DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICA
CICLO II-2013
Asignatura: Teoría Administrativa
GUÍA TEÓRICA # 3
Alumno(a):_____...
Instrucción
IV. PROBLEMATIZACIÓN:
V. RED CONCEPTUAL BÁSICA:
Organización Objetivos
Dividir el trabajo Organización lineal
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Lee detenidamente el párrafo siguiente e interpreta la teoría. ¡VAMOS,
COMENCEMOS BIEN!
ORGANIZACIÓN
VII. INICIO
"No hagas...
3- Una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función
sepa lo que debe hacer para alcanzar los objeti...
En síntesis, el propósito de la Organización es contribuir a que los objetivos
sean significativos y favorezcan la eficien...
1. Organización como entidad social orientada hacia los objetivos
específicos y estructurada de manera deliberada. La orga...
Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización).
Designar a las personas para que ellos las lleven...
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la especialización. Sus ventajas descans...
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los objetivos de la empresa. Principio ...
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Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de
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Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores,
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indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de
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Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles,
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Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la
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Desventajas:
Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles
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Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados t...
Instrucción
IX. CULMINACIÓN.
A continuación aparecerán una serie de interrogantes las
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Teoría Administrativa

  1. 1. DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICA CICLO II-2013 Asignatura: Teoría Administrativa GUÍA TEÓRICA # 3 Alumno(a):___________________________________________Sección______ I. Tema: La Organización y la Administración de Personal. II. Objetivo de la UnidadI: Launidad requiere que el estudiante explique los diferentes conceptos y tipos de organización, a efecto de que pueda tener criterio para establecer cuál es la que más le conviene, si llega a crear su propia empresa, o de poder identificar a cuál de ellas presta sus servicios profesionales. III. Esquema de esta Guía: ¿Cómo se define a la Organización? ¿Cuáles son los tipos de organización existentes? ¿Qué es un Organigrama y sus tipos? ¿Cómo interpretar la estructura de la organización? ¿Cuáles son las áreas básicas de la administración? ¿Qué es la Integración? ¿Cómo efectuar correctamente la Integración en una empresa? ¿Cuáles son las fases de Integración de personal? ¿Qué es la mercadotecnia y su relación con la calidad total? ¿Qué es la organización? ¿Para qué sirve la organización? ¿Qué otras preguntas se pueden plantear? __________________________________ __________________________________ __________________________________
  2. 2. Instrucción IV. PROBLEMATIZACIÓN: V. RED CONCEPTUAL BÁSICA: Organización Objetivos Dividir el trabajo Organización lineal Organización funcional Organización línea – staff Organigrama Principios VI. ESTÁNDAR DE RENDIMIENTO: Qué el alumno, al término de esta guía esté en la capacidad de definir e identificar la importancia de la organización en una entidad social, así como los aspectos importantes de la misma. 1. ¿Por qué y para qué crees tú que es necesario aprender sobre organización? 2. ¿Cuál crees tú que es la utilidad del tema?
  3. 3. Lee detenidamente el párrafo siguiente e interpreta la teoría. ¡VAMOS, COMENCEMOS BIEN! ORGANIZACIÓN VII. INICIO "No hagas a otro no lo no quieres para tí." Reflexión: VIII.DESARROLLO LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA. Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida, se hace necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa. Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deberá de incorporar: 1- Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación. 2- Una idea clara de los principales deberes o actividades.
  4. 4. 3- Una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos. Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a fin de suministrar la información necesaria y otras herramientas que se requieren para la realización de esa función. Importancia de la Organización. Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización. Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución. Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
  5. 5. En síntesis, el propósito de la Organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional. Características de la Organización. 1- Complejidad: Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a través de la interacción indirecta. Las empresas pequeñas las actividades las realizan interactuando directamente con las personas. 2- Anonimato: Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién lo ejecuta. 3- Rutina Estandarizada: Son procesos y canales de comunicación que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar sub-colectividades o grupos informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ellas. 4- Estructura especializada no oficiales: Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales. 5- Tendencia a la especialización y a la proliferación defunciones: Pretende distanciar la autoridad formal de las de idionidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un modeloextraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden. 6- Tamaño: Va depender del número de participantes y dependencias. Tipos de organización. La palabra organización puede adoptar varios significados en administración, de los cuales los dos principales son:
  6. 6. 1. Organización como entidad social orientada hacia los objetivos específicos y estructurada de manera deliberada. La organización es una entidad social porque está constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque está diseñada para alcanzar resultado; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar satisfacción social (clubes), etc. Está estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. Esta definición se aplica a todos los tipos de organizaciones, aunque tengan o no ánimo de lucro, como empresas fabriles, bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc. La organización puede visualizarse desde dos aspectos distintos: 1.1Organización formal: basada en una división del trabajo que especializada órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial. 1.2Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal. 2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. Las organizaciones consisten en: Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los objetivos planeados (especialización).
  7. 7. Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización). Designar a las personas para que ellos las lleven a cabo (cargos y tareas). Asignar los recursos necesarios. Coordinar los esfuerzos. Alcance de la organización: 2.1Organización en el nivel global: abarca la empresa en su totalidad. Se denomina diseño organizacional, que pueden ser de tres clases: organización lineal, funcional y línea – staff. 2.2Organización en el nivel departamental: es la organización que abarca cada departamento de la empresa. Se denomina diseño departamental o simplemente departamentalización. 2.3Organización en el nivel de tareas y operaciones: organización enfocada hacia cada tarea, actividad u operación específica. Se denomina diseño de cargo o tareas y está constituido por la descripción y el análisis de cargo. Organización lineal: es el tipo de organización más antiguo y más sencillo, se basa en el principio de la unidad de mando. Sus características principales son la autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, la centralización de las decisiones y su configuración claramente piramidal. Presenta grandes ventajas: su estructura simple y de fácil compresión, la gran delimitación de la responsabilidad de cada órgano, la facilidad de implementación, su estabilidad y adecuación a organizaciones de tamaño pequeño. Sus desventajas: radican en el mando autocrático, la tendencia a la rigidez y la inflexibilidad, la falta de especialización, el énfasis en los jefes que quieren hacerlo todos (generalistas) y la congestión de los canales o líneas de comunicación a medida que la empresa crece. En consecuencia, la organización lineal es la adecuada para la organización pequeña, rutinaria, de vida corta o que todavía este en su etapa inicial de formación. Organización funcional: se basa en el principio funcional, es decir, en el principio especialización. Sus características principales son: autoridad funcional o dividida,
  8. 8. líneas directas de comunicación, descentralización de las decisiones y énfasis en la especialización. Sus ventajas descansan en la supervisión técnica, debido a la especialización de los órganos, y a las comunicaciones directas y sin intermediario. Sus desventajas residen en la múltiple subordinación, que provoca dilución de la autoridad de mando, tendencia a la competencia entre los diferentes especialistas, confusión en cuanto a los objetivos, y surgimiento de tensión y conflicto en la organización. La funcional es la mas indicada cuando la organización es pequeña o cuando es necesario delegar transitoriamente la actividad funcional en algún órgano para implementar un programa o evaluar alguna actividad. Organización línea – staff: es una combinación de la organización lineal y la funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo predomine las características lineales. Existen órganos de línea (de ejecución o de operación) y órganos de staff (de consultaría, asesoría o incluso, la presentación de servicio especializado). Se caracteriza especialmente por la función de la estructura lineal con la estructura funcional lo cual permite la coexistencia de líneas o canales formales de comunicación y la prestación de asesoría funcionales, y la separación de órganos operacionales (de línea) y órganos de apoyo (staff o asesoría); también permite la coexistencia de la jerarquía de mando y la especialización técnica. Presenta la siguiente ventajas: oferta interna de asesoría especializada e innovadora, manteniendo el principio de unidad demando y la actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y staff. Sus desventajas radican en la posibilidad de conflicto entre los órganos operativos (línea) y los de asesoría (staff), y la dificultad para mantener el equilibrio dinámico entre el poder de los órganos de línea y el poder de los staff. En la actualidad, la organización de línea – staff es el tipo de organización mas utilizada en las empresas. Principios de la organización. Principio de la unidad de objetivos
  9. 9. La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organicional. Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados. Principio del tramo de administración En cada posición administrativa existe un límite al número de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el número exacto depende de la repercusión de diversas variables subyacentes. Principio escalar Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad para tomar decisiones y más eficaz la comunicación organizacional. Principio de delegación por resultados esperados La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados. Principio del carácter absoluto de la responsabilidad La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implícita en la autoridad delegada, ni debe ser menor. Principio de unidad de mando Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los resultados.
  10. 10. Principio de nivel de autoridad El mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organización. Principio de la definición fundamental Mientras más clara sea la definición de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organización delega y la comprensión de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de los objetivos de la empresa. Principio del equilibrio En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa. Principio de flexibilidad Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales. Principio de facilitación del liderazgo
  11. 11. Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organizacional contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para fomentar el liderazgo. Si la asignación de autoridad y los arreglos estructurales crean una situación en la que exista la tendencia a que los jefes de departamentos sean considerados como líderes y en el cual se les ayude en sus tareas de liderazgo la estructuración organizacional habrá cumplido una tarea esencial. Tipos de organigramas. Los organigramas son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales. Los organigramas revelan: 1. La división de funciones. 2. Los niveles jerárquicos. 3. Las líneas de autoridad y responsabilidad. 4. Los canales formales de comunicación. 5. La naturaleza lineal o staff del departamento. 6. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. 7. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
  12. 12. Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la autoridad lineal con línea llena, y la staff con línea punteada. Requisitos de un organigrama: 1. Deben ser muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, puede producir confusiones. Los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios separados. 2. No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los más frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. 3. Deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona. 4. Pueden presentar un número muy grande de elementos de organización. De ordinario sirven exclusivamente para lo anteriormente dicho. Ventajas de un organigrama: 1. Las relaciones subordinado-superior no existen debido a que se elabore el diagrama, sino más bien, a las relaciones de dependencia esenciales. En cuanto a que el organigrama crea una sensación de demasiada comodidad y ocasione falta de empuje por parte de quienes han llegado, estos son asuntos de la alta dirección: reorganizar en el momento en que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradición de cambio y hacer que los gerentes subordinados continúen cumpliendo con estándares de desempeño adecuados y bien comprendidos. 2. Los gerentes que piensan que se puede lograr un espíritu de equipo sin exponer con claridad las relaciones, se están engañando a sí mismos y preparando el camino para políticas, intrigas, frustración, evasión de responsabilidades, falta de coordinación, duplicación de esfuerzos, políticas
  13. 13. indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de eficiencia organizacional. . Puesto que el organigrama muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar en organigrama una organización puede mostrar, en ocasiones inconsistencias y complejidades y llevar a su corrección. El organigrama también le muestra a los gerentes y al personal nuevo cómo encajan dentro de toda la estructura Limitaciones de un organigrama: 1. Están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa típicamente organizada, pero no todas. Muestra también las relaciones importantes de línea o formales. No muestra cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura. 2. Otra dificultad con los organigramas es que quizá las personas confundan las relaciones de autoridad con la posición en la empresa. El funcionario staff que depende del presidente de la organización puede mostrarse en la parte superior del organigrama, mientras que un funcionario de línea regional quizá aparezca uno o dos niveles por debajo. Aunque una buena elaboración del organigrama intenta hacer que los niveles en la gráfica estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse así. Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posición –los niveles de sueldos y de bonos. Clases de organigramas: 1. Verticales 2. Horizontales. 3. Circulares. 4. Escalares
  14. 14. Organigrama Vertical: Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Ventajas: 1. Son más fácil comprender. 2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal. Desventajas:
  15. 15. Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. ORGANIGRAMA HORIZONTAL: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas: 1. Siguen la forma en que se leer. 2. Disminuyen el efecto de triangulación. 3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes poco claros.
  16. 16. Ejemplo de Organigrama horizontal
  17. 17. ORGANIGRAMAS CIRCULARES: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Ventajas: 1. Señalan muy bien los niveles jerárquicos. 2. Eliminan, o disminuyen, la idea del status más alto. 3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
  18. 18. Desventajas: Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles. ORGANIGRAMAS ESCALARES: Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.
  19. 19. Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. ORGANIGRAMA MIXTO: Puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.
  20. 20. Instrucción IX. CULMINACIÓN. A continuación aparecerán una serie de interrogantes las cuales tienes que contestar en tu guía de trabajo. ¿Por qué es importante la Organización? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Explica tres principios de la organización __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Investiga el organigrama del ITU y explique qué tipo de organigrama es __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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