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Perché adottare un CMS / CCMS per la gestione di contenuti tecnici e di prodotto?

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Una riflessione sui sistemi di (component) content management in vista del corso di formazione COM&TEC-UCIMA-ACIMAC-SBS: CMS e CCMS: come possono aiutare le aziende a migliorare la gestione della comunicazione tecnica (Dott.ssa Petra Dal Santo – KEA S.r.l., 15 giugno 2016, Baggiovara, Modena).
L'azienda come casa editrice; i contenuti come asset aziendali: come ottenere risparmi, ricavi diretti e indiretti e riduzione dei rischi di impresa grazie a un'opportuna gestione di contenuti e output multicanale

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Perché adottare un CMS / CCMS per la gestione di contenuti tecnici e di prodotto?

  1. 1. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 1 Corso di Formazione: "CMS e CCMS: che cosa sono e come possono aiutare le aziende a migliorare la gestione della Comunicazione Tecnica" Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) Perché adottare un CMS / CCMS per la gestione di contenuti tecnici e di prodotto? Una riflessione sui sistemi di (component) content management in vista del corso di formazione COM&TEC-UCIMA-ACIMAC-SBS: CMS e CCMS: come possono aiutare le aziende a migliorare la gestione della comunicazione tecnica (Dott.ssa Petra Dal Santo – KEA S.r.l., 15 giugno 2016, Baggiovara, Modena) Ogni azienda è una casa editrice Ogni azienda che realizza manuali, cataloghi, e-commerce, ecc., è anche una casa editrice, o meglio un media producer, dato che contenuti e output sono tipicamente multimediali. Nella gestione, traduzione, revisione e pubblicazione di contenuti e output – incentrati su prodotti / servizi e interlocutori / utilizzatori – l'azienda investe ingenti risorse, materiali e immateriali. I contenuti sono asset aziendali I contenuti sono a pieno titolo asset aziendali, al pari di beni fisici, capitale finanziario, capitale intellettuale, ecc. L’asset (cespite, bene) è una risorsa con valore economico, tangibile o intangibile, risultante da eventi passati, dotata di utilità pluriennale, posseduta o controllata dall’azienda, che da essa si attende benefici economici futuri, ovvero un contributo diretto o indiretto al flusso di cassa. In quanto asset, i contenuti hanno quindi lo scopo di contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali, ovvero di rendere. La resa di contenuti e output si esprime nella loro capacità di partecipare alla generazione di risparmi e ricavi (contributo economico) e alla riduzione dei rischi di impresa. La gestione dei contenuti come fattore di risparmio Un’opportuna gestione dei contenuti può far risparmiare all'azienda tempi e costi di acquisizione, editing, revisione e traduzione dei contenuti; di realizzazione degli output multicanale; di marketing, consulenza pre-vendita, formazione e di assistenza post-vendita di primo livello. Gestione collaborativa, modularizzazione, standardizzazione e single sourcing dei contenuti, nonché automazione editoriale sono le principali fonti di risparmio potenziale.
  2. 2. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 2 Corso di Formazione: "CMS e CCMS: che cosa sono e come possono aiutare le aziende a migliorare la gestione della Comunicazione Tecnica" Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) I contenuti come fonte di ricavi diretti e indiretti Contenuti utili – cioè rilevanti ai fini delle esigenze informative, formative e operative della persona in un momento specifico – contribuiscono, in modo indiretto o diretto, a generare ricavi. Diffusi tramite canali, piattaforme e tipi di output di volta in volta opportuni, i contenuti supportano in maniera determinante la lead generation; la conversione da lead a cliente, e quindi le vendite; l'incremento della soddisfazione del cliente e la sua fidelizzazione; la reiterazione dell'acquisto. Il canale online e le sue piattaforme – motori di ricerca e SEO, social network e siti specializzati, blog, knowledge base, applicazioni di user assistance, self-help ed e-learning, newsletter, ecc. – sono potenti strumenti di content marketing e social customer care, che permettono a contenuti utili di lavorare in modo autonomo negli ambiti di marketing, vendite, formazione e assistenza di primo livello, affiancandosi e potenziando le attività svolte dai collaboratori “umani” dell'azienda. Senza tralasciare il fatto che un’opportuna gestione dei contenuti e output contribuisce a ridurre il time-to- market di prodotti / servizi, partecipando alla formazione del vantaggio competitivo dell’azienda. I contenuti come fattore di riduzione dei rischi di impresa Infine, diffondere contenuti e traduzioni corretti, validati, aggiornati e coerenti contribuisce a ridurre i rischi di impresa. Non va sottovalutato il fatto che la diffusione non avviene solo tramite gli output realizzati dall'azienda (documentazione tecnica e di prodotto, offerte e capitolati, documenti amministrativi, materiali per formazione e assistenza, ecc.), ma in particolare anche attraverso la documentazione tecnica, marketing e commerciale prodotta da parti terze (agenti, partner, rivenditori, ecc.), che riutilizzano contenuti di proprietà dell'azienda. Piattaforme online, intra-/extranet, dedicate alla condivisione di contenuti e output non solo fra persone, ma anche fra applicazioni software (knowledge base, sistemi di gestione documentale, web services, ecc.) aiutano a ridurre rischi derivanti da disallineamenti informativi. La molteplicità richiede flessibilità In uno scenario caratterizzato dalla molteplicità – di obiettivi, interlocutori, canali, piattaforme e dispositivi, tipi di output, fasi di cicli di vita – i contenuti, per rendere, devono essere anzitutto flessibili. L'aggettivo "flessibili", tuttavia, è piuttosto vago. Come sono i "contenuti flessibili"? I "contenuti flessibili" sono l'equivalente editoriale dei mattoncini Lego®: componenti modulari, standard, marcati, con cui è possibile costruire in modo dinamico output utili – in grado di rispondere alle esigenze informative, formative e operative delle persone– e di alimentare in modo automatico applicazioni capaci di "servire" alle persone contenuti contestuali e quindi rilevanti.
  3. 3. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 3 Corso di Formazione: "CMS e CCMS: che cosa sono e come possono aiutare le aziende a migliorare la gestione della Comunicazione Tecnica" Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) Contenuti “flessibili” come mattoncini Lego® Scendendo più nel dettaglio, per essere flessibili come mattoncini Lego®, i contenuti devono essere: • Modulari, in sé compiuti e fra loro componibili in base a regole • Incentrati ognuno sulla risposta a un solo ipotetico quesito • Standard dal punto di vista formale e disponibili in formati non proprietari per favorirne l’interoperabilità • Standard dal punto di vista contenutistico, redatti in modo indipendente dall’output di destinazione, usando metodiche di scrittura standardizzata, database terminologici, linguaggi controllati • Univoci, gestiti secondo la logica del single sourcing • Variantati, in base a criteri merceologici, geografici, legali e normativi, legati ai destinatari, ecc. • Marcati con metadati che aiutino i corpora di regole a selezionare i contenuti da includere negli output e ad assemblarli in modo dinamico • Sottoposti a un ciclo reiterato di produzione, revisione, approvazione, diffusione, monitoraggio in cui includere sia il feedback dei destinatari, sia eventuali contenuti generati dagli utenti (UGC, user generated content). CMS / CCMS per gestire contenuti e output come mattoncini e costruzioni Lego® In uno scenario caratterizzato dalla molteplicità crescente, è un'impresa molto ardua gestire a mano (tramite MS Word, Adobe InDesign, file system, ecc.) contenuti flessibili come mattoncini Lego® e assemblarli manualmente in modo dinamico per realizzare output simili a costruzioni Lego®. I software chiamati CMS tecnici (content management system) o CCMS (component content management system) sono nati per supportarci in queste attività. Durante il corso di formazione COM&TEC-UCIMA-ACIMAC-SBS scopriremo le caratteristiche di questi sistemi e il modo in cui ci aiutano a gestire in modo flessibile i contenuti, ad automatizzare la configurazione e la realizzazione di output multicanale profilati in base a parametri multidimensionali (variante di prodotto, codice matricola, mercato, tipo di destinatario, tipo di canale / piattaforma / dispositivo utilizzati per la fruizione, ecc.) e, in ultima analisi a massimizzare il contributo degli asset editoriali al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

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