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Information Management, Digital Asset Management e Information Architecture

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Come coordinare efficacemente contenuti, persone, flussi e tecnologie per ottenere ricavi, risparmi e riduzioni dei rischi tramite la distribuzione di informazioni utili agli interlocutori dell’azienda
Report sul libro molto interessante di John Horodyski, Inform, Transform and Outperform. Digital content strategies to optimize your business for growth, Advantage, Charleston, South Carolina, USA, 2016

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Information Management, Digital Asset Management e Information Architecture

  1. 1. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 1 Information (Digital Asset) Management e Information Architecture Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) Information (Digital Asset) Management Come coordinare efficacemente contenuti, persone, flussi e tecnologie per ottenere ricavi, risparmi e riduzioni dei rischi tramite la distribuzione di informazioni utili agli interlocutori dell’azienda Report sul libro molto interessante di John Horodyski, Inform, Transform and Outperform. Digital content strategies to optimize your business for growth, Advantage, Charleston, South Carolina, USA, 2016 Il punto di partenza di John Horodyski e degli altri autori che hanno contribuito al volume è l’affermazione: „content drives brands“, sono i contenuti a guidare i marchi, ovvero le aziende. Oggi le audience dell’azienda si aspettano di trovare i contenuti di cui necessitano, quando, dove e nel modo in cui ne hanno bisogno. Si aspettano di poter ricercare attivamente le informazioni oppure di vedersele proposte proattivamente da parte delle applicazioni. L’azienda non può sottrarsi a queste aspettative, ma deve trasformarsi in una casa editrice, in un media producer che impiega i contenuti come asset strategici per creare valore per le audience, rispondendo via via nel tempo alla domanda: “che cosa conta di più per il cliente? Quali sono le sue esigenze informative, formative e operative contestuali?”. Horodyski sottolinea che in quest’ottica la forma organizzativa aziendale più adeguata è quella del “collaborative peer-to-peer network”, cioè una struttura reticolare, formata da tutti gli stakeholder (portatori di interessi) dell’information management, interni ed esterni all’azienda, in grado di cooperare alla raccolta e all’elaborazione degli input (contenuti prodotti dall’azienda, user generated content [UGC, contenuti generati dagli utenti], contenuti prodotti da parti terze, crowdsourced content, esigenze delle audience tipiche, novità in fatto di tipi di output, piattaforme, canali e dispositivi di distribuzione, ecc.) e alla co-creazione degli output, in un ciclo agile e reiterato. L’ambito di cui si occupa il volume di Horodyski è il digital asset management (DAM), ovvero l’information management, indagato dal punto di vista dell’interazione fra contenuti, persone, processi e tecnologie (fra cui, per esempio, i sistemi di gestione dei contenuti CMS e CCMS [(Component) Content Management System]). Obiettivo generale dell’information management è acquisire il controllo sui contenuti intesi come asset per metterli al servizio delle strategie e del raggiungimento degli obiettivi aziendali, distribuendoli alle audience attraverso canali e dispositivi opportuni. Generare conoscenza, dare coerenza alla voce del marchio, ridurre il time-to-market, cogliere nuove opportunità, comprimere tempi e costi delle attività sono fra gli obiettivi specifici che il digital asset management di norma si prefigge. Le leve su cui agisce l’information management, più nello specifico l’information architecture, sono numerose. Eccole qui di seguito nel dettaglio. Sorgente del contenuto. Il principio che guida la gestione della sorgente dell’informazione è il single source of truth (SSOT), altrimenti detto anche single point of truth (SPOT): per ogni revisione e versione del
  2. 2. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 2 Information (Digital Asset) Management e Information Architecture Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) contenuto / output deve esistere una sola copia. L’univocità dell’informazione va garantita anche attraverso l’integrazione tra le fonti dati presenti in azienda e presso partner a monte e a valle della catena della fornitura (es. fornitori, agenti, grossisti, dettaglianti, ecc.), superando problemi dovuti non solo alla scarsa interoperabilità fra i sistemi, ma anche alla presenza di dati sporchi, duplicati e incoerenti. Standardizzazione (formale e contenutistica) e modularizzazione dei contenuti ne favoriscono la gestione secondo il principio SSOT / SPOT. Ricercabilità del contenuto. SSOT / SPOT, uso e distribuzione del contenuto ne presuppongono la ricercabilità: se è più difficile trovare un contenuto esistente che crearne uno nuovo, il comunicatore tecnico sarà indotto a produrre duplicati, esponendo l’azienda ai rischi connessi, abbassando la sua produttività e generando ulteriori costi (es. di traduzione). Inoltre, un contenuto irreperibile non può confluire all’interno degli output distribuiti a un’audience, sprecando le sue potenzialità in termini di soddisfacimento delle esigenze dell’audience. Dizionari controllati, metadati, tassonomie e – in particolare in ambito web – semantic linked data favoriscono la ricercabilità (findability) delle informazioni. Dizionari controllati. Definire a livello aziendale un dizionario controllato significa sviluppare una lingua comune su cui basare metadati e tassonomie, fondamentali ai fini della ricercabilità e dell’interoperabilità delle informazioni fra software distinti. Il dizionario controllato: standardizza i termini, se possibile in base a dizionari di settore; formalizza sinonimi (“ponti fra i dialetti”) e acronimi; stabilisce relazioni fra concetti; definisce le etichette degli attributi e i valori consentiti per ogni attributo. Dizionario controllato, metadati e tassonomie sono, al pari dei contenuti stessi, asset aziendali stragici, dei quali è necessario gestire il ciclo di vita (in considerazione, per esempio, del cambiamento del linguaggio e dei campi di applicazione). Metadati. Metadati e tassonomie, da gestire centralmente, trasformano i contenuti in “smart asset”, in risorse intelligenti, poiché ne influenzano in modo sensibile ricercabilità, uso e distribuzione. I metadati raggruppano trasversalmente contenuti affini in insiemi omogenei e stanno alla base dello sviluppo di processi automatizzati di uso e distribuzione dei contenuti: “i metadati sono il motore dell’automazione”. I metadati sono di tipo descrittivo (es. autore, titolo, parole chiave, campi di applicazione, audience tipica, ecc.), strutturale (es. formato, dimensioni, marcature, ecc.)e amministrativo (es. autorizzazioni, usi consentiti, copyright, stato, periodo di validità, ecc.). Tassonomia. L’autore sconsiglia l’adozione di più di tre livelli di classificazione gerarchica per non incidere negativamente sulla navigabilità ed esplorabilità dei contenuti. Accanto agli schemi di classificazione tradizionali – basati su genere / specie, universale / particolare, tutto / parte – è citata anche la classificazione a faccette, non gerarchica e multidimensionale,. Semantic Linked Data. I semantic linked data rappresentano l’evoluzione di dizionari controllati, metadati e tassonomie classici. Si basano su standard aperti (es. schema.org, supportato anche da Google; RDF [Resource Description Framework], OWL [Web Ontology Language], SPARQL [SPARQL Protocol and RDF Query Language]), sono machine readable (interpretabili da software) e aggiungono senso ai contenuti a cui sono riferiti, incrementando fra l’altro la rilevanza dei risultati delle ricerche. Più in generale, i software che interpretano i semantic linked data possono automatizzare per esempio: la disambiguazione dei contenuti; il raggruppamento di contenuti affini in insiemi omogenei; la creazione di relazioni fra contenuti; il supporto all’esplorazione di contenuti secondo percorsi non predeterminati, ma basati su relazioni; la
  3. 3. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 3 Information (Digital Asset) Management e Information Architecture Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) visualizzazione di contenuti contestuali (es. basati sul profilo, sul comportamento o sulla localizzazione dell’utente; sul canale e dispositivo di fruizione, ecc.). Output. Gli output (es. manuali di istruzioni, help online e user assistance, troubleshooting, cataloghi, listini, cata-listini, e-commerce, cataloghi ricambi e cataloghi ricambi interattivi, ecc.) sono aggregazioni dinamiche di contenuti guidate da metadati, con l’obiettivo di soddisfare, in modo sincrono o asincrono, le esigenze informative, formative e operative di persone caratterizzate da determinati profili, comportamenti, contesti d’uso, ecc. I contenuti sono i mattoncini Lego©, i metadati le istruzioni di montaggio (eseguibili a mano dal comunicatore tecnico o in automatico da un software) e l’output è una determinata costruzione. Lo stesso mattoncino – che, in quanto digitale, ha il dono dell’ubiquità – può essere usato per essere distribuito in più output. Archiviazione. Dei contenuti inattivi va archiviata l’ultima revisione validata, sempre secondo il principio SSOT / SPOT. In prospettiva, i contenuti inattivi possono essere da cancellare o da riattivare, per esempio in un’ottica di “repurpose e repackage”, cioè di content curation interno all’azienda oppure per rispondere a disposizioni di legge, o in caso di controversie e azioni legali. Ecco il motivo per cui è necessario aggiornare nel tempo il formato dei contenuti archiviati, per garantirne ricercabilità, uso e distribuzione in caso di necessità. Persone, governance e flussi di lavoro. Nell’ambito della comunicazione, a monte di ogni automazione stanno le attività svolte dalle persone (es. creazione, marcatura e classificazione dei contenuti; monitoraggio e revisione periodica; definizione delle audience tipiche, nonché di output, piattaforme, canali e dispositivi di distribuzione, ecc.). Per orientare l’agire delle persone è anzitutto necessario formalizzare le policies che allineano le componenti costitutive dell’information management (contenuti, persone, flussi e tecnologie) alle strategie e agli obiettivi aziendali complessivi. Obiettivo di questo approccio olistico è creare le condizioni per mettere a frutto le informazioni come asset, traendone ricavi diretti e indiretti, risparmi e riduzioni dei rischi. A un livello più operativo, la definizione dei flussi di lavoro (“digital workflow design”) guida la gestione del ciclo di vita dei contenuti da parte delle persone, mediante l’uso delle tecnologie opportune. Al pari di contenuti, metadati e tassonomie, anche i flussi sono organismi vivi, da modificare nel tempo in modo iterativo e collaborativo. In vista della formalizzazione, l’autore raccomanda di analizzare i flussi di lavoro attuali distinguendo fra il “che cosa” (attività, output e risultati) e il “come” (metodo). Disegnare nuovi flussi significa mettere in discussione il “come” di ogni fase, ideare una “persona” (profilo tipo) e uno scenario per ogni flusso di lavoro, cercando di superare le criticità e di mitigare i rischi grazie al supporto di buone pratiche e della tecnologia. I flussi da modellare rispecchiamo le fasi del ciclo di vita dei contenuti: “work in progress” (creazione, revisione, variantatura, traduzione, localizzazione, approvazione, assegnazione a metadati e tassonomia, monitoraggio), “pronto per l’uso” e “in uso” (tipi di audience, tipi di output, canali, dispositivi, diritti, monitoraggio) e “inattivo” (da archiviare, da cancellare). Sicurezza. Dato che contenuti e output sono asset strategici, è essenziale garantirne la sicurezza, mettendo in campo fattori umani e tecnologici in grado di mitigare i rischi derivanti dalla perdita di dati, nonché dall’uso, dalla distribuzione e dalla fruizione non autorizzati delle informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda. A prescindere dal fatto che la sicurezza deve comunque garantire la disponibilità delle risorse,
  4. 4. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 4 Information (Digital Asset) Management e Information Architecture Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) i suoi due principi basilari sono la confidenzialità e l’integrità. Per confidenzialità si intende che cosa può essere usato, da chi, quando, dove e come. Ne sono manifestazioni la gestione di ruoli, autorizzazioni e utenti (da allineare anche ai flussi di lavoro), nonché la gestione dei copyright in acquisto e vendita. L’integrità, che presuppone la gestione dei contenuti secondo il principio SSOT / SPOT, si cura invece del fatto che i dati siano completi, corretti e aggiornati. L’autore insiste sul ruolo di supporto che la tecnologia (per esempio di CMS e CCMS) ha nei confronti di contenuti, persone e flussi. Ecco le caratteristiche principali che ogni sistema operante nel contesto del digital asset management dovrebbe avere: • Interfaccia utente efficiente, efficace e soddisfacente • Gestione di dizionari controllati, metadati e tassonomie • Supporto alla standardizzazione, modularizzazione e gestione dei contenuti secondo il principio SSOT / SPOT • Navigazione e ricerca dei contenuti • Supporto alla creazione automatizzata di output multicanale • Gestione di sicurezza e flussi di lavoro • Identificabilità univoca di ogni elemento a fini di monitoraggio • Strumenti di analisi e report relativi a utenti e contenuti • Personalizzabilità; disponibilità di documentazione, formazione e consulenza. L’autore dedica infine un capitolo interessante alla “consumerization” di software enterprise e business. La tecnologia consumer ha modificato le aspettative degli utenti nei confronti delle applicazioni aziendali. Ecco una panoramica sulle caratteristiche auspicate dagli utenti: • Uso facile e intuitivo. Il sistema non deve richiedere formazione, ma anzi nascondere la complessità (deve “semplicemente funzionare bene”) • Il software non deve essere un insieme di funzioni, ma guidare l’utente attraverso le fasi del processo di sua competenza. Per raggiungere questo obiettivo è necessario un design “user- centric”, secondo il metodo Agile, basato su iterazione e co-creazione del sistema con i destinatari • Responsività: velocità di risposta; utilizzabilità via desktop, browser e app; adattamento al device • Supporto alla multimedialità • Integrazione con funzioni di contorno ritenute standard (es. calendari, notifiche, ecc.). Per ragioni di costo e di standardizzazione del funzionamento, l’autore consiglia di integrare componenti di parti terze, anziché sviluppare ex novo queste funzionalità • Accessibilità via cloud • Integrabilità all’interno dell’ecosistema software dell’azienda • (Quasi) tempo reale nel flusso dei dati fra sistemi distinti. Autore: Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it)

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