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Contenuti tecnici fuori dal recinto: perché e come condividerli in azienda

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Negli ultimi tempi da parte di utilizzatori e prospect di Argo CCMS (Component Content Management System) stiamo ricevendo segnali, che indicano una progressiva uscita dei contenuti della comunicazione tecnica dal loro ambito tradizionale, legato alla realizzazione di manuali di istruzioni, di installazione, uso e manutenzione

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Contenuti tecnici fuori dal recinto: perché e come condividerli in azienda

  1. 1. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel.: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it Contenuti tecnici fuori dal recinto: perché e come condividerli in azienda Negli ultimi tempi da parte di utilizzatori e prospect di Argo CCMS (Component Content Management System) stiamo ricevendo segnali, che indicano una progressiva uscita dei contenuti della comunicazione tecnica dal loro ambito tradizionale, legato alla realizzazione di manuali di istruzioni, di installazione, uso e manutenzione. I nostri interlocutori ci chiedono infatti, se e come è possibile: • Condividere con altre funzioni aziendali sottoinsiemi di contenuti tecnici • Permettere ad altre funzioni di gestire all’interno del CCMS contenuti di propria pertinenza • Automatizzare la configurazione e la realizzazione di output multicanale in grado di mixare contenuti tecnici e altri tipi di contenuti, legati – per esempio – al marketing, alle vendite, alla formazione e all’amministrazione, ecc. Ecco alcuni scenari, che i nostri interlocutori ci prospettano con frequenza crescente: • Mettere a disposizione di tutte le funzioni aziendali sottoinsiemi di contenuti tecnici, multilingua e validati, pronti all’uso. (Ri)usare un contenuto esistente deve essere più facile che crearne uno nuovo: solo così è possibile risparmiare costi di editing e traduzioni, e soprattutto minimizzare i rischi derivanti da disallineamenti informativi presenti nei vari output. Questa strategia non vale solo per marketing, vendite e formazione, ma anche per l’amministrazione, per esempio per allineare la nomenclatura e la descrizione sintetica di prodotti e servizi fra manuali, documentazione commerciale, documenti di trasporto e fatture, evitando di generare incertezze nel cliente, che si traducono in richieste di chiarimento da gestire aziendalmente • Permettere in particolare a marketing e vendite di (ri)usare sottoinsiemi di contenuti tecnici, per realizzare cataloghi, listini, cata-listini, schede prodotto, offerte, nonché per alimentare in modo automatico il CMS web / blog aziendale (comunicazione di prodotto) e/o l’e-commerce (vendita di prodotti, ricambi, accessori, ecc.) • Disporre di un unico CCMS in cui tutte le funzioni aziendali passono non solo (ri)usare, ma anche gestire e condividere i contenuti di propria pertinenza. Per esempio, il marketing può condividere con i comunicatori tecnici immagini ufficiali da pubblicare sulla copertina dei manuali oppure User Generated Content da recepire all’interno delle guide pratiche alla risoluzione dei problemi • Dotare tutte le funzioni aziendali di un CCMS unico capace aggregare in modo dinamico e condizionale vari tipi di contenuti, automatizzando la realizzazione delle diverse tipologie di output multicanale. In sintesi l’obiettivo che i nostri interlocutori si prefiggono è di disporre di una piattaforma CCMS unica e di tanti profili per creare un archivio comune di contenuti “a prova di futuro”, modulari, standard, marcati, 1 Contenuti tecnici fuori dal recinto: perché e come condividerli all’interno dell’azienda Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it)
  2. 2. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel.: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it validati e pronti all’uso. In questo modo i contenuti si trasformano in un vero e proprio asset per l’azienda, in grado di supportare attivamente il raggiungimento dei suoi obiettivi strategici. Argo, il CCMS di KEA per la documentazione tecnica e di prodotto, dispone di strumenti mirati per consentire alle aziende di raggiungere gli obiettivi di condivisione e automazione: • Autorizzazioni: permettono a ogni utente di gestire / (ri)usare i contenuti in base a competenze ed esigenze • Modularizzazione, standardizzazione (formale e contenutistica) e single sourcing: Argo CCMS favorisce la gestione univoca e il (ri)uso di ogni unità informativa, minimizzando il rischio di disallineamenti e ottimizzando tempi e costi di editing e traduzione. Lo standard XML apre il sistema all’interoperabilità con altre applicazioni • Marcatura: il sistema di marcatura universale di Argo CCMS permette di associare a ogni unità informativa le condizioni di uso, legate – per esempio – a prodotto, mercato, lingua, interlocutore, fase del ciclo di vita, canale / piattaforma / dispositivo, ecc. • Possibilità di automatizzare la configurazione e la realizzazione di output multicanale, intesi come aggregazione dinamica di contenuti di vario tipo (tecnici, marketing, formativi, ecc.) in base a determinante condizioni. Un’unica fonte permette di alimentare manuali di istruzioni, help online, cataloghi, listini, cata-listini, CMS web / blog, e-commerce, app, restando aperti a rispondere alle future esigenze informative, operative e formative degli interlocutori di riferimento. Per uno scambio di idee su questi temi e per maggiori informazioni su Argo CCMS, contattateci! Telefonate al +39 045 6152381 o scrivete a info@keanet.it. *** Autore: Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it) http://blog.keanet.it www.keanet.it 2 Contenuti tecnici fuori dal recinto: perché e come condividerli all’interno dell’azienda Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it)

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