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Soportes Contables Y No Contables[1]

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Soportes Contables Y No Contables[1]

  1. 2. Documentos contables, no contables, soportes contables y de títulos valores:
  2. 3. SOPORTES CONTABLES
  3. 4. <ul><li>Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos </li></ul><ul><li>Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características. </li></ul>
  4. 5. GENERALIDADES <ul><li>Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son: </li></ul><ul><li>  1. Recibo de caja </li></ul>
  5. 6.   1. Recibo de caja <ul><li>El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. </li></ul><ul><li>El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. </li></ul>
  6. 8. 2. Recibo de consignación bancaria <ul><li>Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. </li></ul><ul><li>Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija </li></ul>
  7. 10. 3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros <ul><li>Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. </li></ul>
  8. 11. 4. Factura de compra-venta <ul><li>La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. </li></ul><ul><li>Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.  </li></ul>
  9. 13. 5. Cheque <ul><li>Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada &quot;girador&quot;, ordena a un banco llamado &quot;girado&quot; que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado &quot;beneficiario&quot;. </li></ul>
  10. 14.                 CHEQUE Nº. 568320012 00 CHEQUE Nº. 568320012           DIA MES AÑO     DIA MES AÑO $_____________________________________ A favor de:_________________________                   __________________________________                   Por concepto de:___________________   Pàguese a la orden de:____________________________________________________________ __________________________________                   Saldo Anterior $ _______________   Por la suma de:___________________________________________________________________ Consignaciòn $_______________                   Consignaciòn $_______________   ______________________________________________________________________ PESOS M/L Suma $ _______________             __________________________________ Menos este cheque $__________________   CUENTA Nº. FIRMA Saldo $_______________   00001:253489:000023568--32000        
  11. 15. 6. Comprobante de pago <ul><li>Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. </li></ul><ul><li>Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa </li></ul>
  12. 17. 7. Letra de cambio <ul><li>Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada &quot;girador&quot; a otra llamada &quot;girado&quot;, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. </li></ul><ul><li>En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. </li></ul>
  13. 19. 8. Pagaré <ul><li>Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios. </li></ul>
  14. 21. 9. Nota Débito <ul><li>Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. </li></ul>
  15. 23. 10. Nota Crédito <ul><li>Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. </li></ul>
  16. 25. 11. Recibo de caja menor <ul><li>El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. </li></ul>
  17. 27. Comprobantes de egreso: <ul><li>Es el formato del documento comprobante de egreso de una compañía, el cual discrimina la contabilización por cuenta PUC, concepto y valor. </li></ul><ul><li>¿Cuándo sirve? Cuando se desea llevar un registro de los egresos de la compañía en un tiempo determinado, unificar el formato de comprobantes de egreso de su organización o conocer más al respecto. ¿Porqué tenerla? </li></ul><ul><li>Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque. </li></ul><ul><li>Porque registra a los responsables del pago de los montos registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador. </li></ul>
  18. 29. COMPROBANTE DE INGRESO <ul><li>SIRVE DE COMPROBANTE DE TODOS LOS INGRESOS MONETARIOS Y DE CONSTACIA DE LOS PAGOS RECIBIDOS. SE DILIGENCIA CUANDO INGRESAN DINEROS EN EFECTIVO O CHEQUE BIEN POR VENTA O POR CUALQUIER OTRO CONCEPTO. </li></ul>
  19. 31. LIBRAZA <ul><li>La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio. </li></ul>
  20. 33. <ul><li>SOPORTES NO </li></ul><ul><li>CONTABLES </li></ul>
  21. 34. 12. Nota de contabilidad <ul><li>12. Nota de contabilidad </li></ul><ul><li>Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. </li></ul>
  22. 36. COTIZACIÓN <ul><li>1/ Es el medio mediante el cual los sujetos obligados (empresarios y trabajadores) aportan recursos económicos al sistema de la seguridad social. El órgano competente es la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) que tiene capacidad para imponer la obligación de cotizar. Son sujetos pasivos, quienes soportan la obligación de cotizar -empresarios y trabajadores incluidos en el campo de aplicación del Sistema-, en los términos y condiciones determinados en la normativa para cada uno de los regímenes de la Seguridad Social. Es nulo cualquier pacto o acuerdo individual o colectivo por el cuál uno de los sujetos obligados asume a su cargo la obligación de pagar total o parcialmente la cuota o aportación a cargo de otro. </li></ul>
  23. 38. 13. Comprobante diario de contabilidad <ul><li>Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. </li></ul><ul><li>Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad. </li></ul>
  24. 40. orden de pedido <ul><li>La orden de pedido es el documento escrito por el cual el vendedor y el consumidor manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta , en aquellos casos en los que el objeto comprado no puede entregarse inmediatamente. </li></ul><ul><li># Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el precio de la venta, es suficiente para que una venta exista en el sentido jurídico. El hecho de que el pago y la entrega se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el documento en el que consta la orden de pedido es una prueba de la venta realizada </li></ul>
  25. 42. INFORME SALDO EN BANCOS <ul><li>El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa como son: ingresos, cheques girados, compras al crédito y otros. Bayton, 1995, p. 93 El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus respectivos cargos y la sección de cheques girados y compras al crédito. Además secciones de control como son: sección de control de inventario, sección de control de saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección de fecha y de numero. </li></ul>
  26. 43. <ul><li>Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán ser agrupados en forma de libretas individuales para cada mes; los que contienen un original y una copia desprendible para cada día. El original permanece archivada en la libreta y la copia se archivará en orden cronológico; conjuntamente con los documentos que sustentan la información registrada en cada sección. Todas las secciones tienen espacio para anotar la información del día y otro adicional para llevar el acumulado de cada renglón a la fecha. También existe espacio para demostrar la exactitud de los débitos y créditos de cada una de las secciones. </li></ul>
  27. 45. CONCILIACION BANCARIA <ul><li>La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad. Por medio de ella puede asegurarse que todas sus </li></ul><ul><li>operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo. </li></ul>

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