Présentation effectuée en 2013 dans le cadre de l'association PIN sur le cycle de vie de l'information et l'organisation des records dans les organisations

1. Formation
19-23 Novembre 2013
Pérennisation et communication
de l'information numérique
Pascal Romain
Ingénieur documentaire
Département de la Gironde
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

2. Sommaire
• Introduction sur les besoins de gestion
définition, aspect théorique, cycle de vie
• La gestion du processus d’activité documentaire
• Les acteurs de la gestion des documents d’activité
• La combinaison des besoins utilisateurs et institution

3. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Définition
Historique
1998 le Sous-comité 11 au sein du TC 46, et en France à l’AFNOR, dès 1997, la Commission de normalisation 11
(CN 11, rattachée à la Commission Générale 46) ont travaillé sur la notion de « record »
La norme ISO 15489 fut validée en 2001 en anglais puis traduite en français et publiée par l’AFNOR en avril 2002.
Les records sont alors définis comme l’ensemble des
« documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une
personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales
ou la conduite de son activité ».

4. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Définition
Dans le cadre des travaux sur la norme ISO 30300 la définition incluse dans la norme ISO 15489 pour définir
la gestion des opérations permettant de contrôler les processus de production documentaire devient
La « gestion des documents d’activité »
Cela permet notamment d’inclure d’autres aspects liés notamment la gestion de la qualité :
•
•
•
•
l’efficacité de toutes les activités « métier » d’une organisation,
la responsabilisation de tous les acteurs,
la gestion des risques,
la continuité des opérations.
et d’inclure d’autres normes

5. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Contexte normatif lié

6. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Normes pour la gestion des « Records »
Les normes publiées à ce jour
ISO 15489-1:2001
Information et documentation - «Records management»
Partie 1: Principes directeurs
ISO/TR 15489-2:2001
Information et documentation - «Records management»
Partie 2: Guide pratique
ISO 23081-1:2006
Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements –
Métadonnées pour les enregistrements Partie 1: Principes
ISO 23081-2:2009
Information et documentation -- Gestion des métadonnées pour l'information et les documents
Partie 2: Concepts et mise en œuvre
ISO 22310:2006
Information et documentation -- Lignes directrices pour les «Records» rédacteurs de normes pour
les exigences de « Records management » dans les Information et documentation
ISO/TR 26122:2008
Information et documentation
Analyse du processus des « records »
ISO/TR 13028:2010
Information et documentation
Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements

7. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
De quoi a-t-on besoin ?

8. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Une GED !
Une GED !
Une GED !
Une GED !
Une GED !
Une gestion documentaire liée à mon activité métier ou me permettant de partager des documents

9. Sommaire
• Introduction sur les besoins de gestion
définition, aspect théorique, cycle de vie
• La gestion du processus d’activité documentaire
• Les acteurs de la gestion des documents d’activité
• La combinaison des besoins utilisateurs et institution

10. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les activités…

11. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Et les normes associées

12. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
La communication et la conservation
peuvent-elle être garanties au sein d’un
même processus de traçabilité et de description ?
Proposer de passer d'une logique de
gestion individuelle inconsistante, éphémère et isolée
à une logique de
gestion collective organisée, contrôlée et partagée

13. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Architecture de l’information et de ses usages
Tout type de support
Tout type de contenu
Prise en compte du
contexte de production
RECORDS
Appartenance à un fonds
documents d'activité
Critère de pertinence

14. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Caractéristiques de l’information
valeur primaire
valeur secondaire
Prouver un droit:
- administratif
- judiciaire
- propriété
Fournir une information:
- modèle
- documentaire
- patrimoniale
RECORDS
documents prouvant
l'action d'un organisme

15. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Continuité des usages de l’information
Systématisation d’un contrôle scientifique et technique sur la production documentaire
Prise en compte de l'information
dans sa continuité
production
âge courant
connaissance
Création, diffusion et usages
trace
âge définitif
âge intermédiaire
Métadonnées
de description
gestion et maintenance
Métadonnées
de gestion
tri
élimination
conservation
Métadonnées
de pérennisation

16. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
La gestion parallèle des activités
2 cycles de besoins parallèles
•ceux de la production/utilisation
•ceux des outils de conservation/logistique
Validation
Production des
données
Echéance
légale ou
fonctionnelle
T0
T1
Archives courantes
Documents
Stockage éloigné
Archives intermédiaires
Records
current
non current
SAE
@ Aurélien Conraux 2012 BNF
T2
Elimination ou
conservation illimitée
ou des données
Archives historiques
Archives
SAE

17. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les documents de l’organisation
@ Aurélien Conraux 2012 BNF

18. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Le coût de la sur-conservation
LES cycles de vie du document
?
V2
sources
V0.1
V0.2
V1
support 1
bureau
© Marie-Anne Chabin - 2009
support 2
service
support 3
arch. historiques

19. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les processus de l’organisation documentaire
assistance Modélisation
du processus documentaire
Métadonnées
Élimination
Pérennisation
Communication
paramétrage et outils de
contrôle de la chaîne d’acquisition
assistance mise en œuvre
d’une gouvernance transverse des
documents d’activité
développement de l’entrepôt
documentaire, des index et des
interfaces métiers
recherche
gestion
diffusion
workflow
LAD/OCR
stockage
contrôle
pilotage

20. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

21. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Entre le document et l’archive, pourquoi, comment
gérer l’activité documentaire comme un processus global
au service des activités de gestion ?
Considérer le document
comme un cycle d’activité
dès sa création

22. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Entités électroniques

23. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Numérisation
de
conservation
Planification de la Préservation
Gallica
Gestion de données
Versement
Audiovisuel
ØAdministration
Accès
ØStockage
….
Service d’Abstraction du Stockage (SAS)
SPAR - Réalisation
Archives du
WEB
SPAR - Infrastructure
SPAR
Production
administrative
@ Aurélien Conraux 2012 BNF
•…
Production
administrative
•…
Applications de diffusion de données
Applications de production de données
Les applications de la gestion documentaire : l'exemple de la BNF
Applications de préservation de l’information à long terme

24. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
La gestion des risques

25. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les bénéfices
Comment transformer le risque de perte
en atout de gestion pour l’organisation ?
Mettre en place une
gestion de la production orientée processus
par la mise en place d’un
pilotage transverse de l’information

26. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Enjeux et risques
Enjeux
Risques
Performance et connaissance
Risques juridiques et financiers
Réduire les coûts : conserver efficacement les
informations critiques et y accéder rapidement
Coût global de stockage qui s’élève
Le capital immatériel de la collectivité
est un levier majeur de la chaîne de valeur
Il répond à un besoin croissant de collaboration
et de communication
Il faut mettre en place les moyens
pour exploiter avec efficience ces contenus
Etablir les règles de gestion et de partage
de l’information de la collectivité
Se conformer à la règlementation
Coûts passé à rechercher et à extraire les données
Un éparpillement dans des outils différents
Pas de « référentiels »
Une gestion désordonnée entraîne
des pertes de temps et d’informations
Pas de capitalisation de la connaissance commune
Perte d’identité et contentieux

27. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Qualité et accessibilité
Augmenter la productivité
automatisation de certains traitements
contrôle des processus de production
normaliser la description
Délivrer un meilleur service
Recherche contextualisée
Administration électronique sécurisée
Communication des documents administratifs
Valorisation du patrimoine documentaire
Améliorer la qualité
optimiser la mise en œuvre des processus métier
acquérir, gérer, partager l’information de manière centralisée
Capitaliser sur la connaissance
Garantir la qualité de l’information présentée
Satisfaire aux obligations de conformité archivistique
Faciliter la collaboration et l’utilisation de l’information
Favoriser l’élaboration conjointe émanant de différentes entités
Gérer et coordonner les efforts autour de projets, de fonds de dossiers

28. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Qualité et accessibilité
Le records management
impose aux producteurs de
documents de considérer
le document, quel que soit
son support, dès sa création,
en fonction des différentes
valeurs qu’il peut avoir et des
fonctions qu’il remplit.

29. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Evaluation de la production
Le but du records
management est de lier un
document à l'activité qui l'a
produit et au contexte dans
lequel il a été créé avec des
moyens suffisants pour qu'il
puisse ultérieurement être
accepté comme authentique
et représentatif de
l'information d'origine.

30. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Certification de la production
Le mécanisme de signature doit permettre (selon art. 1316-1 du Code civil) :
• d’identifier / authentifier l’auteur d’un document (traçabilité)
• de garantir que l’auteur a bien émis ce document et pas un autre
(intégrité : le document n’a pas été altéré entre l‘émission et le moment où le lecteur le consulte)
La signature numérique nécessite l’utilisation de certificats
électroniques
Délivrés par des autorités de certification (tiers certificateurs)
+/- 50 € par an et par personne
3 niveaux de confiance
Classe 1 : Ne garantit pas l'identité du titulaire du certificat mais
seulement l'existence de son adresse e-mail
Classe 2 : Garantit les informations du titulaire et de son entreprise
(contrôlées par l'autorité de certification sur pièces justificatives
transmises par voie postale)
Classe 3 : Idem à la Classe 2, assure un contrôle supplémentaire de
l’identité du titulaire (présentation physique auprès de l’organisme de
certification)
Classe 3+ : Idem à la Classe 3 et remise du certificat sur un support
physique

31. Sommaire
• Introduction sur les besoins de gestion
définition, aspect théorique, cycle de vie
• La gestion du processus d’activité documentaire
• Les acteurs de la gestion des documents d’activité
• La combinaison des besoins utilisateurs et institution

32. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Jeu de rôles
La dream team de la gestion des documents d’activité
archiviste
qualiticien
ingénieur
juriste
documentaliste

33. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les activités (et les acteurs) de l’organisation
Gestion de la documentation
Service de la documentation générale
Services de documentation métier
Direction des relations avec le public
Direction des archives départementales
Gestion de la veille juridique
Service juridique
Services des marchés publics
Service des assemblées
Direction des archives départementales
Gestion des processus
Direction qualité gestion
Direction systèmes d’information
Direction des archives départementales
Directions métier
Pas de pratiques communes, pas de vision d’ensemble, pas de maîtrise des processus critiques
Gestion de l’entrepôt documentaire
Direction systèmes d’information
Référents NAS
Direction des archives départementales
Gestion de la valeur probante
Direction des archives départementales
Direction des systèmes d’information
Gestion de la diffusion
Direction des archives départementales
Direction la communication interne
Direction de la communication externe

34. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse

35. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Moyens transverses
Profils
Administrateur fonctionnel
Archivistes électroniques
Archivistes et gestionnaires d’activité
Enjeux génériques
Composants de gestion transverse
Centraliser la production
Normaliser la qualité
Partager et diffuser en respectant
les accréditations
Gestion du cycle de vie de l’info numérique
Contrôle scientifique et technique
Gestion des versements (dossiers hybrides)
Modèles de document
Règles de nommage
Administration Portails de gestion
Indexation
Gestion des métadonnées
Veille sur les supports informatiques
Profils
Chef de mission record management
Architecte de l’information
Réseau d’infomédiaires
Réseau d’archivistes
Processus critique
Dématérialisation et télé-services
Normaliser la qualité
Partager et diffuser en respectant
les accréditation
Profils
Administrer l’entrepôt
Administrateur technique stockage
Maintenir les référentiels
Architecte fonctionnel / qualiticien
Conserver la production
Qualiticien
Archiviste

36. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Entités organisationnelles liées

37. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Rôles et responsabilités: exemple du département de la Gironde
TOUS : production et contextualisation
ENCADRANTS : veille au respect des principes de production
Préserver et transmettre
Créer, décrire, classer
Valider, conserver
MISSION GAD : appui, contrôle et suivi de la production par
le biais de l’administration des référentiels et l’animation de
l’entrepôt des documents d’activité
Direction des systèmes d’information : sécurité et
évolution des systèmes informatiques
Direction des Affaires juridiques : veille juridique,
participation à la constitution et à la mise à jour
du référentiel de conservation
Direction de la communication : responsable
de l’accès aux documents administratifs et
de la diffusion sélective d’informations
Direction des Archives : responsable de
la pérennisation de l’information et de sa
valorisation

38. Sommaire
• Introduction sur les besoins de gestion
définition, aspect théorique, cycle de vie
• La gestion du processus d’activité documentaire
• Les acteurs de la gestion des documents d’activité
• La combinaison des besoins utilisateurs et institution

39. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : anticiper les attentes et gérer les contentieux

40. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : Gérer efficacement l’information

41. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : Diffuser l’information utilisable

42. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : Gérer efficacement l’information

43. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : Satisfaire aux obligations légales et réglementaires