Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka

1,053 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

7319351 13-xiii-organizovanje-sastanka

  1. 1. XIII ORGANIZOVANJE SASTANKA
  2. 2. Sastanak! Mesto gde svi izmjenjuju sve informacije istovremeno, gde se rešavaju problemi, razvijaju kreativne ideje, ILI gubitak vremena?
  3. 3. SastanakSastanak - osnovni oblik kolektivnog rada i predstavljaučešće većeg broja ljudi raznih specijalnosti u donošenjuodluka ili zaključaka - preporuka.Sastanak – jedno od glavnih sredstava komunikacije priupravljanjuUspešan sastanak ako je svim učesnicima jasno  šta je dogovoreno,  koje aktivnosti trebaju preduzeti,  u kojem roku,  ko je za šta odgovoran
  4. 4. Treba li nam sastanak? DA AKO,  Postoji neki problem koji se najbolje može rešiti u grupi  Postoji potreba za komunikacijom,  Postoji potreba za jačanjem kohezije tima,  Trebaju li nam saveti pre donošenja neke odluke.
  5. 5. Prednost sastanka u odnosu na drugeoblike dogovaranja povratna informacija - odmah razmenjivanje informacija brzo rešavanje problema pojašnjavanje odgovornosti osećaj zajedničke vizije jačanje tima kontinuirano upoređivanje postignutog
  6. 6. Priprema sastanka svrha sastanka – određuje način vođenja poziv na sastanak - vreme početka i završetka, - mesto održavanja, - popis tema, - imena referenata
  7. 7. Priprema sastanka Idejno koncepcijska - cilj - glavna pitanja - potrebni podaci - uvodno izlaganje - priprema predsedavajućeg - priprema referenata Tehnička priprema - način - učesnici - dnevni red - zakazivanje (vreme početka i završetka, mesto održavanja, dnevi red...)
  8. 8. Vođenje sastanka Uvodno izlaganje Razmatranje problematike – diskusija Usvajanje odluka .Predsedavajući: kontroa toka, sadržaja i trajanja vođenje i podsticanje rasprave sprečavanje prikrivenih namera ili tenzija
  9. 9. Vođenje sastanka OTVORITE SASTANAK → pozitivno i direktno RASPRAVLJAJTE → bez prekoračenog O TEMAMA vremena USMERAVAJTE → raspravite sve KA CILJU mogućnosti DONESITE ODLUKU → postignite kompromis ZAKLJUČITE → sažeto iznesite SASTANAK zaključke ZAPISNIK → u što kraćem roku, svim učesnicima
  10. 10. Šta učiniti pre sastanka? Odrediti zašto se sastanak održava?  Dolaženje do ideja,  Savetovanje menadžera,  Donošenje odluke. Odlučiti se ko su učesnici – kroz odgovore na pitanja!  Ko ima informacije neophodne za sastanak?  Ko treba da učestvuje zbog strateških razloga (na koga utiču odluke)?  Koliki broj osoba omogućava kvalitetan rad (5-7) ?  Koliko je važno da tim bude homogen ili heterogen?  Pozicije ljudi u pravnom subjektu (poslovne funkcije)! Pošaljite pozive pravovremeno i uskladite mogućnosti učestvovanja svih učesnika sastanka!
  11. 11. Koje je trajanje sastanka? U pozivu najavite:  Dan, vreme i mesto početka  Teme o kojima će se raspravljati  Ciljeve koji se žele postići  Trajanje pojedinih tačaka i njihove nosioce  Ukupno vreme trajanja sastanka VAŽNO: sastanak duži od 90 minuta je neproduktivan
  12. 12. Šta činiti za vreme sastankaKao predsedavajući ? Proverite poznaju li se svi učesnici, ako ne zamolite ih da se svi predstave, ko su i zašto su na sastanku. Započnite s pregledom dnevnog reda i iznesite očekivanja od sastanka (opis problema i traženje novih rešenja) – zamolite da to netko učini kao uvod. Ne budite previše precizni i ne objašnjavajte previše precizno šta želite, naznačite samo smer, jer preciznost smanjuje kreativnost. Pripremite pitanja otvorenog tipa kojima bi potakli učesnike na raspravu. Vodite računa o svakom pojedincu i onom stidljivom i onom dominantnom. Svojim ponašanjem pokažite da sve komentare i predloge jednako vrednujete. Izbegavajte prepirke i usmeravajte raspravu. Ne stajte ni na čiju stranu, a u slučaju prepirke zaključite i odložita tačku
  13. 13. Šta činiti za vreme sastankakao učesnik? Dođite na vreme. Pitajte predsedavajućeg šta se očekuje od sastanka i od vas na sastanku. Posvetite sastanku pažnju (isključite telefon, ne izlazite). Šta trebate reći recite pre kraja tačke ili sastanka, Pitajte da Vam se razjasni. Učestvujte aktivno. Pokažite poštovanje. Budite uljudni.
  14. 14. Šta posle sastanka? Napravite kratak zapis sa sastanka. Ko, šta, zašto, gde, kada, s kim, s čim, kako! Javno objavite zapisnik sa sastanka, Dostavite zapisnik učesnicima i svima koji su sastankom dotaknuti - odlukama ili zaključcima. Vodite računa o sprovođenju odluka. Izveštavajte o sprovođenju odluka.
  15. 15. Šta treba znati! Izbegavajte točku razno jer neko baš nju čeka, a niko se za nju nije pripremio – bolje je za zadnju tačku predvideti priedloge tema za sledeći sastanak. Istraživanja pokazuju da u grupi od 7-8 članova 80% vremena govore dvojica najdominantnijih - ne često najstručnijih. Osobe s višim formalnim statusom često sprečavaju niže rangirane učesnika da se izjasne, pa postoji mogućnost da ne čujete sve informacije. Često se troši puno vremena na početno upoznavanje i prilagođavanje Postoji tendencija da se na sastanku izgubi smer i razgovara o trivijalnim stvarima. U grupi često vlada konformizam, pa pojedinac s oprečnim mišljenjima obično nailazi na otpor grupe.
  16. 16. Sastanak - najčešće greške kašnjenje na sastanak loše odabrano mesto održavanja nejasna svrha sastanka irelevantne teme suviše detalja nedostatak fleksibilnosti loše upravljanje sastankom
  17. 17. Sastanak nije gubitak vremena!  Ako se poštuju protokoli i pravila vođenja sastanka i ako je dobro vođen prema ciljevima.

×