El documento describe el proceso de implementación de una tabla de retención documental en la Universidad del Valle sede Yumbo. Inicialmente se identificaron 12 dependencias productoras de documentos y se realizaron entrevistas para identificar las series y subseries documentales. Luego se elaboró un borrador de la tabla que fue aprobado por el director y la oficina central de gestión documental, resultando en la tabla final de retención documental para la sede Yumbo.

1. COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO
LABORAL?
KELLY MARCELA GONZÁLEZ GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA –
CIDBA
2014

2. COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO
LABORAL?
KELLY MARCELA GONZÁLEZ GONZÁLEZ
Trabajo final expresión oral y escrita
Tutor: María Alexandra León Martínez
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA –
CIDBA
2014

3. Introducción
En el presente trabajo final, se hablará sobre los
cambios y aportes que se realizaron gracias a los
conocimientos adquiridos en el curso de expresión oral
y escrita; dentro del cual encontramos la identificación
de situación vital, propósitos y preguntas de lectura, la
búsqueda bibliográfica y se infirieron los cambios
referentes a implementación de la tabla de retención
documental en la UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE
YUMBO.

4. Objetivos
• Dar respuesta a las preguntas planteadas referentes a
la situación vital identificada en la unidad uno.
• Proponer la ejecución de actividades que contribuyan
al cambio positivo de la situación vital identificada en
la unidad uno.
• Mostrar los cambios realizados hasta el momento,
partiendo de la situación vital y las preguntas
plateadas en la unidad uno.

5. Proceso de cambio
El proceso de cambio propuesto, según los conocimientos
adquiridos en el curso de EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA, se ve
en la estructuración y elaboración de la tabla de retención
documental para la UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO,
puesto que mediante las preguntas planteadas en la
actividad número uno se pudo crear un instructivo o
secuencia de pasos en orden cronológico, que dio como
resultado final, la elaboración de la Tabla de Retención
Documental (TRD), con la cual se da inicio a la
implementación del sistema de gestión documental, así
como organizar de manera correcta y según las
disposiciones de ley, el fondo acumulado que posee
actualmente la sede Yumbo.

6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL son la principal
herramienta para la correcta organización de los archivos,
puesto que estas contienen un listado de series, sub-series
y tipos documentales, recibidos o producidos por las
actividades que se realizan en cada uno de los procesos de
las diferentes organizaciones, en dichas tablas se establecen
los tiempos de retención para cada documento en las
diferentes etapas del su ciclo vital.
Ver videos
https://www.youtube.com/watch?v=40LH-cxH-gA
https://www.youtube.com/watch?v=tY_YUWgBjjs

8. Para el proceso de implementación de tablas de retención de
la UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO, se dio
inicio con la identificación de doce dependencias
productoras de documentos, en cada una de estas se realizó
una entrevista a cada uno de los responsables de los
diferentes procesos, en ella se llevó a cabo la identificación
de los documentos producidos en virtud de las funciones que
le han sido asignadas, para ello fue necesario la utilización
de un listado maestro de series y subseries de la sede
principal Meléndez, que se tomó como referencia para
identificar las series y subseries propias de la sede Yumbo.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Implementación

9. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Implementación

10. La actividad fue apoyada y supervisada
directamente por la coordinadora
administrativa de la sede Yumbo, quien
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Implementación
realizó la depuración del archivo, los valores
primarios y secundarios para cada expediente.

11. Con la información recopilada anteriormente se elaboró
un borrador de tabla de retención documental general
para la sede Yumbo, posteriormente el borrador fue
aprobado por el director de la sede y enviado a la oficina
central de gestión documental de la UNIVERSIDAD
DEL VALLE sede Meléndez, donde se realizaron los
ajustes pertinentes según los aportes del profesional
encargado, allí se le adicionaron los años de retención
para cada documento en las diferentes etapas de su ciclo
vital, así como el procedimiento respectivo cumplido el
tiempo de retención para cada uno.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Implementación

12. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Implementación
UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO

13. • En la actualidad la tabla ya fue aprobada y nos
encontramos a la espera de recibir la tabla original
con las firmas correspondientes, para iniciar así a
organizar el archivo de nuestra sede según lo
establecido en dicha TRD.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Implementación

14. Conclusiones
Del trabajo anterior se puede concluir que los
conocimiento y herramientas adquiridas durante el
curso de expresión oral y escrita, tienen aplicación en
los diferentes ámbitos y espacios de la cotidianidad ya
sea en sociedad, en el núcleo familiar o en el aspecto
laboral; ya que facilitan la comunicación y la
comprensión, al mismo tiempo que puede instruirnos en
la elaboración de ciertas actividades que presenten
cierto grado de dificultad o entendimiento para algunos
individuos.

15. Bibliografía
Tablas de retención documental Archivo General de
la Nación, http://www.archivogeneral.gov.co/trd
Tablas de retención documental ICETEX,
http://www.icetex.co/dnnpro5/Portals/0/Documen
tos/La%20Institucion/Gestion_documental/tablas_r
etencion/TRDvigencia2000.pdf