Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Contract management

483 views

Published on

Inngåelse, oppfølging og avslutning av kontrakter

Published in: Business
  • Be the first to comment

Contract management

  1. 1. Contractmanagement Multi support Oslo 22. oktober 2015 advokat Kjell Steffner 1  
  2. 2. CONTRACT MANAGEMENT 2 Forhandling  og  inngåelse   -­‐  Behovsverifikasjon   -­‐  Forhandlingsstrategi   -­‐  Formulering  av  krav     Leveranse  /  forvaltning   -­‐  Vilkår   -­‐  Risiko  og  oppfølging   -­‐  Arkivering  og  ruAner   Avslutning  
  3. 3. Budskapet er: gjør det enkelt •  Bruk  kontrakten  som  et  verktøy   – Vær  pedagogisk  ved  uDorming   – Få  kontrakten  opp  av  skuffen   •  Risikoanalyse  –  flyH  fokus  og  innsats  fremover   i  prosessen  –  mindre  opprydding   •  Lær  av  andres  feil  -­‐  alle  feil  er  gjort  før   •  Det  er  vanligvis  de  enkleste  og  små   hendelsene  som  velter  lasset   3
  4. 4. Eksempler på CM-aktiviteter •  Oppbevaring av avtaler og kontrakter (elektronisk). •  Oppdatering av kontrakter i prosjekter. •  Oppdatering av f.eks. forhandleravtaler eller arbeidsavtaler. •  Hente frem kunde- eller leverandøravtaler og reforhandle til riktig tid. •  Oppfølging av avtaler som har automatisk fornying.
  5. 5. Dokumentér! • Muntlige utsagn er også forpliktende, men upresise og vanskelige å bevise. • Krav om signatur? – Vanligvis forpliktende uten, men skjerper sansene. – Forpliktelsene havner i riktig beslutningssløyfe på begge sider.
  6. 6. Fordeler ved automatisert prosess • Mindre arbeid • Lett tilgjengelig og korrekt informasjon • Redusert risiko • Bedre forhold kunde/leverandør 6
  7. 7. Forhandling av kontrakt 1
  8. 8. Du får ikke resultatet du fortjener Du får det du forhandler
  9. 9. ”Show  up  on  Ame  with  a  plan,  a  commitment  to  carry  it   out,  and  then  execute  it-­‐  and  you’ll  beat  the  compeAAon   100%  of  the  Ame.”   Harvey  Mackay  
  10. 10. Harvey Mackay ”The  single  most   powerful  tool  for   winning  a  negoAaAon   is  the  ability  to  walk   away  from  the  table   without  a  deal.”  
  11. 11. BATFOL Beste  alternaAv  Al   forhandlet  løsning   BATNA   Best  AlternaAve  To  a   NegoAated  Agreement    
  12. 12. Momenter til bakhodet •  EAkk  og  respekt  for  leverandørens   forretningsmodell   •  ”Det  finnes  ingen  faste  priser”   •  Prising  og  forhandling   – Trenering  av  prisforhandlingen   – Hierarkisk  godkjenningssystem   – Ketchupeffekt   •  Mulig  å  oppnå  Alsynelatende  gode   rabaHnivåer   – Kvartalsavslutninger   – Bli  kviH  konkurrenter   12
  13. 13. Kravspesifikasjon og -Forstå problemet og lag en løsning løsningsspesifikasjon
  14. 14. Egentlig ikke en juridisk disiplin …men problemene havner ofte hos juristene, vanligvis etter en lang, lang stund med prøving og feiling. Og opphavet til tvisten er vanligvis banal – ofte med opphav i spesifikasjonen av krav til løsningen. Flytt innsatsen frem i prosessen! 14
  15. 15. Husk at kontrakten" påvirker og understøtter Strategi Teknologi Økonomi 15
  16. 16. Oversikt i.  Intro – hva/hvordan ii.  Spesifikasjonstyper iii.  Formulering av krav iv.  Formulering av løsning v.  Oppsummering
  17. 17. Hva & hvordan i
  18. 18. Hva Kravspesifikasjon fra kunden
  19. 19. Hvordan Løsningsspesifikasjon fra leverandøren
  20. 20. Kontrakten fordeler risiko Konfliktforebyggende! Konfliktløsende! Ikke undervurder verdien av å skrive det selvsagte i kontrakten. Og bruke den.
  21. 21. Forskjell på resultatansvar og innsatsforpliktelse" (oppdrag/bistand)
  22. 22. 60% av alle feil har sitt opphav i krav og spesifikasjon
  23. 23. 60% av alle feil har sitt opphav i krav og spesifikasjon Ikke forstått
  24. 24. Spesifikasjonstyper ii
  25. 25. Typer spesifikasjon Behov eller ytelse Funksjon Standard Detalj 25
  26. 26. Påvirker •  Hvor mange som kan konkurrere •  Elementet av leverandørråd i tilbudet •  Fremtidig fleksibilitet og kostnader •  Risikofordeling 26
  27. 27. Formulering av krav iii
  28. 28. Forstå problemet Forstå forretningsbehovet Finne det virkelige problemet Prioriter
  29. 29. Forskjellige oppfatninger ”Rekreasjonsmiddelforopphengitre”
  30. 30. Hvordan finne kravene? •  Hva er naturlige avgrensninger? •  Noen krav eksisterer enten du finner dem eller ei. •  Hvem er interessentene for leveransen? •  Finnes gjenbrukbare krav? •  Hva skal ikke leveres? •  Test med etterpåklokskapsperspektivet 30
  31. 31. Krav til kravet Formuler • Entydig • Forståelig • Kommuniserbart • Testbart Kontroller for • Fullstendighet • Relevans • Etterprøvbarhet • Sammenheng 31
  32. 32. For detaljerte krav? Ikke rette egenskaper •  Leverandøren får ikke gitt sine beste råd •  Kunden kjenner sin egen virksomhet best, men behersker ikke hele mulighetsrommet Unngå overskridelser i tid og penger •  Detaljerte krav •  Fastpris og dagbøter •  Risikoen plassert hos leverandøren
  33. 33. Litt om forskjellen mellom smidig og fossefall
  34. 34. Fossefall – utvikling og tilpasning Kravspesifikasjon Overordnet / detaljdesign Utvikling (enhetstest) Integrasjons- og systemtest Akseptansetest
  35. 35. Iterativ konstruksjon
  36. 36. Fossefall kravspesifikasjon i kontrakt, akseptansetest til slutt, helst ikke endringer Smidig behovsbeskrivelse i kontrakt, delvis godkjennelse underveis, ønsker endringer
  37. 37. Disposisjon (eksempel) 1.  Formål 2.  Rammer og begrensninger 3.  Funksjonelle krav 4.  Ikke-funksjonelle krav 1.  Brukervennlighet og universell utforming 2.  Ytelse 3.  Sikkerhetskrav 4.  Miljø, offentligrettslige krav, etc.
  38. 38. leveranse 2 Kontrakten som verktøy  
  39. 39. Kontrakten fordeler risiko Konfliktforebyggende! Konfliktløsende! Ikke undervurder verdien av å skrive det selvsagte i kontrakten. Og bruke den.
  40. 40. For leverandører •  Vurdering av forespørsel •  Tilbudsfasen •  Forhandling •  Kontraktsinngåelse •  Leveranse (kjøp/tilpasning) •  Drift •  Terminering
  41. 41. For kunder •  Behovsverifikasjon –  Hva trenger du /skal du egentlig ha? •  Kravspesifisering •  Konkurransegrunnlag m/kontrakt •  Forhandling •  Kontraktsinngåelse •  Leveranse & aksept •  Terminering og overgang til nytt system (transisjonsaktiviteter / bevaring av data som ikke konverteres)
  42. 42. Vilkår
  43. 43. Endringsordrer
  44. 44. reklamasjon
  45. 45. Obligasjonsrettslige    prinsipperLes  kjøpsloven!   45
  46. 46. Mangler og forsinkelse avtalt   -­‐levert   =mangel   •  Kontraktsbrudd   •  Forsinkelse   •  Vesentlig   kontraktsbrudd   Re^ng  /  omlevering  /  prisavslag  /  Albakehold   av  kjøpesum  /  erstatning  /  dagbot  /  heving   46
  47. 47. reklamasjon 47
  48. 48. §  32.Reklamasjon.     (1)  Kjøperen  taper  sin  reH  Al  å  gjøre  en  mangel  gjeldende   dersom  han  ikke  innen  rimelig  Ad  eHer  at  han  oppdaget   eller  burde  ha  oppdaget  den,  gir  selgeren  melding  som   angir  hva  slags  mangel  det  gjelder.       (2)  Reklamerer  kjøperen  ikke  innen  to  år  eHer  den  dag  da   han  overtok  Angen,  kan  han  ikke  seinere  gjøre  mangelen   gjeldende.  DeHe  gjelder  ikke  dersom  selgeren  ved  garanA   eller  annen  avtale  har  påtaH  seg  ansvar  for  mangler  i   lengre  Ad.   48
  49. 49. Når / på hvilken måte? •  Står  i  kontrakten,  men  uanseH  fordel  med  så   snart  som  mulig   •  Ikke  vær  redd  for  å  være  upopulær     •  Skriclig  reklamasjon  –  må  kunne   dokumenteres   •  Kan  tape  din  reH  ved  manglende  reklamasjon   49
  50. 50. mangel 50
  51. 51. Mangler •  UrikAge  opplysninger  om  produktet   •  Tilbakeholdt  vesentlig  informasjon   om  produktet   •  Produktet  avviker  fra  krav  i  avtalen   51
  52. 52. Ikke reklamasjonsadgang •  NegaAve  egenskaper  kjøper  kjente  Al   •  Kjøper  ikke  hadde  rimelig  grunn  Al  å   være  uvitende   •  Grovt  uaktsomt  å  ikke  avdekke  mangel   før  avtaleinngåelse   •  Uten  rimelig  grunn  har  unnlaH  å   undersøke  produktet  eHer   risikoovergang   52
  53. 53. Rettsmangler §  41.  Re,smangler.  Andre  tredjemannskrav.     (1)  Har  tredjemann  eiendomsreH,  pantereH  eller  annen  reH  i  Angen   (reHsmangel),  gjelder  reglene  om  mangler  Alsvarende  dersom  det  ikke  følger   av  avtalen  at  kjøperen  skal  overta  Angen  med  den  begrensning  tredjemanns   reH  medfører.  Toårsfristen  for  reklamasjon  i  §  32  (2)  gjelder  likevel  ikke.       (2)  Kjøperen  kan  i  alle  høve  kreve  erstatning  for  tap  som  følge  av  reHsmangel   som  forelå  ved  kjøpet  og  som  han  verken  kjente  eller  burde  ha  kjent  Al.       (3)  Gjør  tredjemann  krav  på  å  ha  reH  i  Angen  og  deHe  bestrides,  gjelder   reglene  i  første  og  andre  ledd  Alsvarende  når  kravet  ikke  er  klart  ugrunnet.       (4)  For  tredjemannskrav  som  bygger  på  immaterialreH  (jf  §  96)  gjelder   reglene  i  første  ledd  Alsvarende.   53
  54. 54. Vesentlig mangel 54
  55. 55. forsinkelse Prisavslag  /  dagbot  /  erstatning   55
  56. 56. Detensjonsrett §  42.Kjøperens  7lbakeholdsre,.   Har  kjøperen  krav  som  følger  av  selgerens   kontraktbrudd,  kan  kjøperen  holde  Albake  så   mye  av  kjøpesummen  som  vil  sikre  at  han  får   kravet  dekket.   56
  57. 57. Retting / omlevering 57
  58. 58. §  34.Krav  på  re;ng  og  omlevering  (avhjelp).     (1)  Kjøperen  kan  kreve  at  selgeren  for  egen  rekning  reHer  mangel   dersom  deHe  kan  skje  uten  å  volde  selgeren  urimelig  kostnad  eller   ulempe.  Selgeren  kan  isteden  foreta  omlevering  eHer  §  36.       (2)  Kjøperen  kan  kreve  omlevering  når  mangelen  er  vesentlig.  DeHe   gjelder  ikke  dersom  det  foreligger  hindring  eller  misforhold  som  nevnt   i  §  23.  Omlevering  kan  heller  ikke  kreves  når  kjøpet  gjelder  en  Ang  som   foreligger  ved  kjøpet  og  har  slike  egenskaper  at  den  ut  fra  partenes   forutsetninger  ikke  med  rimelighet  kan  erstaHes  med  en  annen.       (3)  Oppfyller  ikke  selgeren  sin  plikt  Al  å  reHe  eller  omlevere,  kan   kjøperen  kreve  erstatning  for  sine  forsvarlige  utgicer  ved  å  få   mangelen  reHet.       58
  59. 59. §  36.Selgerens  re,  7l  re;ng  eller  omlevering  (avhjelp).     (1)  Selv  om  kjøperen  ikke  krever  det,  kan  selgeren  for  egen  kostnad  reHe   mangel  eller  foreta  omlevering,  når  deHe  kan  skje  uten  vesentlig  ulempe  for   kjøperen  og  uten  risiko  for  at  kjøperen  ikke  får  dekket  sine  utlegg  av  selgeren.       (2)  Dersom  selgeren  spør  om  kjøperen  vil  godta  re^ng  eller  omlevering,  eller   underreHer  kjøperen  om  at  han  vil  reHe  eller  omlevere  innen  en  angiH  Ad,   men  kjøperen  ikke  svarer  innen  rimelig  Ad  eHer  at  han  har  fåH  meldingen,   kan  selgeren  foreta  det  nødvendige  innen  den  Ad  som  er  angiH.       (3)  Selgeren  kan  ikke  gjøre  gjeldende  at  han  ikke  har  fåH  høve  Al  å  reHe  eller   omlevere,  dersom  kjøperen  har  sørget  for  å  få  reHet  mangelen  og  det  eHer   forholdene  ville  være  urimelig  å  kreve  at  han  ventet  på  selgerens  re^ng  eller   omlevering.   59
  60. 60. prisavslag 60
  61. 61. erstatning Direkte  tap   Indirekte  tap     61
  62. 62. heving Vesentlig  kontraktsbrudd   Vesentlig  mangel   Vesentlig  forsinkelse   Flere  mangler  eller  forsinkelser  samlet     62
  63. 63. Risikoanalyse Bedre føre var enn etter snar av kontrakter Umulig /
  64. 64. Hva er risiko?
  65. 65. Virkningen av usikkerhet på organisasjonens mål på en positiv eller negativ måte Virkningen er en kombinasjon av sannsynlighet for at hendelsen inntreffer og konsekvensen dersom den gjør det. Risikostyring er aktiviteter for å avdekke og kontrollere risiko i organisasjonen. ISO 31000 Risiko
  66. 66. Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO 66
  67. 67. Noen observasjoner •  Risikoene det er vanskelig å håndtere rapporteres ikke •  ”Glemt”: Noen har identifisert risikoen lenge før den uønskede situasjonen oppstår •  Det er svært enkle feil som velter prosjekter
  68. 68. Tema i.  Hva er risiko? ii.  Kontrakten som verktøy iii.  Prosessrisiko
  69. 69. Kontrakten fordeler risiko mellom partene …naturlig å vurdere risiko både i forkant og underveis
  70. 70. Bruk risikoanalyse og målrettet innsats i innledende faser, fremfor kostbar opprydding når det skjærer seg. Essensen! 70
  71. 71. Unngå uønskede situasjoner." Iverksett risikoreduserende tiltak." Vær forberedt når det uønskede inntreffer. Poenget er! 71
  72. 72. Prosessrisiko
  73. 73. Forskjell på å ha rett og få rett
  74. 74. Risikoen for å tape saken Erstatning, saksomkostninger, ressurskrevende, ikke kjernevirksomhet, omdømme
  75. 75. Tvisteloven § 20-2." Sakskostnader til en part som har vunnet (1) En part som har vunnet saken, har krav på full erstatning for sine sakskostnader fra motparten. (2) Saken er vunnet hvis parten har fått medhold fullt ut eller i det vesentlige, eller hvis motpartens sak er avvist eller hevet fordi den er frafalt eller ikke hører under domstolene. Gjelder saken flere krav mellom samme parter, er det samlede utfallet avgjørende. (3) Motparten kan helt eller delvis fritas for erstatningsansvar hvis tungtveiende grunner gjør det rimelig. Det legges særlig vekt på a) om det var god grunn til å få saken prøvd fordi den var tvilsom eller først ble bevismessig avklart etter saksanlegget, b) om den vinnende part kan bebreides at det kom til sak eller har avslått et rimelig forlikstilbud, eller c) om saken er av velferdsmessig betydning og styrkeforholdet partene imellom tilsier slikt fritak.
  76. 76. Mangelsvurdering
  77. 77. Arkivering og rutiner
  78. 78. Avslutning av kontrakt 3
  79. 79. Oppsummering
  80. 80. LYNX advokatfirma DA Hieronymus Heyerdahls gate 1 N-0160 Oslo Flere presentasjoner på http://www.slideshare.net/kjellsteffner/ Kjell Steffner ks@lynxlaw.no Tlf. 905 11 901 Twitter: @Ksteffner Blogg: steffner.no

×