun yang bersangkutan belum 6 bulan menjadi CPNS, penilaian DP3 dilakukan dalam tahun berikutnya.2. Contoh: seorang CPNS diangkat pada awal bulan Agustus 1980. Dalam hal ini, ia tidak dapat dinilai dalam tahun 1980, tetapi baru dapat dinilai pada tahun 1981.3. Bagi CPNS yang akan diangkat menjadi PNS, penilaian pelaksanaan pekerjaan dilakukan setelah sekurang-kurangnya 1 tahun menjadi CPNS terhitung mulai melaksanakan tugas secara nyata.4. CPNS yang telah dibuat DP3-nya untuk kepentingan pengangkatan menjadi PNS, tidak usah lagi dibuat DP3nya pada bulan Desember tahun yang bersangkutan.5. Contoh: seorang diangkat menjadi CPNS terhitung mulai tanggal 1 Agustus 1980. Untuk pengangkatan sebagai PNS, maka DP3 dibuat tanggal 1 September 1981. Dalam hal ini, DP3 tersebut berlaku untuk tahun 1982 atau DP3nya tidak usah dibuat lagi pada bulan Desember 1981.6. Pada saat seseorang yang diangkat menjadi PNS tetapi DP3-nya belum 1 tahun, maka pengangkatannya sebagai PNS tidak sah.E. DP3 PEGAWAI TUGAS BELAJAR1. DP3 bagi PNS yang sedang menjalankan tugas belajar, dibuat oleh pejabat penilai dengan menggunakan bahan-bahan yang diberikan oleh pimpinan perguruan tinggi, sekolah atau kursus yang bersangkutan.2. Khusus bagi PNS yang menjalankan tugas belajar diluar negeri, bahan-bahan penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut diberikan oleh Kepala Perwakilan Republik Indonesia di negara yang bersangkutan.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 25
  27. 27. F. DP3 PEGAWAI DIPEKERJAKAN/PEGAWAI DIPERBANTUKAN1. Pegawai Dipekerjakan yang penugasannya sebelum Keputusan Menteri Nomor 256/KMK.01/2011 ditetapkan, wajib menyampaikan DP3 kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan u.p. Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan.2. Pegawai Dipekerjakan yang penugasannya setelah Keputusan Menteri Nomor 256/KMK.01/2011 ditetapkan, wajib menyampaikan DP3 kepada Menteri Keuangan u.p. Sekretaris Jenderal.3. DP3 bagi Pegawai Diperbantukan dibuat oleh pejabat penilai dan atasan pejabat penilai di unit eselon I terakhir tercatat sebagai pegawai, dengan bahan dari atasan langsung di tempat penugasannya, dengan ketentuan: a. bagi yang sebelum penugasan menduduki jabatan eselon I, pejabat penilai dan atasan pejabat penilai adalah Menteri Keuangan; b. bagi yang sebelum penugasan menduduki jabatan eselon II, dan penugasannya sebelum Keputusan Menteri Nomor 256/KMK.01/2011 ditetapkan, pejabat penilai adalah Direktur Jenderal Perbendaharaan dan atasan pejabat penilai adalah Menteri Keuangan; c. bagi yang sebelum penugasan menduduki jabatan eselon II, dan penugasannya setelah Keputusan Menteri Nomor 256/KMK.01/2011 ditetapkan, pejabat penilai adalah Sekretaris Jenderal dan atasan pejabat penilai adalah Menteri Keuangan; d. bagi yang sebelum penugasan menduduki jabatan eselon III ke bawah dan Pelaksana, dan penugasannya sebelum Keputusan Menteri Nomor 256/KMK.01/2011 ditetapkan, pejabat penilai adalah Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan atasan pejabat penilai adalah Direktur Jenderal Perbendaharaan; e. bagi yang sebelum penugasan menduduki jabatan eselon III ke bawah dan Pelaksana, dan penugasannya setelah Keputusan Menteri Nomor 256/KMK.01/2011 ditetapkan, pejabat penilai adalah Kepala Biro SDM dan atasan pejabat penilai adalah Sekretaris Jenderal.G. PENGAJUAN KEBERATAN1. PNS yang merasa keberatan atas nilai dalam DP3, baik secara keseluruhan maupun sebagian, dapat mengajukan keberatan secara tertulis disertai dengan alasannya kepada atasan pejabat penilai melalui hirarkis. Keberatan tersebut dituliskan dalam DP3 pada ruangan yang telah disediakan.2. Keberatan harus sdh diajukan dalam jangka waktu 14 hari terhitung mulai ia menerima DP3. Keberatan yang melebihi batas waktu 14 hari menjadi kedaluwarsa, sehingga tidak dapat dipertimbangkan lagi.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 26
  28. 28. 3. Walaupun PNS yang dinilai keberatan, ia harus membubuhkan tanda tangan.4. Setelah menerima keberatan, pejabat penilai membuat tanggapan secara tertulis pada ruangan yang telah disediakan dalam DP3.5. Atasan pejabat penilai wajib memeriksa dan memperhatikan keberatan dan tanggapan.6. Apabila atasan pejabat penilai mempunyai alasan yang cukup, maka ia dapat mengadakan perubahan terhadap nilai baik menaikan atau menurunkan nilai. Perubahan nilai yang dilakukan oleh atasan pejabat penilai tidak dapat diganggu gugat dan tidak dapat lagi diajukan keberatan.7. Perubahan nilai dicantumkan dalam DP3 yang bersangkutan dengan mencoret nilai yang lama dan mencantumkan nilai yang baru. Nilai lama yang dicoret harus tetap terbaca. Setiap coretan harus diparaf oleh atasan pejabat penilai.8. DP3 yang dibuat oleh pejabat penilai yang merangkap menjadi atasan pejabat penilai tidak dapat diganggu gugat.H. HAL-HAL PENTING LAINNYA1. Tanggal penilaian DP3 tahun 20X1 (tanggal dibuat oleh pejabat penilai) adalah tanggal 31 Desember 20X1 tanpa dibatasi jam kerja atau hari libur. Sedangkan tanggal diterima pegawai yang dinilai dan atasan pejabat penilai adalah setelah 31 Desember 20X1. Misalnya: tanggal diterima pegawai yang dinilai: 5 Januari 20X2 dan tanggal diterima atasan pejabat penilai: 5 Januari 20X2.2. Dalam Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 02/SE/1980 angka romawi V perihal Tata Cara Penilaian, angka 2 tentang Pedoman Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan diberikan contoh bahwa setiap unsur penilaian selalu dinilai dengan angka bulat dan hasil penilaian pejabat penilai selalu angka bulat. Sehingga apabila setelah dirata-rata dalam penilaian unsur yang dinilai diperoleh angka pecahan < 0,50 (lebih kecil atau sama dengan 0,50) maka dibulatkan ke bawah dan apabila mendapatkan angka pecahan >0,50 (lebih besar dari 0,50) maka dibulatkan keatas.3. Dalam rangka penilaian DP3, untuk para pejabat/pegawai yang pangkatnya lebih tinggi dari pejabat penilai dan/atau pejabat penilai pangkatnya lebih tinggi dari atasan pejabat penilai, maka pejabat penilai dan atasan pejabat penilai agar secara berjenjang ditarik naik satu tingkat. Contoh: a. untuk penilaian DP3 pejabat eselon IV (yang pangkatnya lebih tinggi daripada pejabat eselon III), pejabat penilainya adalah Kepala Kanwil dan atasan pejabat penilai adalah Direktur Jenderal Perbendaharaan;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 27
  29. 29. b. untuk penilaian DP3 pelaksana (dimana pejabat penilai pangkatnya lebih tinggi dari atasan pejabat penilai), atasan pejabat penilai adalah Kepala Bagian Umum Kanwil; c. contoh tersebut berlaku juga bagi instansi yang pejabat eselon III definitif belum ditetapkan (tidak ada). Pelaksana Tugas (Plt.)/Pelaksana Harian (Plh.) tidak berhak memberikan penilaian DP3.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 28
  30. 30. BAB VI CUTI PEGAWAIA. DASAR HUKUM1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1999;2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil;3. Keputusan Bersama Tiga Menteri mengenai Cuti Bersama;4. Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor SE-3559 /MK.1/2009 tanggal 10 Desember 2009.B. CUTI TAHUNAN Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu.Tujuan pemberian cuti adalah dalam rangka usaha untuk menjamin kesegaran jasmani danrohani.1. Hak Cuti Tahunan a. Merupakan hak PNS, termasuk CPNS yang telah bekerja secara terus menerus selama 1 (satu) tahun. b. CPNS hanya berhak atas cuti tahunan, kecuali ditentukan lain oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti berdasarkan pertimbangan kemanusiaan. c. Selama menjalankan cuti tahunan, PNS/CPNS yang bersangkutan memperoleh TKPKN.2. Penggunaan Cuti Tahunan a. Penggunaan cuti tahunan dapat digabungkan dengan cuti bersama, dengan jumlah paling sedikit menjadi 3 (tiga) hari kerja. b. Cuti tahunan yang akan dijalankan di tempat yang sulit perhubungannya dapat ditambah untuk paling lama 14 hari termasuk hari libur. Ketentuan ini tidak berlaku apabila cuti tahunan yang diambil kurang dari 12 hari. c. Cuti bersama yang tidak digunakan karena kepentingan dinas dan berdasarkan surat tugas, tetap menjadi hak cuti tahunan PNS.3. Penangguhan Cuti Tahunan yang Tersisa a. Cuti tahunan yang tersisa 6 (enam) hari kerja atau kurang tetap menjadi hak PNS yang bersangkutan.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 29
  31. 31. b. Cuti tahunan yang tersisa lebih dari 6 (enam) hari kerja harus dimintakan penangguhan oleh PNS/CPNS kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti, agar penangguhan dimaksud dapat dilaksanakan tahun berikutnya. c. Pejabat yang berwenang memberikan cuti dapat menangguhkan cuti tahunan paling lambat akhir bulan Desember tahun yang berjalan. d. Cuti tahunan dapat ditangguhkan pelaksanaannya oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk paling lama 1 tahun, apabila kepentingan dinas mendesak.4. Penggunaan Cuti Tahunan yang Tersisa a. Cuti tahunan yang tersisa yang digabungkan penggunaannya dengan cuti tahunan tahun yang sedang berjalan, dapat diambil untuk paling lama: ● 18 (delapan belas) hari kerja termasuk cuti tahunan yang sedang berjalan; dan ● 24 (dua puluh empat) hari kerja termasuk cuti tahunan yang sedang berjalan, apabila cuti tahunan tidak diambil secara penuh dalam beberapa tahun. b. Pengajuan permohonan cuti tahunan yang tersisa yang digabungkan penggunaannya dengan cuti tahunan yang sedang berjalan harus mencantumkan jumlah cuti tahunan yang tersisa dari cuti tahunan pada masing-masing tahun yang bersangkutan. c. Tanpa adanya persetujuan penangguhan dari pejabat yang berwenang memberikan cuti, lamanya cuti tahunan yang dapat diambil dalam tahun yang sedang berjalan menjadi paling lama 18 (delapan belas) hari kerja. d. Cuti tahunan yang ditangguhkan dapat diambil dalam tahun berikutnya selama 24 hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.C. CUTI BESAR1. Hak Cuti Besar a. Merupakan hak PNS yang telah bekerja paling kurang 6 (enam) tahun secara terus menerus. b. PNS yang akan/telah menjalani cuti besar tidak berhak lagi atas cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan. c. Selama menjalankan cuti besar, PNS yang bersangkutan tidak berhak atas tunjangan jabatan dan tidak memperoleh TKPKN.2. Penggunaan Cuti Besar a. PNS perlu merencanakan penggunaan cuti besar sejak awal tahun. b. Cuti besar dapat digunakan oleh PNS untuk ● memenuhi kewajiban agama;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 30
  32. 32. ● persalinan anaknya yang keempat apabila PNS yang bersangkutan mempunyai hak cuti besar menjelang persalinan; atau ● keperluan lainnya sesuai pertimbangan pejabat yang berwenang memberikan cuti. c. PNS yang telah melaksanakan cuti tahunan dan akan mengambil cuti besar pada tahun yang bersangkutan harus mengembalikan TKPKN yang diterimanya selama melaksanakan cuti tahunan. d. PNS yang akan/telah menggunakan cuti besar berhak atas: ● cuti bersama; ● cuti tahunan yang tersisa pada tahun sebelum digunakan cuti besar; ● cuti sakit; ● cuti bersalin untuk persalinan anaknya yang pertama, kedua, dan ketiga; ● cuti karena alasan penting. e. Apabila kepentingan dinas mendesak cuti besar dapat ditangguhkan pelaksanaannya pejabat yang berwenang untuk paling lama 2 tahun,. f. Selama menjalankan cuti besar, PNS menerima penghasilan penuh namun tunjangan jabatan tidak dibayarkan. g. Cuti besar yang tidak diambil PNS yang bersangkutan tepat pada waktunya, dapat diambil pada tahun-tahun berikutnya tetapi keterlambatan pengambilan cuti besar itu tidak dapat diperhitungkan untuk pengambilan cuti besar yang berikutnya. Seseorang diangkat sbg CPNS pada 1 April 2000. Pada tanggal 1 April 2001 ia diangkat menjadi PNS. Pada tanggal 1 April 2006, PNS yang bersangkutan baru berhak atas cuti besar.D. CUTI SAKIT1. Hak Cuti Sakit merupakan hak PNS dan/atau PNS/CPNS wanita yang mengalami gugur kandungan.2. Penggunaan Cuti Sakit a. PNS yang menderita sakit lebih dari 2 (dua) hari harus melampirkan surat keterangan dokter dari rumah sakit pemerintah/puskesmas. b. PNS yang telah menggunakan cuti sakit untuk jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun 6 (enam) bulan dan telah aktif bekerja kembali, berhak atas: ● cuti bersama; ● cuti tahunan pada tahun yang sedang berjalan dan cuti tahunan yang tersisa pada tahun sebelum digunakan cuti sakit; ● cuti besar; ● cuti bersalin;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 31
  33. 33. ● cuti karena alasan penting. c. PNS yang sakit selama 1 atau 2 hari berhak atas cuti sakit, dengan ketentuan, bahwa ia harus memberitahukan kepada atasannya. d. Cuti sakit lebih dari 2 hari sampai dengan 14 hari dapat diajukan dengan melampirkan surat keterangan dokter e. Cuti sakit lebih dari 14 hari dapat diajukan dengan melampirkan surat keterangan dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan. f. Cuti sakit diberikan untuk waktu paling lama 1 tahun dan dapat ditambah untuk paling lama 6 bulan apabila dipandang perlu berdasarkan surat keterangan dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan. g. PNS yang tidak sembuh dari penyakitnya dalam jangka waktu sebagaimana tersebut di atas, harus diuji kembali kesehatannya oleh dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan. Apabila berdasarkan hasil pengujian yang bersangkutan belum sembuh dari penyakitnya, maka ia diberhentikan dengan hormat dari jabatannya karena sakit dengan mendapat uang tunggu. h. PNS wanita yang mengalami gugur kandungan berhak atas cuti sakit untuk paling lama 1 ½ bulan. Permohonan cuti harus dilampiri surat keterangan dokter atau bidan. i. PNS yang mengalami kecelakaan dalam dan oleh karena menjalankan tugas kewajibannya sehingga ia perlu mendapat perawatan berhak atas cuti sakit sampai ia sembuh dari penyakitnya. Selama menjalankan cuti sakit, PNS yang bersangkutan menerima penghasilan penuh.E. CUTI BERSALIN1. Hak Cuti Bersalin a. Merupakan hak PNS/CPNS wanita untuk persalinan anaknya yang pertama, kedua, dan ketiga. b. Cuti bersalin yang digunakan oleh CPNS wanita untuk persalinan anaknya yang pertama akan mengurangi hak cuti persalinan setelah yang bersangkutan menjadi PNS.2. Penggunaan Cuti Bersalin dan Cuti Lain untuk Bersalin a. PNS yang telah menggunakan cuti bersalin, berhak atas: ● cuti bersama; ● cuti tahunan pada tahun yang sedang berjalan dan cuti tahunan yang tersisa pada tahun sebelum digunakan cuti bersalin; ● cuti besar; ● cuti sakit;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 32
  34. 34. ● cuti karena alasan penting. b. PNS wanita dapat diberikan cuti besar untuk persalinan anaknya yang keempat, apabila yang bersangkutan mempunyai hak cuti besar menjelang persalinan. c. PNS wanita yang akan/telah menggunakan cuti besar untuk persalinan anaknya yang keempat tidak berhak lagi atas cuti tahunannya dalam tahun yang bersangkutan. d. PNS wanita yang akan/telah menggunakan cuti besar tersebut berhak atas: ● cuti bersama; ● cuti tahunan yang tersisa pada tahun sebelum digunakan cuti besar; ● cuti sakit; ● cuti karena alasan penting. e. PNS wanita dapat diberikan cuti di luar tanggungan negara untuk persalinan anaknya yang kelima dan seterusnya. f. PNS wanita yang telah menggunakan cuti di luar tanggungan negara tersebut, berhak atas: ● cuti bersama; ● cuti tahunan pada tahun yang sedang berjalan dan cuti tahunan yang tersisa pada tahun sebelum digunakan cuti di luar tanggungan negara; ● cuti besar setelah bekerja kembali paling kurang 6 (enam) tahun secara terus- menerus; ● cuti sakit; ● cuti karena alasan penting. g. Lamanya cuti bersalin adalah 1 bulan sebelum dan 2 bulan sesudah persalinan. h. Selama menjalankan cuti bersalin PNS wanita yang bersangkutan menerima penghasilan penuh.F. CUTI KARENA ALASAN PENTING1. Hak Cuti Karena Alasan Penting a. Merupakan hak PNS. b. Selama menjalankan cuti karena alasan penting, PNS yang bersangkutan tidak memperoleh TKPKN.2. Penggunaan Cuti Karena Alasan Penting a. Yang dimaksud dengan cuti karena alasan penting adalah cuti karena: ● ibu, bapak, Isteri/suami, anak, adik, kakak, mertua, atau menantu sakit keras atau meninggal dunia;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 33
  35. 35. ● salah seorang anggota keluarga yang dimaksud dalam huruf a meninggal dunia dan menurut ketentuan hukum yang berlaku PNS yang bersangkutan harus mengurus hak-hak dari anggota keluarganya yang meninggal dunia itu; ● melangsungkan perkawinan yang pertama; ● alasan penting lainnya yang ditetapkan kemudian oleh Presiden b. Selain karena alasan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan yang mengatur cuti PNS, PNS juga berhak atas cuti karena alasan penting karena terjadinya kondisi force major, misalnya banjir, tanah longsor, kebakaran, dan gempa bumi. c. PNS yang telah menggunakan cuti karena alasan penting, berhak atas: ● cuti bersama; ● cuti tahunan pada tahun yang sedang berjalan dan cuti tahunan yang tersisa pada tahun sebelum digunakan cuti karena alasan penting; ● cuti besar; ● cuti sakit; ● cuti bersalin. d. Cuti paling lama 2 bulan. e. Selama menjalankan cuti menerima penghasilan penuh yakni gaji pokok dan penghasilan lain yang berhak diterimanya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku kecuali tunjangan jabatan pimpinan.G. HAK CUTI BAGI PNS YANG SEDANG TUGAS BELAJAR1. PNS yang sedang tugas belajar, berhak atas: a. cuti bersama; b. cuti bersalin; c. cuti besar untuk persalinan anaknya yang keempat apabila yang bersangkutan mempunyai hak cuti besar menjelang persalinan;2. PNS yang sedang tugas belajar di dalam negeri atau di luar negeri yang akan menggunakan cuti bersalin dan cuti besar untuk persalinan anaknya yang keempat (apabila yang bersangkutan mempunyai hak cuti besar menjelang persalinan) harus mengajukan permohonan cuti kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti melalui Pimpinan Perguruan Tinggi atau Kepala Perwakilah Republik Indonesia di nagara yang bersangkutan.H. HAK CUTI BAGI PNS YANG TELAH SELESAI TUGAS BELAJAR1. PNS yang telah selesai tugas belajar dan bekerja kembali di lingkungan Kementerian Keuangan berhak atas:Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 34
  36. 36. a. cuti bersama; b. cuti besar untuk persalinan anaknya yang keempat apabila yang bersangkutan mempunyai hak cuti besar menjelang persalinan; c. cuti sakit; d. cuti bersalin; e. cuti karena alasan penting.2. PNS yang telah selesai tugas belajar dan bekerja kembali di lingkungan Kementerian Keuangan sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan, berhak atas: a. cuti tahunan pada tahun yang sedang berjalan; b. cuti besar.I. PENGAJUAN PERMOHONAN HAK CUTI1. Permohonan cuti yang akan dijalankan di dalam negeri dan sudah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang memberikan cuti, harus disampaikan kepada pejabat yang berwenang menetapkan surat izin cuti paling lama 7 (tujuh) hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan cuti, kecuali permohonan: a. cuti sakit; b. cuti karena alasan penting.2. Cuti yang akan dijalankan di luar negeri harus mendapatkan izin dari Menteri Keuangan.3. Permohonan cuti yang akan dijalankan di luar negeri dan izin ke luar negeri dibuat sesuai ketentuan yang berlaku di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan diajukan kepada Menteri Keuangan melalui Direktur Jenderal Perbendaharaan secara hirarkis.J. CUTI DI LUAR TANGGUNGAN NEGARA1. PNS yang telah bekerja paling kurang 5 (lima) tahun secara terus-menerus dapat diberikan cuti di luar tanggungan negara karena alasan-alasan pribadi yang penting dan mendesak.2. Cuti di luar tanggungan negara dapat diberikan untuk paling lama 3 (tiga) tahun dan dapat diperpanjang paling lama 1 (satu) tahun apabila ada alasan-alasan yang penting untuk memperpanjangnya.3. Alasan-alasan pribadi yang penting dan mendesak tersebut dapat dipertimbangkan oleh atasan langsung PNS yang bersangkutan apabila disertai dengan bukti-bukti yang mendukung.4. PNS yang bekerja kembali di lingkungan Kementerian Keuangan setelah melaksanakan cuti di luar tanggungan negara tidak berhak atas cuti tahunan yang tersisa dan berhak atas: ● cuti bersama;Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 35
  37. 37. ● cuti tahunan pada tahun yang sedang berjalan setelah bekerja kembali paling kurang 3 (tiga) bulan; ● cuti besar, yaitu setelah bekerja kembali paling kurang 6 (enam) tahun secara terus- menerus; ● cuti sakit; ● cuti bersalin; ● cuti karena alasan penting.5. PNS ybs. dibebaskan dari jabatannnya, jabatan yang menjadi lowong tsb. dengan segera dapat diisi. Kecuali cuti di luar tanggungan Negara untuk persalinan anak ke 4 dst ybs tidak dibebaskan dari jabatannya.6. Cuti diberikan dengan surat keputusan pejabat yang berwenang setelah mendapat persetujuan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara.7. Selama cuti tidak berhak menerima penghasilan dari Negara.8. Selama cuti tidak diperhitungkan sebagai masa kerja PNS.9. PNS yang tidak melaporkan diri kembali kepada instansi induknya setelah habis masa menjalankan cuti diberhentikan dengan hormat sebagai PNS.10. PNS yang melaporkan diri kembali kepada instansi induknya setelah habis masa menjalankan cuti, maka : a. apabila ada lowongan di tempatkan kembali; b. apabila tidak ada lowongan, maka pimpinan instansi yang bersangkutan melaporkannya kepada kepala Badan Kepegawaian Negara untuk kemungkinan ditempatkan pada instansi lain; c. apabila penempatan yang dimaksud dalam huruf b tidak mungkin, maka PNS yang bersangkutan diberhentikan dari PNS dengan mendapat hak-hak kepegawaian.K. IZIN CUTI KURANG DARI 3 HARI1. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti PNS menyatakan bahwa cuti tahunan tidak dapat dipecah-pecah hingga jangka waktu yang kurang dari tiga hari kerja. Terkait hal tersebut, Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor : SE-3559/MK.1/2009 tentang Pelaksanaan Cuti di Lingkungan Kementerian Keuangan, juga menyatakan bahwa penggunaan cuti tahunan dapat digabungkan dengan cuti bersama, dengan jumlah paling sedikit menjadi tiga hari kerja.2. Untuk itu, pelaksanaan cuti tahunan agar berpedoman pada ketentuan tersebut. Adapun ijin cuti tahunan kurang dari tiga hari dapat diberikan kepada pegawai yang : a. memang sisa hak cuti pada tahun berkenaan dengan jumlah kurang dari tiga hariPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 36
  38. 38. b. cuti tahunan tersebut disambung dengan cuti bersama, sehingga jumlah cuti tahunan ditambah cuti bersama jumlahnya minimal 3 hari. Contoh : Badu masih memiliki hak cuti 6 hari kerja. Cuti bersama idul fitri tahun 2011 adalah 3 hari yaitu 29 Agustus, 1 dan 2 September 2011. Dalam hal ini Badu dapat diberikan ijin cuti satu hari pada tanggal 26 Agustus 2011 atau pada tanggal 4 September 2011. Atau dapat pula diberikan ijin cuti dua hari pada tanggal 26 Agustus dan 4 September, atau 25 – 26 Agustus, atau 4 – 5 September.3. Untuk kepentingan dinas yang mendesak, pegawai yang sedang menjalankan cuti tahunan dapat dipanggil untuk kembali masuk kerja. Sisa cuti yang belum dijalani tetap menjadi hak pegawai yang bersangkutan dan dapat diambil kembali pada kesempatan selanjutnya.L. PELAKSANAAN CUTI TAHUNAN DAN CUTI BERSAMA PADA HARI RAYA IDUL FITRI1. Pelaksanaan cuti tahunan dan cuti bersama dapat digabungkan sepanjang tidak mengganggu kegiatan organisasi dan pelayanan kepada masyarakat. Pejabat yang berwenang memberikan cuti mengatur pemberian cuti pegawai sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976 dan Surat Edaran Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 01/SE/1977 tentang Permintaan dan Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil serta Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor SE-3559/MK.1/2009;2. Setiap pimpinan unit kerja/satuan organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat di Pusat dan Daerah yang mencakup kepentingan masyarakat luas, mengatur penugasan pegawai pada hari libur nasional dan cuti bersama yang ditetapkan, sehingga pemberian pelayanan kepada masyarakat tetap berjalan sebagaimana mestinya;3. Setiap pimpinan unit kerja melakukan pengaturan dan pemantauan terhadap pelaksanaan hari libur nasional dan cuti bersama di lingkungannya masing-masing dan apabila ada pegawai negeri sipil yang tidak masuk kerja/pulang sebelum waktunya/terlambat masuk kantor tanpa alasan yang jelas sebelum dan sesudah melaksanakan cuti bersama, hendaknya diambil langkah-langkah peningkatan disiplin pegawai sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 37
  39. 39. BAB VII CUTI YANG DIJALANKAN DI LUAR NEGERI DAN IZIN KE LUAR NEGERIA. DASAR HUKUM1. Keputusan Menteri Keuangan nomor 180/KMK.01/2009 tanggal 12 Mei 2009 tentang Pendelegasian Sebagian Wewenang Kepada Para Pejabat Eselon I Di Lingkungan Departemen Keuangan Untuk Menandatangani Surat Keputusan Mutasi Kepegawaian Dan Lain Sebagainya Di Bidang Kepegawaian;2. Surat Edaran Menteri Keuangan RI nomor SE-49/MK.1/1999 tanggal 27 Agustus 1999;3. Surat Kepala Biro Sumber Daya Manusia nomor S-1122/SJ.4/2007 tanggal 5 September 2007;4. Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor SE-38/PB/2007 tanggal 2 Oktober 2007 tentang izin melakukan perjalanan ke luar negeri untuk kepentingan pribadi atau di luar kedinasan.B. PERMOHONAN CUTI YANG DIJALANKAN DI LUAR NEGERI DAN IZIN KE LUAR NEGERI Dalam hal cuti yang dijalankan di luar negeri untuk kepentingan pribadi atau di luarkedinasan, pengajuan permohonan dimaksud diatur dengan ketentuan sebagaimana dibawah ini.1. Setiap Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Ditjen Perbendaharaan dan isteri/suaminya yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri tidak dalam rangka dinas diwajibkan untuk mendapatkan izin terlebih dahulu dari pejabat yang berwenang.2. Guna mendapatkan izin dimaksud, PNS yang bersangkutan mengajukan surat permohonan kepada Menteri Keuangan RI u.p. Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan melalui Dirjen Perbendaharaan dan disampaikan kepada Sekretaris Ditjen secara hirarkis.3. Permohonan dimaksud agar mencantumkan keperluan cuti, tanggal pelaksanaan dan jenis cuti yang digunakan (sesuai ketentuan mengenai cuti PNS yang berlaku) dengan contoh format terlampir.4. Permohonan tersebut diajukan sedini mungkin dengan maksud agar pada saat keberangkatan ke luar negeri yang bersangkutan sudah menerima surat izin dimaksud.5. Berkas permohonan tersebut agar sudah diterima di Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan paling lambat 20 hari kerja sebelum saat pelaksanaan keberangkatan ke luar negeri (usulan dalam keadaan lengkap), kecuali permohonan cuti sakit dan cuti karena alasan penting.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 38
  40. 40. 6. Bagi PNS di lingkungan Ditjen Perbendaharaan dan isteri/suaminya, sebelum mendapatkan izin secara tertulis dari Menteri Keuangan tidak diperkenankan berangkat ke luar negeri.7. Permohonan dalam rangka ibadah haji dapat diajukan dengan menggunakan cuti besar (maksimal 50 hari kalender) dan tidak diperkenankan menggunakan cuti karena alasan penting.8. Permohonan dalam rangka ibadah haji dapat diajukan dengan menggunakan cuti tahunan apabila jangka waktu pelaksanaannya tidak melebihi jumlah maksimal hak cuti tahunan yang diperkenankan pada tahun berkenaan dan pemohon masih memiliki hak tersebut.9. Dalam hal di kemudian hari terjadi perbedaan atau perubahan jadwal pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji dari Kementerian Agama, agar tanggal pelaksanaan cuti pegawai yang bersangkutan disesuaikan oleh Kepala Kantor masing-masing dengan jumlah hari cuti sesuai permohonan awal;10. Surat izin cuti besar untuk keperluan ibadah keagamaan yang dijalankan di luar negeri lingkup Ditjen Perbendaharaan ditetapkan oleh Dirjen Perbendaharaan setelah surat izin ke luar negeri berkenaan ditetapkan Menteri Keuangan. Untuk pelaksanaan cuti (kecuali cuti besar untuk keperluan ibadah keagamaan) yang dijalankan di luar negeri termasuk cuti tahunan untuk keperluan ibadah keagamaan, surat izin cuti akan ditetapkan oleh Menteri Keuangan bersama dengan surat izin ke luar negerinya.11. Dalam hal keadaan yang memaksa yakni hal-hal yang di luar rencana atau darurat dan mengharuskan PNS yang bersangkutan ke luar negeri, segera memberitahukan dan mengajukan izin kepada pejabat yang berwenang melalui saluran hirarkis.C. CONTOH FORMAT DOKUMENPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 39
  41. 41. Surat Permohonan Tempat, Tanggal/Bulan/TahunYth. Menteri Keuangan R.I.u.p. Sekretaris Jenderal Kementerian KeuanganmelaluiDirektur Jenderal PerbendaharaanJakarta Yang bertanda tangan dibawah ini :Nama :NIP :Pangkat/Golongan :Jabatan :Unit Kerja :Masa Kerja Golongan : Dengan ini mengajukan permohonan izin melakukan perjalanan keluar negeri selama.......... untuk ....................... yang diperkirakan berangkat pada tanggal .............. dan kembali ketanah air pada tanggal ...................... Adapun untuk keperluan tersebut saya bermaksud menggunakan cuti .................Selanjutnya perlu disampaikan pula bahwa perjalanan keluar negeri tersebut saya laksanakan.......... (sendiri/bersama-sama dengan isteri/suami). Demikian permohonan ini saya sampaikan, mohon kiranya Bapakmempertimbangkannya.MengetahuiAtasan Langsung Hormat saya,............................. .......................NIP...................... NIP.....................Tembusan :Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 40
  42. 42. BAB VIII SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS, SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN DAN SURAT PERNYATAAN MASIH MENDUDUKI JABATANA. DASAR HUKUM1. Peraturan Kepala BKN Nomor 22 tahun 2005 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil Tahun 2005;2. Peraturan Kepala BKN Nomor 30 Tahun 2007 tentang Pedoman Pelaksanaan CPNS;3. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Struktural Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002.B. SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS (SPMT) CPNS/PNS Berdasarkan Peraturan Kepala BKN Nomor 30 Tahun 2007 tentang PedomanPelaksanaan CPNS, dalam Romawi II Huruf C angka 2 c, dinyatakan bahwa Surat PerintahMelaksanakan Tugas ditetapkan tidak boleh berlaku surut dari tanggal penetapan SuratKeputusan pengangkatan menjadi CPNS, dengan demikian SPMT seharunya dibuat setelahtanggal ditetapkan SK CPNS. Beberapa Ketentuan tentang SPMT dan Hak atas Gaji CPNS sesuai Peraturan KepalaBKN Nomor : 22 tahun 2005 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Calon Pegawai NegeriSipil Tahun 2005, antara lain menyatakan :CPNS yang telah menerima surat keputusan pengangkatan sebagai CPNS, segera diperintahkanuntuk melaksanakan tugas pada instansi pemerintah. CPNS yang telah melaksanakan tugas,segera dibuat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) oleh pejabat pimpinan unit kerjaselambat-lambatnya 2 (dua) bulan setelah yang bersangkutan melaksanakan tugas. SPMTditetapkan tidak boleh berlaku surut dari tanggal penetapan surat keputusan pengangkatanmenjadi CPNS. Gaji CPNS dibayarkan setelah yang bersangkutan dinyatakan telahmelaksanakan tugas berdasarkan SPMT. Pelaksanaan tugas yang dimulai tanggal 1, maka gajinya dibayarkan pada bulan yangbersangkutan/bulan berjalan. Dalam hal tanggal 1 bertepatan dengan hari libur sehinggapelaksanaan tugasnya dilaksanakan pada tanggal berikutnya, maka gajinya dibayarkan mulaibulan itu juga. Pelaksanaan tugas yang dimulai pada tanggal 2 (apabila tanggal 1 bukan hariPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 41
  43. 43. libur) dan seterusnya, maka gajinya dibayarkan mulai bulan berikutnya setelah dinyatakanmelaksanakan tugas. Pegawai yang dimutasi dan telah melapor/bekerja ditempat tugas yang baru agardibuatkan SPMT terhitung sejak tanggal pegawai tersebut melapor. Begitu halnya denganpegawai yang telah selesai tugas belajar agar dibuatkan SPMT.C. SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN (SPP) DAN SPMT PEJABAT STRUKTURAL1. Ketentuan tentang Pelantikan Jabatan struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab,wewenang dan hak seorang PNS dalam rangka memimpin suatu organisasi negara. Seorang PNSyang diangkat dalam jabatan struktural harus dilakukan pelantikan. Selain itu, pelantikan jugamenjadi salah satu syarat untuk mendapatkan tunjangan jabatan struktural.a. Tunjangan jabatan struktural dibayarkan terhitung mulai tanggal 1 bulan berikutnya setelah PNS yang bersangkutan dilantik.b. Apabila PNS ybs dilantik pada tanggal 1 maka tunjangan jabatan strukturalnya dibayarkan pada bulan itu juga.c. Dalam hal tanggal 1 merupakan hari libur, dan pelantikan dilakukan pada tanggal 2, maka tunjangan jabatan strukturalnya dibayarkan pada bulan itu juga.d. Untuk mengajukan usul permintaan pembayaran tunjangan jabatan struktural bersamaan dengan permintaan gaji, harus dilampirkan SPP dan SPMT.e. SPP dan SPMT dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan instansi ybs atau pejabat lain yang ditunjuk.f. SPP dan SPMT sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 5, dengan ketentuan asli disampaikan kepada Kepala KPPN/Pemegang Kas/Kepala Biro/Bagian Keuangan ybs sebagai dasar pembayaran, dan tembusannya kepada : 1) Kepala BKN up. Deputi Bidang Informasi Kepegawaian; 2) Kepala Kanreg BKN ybs; 3) Pejabat Pembuat Daftar Gaji ybs; 4) Pejabat lain yang dipandang perlu.2. Pelaksanaan Pelantikan Untuk pelaksanaan pelantikan, dokumen-dokumen yang perlu disiapkan dan agar dibuatceklist Dokumen Pelantikan, sebagai berikut :a. Pra Acara 1) Surat Panggilan PelantikanPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 42
  44. 44. 2) Surat Undangan 3) Surat Permohonan Rohaniwan 4) Nota Dinas Para Saksi 5) Nota Dinas Petugas Pelantikan 6) Registrasi Peserta Pelantikan 7) Honor Rohaniwan 8) Honor Petugas Pelantikan bila dana tersedia 9) Nota Dinas Permohanan tempat, perlengkapan dan konsumsi ke unit yang menanganib. Hari – H : 1) Berita Acara Pelantikan/Pengangkatan Sumpah Jabatan (BAP) masing-masing agama 2) Naskah Pelantikan 3) Naskah Sumpah 4) Ringkasan SK Plus Ringkasan Lampiran SK 5) Susunan Acara 6) Name Table (Rohaniwan, Saksi (Saksi,I+II), Undangan, Dirjen/Direktur/Kepala…. , Masing-Masing Agama, Petugas Pembawa Naskah)c. Pasca Acara: 1) Nota Dinas Penandatangan BAP ke masing-masing saksi 2) Nota Dinas Penandatangan BAP ke Dirjen setelah ditandatangani oleh para saksi 3) Surat Pernyataan Pelantikan (SPP) 4) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) 5) Surat Pengantar ke KPKN dengan tembusan seperlunya Secara umum tata tertib dalam pelaksanaan pelantikan adalah : Peserta, rohaniwan, undangan dan para saksi hadir 30 menit sebelum acara dimulai Pakaian Putih Hitam (Gelap), berdasi atau disesuaikan Barisan Peserta sesuai dengan kelompok agama masing-masing Ditunjuk peserta yang mewakili masing-masing agama untuk penandatanganan BAP secara simbolis. BAP yang bukan simbolis sebaiknya ditandatangani segera setelah acara pelantikan. Untuk itu, perlu diatur agar peserta pelantikan untuk menunggu dan tidak meninggalkan lokasi acara terlebih dulu sebelum menandatangani BAP.D. SURAT PERNYATAAN MASIH MENDUDUKI JABATAN (SPMMJ)1. Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 tentang PengangkatanPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 43
  45. 45. Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Struktural Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002, dijelaskan bahwa setiap permulaan tahun anggaran, pejabat yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk membuat Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan (SPMMJ).2. Untuk kepastian dan memperlancar pelaksanaan pembayaran tunjangan jabatan struktural, diminta agar SPMMJ tahun berkenaan disampaikan kepada PPABP masing-masing selambat-lambatnya minggu pertama bulan Januari tahun berkenaan dan tembusan kepada Bagian Administrasi Kepegawaian.E. PEJABAT YANG MENETAPKAN Pejabat yang berwenang menetapkan SPMT CPNS/PNS, SPP/SPMT dan SPMMJ agarberpedoman pada Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-97/PB/2011 tanggal 27 Juni2011 tentang Pemberian Kuasa Dari Dirjen Perbendaharaan kepada Para Pejabat Lingkup DitjenPerbendaharaan untuk atas nama Dirjen Perbendaharaan Menandatangani Surat KeputusanMutasi Kepegawaian dan Lain Sebagainya di Bidang Kepegawaian.F. CONTOH FORMAT DOKUMENPanduan Administrasi Kepegawaian Halaman 44
  46. 46. 1. Contoh Surat Pernyataan Pelantikan KOP SURAT SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN NOMOR : S-.............................Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : ............................. NIP : ............................. Pangkat/Gol. : ............................. Jabatan : Direktur Jenderal Perbendaharaandengan ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa : Nama : ............................. NIP : ............................. Pangkat/Gol. : ............................. Jabatan : Kepala Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan Provinsi ......................... Eselon : II.Aberdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 26/KMK.01/UP.11/2011 tanggal 19 Januari2011 telah diangkat dalam jabatan Kepala Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan Provinsi............................. dan telah dilantik oleh Menteri Keuangan pada tanggal 21 Januari 2011.Demikian Surat Pernyataan Pelantikan ini saya buat dengan sesungguhnya, dengan mengingatsumpah jabatan, dan apabila dikemudian hari isi pernyataan ini ternyata tidak benar, yangmengakibatkan kerugian terhadap Negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut.Asli surat pernyataan ini disampaikan kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.............................. Jakarta, Januari 2011 Direktur Jenderal, ............................. NIP .............................Tembusan : (disesuaikan dengan pelaporan dan pihak-pihak yang berkebutuhan)1. Kepala Badan Kepegawaian Negara;2. Kepala Biro Sumber Daya Manusia Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan;3. Kepala Bagian Umum Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan Provinsi ..................;4. Yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 45
  47. 47. 2. Contoh Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas KOP SURAT SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS NOMOR : S- .............................Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : ............................. NIP : ............................. Pangkat/Gol. : ............................. Jabatan : Direktur Jenderal Perbendaharaanmenyatakan dengan sesungguhnya, bahwa Pegawai Negeri Sipil yang tersebut di bawah ini: Nama : ............................. NIP : ............................. Pangkat/Gol. : ............................. Jabatan : Kepala Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan Provinsi .................. Eselon : II.Aberdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 26/KMK.01/UP.11/2011 tanggal 19 Januari2011 telah nyata melaksanakan tugasnya sebagai Kepala Kantor Wilayah Ditjen PerbendaharaanProvinsi ............................. dan diberi tunjangan jabatan sebesar Rp 3.250.000,00 (tiga juta duaratus lima puluh ribu rupiah) setiap bulannya terhitung mulai tanggal 1 Februari 2011.Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya, dengan mengingat sumpahjabatan dan apabila dikemudian hari isi pernyataan ini ternyata tidak benar, yang mengakibatkankerugian terhadap Negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut.Asli surat pernyataan ini disampaikan kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.......................... Jakarta, Januari 2011 Direktur Jenderal, ............................. NIP ..........................Tembusan : (disesuaikan dengan pelaporan dan pihak-pihak yang berkebutuhan)1. Kepala Badan Kepegawaian Negara;2. Kepala Biro Sumber Daya Manusia Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan;3. Kepala Bagian Umum Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan Provinsi ................;4. Yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.Panduan Administrasi Kepegawaian Halaman 46

×