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Come progettare e realizzare webinar professionali

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Report sull’utile libro di Luca Vanin e Fabio Ballor, Webinar professionali. Progettare e realizzare eventi live coinvolgenti ed efficaci, Hoepli, Milano, 2013
Nel febbraio 2016 ho tenuto un webinar su “Comunicazione tecnica ed ecosistema online” organizzato da COM&TEC – Associazione Italiana per la Comunicazione Tecnica (www.comtec-italia.org). Dato che COM&TEC sta programmando una nuova serie di webinar formativi per l’autunno e che anche la nostra azienda guarda con interesse ai webinar, in chiave sia marketing che formativa, il libro di Luca Vanin e Fabio Ballor è risultata una fonte utilissima di buone pratiche e di spunti di riflessione. Lettura consigliata a tutti coloro che guardano con interesse a questo strumento non ancora così diffuso, a con ampi margini di crescita.

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Come progettare e realizzare webinar professionali

  1. 1. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 1 Webinar professionali Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) Come progettare e realizzare webinar professionali Report sull’utile libro di Luca Vanin e Fabio Ballor, Webinar professionali. Progettare e realizzare eventi live coinvolgenti ed efficaci, Hoepli, Milano, 2013 Nel febbraio 2016 ho tenuto un webinar su “Comunicazione tecnica ed ecosistema online” organizzato da COM&TEC – Associazione Italiana per la Comunicazione Tecnica (www.comtec-italia.org). Dato che COM&TEC sta programmando una nuova serie di webinar formativi per l’autunno e che anche la nostra azienda guarda con interesse ai webinar, in chiave sia marketing che formativa, il libro di Luca Vanin e Fabio Ballor è risultata una fonte utilissima di buone pratiche e di spunti di riflessione. Lettura consigliata a tutti coloro che guardano con interesse a questo strumento non ancora così diffuso, a con ampi margini di crescita. Definizione Il webinar è un seminario che si svolge online, via web. Come tale, è un evento sociale (coinvolge più persone), sincrono (si svolge in tempo reale), mediato dall’utilizzo di una piattaforma software, che si basa sulla comunicazione di contenuti e sull’interazione fra le persone (web conference, web training, promo webinar; instaurano una relazione di uno o pochi a molti; sono finalizzati alla trasmissione di saperi teorici, pratici o relazionali) oppure sulla collaborazione fra le persone (web collaboration, web meeting; instaurano una relazione, tendenzialmente paritetica, di molti a molti; sono finalizzati allo scambio o alla produzione di idee, soluzioni, ecc.). Ambiti di utilizzo Il webinar è uno strumento flessibile, utilizzabili in particolare nei seguenti ambiti: • Istruzione finalizzata alla trasmissione di saperi teorici (sapere) • Addestramento finalizzato alla trasmissione di saperi pratici (saper fare) • Formazione finalizzata alla trasmissione di saperi propedeutici alla crescita personale (saper essere) • Promozionale finalizzata alla promozione di un prodotto / servizio, presentato come soluzione a un problema oppure come riposta a un’esigenza dell’audience. Rientra a pieno titolo fra le attività di content marketing aziendali, accanto alle altre che l’azienda svolge su sito, blog, social network, siti di settore, motori di ricerca, ecc. • Trattative commerciali. Paolo Ronzani sottolinea che nelle trattative commerciali i webinar “oltre a comportare un risparmio economico significativo, potranno accorciare i tempi della trattativa stessa”.
  2. 2. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 2 Webinar professionali Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) Per essere pienamente efficaci, i webinar non vanno visti come attività estemporanee, ma come elementi che si integrano nella strategia comunicazionale complessiva dell’azienda. Come progettare e realizzare un webinar Che cosa fare prima del webinar La prima attività da compiere è l’analisi volta a definire: • Audience, ovvero i problemi e le esigenze dei partecipanti tipici. La richiesta di un feedback preliminare (sondaggio, questionario, domanda aperta) può aiutare a cucire il webinar su misura per l’audience. L’approccio va sempre incentrato sull’utente: “Avere sempre chiaro chi saranno i nostri interlocutori, che cosa si aspettano da noi e come possiamo rispondere alle loro esigenze è l’unico modo per programmare e realizzare un webinar professionale” • Obiettivi che l’azienda persegue attraverso il webinar. Per esempio: presentare un prodotto / servizio o una promozione; spiegare come utilizzare un prodotto / servizio, ecc. Gli obiettivi devono essere specifici, quantificabili e misurabili entro un determinato arco temporale • Risultati rilevanti attesi per i partecipanti, ovvero benefici che trarranno dalla partecipazione al webinar. Sui risultati dell’analisi di basa la progettazione del webinar volta a definire: • Tipo di webinar (incentrato sulla coppia contenuti / interazione oppure sulla collaborazione fra le persone) • Scaletta complessiva, che comprende tipicamente le seguenti fasi: apertura, accoglienza, presentazione del / dei relatori, ciclo dinamico (esposizione dei contenuti [fase passiva per i partecipanti], interazione fra le persone oppure collaborazione fra le persone [fase attiva o reattiva per i partecipanti]. Ogni webinar prevede uno o due cicli dinamici), chiusura, attività di follow-up • Contenuti e modello di relazione fra le persone (per web conference, web training, promo webinar) oppure modello di collaborazione fra le persone (per web collaboration, web meeting). La redazione dei contenuti riflette l’analisi e la progettazione, incorporando alcune buone partiche generali che aiutano a migliorare la fruibilità: • La redazione dei contenuti deve ispirarsi ai principi di comprensibilità, rilevanza e utilità • Comprensibilità o “Indicativamente, il contenuto sarà composto da 3 argomenti centrali, ognuno dei quali sarà … sviluppato in 3 sottocategorie. In tutto 9 slot informativi organizzati in 3 blocchi”. “L’unico eventuale blocco esterno aggiuntivo è quello dedicato alla call-to-action” a fine webinar o Sono tenuti in considerazione pre-conoscenze e linguaggio dei partecipanti tipici • Rilevanza e utilità
  3. 3. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 3 Webinar professionali Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) o “La prima regola di chi lavora nel web: prima di tutto diffondere e comunicare contenuti di valore, che siano utili alle persone e alla loro vita professionale e personale. Tutto il resto … deve seguire questo principio”. Obiettivo è predisporre contenuti di qualità, di valore, cioè utili per l’audience, risolutivi di un problema o rispondenti a un’esigenza, ma comunque dotati di un risvolto pratico immediato. La scelta della piattaforma e degli strumenti da attivare dipende dalla strategia, dagli obiettivi e dai risultati attesi. Fra gli strumenti attivabili a supporto del ciclo dinamico di esposizione dei contenuti e di interazione / collaborazione fra le persone, gli autori citano in particolare: • Chat scritta (consigliata) oppure audio, pubblica o privata • Slide • Condivisione del desktop • Webcam • Lavagna condivisa • Domande e Risposte • Link a risorse esterne • Sondaggi e questionari. Il sito https://www.webconferencing-test.com/ offre un’interessante funzione di confronto fra varie piattaforme dedicate alla realizzazione di webinar. In molti casi è necessario promuovere il webinar attraverso una strategia di comunicazione integrata, che include tipicamente i seguenti strumenti: • Pagina del webinar sul sito o sul blog aziendale. Può comprendere: modulo di iscrizione, istruzioni per l’accesso, collegamenti a risorse rese disponibili prima e dopo l’evento (pubbliche o ad accesso riservato). Riflettendo sui vantaggi degli owned media, Vanin e Ballor sottolineano come “può essere più conveniente conservare gli iscritti all’interno del proprio sistema di e-mail marketing, per poter fare delle azioni di comunicazione anche successivamente all’evento“ • Contributi sulle pagine aziendali sui social network • Contributi su gruppi specialistici presenti su forum e social network • Richieste di condivisione da parte del proprio grafo sociale (invito al passaparola) • E-mail marketing e newletter • Campagne pubblicitarie online su motori di ricerca e social network. In una fase già operativa è necessario comunicare con gli iscritti inviando loro come minimo: • Una e-mail di benvenuto all’atto dell’iscrizione, contenente tutte le informazioni tecniche, organizzative e cognitive essenziali • Un promemoria via e-mail ca. 15-20 minuti prima del webinar. Il giorno del webinar, prima di dare inizio all’evento, è necessario accogliere gli iscritti, curando in particolare i seguenti aspetti:
  4. 4. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 4 Webinar professionali Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) • Tecnici. Ogni partecipante accede correttamente alla piattaforma ed è in grado di utilizzarne gli strumenti? • Organizzativi. Tutti sono a conoscenza della scaletta complessiva del webinar? • Relazionali. Tutti si trovano a proprio agio nel contesto della relazione mediata dalla piattaforma? Sono necessari brevi contenuti o attività semplici per rompere il ghiaccio? • Cognitivi. Il livello di pre-conoscenza è omogeneo oppure vi sono lacune da colmare preliminarmente, anche con la fornitura di link a risorse specifiche? Ultimate le fasi di accoglienza, va dato avvio al webinar, presentando: • La scaletta complessiva • I metodi e gli strumenti di interazione o di collaborazione • Il conduttore, il / i relatori e lo staff tecnico. Che cosa fare durante del webinar Il cuore del webinar è ciò che gli autori definiscono come “ciclo dinamico”, caratterizzato dalla coppia contenuti e relazione (per web conference, web training, promo webinar) oppure dalla collaborazione (per web collaboration, web meeting). Particolarmente utili le indicazioni che Vanin e Ballor danno sul fattore tempo, una delle criticità di ogni webinar: • Apertura dell’aula: almeno 30 minuti dell’avvio del webinar per svolgere al meglio le attività di accoglienza, strategiche per instaurare fin dall’inizio un clima favorevole all’ascolto e all’interazione • Durata complessiva del webinar: 60/90 minuti per web conference e web meeting; 45 minuti per i promo webinar • Tempo da riservare all’esposizione dei contenuti: 30/45 minuti per web conference e web meeting; ca. 20-25 minuti per i promo webinar. Il tempo rimanente va dedicato alle fasi di accoglienza, avvio, domande e risposte (interazione) e chiusura • Numero di slide: vanno mostrate da 1 a 3 slide al minuto. “Online è necessario immaginare un numero leggermente maggiore di slide … un numero maggiore di slide permette una certa varietà e quindi favorisce l’attenzione e tiene svegli i partecipanti” • Pause: ogni ca. 15 minuti va inserita una breve pausa per riepilogare i passaggi precedenti e rispondere a eventuali domande. È un modo efficace per riattivare l’attenzione dei partecipanti. Gli autori dedicano particolare attenzione anche a un altro fattore critico: la partecipazione. Per favorire l’interazione sia fra partecipanti, sia fra partecipanti e relatori, gli autori consigliano di: • Appianare tutte le cause tecniche che potrebbero ostacolare la partecipazione attiva (cause imputabili a problemi sulla piattaforma o all’insufficiente conoscenza degli strumenti da parte delle persone) • Prevedere una breve pausa ogni ca. 15 minuti per dare modo ai partecipanti di rielaborare interiormente i contenuti e predisporsi a intervenire
  5. 5. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 5 Webinar professionali Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) • “Creare il clima … più adatto per fare sì che le persone … percepiscano l’importanza del proprio contributo” • Adattare l’andamento del webinar alle domande poste dai partecipanti (in particolare se sono previste sessioni multiple di domande e risposte) e/o ai feedback che le persone forniscono via chat nel corso del seminario • Utilizzare chat e sondaggi, per esempio per far stabilire ai partecipanti le priorità della scaletta o invitare alla condivisione di esperienze e casi studio personali • Co-produrre qualche cosa insieme ai partecipanti, non limitandosi quindi a esporre i contenuti e rispondere ai quesiti, ma coinvolgendoli attivamente all’ottenimento dei risultati. Che cosa fare dopo del webinar A conclusione del ciclo dinamico è opportuno un riepilogo dei temi principali e dei risultati. Una e-mail di follow-up con opportune call-to-action invita infine i partecipanti a una dare seguito alle attività proposte per il post-webinar. Ecco alcuni esempi: • Dare un feedback sul webinar (sondaggio, questionario, domanda aperta) • Accedere alla registrazione del webinar e alle risorse di supporto e approfondimento • Iscriversi alla newsletter aziendale • Condividere registrazione e risorse con il proprio grafo sociale sui social network • Inviare i riferimenti per ricontattare il / i relatori • Accedere a offerte (per esempio: demo e/o versione di prova di un prodotto; consulenza gratuita, ecc.) • Acquistare il prodotto / servizio promosso da webinar. Particolare importanza rivestono la registrazione e l’eventuale post-produzione della registrazione. Luigi Centenaro sottolinea la strategicità della pubblicazione online delle registrazioni dei webinar al fine di intercettare la domanda esplicita (tramite i motori di ricerca) e latente (tramite i social network) delle persone potenzialmente interessate all’argomento: “La cosa che più amo di un webinar, al di là della freschezza e rapidità della comunicazione live, è che la sua registrazione rimane nel tempo. Un’ora del tuo lavoro continua a dare i suoi frutti anche mesi dopo. E questa persistenza in rete è ovviamente un vantaggio da non sottovalutare!”. Anche Robin Good invita a curare e a post-produrre le registrazioni, che offrono “una risorsa per creare materiali di apprendimento e approfondimento di rara utilità”. Progettare e realizzare webinar è un gioco di squadra Oltre ad altri aspetti – legati per esempio alla gestione dei momenti critici che possono insorgere durante un webinar – Vanin e Ballor illustrano con particolare attenzione gli aspetti organizzativi, sottolineando che è auspicabile un struttura composta almeno da 3 persone che agiscano coordinate in un gruppo di lavoro: • Conduttore. Mirko Pallera consiglia al conduttore (e in parte anche al relatore) “di pensarsi un po’ come un DJ … componente fondamentale del webinar è l’audio … Questo mi fa paragonare il webinar alla radio … forse è un mezzo più caldo, come direbbe Mc Luhan, perché permette di
  6. 6. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel. / Fax: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 6 Webinar professionali Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it) colmare il vuoto dei sensi attraverso l’immaginazione. Noi non usiamo il video del docente, ma solo le slide” • Relatore o relatori, che espongono i contenuti e rispondono ai quesiti dei partecipanti oppure coordinano e facilitano la collaborazione fra le persone • Staff tecnico. Interviene fin dalla progettazione del webinar, per esempio sull’usabilità dei contenuti, nonché sulla scelta e configurazione della piattaforma e dei relativi strumenti. Durante il webinar fornisce supporto tecnico e, in collaborazione con il conduttore, può anche monitorare i tempi, contribuire alla creazione di un clima favorevole e seguire le attività sui social media (e su altre piattaforme esterne). Al termine del webinar lo staff tecnico analizza dati e feedback, fornendo al conduttore e ai relatori i criteri in base ai quali orientare il miglioramento continuo della “formula webinar”. Come per tutte le attività online, anche per i webinar il motore del miglioramento conteinuo è rappresentato dagli analytics, cioè dalla raccolta ed elaborazione di dati oggettivi e di feedback forniti dai partecipanti. Anche per me il riscontro fornito dai partecipanti al webinar è stato prezioso: le persone hanno chiesto più casi studio ed esempi pratici e l’esposizione di una mole inferiore di contenuti in base al tempo a disposizione. Infine, il punteggio di 4/5 rispetto alla spendibilità pratica dei tempi trattati dice che – magari con l’aiuto di un questionario preliminare – è possibile migliorare ancora l’utilità del webinar. Ecco, con queste indicazioni siamo pronti a preparare i nuovi webinar per l’autunno! Autore: Petra Dal Santo – KEA S.r.l. (dalsanto@keanet.it)

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