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Argo CMS: hub per condividere e integrare contenuti aziendali

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Non solo manuali e cataloghi… 1 Argo CMS può generare e alimentare anche help online di software a bordo macchina, offerte, materiali didattici e knowledge base. 2 Integrato con altre fonti dati e con altri software, Argo CMS contribuisce ad automatizzare processi editoriali e di distribuzione della documentazione tecnica e di prodotto. 3 Infine, Argo CMS è “a prova di futuro”, pronto per alimentare applicazioni che intengrano off- e online (O2O), realtà aumentata e internet delle cose in primis.
Nel corso dell’ultimo anno abbiamo registrato due trend nell’uso di Argo CMS, che vanno in direzione della condivisione e dell’integrazione dei contenuti aziendali.
Oltre a utilizzare Argo CMS per gestire in modo collaborativo i contenuti e automatizzare la realizzazione di documentazione tecnica e di prodotto multicanale, alcuni utilizzatori hanno iniziato a sfruttare il sistema come hub per condividere informazioni fra le diverse aree aziendali e per integrare contenuti provenienti da varie fonti. Ecco alcuni esempi.

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Argo CMS: hub per condividere e integrare contenuti aziendali

  1. 1. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel.: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 1 Social network e contenuti tecnici: insieme per un servizio clienti eccellente Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it) Argo CMS: hub per condividere e integrare contenuti aziendali Non solo manuali e cataloghi…  Argo CMS può generare e alimentare anche help online di software a bordo macchina, offerte, materiali didattici e knowledge base.  Integrato con altre fonti dati e con altri software, Argo CMS contribuisce ad automatizzare processi editoriali e di distribuzione della documentazione tecnica e di prodotto.  Infine, Argo CMS è “a prova di futuro”, pronto per alimentare applicazioni che intengrano off- e online (O2O), realtà aumentata e internet delle cose in primis. Sommario Condividere ....................................................................................................................................................... 2 Knowledge base intra-/extranet.................................................................................................................... 2 Non solo manuali: (ri)uso di contenuti tecnici validati.................................................................................. 2 Crowdediting: collaborazione sui contenuti.................................................................................................. 2 Integrare............................................................................................................................................................ 2 Integrazione con altri software per automatizzare processi editoriali ......................................................... 2 Integrazione con altre fonti dati.................................................................................................................... 3 Mixare all’interno degli output informazioni di varia provenienza........................................................... 3 Desumere logiche di variantatura e profilazione di documenti e contenuti ............................................ 3 Integrazione O2O, offline-to-online .............................................................................................................. 4 Vantaggi della condivisione e integrazione dei contenuti aziendali ................................................................. 4 Caratteristiche di Argo CMS a supporto della condivisione e integrazione dei contenuti aziendali ................ 5
  2. 2. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel.: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 2 Social network e contenuti tecnici: insieme per un servizio clienti eccellente Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it) Nel corso dell’ultimo anno abbiamo registrato due trend nell’uso di Argo CMS, che vanno in direzione della condivisione e dell’integrazione dei contenuti aziendali. Oltre a utilizzare Argo CMS per gestire in modo collaborativo i contenuti e automatizzare la realizzazione di documentazione tecnica e di prodotto multicanale, alcuni utilizzatori hanno iniziato a sfruttare il sistema come hub per condividere informazioni fra le diverse aree aziendali e per integrare contenuti provenienti da varie fonti. Ecco alcuni esempi. Condividere Knowledge base intra-/extranet Argo CMS alimenta in automatico una knowledge base intra-/extranet – basata su un CMS web –, che permette ai collaboratori autorizzati, provenienti da diverse aree aziendali, di cercare e consultare contenuti della documentazione tecnica e di prodotto validati dai comunicatori tecnici, in italiano e in traduzione. Non solo manuali: (ri)uso di contenuti tecnici validati Collaboratori autorizzati, provenienti da diverse aree aziendali – in particolare marketing, vendite e training –, usano Argo CMS per: • Cercare contenuti tecnici già redatti e validati dai comunicatori tecnici, in italiano e in traduzione • Gestire autonomamente contenuti di propria pertinenza • Realizzare documentazione mixando contenuti tecnici validati, informazioni gestite in modo autonomo ed eventualmente dati provenienti da altre fonti. Questa logica è applicata in particolare alla realizzazione di datasheet, cataloghi, cata-listini, listini, offerte e materiali didattici, ma può essere estesa anche alla realizzazione di documenti di carattere amministrativo, per esempio (ri)usando la stessa denominazione di prodotto nei manuali, nei documenti di trasporto e nelle fatture per non disorientare il cliente non disallineamenti informativi. Crowd-editing: collaborazione sui contenuti Con Argo CMS i comunicatori tecnici possono gestire flussi di lavoro che implicano la collaborazione di diverse figure professionali con l’obiettivo di raccogliere contenuti “grezzi” da rielaborare, traduzioni e localizzazioni. Per esempio, in fase di raccolta dei materiali di base possono intervenire progettisti e product manager, in fase di revisione e validazione anche fornitori di prodotti / servizi. Integrare Integrazione con altri software per automatizzare processi editoriali Le integrazioni fra Argo CMS e altri software sono finalizzate principalmente all’automazione di processi editoriali (impaginazione automatica) e di distribuzione di contenuti e documenti. Per esempio:
  3. 3. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel.: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 3 Social network e contenuti tecnici: insieme per un servizio clienti eccellente Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it) • Integrato con MS Word, Argo CMS impagina e formatta in automatico documenti in formato .docx, in particolare manuali e datasheet di non elevata complessità e bozze • Il motore di impaginazione Tesla FrameEditor, integrato con Argo CMS, è finalizzato all’impaginazione automatica di pubblicazioni in Adobe InDesign e FrameMaker, in particolare manuali e datasheet complessi, cataloghi, cata-listini e listini • Impaginati e salvati in PDF, i documenti possono essere distribuiti in automatico per esempio attraverso l’Area Clienti del sito aziendale (ad accesso riservato) • Grazie alla loro versatilità, file XML e web services sono in grado di alimentare automaticamente con i contenuti di Argo CMS: • Applicazioni web, in particolare CMS web, knowledge base, e-commerce, blog • App • Software vari, per esempio: help online di software montati a bordo di macchine utensili; software di traduzione assistita (CAT Tool). Integrazione con altre fonti dati Le integrazioni fra Argo e altre fonti dati sono finalizzate principalmente a: • Mixare all’interno degli output informazioni di varia provenienza • Desumere logiche di variantatura e profilazione di documenti e contenuti. Mixare all’interno degli output informazioni di varia provenienza Per mixare all’interno degli output informazioni di varia provenienza è possibile seguire due strade fra loro tendenzialmente alternative: • Realizzare un sistema che importi in automatico in Argo CMS dati provenienti da altre fonti, che i comunicatori tecnici arricchiranno successivamente nel CMS. Può trattarsi per esempio di codici articolo, classificazioni merceologiche, descrizioni sintetiche, caratteristiche tecniche di base, che in Argo CMS saranno estesi e integrati con l’aggiunta di descrizioni e caratteristiche dettagliate, logo, immagini, schemi, pittogrammi, allegati, video, ecc., in vista della realizzazione del catalogo e dell’e- commerce • Realizzare un modulo intermedio che raccoglie e sincronizza contenuti e dati provenienti da Argo CMS e da altre fonti, mettendoli a diposizione delle applicazioni che gestiscono la realizzazione dei diversi output (per esempio: sistema di impaginazione automatica, knowledge base e blog, e- commerce, ecc.). Un e-commerce, per esempio, può trarre da Argo CMS i contenuti tecnico- editoriali relativi ai prodotti, mentre dall’ERP unità di vendita, diponibilità a magazzino, tempi di consegna, fascia di sconto, prezzi e altri dati logistico-commerciali. Desumere logiche di variantatura e profilazione di documenti e contenuti Integrare Argo CMS con altre fonti dati può avere come obiettivo anche quello di desumere logiche di variantatura e profilazione. Variantare significa inserire all’interno dell’output solo contenuti pertinenti all’effettiva configurazione del prodotto, per ridurre il carico informativo che grava sul fruitore della documentazione. La variantatura
  4. 4. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel.: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 4 Social network e contenuti tecnici: insieme per un servizio clienti eccellente Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it) si applica in particolare a manuali di istruzioni e cataloghi di ricambi e accessori. Già nella sua versione standard, Argo CMS può importare distinte provenienti dall’ERP / PDM / PLM aziendale per configurare e comporre in modo automatico la documentazione tecnica, includendo in ogni output solo i contenuti pertinenti alla configurazione della macchina o dell’impianto consegnati al cliente. Profilare significa specializzare un output in base a uno o più criteri. Può trattarsi, per esempio, di criteri commerciali (sconti o promozioni collegate a categorie merceologiche, prodotti, eventi e/o clienti; storico degli acquisti effettuati dal cliente; logiche di correzione fra prodotti), geografici o legati al profilo del fruitore (per esempio a profili di installatore, operatore o manutentore nel caso della manualistica). Integrando Argo CMS con dati provenienti dall’ERP / CRM aziendale, CMS web, knowledge base ed e- commerce sono in grado di proporre proattivamente a gruppi o singoli utenti contenuti personalizzati e quindi tendenzialmente più efficaci (promozioni e sconti personalizzati; consigli di up- e cross-selling basati sullo storico degli acquisti; informazioni contestuali, ecc.). Integrazione O2O, offline-to-online Nell’ambito della comunicazione tecnica e di prodotto, il terzo fattore di vantaggio competitivo – oltre all’erogazione di informazioni profilate e all’interazione “ad attrito zero” con i diversi interlocutori aziendali – sta nell’integrazione fra mondo fisico e contenuti digitali (integrazione O2O, offline-to-online). In attesa che applicazioni di realtà aumentata (AR, Augmented Reality) e di internet delle cose (IoT, Internet of Things) trovino una diffusione più capillare anche a livello di PMI, i codici QR rappresentano uno strumento semplice ed efficace per integrare off- e online. Apposti per esempio su parti di una macchina / impianto, sul packaging di un prodotto o sulle pagine della documentazione cartacea, i QR code permettono all’utente di accedere direttamente a contenuti utili e personalizzati, per esempio: video- procedure di smontaggio / montaggio e riparazione; liste di ricambi personalizzate, ecc. Nell’ambito dell’integrazione O2O, Argo CMS può creare help online in formato HTML oppure esportare file XML o alimentare web services a cui far attingere per esempio CMS web, knowledge base, e-commerce di ricambi, app, ecc. Vantaggi della condivisione e integrazione dei contenuti aziendali I principali vantaggi ottenibili dalla condivisione e dall’integrazione dei contenuti aziendali sono: • Ottimizzare tempi e costi legati alla raccolta, all’editing, alla verifica e validazione, nonché alla traduzione dei contenuti • Realizzare output multicanale coerenti, azzerando tendenzialmente il rischio di disallineamenti informativi, grazie al (ri)uso da parte delle diverse aree aziendali di contenuti validati • Realizzare output in modo flessibile, rispondendo alle esigenze informative e formative di interlocutori interni ed esterni all’azienda, all’evoluzione delle strategie aziendali, a mutamenti legislativi e normativi, ecc., mettendo quindi a frutto i contenuti come un vero e proprio asset aziendale. In particolare grazie alla possibilità di esportare in XML e di alimentare web services, i contenuti inseriti in Argo CMS sono a prova di futuro.
  5. 5. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR) Tel.: +39 045 6152381 Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it 5 Social network e contenuti tecnici: insieme per un servizio clienti eccellente Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it) Caratteristiche di Argo CMS a supporto della condivisione e integrazione dei contenuti aziendali Le caratteristiche principali di Argo CMS a supporto della condivisione e integrazione dei contenuti aziendali sono: • Gestione dei contenuti modulare, strutturata e, se necessario, standardizzata • Marcatura multidimensionale dei contenuti per definirne i campi di applicazione • XML e web services come linguaggi e strumenti di interscambio e di integrazione dei contenuti • Orientamento all’automazione editoriale e alla multicanalità. Argo CMS: info, demo e trial Per informazioni, demo o versioni di prova di Argo CMS chiamateci al numero 045 6152381 oppure scriveteci a info@keanet.it. *** Autore: Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it) | http://blog.keanet.it | www.keanet.it

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